Mục lục Excel 2010

Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel

tải về 1.02 Mb.

trang	4/16
Chuyển đổi dữ liệu	06.08.2016
Kích	1.02 Mb.
	#14195

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16

Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel

2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.

Nhập liệu

Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm

B1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu

B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần

B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc.

Lưu ý:

Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột.

Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân.

Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trước khi nhập (Home nhóm Number chọn Text từ danh sách).

Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel Regional and Language Options.

Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ . Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ .

Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ . Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ . Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn . Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.

Ví dụ nhập các loại dữ liệu

Nhập các ký tự đặc biệt

B1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô.

B2. Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol

B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.

B4. Nhấn nút Insert để chèn.

Ví dụ chèn vào ô

Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng

Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím

Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC

Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím

Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn

Hiệu chỉnh nội dung

Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa

B2. Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing Clear (

) và chọn các lệnh:

Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng

Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô

Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng

Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có

Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)

Nhập đè lên ô có sẵn nội dung

Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.

Hiệu chỉnh nội dung các ô

Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:

1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.

2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự như trên

3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)

Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu

Sử dụng chức năng AutoFill

Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.

Danh saùch một số AutoFill coù saün

Các giá trị khởi đầu

Chuỗi sau khi mở rộng

1, 2, 3

4, 5, 6

9:00

10:00, 11:00, 12:00

Mon

Tue, Wed, Thu

Monday

Tuesday, Wednesday, Thursday

Jan

Feb, Mar, Apr

Jan, Apr

Jul, Oct, Jan

Jan-99, Apr-99

Jul-99, Oct-99, Jan-00

15-Jan, 15-Apr

15-Jul, 15-Oct

1999, 2000

2001, 2002, 2003

1-Jan, 1-Mar

1-May, 1-Jul, 1-Sep,...

Qtr3 (or Q3 or Quarter3)

Qtr4, Qtr1, Qtr2,...

Product 1, On backorder

Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...

Text1, textA

text2, textA, text3, textA,...

1st Period

2nd Period, 3rd Period,...

Product 1

Product 2, Product 3,...

Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:

B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1

B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).

B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.

B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.

Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:

1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép.

2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left).

Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.

Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.

Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.

Sử dụng chức năng Automatic Completion

Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options chọn Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values.

Sử dụng chức năng AutoCorrect

AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau:

B1. Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options

B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng

B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký)

B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký)

B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách

Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút Delete.

Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn

2.2. Định dạng

Định dạng chung

Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.

Định dạng văn bản và số

Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home nhóm Cells Format Format Cells…

Giải thích hộp thoại Format Cells

Định dạng	Mô tả
Tab Number
Category	Danh sách các loại định dạng số, giá trị
Sample	Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn
Decimal places	Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific.
Use 1000 Separator (,)	Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number
Negative numbers	Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency.
Symbol	Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting
Type	Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.
Locale (location)	Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special.
	Tab Alignment
Text alignment Horizontal	Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa.
Vertical	Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.
Indent	Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
Orientation	Chọn các hướng của văn bản trong các ô.
Degrees	Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ
Text control Wrap text	Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dưới)
Shrink to fit	Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột
Merge cells	Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên)
Right-to-left Text direction	Xác định trình tự đọc và canh lề
	Tab Font
Font	Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri
Font style	Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là Regular.
Size	Kích thước font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ 11 point.
Underline	Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None.
Color	Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu)
Normal font	Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình thường
Effects Strikethrough	Có thêm đường gạch ngang văn bản
Superscript	Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript	Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới
Preview	Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn
	Tab Border
Line	Chọn kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ
Presets	Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa các ô
Color	Chọn màu cho các đường kẽ
Border	Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đường bao các ô
	Tab Fill
Background Color	Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi tiết phần dưới).
More Colors	Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu.
Pattern Color	Các mẫu màu nền
Pattern Style	các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample
	Tab Protection
Locked	Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi sheet được bảo vệ
Hidden	Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ (xem phần sau)
General	Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng
General	chuyển sang dạng Scientific
Number	Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.
Currency	Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.
Accounting	Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.
Date	Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu () là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel*).
Time	Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu () là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel*).
Percentage	Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân.
Fraction	Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn.
Scientific	Hiển thị con số dưới dạng khoa học . Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân.
Text	Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các con số.
Special	Định dạng các con số dạng mã bưu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm …
Custom	Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau)

Sử dụng Wrap Text

Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng để xuống dòng tại vị trí mong muốn.

B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1

B2. Chọn Home Alignment chọn Wrap Text (

). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height

Xoay chữ (Orientation)

B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1

B2. Chọn Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise

Định dạng khung (border)

Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.

B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18

B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells

B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color

B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset

B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset

B6. Nhấn OK hoàn tất

Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)

B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18

B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells

B3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects…

B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue)

B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3

B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.

Tự động định dạng có điều kiện.

Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.

Bảng và định dạng bảng (table)

Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.

Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng

B1. Chọn danh B2:E18

B2. Chọn Home nhóm Styles chọn Format As Table

B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9

B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.

Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.

Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.

Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon

Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách

Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là

bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.

Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.

Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)

Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.

Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes Chọn một biểu mẫu từ danh sách.

Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.

Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.

Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọn Colors chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes chọn Fonts chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.

Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.

2.3 Tìm và thay thế dữ liệu

Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:

• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

• Chọn Find hoặc Replace

• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).

• Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn

2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.

Sắp xếp

Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:

• Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp

• Kích nút Sort & Filter trên tab Home

• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh sắp xếp