Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

5.3.1. Các bước chuẩn bị

* Xác định các điều kiện tiên quyết

- Yếu tố tiên quyết đối với thành công của dự án ERP là sự thống nhất và ưu tiên cho ERP trong toàn bộ tổ chức

- Nên ưu tiên cho một số hạng mục chính và thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ của dự án ở các cấp quản lý khác nhau

- ERP chỉ có thể thành công nếu được sự chấp thuận của tất cả các bộ phận trong tổ chức, nếu không khả năng thất bại sẽ rất khó tránh khỏi

* Lựa chọn người quản lý dự án

Người quản lý dự án

- Những người được lựa chọn tổ chức triển khai ERP cần là người có nhiều kinh nghiệm và uy tín trong toàn bộ tổ chức

- Dự án ERP không nên do phòng IT quản lý mà nên do một bộ phận chuyên trách có khả năng tập hợp được các bộ phận trong tổ chức

- Người quản lý dự án cần được đào tạo chuyên nghiệp về quản lý dự án

* Một số lỗi thường gặp khi lựa chọn người quản lý dự án

- Thuê một chuyên gia từ bên ngoài công ty

- Đào tạo một người trong công ty về ERP sẽ dễ dàng hơn đào tạo chuyên gia ERP về công ty, sản phẩm và văn hóa kinh doanh của công ty

- Tuyển dụng người chưa có kinh nghiệm thực tế

- Tuyển dụng người có nhiều khả năng nhưng không có uy tín trong tổ chức

Những lỗi này thường gặp phải do quan niệm ERP cũng chỉ là một hệ thống thông tin mà chưa thấy phạm vi tác động rộng khắp tổ chức của ERP.

* Nhóm quản lý dự án

- Chuyên trách tổ chức thực hiện ERP

- Các thành viên đến từ các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty

- Sự phân chia công việc hợp lý giữa các thành viên sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của dự án

* Nguồn vốn

- Ban quản lý cần có kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng hạng mục của dự án trước khi tiến hành dự án

- Đặc biệt, cần dành một khoản ngân sách cho nhóm quản lý dự án để phục vụ việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện dự án

- Rất nhiều công ty không thể hình dung ra chi phí cho ERP lấy từ đâu và tại sao phải đầu tư vào ERP

- Trước khi yêu cầu báo giá (Request for Proposal), công ty nên ước tính chi phí tổ chức thực hiện ERP

- Tìm nguồn thu để có ngân sách tổ chức thực hiện ERP

Ví dụ: Căn cứ vào doanh số bán hàng của công ty. Kinh nghiệm triển khai ERP của các chuyên gia cho thấy các công ty thường dành trung bình khoảng 1% đến 3% doanh số bán để đầu tư vào hệ thống ERP. Ngân sách này dành cho cả phần mềm, phần cứng, chi phí triển khai và bảo dưỡng, phí bản quyền, chi phí cá biệt hóa và những chi phí khác. Nếu công ty hoạt động phụ thuộc nhiều vào công nghệ (ví dụ như bán hàng trên mạng) tỷ lệ đầu tư cho ERP trên doanh số có thể từ 3% đến 5% hoặc cao hơn. Việc ước tính chính xác chi phí và ngân sách dành cho ERP có vai trò quan trọng trong việc tránh thiếu hụt ngân sách trong quá trình triển khai

* Lập kế hoạch triển khai dự án

- Cần có đầy đủ chi tiết về tất cả các hoạt động liên quan trong công ty, đây là cơ sở để tổ chức quản lý dự án

- Kế hoạch triển khai dự án cần có thời gian và trách nhiệm của từng người tham gia một cách chi tiết và cụ thể

- Nên sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp về quản lý dự án để hỗ trợ như Microsoft Project hoặc tương đương.

Bước 2. Phân tích và lập báo cáo về các yêu cầu chức năng

Các yêu cầu chức năng

- Một điều kiện tiên quyết khi lựa chọn giải pháp ERP là lập báo cáo chi tiết về các yêu cầu chức năng của hệ thống và tác dụng của những chức năng này đối với tổ chức

- Báo cáo cũng cần xác định rõ những hoạt động chức năng hệ thống sẽ cải tiến hoặc đổi mới để đạt được các mục tiêu của tổ chức sau khi hoàn thành

- Những yêu cầu chức năng này sẽ là bộ phận lập thành hệ thống tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất

- Đối với những tổ chức chưa có kinh nghiệm lập báo cáo về yêu cầu chức năng, công việc này sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu, nghiên cứu. Phần sau đây sẽ giúp việc lập báo cáo yêu cầu chức năng thuận tiện hơn.

* Tập hợp các yêu cầu chức năng

- Nhóm quản lý dự án tự nghiên cứu và phân tích để xây dựng những yêu cầu chức năng ban đầu

- Tổ chức các buổi phỏng vấn sâu các chuyên gia trong công ty từ nhiều phòng ban bộ phận khác nhau để tìm hiểu những yêu cầu chức năng do các bộ phận đề xuất

- Nhóm quản lý dự án có thể mô tả vắn tắt dự án và yêu cầu các phòng ban bộ phận đề xuất các yêu cầu chức năng bằng văn bản

- Cho dù tổ chức một hoặc cả hai hình thức trên, những người được hỏi ý kiến đều cần có kiến thức về chuyên môn và ERP để đưa ra các yêu cầu chức năng hợp lý nhất

- Nếu trong công ty không thể đưa ra các yêu cầu chức năng phù hợp, cần tổ chức thuê tư vấn hoặc hỗ trợ từ các công ty bên ngoài.c

* Hai loại yêu cầu chức năng chính

+ Những yêu cầu chức năng chung (hay yêu cầu chức năng chuẩn)

Nhận đơn hàng

Phân phối

Marketing/Bán hàng

Dự báo nhu cầu

Quản trị nguồn nhân lực

Quản trị sản xuất

Hóa đơn nguyên vật liệu

Kế toán doanh nghiệp

Lịch trình đơn hàng

Kế hoạch và lịch trình thu mua nguyên liệu

Kế hoạch và lịch trình sản xuất

Kế hoạch sản lượng và kiểm soát mua sắm

Quản lý lưu kho

Ví dụ:

- Kế toán: là một bộ phận quan trọng trong hệ thống ERP, tuy nhiên không cần liệt kê tất cả các chức năng hoạt động của kế toán trong yêu cầu hệ thống, chỉ cần liệt kê những chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm kế toán.

+ Những yêu cầu đặc thù

Liệt kê chi tiết những yêu cầu đặc thù của các đơn vị trong tổ chức

Ví dụ: Hệ thống phải có khả năng quản lý các sản phẩm theo mã, theo đơn hàng hay hệ thống phải có khả năng quản lý nhân sự, đánh giá chất lượng lao động

Bước 3. Nghiên cứu các hệ thống ERP phù hợp

* Lập danh sách các nhà cung cấp ERP

Có rất nhiều hệ thống trên thị trường, tuy nhiên số lượng hệ thống nên xem xét thường từ ba đến chín để đảm bảo khả năng nghiên cứu chi tiết. Nên sử dụng các nguồn sau để tìm các nhà cung cấp

+ Các doanh nghiệp tương tự

Có thể tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh hoặc các doanh nghiệp có các điều kiện tương tự.

+ APICS

+ Web Search

Sử dụng các từ khóa như “best ERP” hoặc “Manufacturing Systems", các nhà cung cấp ERP tốt thường đưa những thông tin chi tiết cho khách hàng trên website của họ.

+ Các nguồn khác

Tham khảo thêm các thông tin trên www.softselect.com và các nguồn tin khác.

* Yêu cầu thông tin từ nhà cung cấp - Request for Information (RFI)

Chính thức yêu cầu các nhà cung cấp ứng dụng cung cấp thông tin về sản phẩm của họ.

* Lựa chọn các nhà cung cấp

Thu hẹp phạm vi lựa chọn xuống ba nhà cung cấp tiềm năng nhất.

Bước 4. Lựa chọn hệ thống phù hợp nhất

* Đánh giá các nhà cung cấp

+ Trình diễn sản phẩm

Đưa ra các yêu cầu và nhà cung cấp có nhiệm vụ trình diễn để minh chứng các tính năng của sản phẩm và khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty.

+ Tham quan

Yêu cầu nhà cung cấp hoặc tự tìm các doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp của họ để tổ chức các chuyến tham quan thực tế sử dụng các giải pháp ERP.

+ Tham khảo ý kiến khách hàng

Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra danh sách các khách hàng đã sử dụng giải pháp của họ và thông tin liên hệ để tìm hiểu hiệu quả và thực trạng sử dụng giải pháp của họ.

+ Dùng thử

Yêu cầu nhà cung cấp cài đặt bản demo để chạy thử trong thời gian nhất định nhằm tìm hiểu các tính năng của hệ thống.

+ Các tiêu chí lựa chọn

Một trong các nhiệm vụ quan trọng của nhóm quản lý dự án là xây dựng hệ thống các tiêu chí để đánh giá và trọng số các tiêu chí căn cứ vào mục đích của công ty khi triển khai hệ thống. Một số tiêu chí như khả năng đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng: bao nhiêu phần trăm; khả năng của nhà cung cấp khi triển khai và dịch vụ sau bán hàng; khả năng của nhà cung cấp về đào tạo; khả năng tài chính của nhà cung cấp

Bước 5. Tổ chức mua sắm hệ thống

Thương lượng bao gồm yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp đã được đánh giá, lựa chọn, đấu thầu hoặc mua sắm trực tiếp tùy từng trường hợp. Thông thường, giá mua thấp hơn giá chào trung bình 10%, tuy nhiên trong quá trình đàm phán có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm 20-40% giá chào. Do đặc thù hệ thống phải triển khai trong thời gian dài, do đó hai bên cần thương lượng để đạt được một thỏa thuận công bằng về quyền lợi và nghĩa vụ cho cả hai.

Quy trình triển khai