Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ

54 
Việc xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa nhằm giúp cho cơ quan có 
quy định chung nhất để đối chiếu khi có nhu cầu chuẩn hóa một vấn đề cụ thể 
trong cơ quan. Cơ quan có thể dựa vào Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 
của PGS.TS Vũ Thị Phụng xâu dựng trong cuốn “Lý luận về Quản trị văn phòng” 
xuất bản năm 2021 như sau: [10;211] 
 
1. Xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa
Việc xác định các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa cần đi từ thực tế hoạt 
động của cơ quan và từng bộ phận trong cơ quan.
Đối với hoạt động của cả cơ quan thì việc xác định hoạt động chuẩn hóa 
cần dựa vào các quy tắc, ứng xử chung của cả cơ quan như: Quy chế làm việc; 
Quy chế văn hóa công sở; Quy chế khen thưởng, kỷ luật,... và các hoạt động 
chung, thường xuyên của cả cơ quan liên quan đến tất cả các bộ phận.
Đối với hoạt động của từng phòng ban, cần căn cứ vào chức năng, nhiệm 
vụ của từng bộ phận để chuẩn hóa hoạt động đặc thù của phòng ban một cách hiệu 
quả nhất.
2. Lựa chọn hình thức chuẩn hóa 
Sau khi xác định được hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, tiến hành xác 
định được hình thức văn bản chuẩn hóa sao cho phù hợp. Ở các khái niệm trên tác 
giả đã làm rõ việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiện nay được thể hiện chủ yếu 
thông qua các quy chế, quy định, quy trình và các tiêu chuẩn, quy chuẩn được quy 
định cụ thể như sau: 
- Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định do cơ quan ban hành và chỉ sử 
dụng trong nội bộ, không trái với quy định của nhà nước. 
- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn chung: được xây dựng và ban hành dựa trên 
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn ( 2006 ) 
Hiện nay nhà nước vẫn chưa có quy định về phạm vi áp dụng cụ thể. Tuy 
vậy các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung” thường quy định những vấn đề có tính 
nguyên tắc chung, yêu cầu chung, còn “quy phạm nội bộ” lại quy định cụ thể, chi 
tiết từng nội dung. Dựa vào phạm vi cơ quan việc chuẩn hóa hoạt động sẽ được 
ban hành dựa trên “quy phạm nội bộ” hoặc các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung”. 
Nếu cơ quan lớn, phạm vi hoạt động rộng thì ngoài việc ban hành các tiêu chuẩn 

55 
chung nên có những quy định cụ thể hóa các nguyên tắc và nghiệp vụ tại các 
phòng ban. Còn các cơ quan nhỏ thường chỉ ban hành tiêu chuẩn chung cho cơ 
quan ( quy chế làm việc ), còn lại là các quy định cụ thể cho từng hoạt động. 
3. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế hoặc quy trình thực 
hiện 
Sau khi xác định hình thức chuẩn hóa, đối với các tiêu chuẩn, quy chuẩn 
chung ta chỉ cần công bố cho cơ quan, tổ chức để các nhân cán bộ, công nhân viên 
chức nắm rõ để thực hiện. Còn đối với quy phạn nội bộ ban hành những quy định, 
quy chuẩn, quy chế ta dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Chương 2 và 
Chương 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 để thực hiện theo các bước 
như sau: 
Bước 1: Xác định đối tượng và phạm vi điều chỉnh 
Trước khi đưa ra quyết định ban hành quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ 
trong cơ quan, bộ phận có trách nhiệm cần xác định ban hành quy chế để làm gì, 
ban hành cho đối tượng nào và phạm vi áp dụng của văn bản cụ thể ở đâu. 
Bước 2: Thu thập văn bản tài liệu có liên quan 
 
Để xây dựng các quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ cần dựa vào các 
thông tin pháp lý và các văn bản quy phạm pháp luật còn giá trị có liên quan để 
làm cơ sở cho việc ban hành. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật để việc 
ban hành văn bản đúng quy định của pháp luật mà vẫn đúng trọng tâm, trọng điểm 
của vấn đề cần thực hiện. 
Bước 3: Xây dựng dự thảo quy chế, quy định 
 
Bộ phận soạn thảo văn bản sẽ dựa vào các nội dung cơ bản của vấn đề cần 
chuẩn hóa để xây dựng đề cương và dự thảo các quy định cụ thể. 
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo 
 
Việc chuẩn hóa nhằm để các cá nhân, tổ chức thống nhất làm việc trong 
một cơ quan. Chính vì vậy, trước khi ban hành cần lấy ý kiến của các cá nhân, bộ 
phận nhằm điều chỉnh các nội dung nếu chưa phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến 
có thể linh động như qua email, qua các cuộc họp trực tiếp hoặc qua trao đổi giữa 
các cá nhân.

56 
Việc tổ chức lấy ý kiến có thể diễn ra nhiều lần cho đến khi không các cá 
nhân, tổ chức đồng ý chung với nội dung dự thảo. 
4. Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 
Việc phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng nhằm 
giúp những cá nhâm, đối tượng có liên quan nắm bắt được trách nhiệm, nhiệm vụ 
và các nội dung chuẩn hóa. Việc phổ biến, hướng dẫn các chuaarnmuwjc về hoạt 
động văn phòng phải được thực hiện thông qua nhiều hình thức như họp, tập huấn, 
tổ chức các khóa đào tạo hoặc trực tiếp hướng dẫn. 
Việc phổ biến, hướng dẫn các mực hoạt động văn phòng cần được các cơ 
quan, doanh nghiệp chú trọng để tránh tình trạng các cá nhân không nắm rõ được 
công tác đãn đến thực hiện sai, ảnh hưởng đến công việc và hiệu xuất làm việc 
chung của cơ quan. 
1.3.2.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
Sau khi tiến hành triển khai phổ biến nội dung của chuẩn hóa tới các cá 
nhân, đơn vị việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện là điều mà các cơ quan, tổ 
chức cần chú ý, quan tâm. Kiểm tra đánh giá nhằm giúp các cá nhân, bộ phận thực 
hiện và tuân thủ các chuẩn mực đã ban hành. Bên cạnh đó việc kiểm tra, đánh giá 
thường xuyên cũng kiểm chứng hơn nữa trong thực tế các quyết định có phù hợp 
hay không. Bằng việc kiểm tra, cơ quan, tổ chức mới có thể đánh giá đúng được 
thực tế kết quả thực hiện và xử lý những vi phạn không theo chuẩn mực đã định. 
1.3.2.6. Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới 
Từ việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động 
văn phòng, cơ quan, tổ chức sẽ phát hiện ra những quy định quy chế phù hợp để 
giữu lại hoặc không còn phù hợp để đổi mới. Việc điều chỉnh, bổ sung các chuẩn 
mực mới giúp cơ quan ngày càng hoàn thiện và chuyên nghiệp hóa công tác văn 
phòng của cơ quan, tổ chức mình. 
Việc áp dụng quy trình chuẩn hóa vào các hoạt động của cơ quan giúp cơ 
quan tiếp kiệm được cả về nhân lực và tài lực. Khi cơ quan thành lập được quy 
trình chuẩn hóa, sẽ có một quy chuẩn chung nhất nhằm đối chiếu, xử lý các hoạt 
động sai phạm.

tải về 2.45 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: