Hệ thống kế toán của doanh nghiệp

Hệ thống kế toán của doanh nghiệp :

2.1.1. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán của Công ty :

Khi thu thập số liệu về các sản phẩm đầu vào, bộ phận kế toán thu thập và xử lý chứng từ ban đầu, ghi chép, theo dõi một số sổ chi tiết như các sổ chi tiết tài khoản,… Tuy nhiên do đặc điểm kinh doanh của công ty là cung cấp theo hợp đồng với khách hàng chứ không sản xuất hàng loạt như các công ty sản xuất khác nên khi tổng hợp giá thành đầu ra thì bộ phận kế toán tổng hợp theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Cuối kỳ tổng hợp số liệu, lập các báo cáo kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo chung toàn công ty.

2.1.2. Tình hình tổ chức thực hiện kế toán

Hệ thống kế toán của doanh nghiệp :

Sơ đồ 1 : Sơ đồ hệ thống kế toán của doanh nghiệp

• 
  Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung và lãnh đạo phòng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao, trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính…
  
• 
  Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ : kiểm tra sổ chi tiết kế toán; lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế (không lập báo cáo tài chính) theo quy định
  
• 
  Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền ứng: có trách nhiệm trong việc thanh toán tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng.
  
• 
  Kế toán nợ phải thu, nợ phải trả: Có trách nhiệm kiểm tra các khoản công nợ của công ty, hàng tháng thu thập và tổng kết các khoản công nợ.
  
• 
  Kế toán dự án, công trình : có trách nhiệm theo dõi các khoản mục được lập ra trong các dự án, công trình; kiểm tra tính khả thi của dự án hoặc công trình đó.
  
• 
  Thủ quỹ: có trách nhiệm thực hiện việc xuất, nhập tiền mặt trong quỹ tiền mặt của công ty.
  

Công ty ANCO sử dụng hình thức kế toán “Nhật Ký Chung”, với đặc chưng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.

Hình thức “Nhật ký chung” gồm các loại chủ yếu sau :

• 
  Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt.
  
• 
  Sổ cái.
  
• 
  Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
  

• 
  Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc sau khi được xử lý về mặt nghiệp vụ kế toán tổng hợp nhập dữ liệu. Xác định các khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
  
• 
  Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán : Hệ thống phần mềm lần lượt tự động nhập vào Sổ chi tiết, Sổ Nhật ký chung.
  
• 
  Cuối tháng hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp (số liệu trong sổ Nhật ký chung) với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
  
• 
  Cuối mỗi tháng và một năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
  
• 
  Mặt khác, các máy trong công ty được nối mạng và được nối với nhau, vì thế rất thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Ngoài ra, việc tra cứu tin tức, các quy định mới cũng được cập nhập nhanh hơn tạo điều kiện cho việc quản lý của bô phận kế toán trở nên nhanh chóng, đáp ứng kịp thời,
  

Chứng từ kế toán

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

MÁY VI TÍNH

Sơ đồ 2 : Trình tự Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính

Một số biểu mẫu của hình thức Nhật ký chung :

Bộ, (Sở):................. Mẫu số: S03 a – H

Đơn vị:…………… (Ban hành theo quy định số:15/2006/QĐ – BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm…………….

Đơn vị tính :……..

Ngày, tháng ghi sổ	Chứng từ		Diễn giải	Đã ghi sổ cái	STT dòng	Số hiệu TK đối ứng	Số phát sinh
	Số hiệu	Ngày, tháng					Nợ	Có
A	B	C	D	E	G	H	1	2
			Số trang trước chuyển sang
			Cộng chuyển sang trang sau

- Ngày mở sổ :………………

Lập, ngày … tháng … năm …

Người lập Kế toán trưởng Tổng Giám đốc

(Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu)

Họ tên…………. Họ tên…………. Họ tên………….

Đơn vị tính :…………

- Ngày mở sổ:.....

Năm :………….

Tên tài khoản :………

Số hiệu :…………….

Đơn vị tính :……….

Ngày, tháng ghi sổ	Chứng từ		Diễn giải	Nhật ký chung		Số hiệu TK đối ứng	Số tiền
	Số hiệu	Ngày, tháng		Trang số	STT dòng		Nợ	Có
A	B	C	D	E	G	H	1	2
			Số dư đầu năm Số PS trong tháng
			-Cộng số PS tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý

- Sổ này có...... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.....

- Ngày mở sổ:.....

a. Phương pháp hạch toán hàng hóa :

Công ty thực hiện hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vì phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục. Tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng hóa thu mua, nhập - xuất và tồn kho theo từng loại.

b. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước :

• 
  Chứng từ kế toán sử dụng : Các hóa đơn, chứng từ được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước bao gồm :
  

• 
  Hóa đơn giá trị gia tăng.
  
• 
  Hóa đơn mua – bán hàng hóa.
  
• 
  Hóa đơn mua một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệt : hóa đơn tiền điện, nước, vé cước vận tải……
  
• 
  Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng… Phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng.
  

• 
  Tài khoản kế toán sử dụng :
  

• 
  Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế của các loại hàng hóa của doanh nghiệp.
  
• 
  Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, đã xác định là hàng mua, nhưng vẫn chưa được bàn giao cho bên thứ ba…..
  
• 
  Tài khoản 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” (Chi tiết tài khoản 1331- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ) : Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, đã hoàn lại và còn được khấu trừ, còn được hoàn lại của hàng mua.
  
• 
  Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như : 111, 112, 141, 331,…
  

• 
  Chứng từ kế toán sử dụng :
  

• 
  Bộ chứng từ thanh toán hàng hóa nhập khẩu : hợp đồng nhập khẩu hàng hóa, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, hối phiếu,….
  
• 
  Ngoài các bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ khác như :
  

• 
  Thông báo thuế của Hải quan.
  
• 
  Biên lai thu thuế.
  
• 
  Tờ khai hải quan.
  
• 
  Các chứng từ thanh toán.
  

• 
  Tài khoản kế toán sử dụng :
  

• 
  Tài khoản 156, 151, 133 (1331)…. để phản ánh giá trị hàng nhập khẩu.
  
• 
  Ngoài ra , để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, kế toán còn sử dụng các tài khoản : 3333 – thuế xuất nhập khẩu; 144 – cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn; 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái; 007 – Ngoại tệ các loại.
  

Hình thức sổ “Nhật ký chung” hiện đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp của nước ta. Với kết cấu đơn giản và hiệu quả, sổ Nhật ký chung chỉ ghi số liệu trên một loại sổ là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó từ sổ Nhật ký chung tiến hành ghi vào sổ Cái theo từng khoản mục.

Khác với các hình thức khác là ghi số liệu trên nhiều loại sổ. Ví dụ như hình thức “Nhật ký chứng từ” số liệu phải ghi trên 10 bảng Nhật ký chứng từ khác nhau, kèm theo đó là 11 bảng kê gây nhiều khó khăn cho việc vào Sổ Cái cũng như việc kiểm tra số liệu. Đối với “Nhật ký – Sổ Cái” mặc dù đơn giản nhất, chỉ có một loại sổ Cái nhưng lại quá cồng kềnh cho một quyển sổ khi tất cả số liệu đều được nhập vào đây.

Bên cạnh đó, với trình độ tin học hóa ngày càng phát triển đã có nhiều phần mềm kế toán được viết ra, giúp cho việc vào sổ cũng như tính toán ngày càng dễ dàng hơn. Nếu như trước đây khi việc hoạch toán phải tiến hành bằng tay là chủ yếu và phương pháp “Chứng từ ghi sổ” được nhiều nhà kế toán áp dụng thì giờ đây Nhật ký chung lại được phổ biến hơn vì theo nhận xét : “Nhật ký chung là thuận tiện nhất cho việc điện toán hóa, và người sử dụng, người quản lý cũng dễ đọc báo cáo.”

Qua đó cho thấy, việc doanh nghiệp áp dụng sổ “Nhật ký chung” rất phù hợp với quy định hiện nay.