ChuyêN ĐỀ 1: quản lý nhà NƯỚc tài nguyên và MÔi trưỜng ở XÃ

4. Quy định về lập hồ sơ địa chính

- Khái niệm sổ mục kê đất đai

Sổ mục kê đất đai là sổ dung để ghi các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không có ranh giới khép kín trên bản đồ.

- Mục đích lập sổ

Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin thửa đất và làm cơ sở để thống kê, kiểm kê đất đai.

* Dòng Số thứ tự tờ bản đồ: ghi số thứ tự của tờ bản đồ địa chính trong phạm vi mỗi xã theo quy định tại Quy phạm thành lập bản đồ địa chính do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành.

* Cột Số thứ tự thửa đất: ghi số thứ tự thửa đất từ số 01 đến số cuối cùng trên mỗi tờ bản đồ địa chính.

* Cột Tên người sử dụng, quản lý: (cách ghi cụ thể theo hướng dẫn ở phần viết giấy chứng nhận quyền sử dụng đất)

* Cột Đối tượng sử dụng, quản lý: ghi đối tượng sử dụng đất bằng mã (ký hiệu) là "GDC" đối với hộ gia đình, cá nhân; "UBS" đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; "TKT" đối với tổ chức kinh tế trong nước; "TKH" đối với tổ chức khác trong nước (bao gồm cả cơ sở tôn giáo); "TLD" đối với doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài; "TVN" đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài; "TNG" đối với tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao; "TVD" đối với doanh nghiệp của người Việt Nam định cư ở nước ngoài đầu tư vào Việt Nam; "CDS" đối với cộng đồng dân cư và ghi đối tượng được Nhà nước giao đất để quản lý bằng ký hiệu là "UBQ" đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; "TPQ" đối với Tổ chức phát triển quỹ đất; "TKQ" đối với tổ chức khác; "CDQ" đối với cộng đồng dân cư.

* Cột Diện tích: ghi diện tích của thửa đất theo đơn vị mét vuông (m²) làm tròn đến một (01) chữ số thập phân.

- Trường hợp thửa đất do nhiều người sử dụng nhưng xác định được diện tích sử dụng riêng của mỗi người thì ghi diện tích sử dụng riêng đó vào dòng tương ứng với tên người sử dụng đất đã ghi ở cột Tên người sử dụng, quản lý.

- Đối với đất ở có vườn, ao mà diện tích đất ở được công nhận có diện tích nhỏ hơn diện tích thửa đất thì ghi mục đích sử dụng tương ứng vào cột mục đích sử dụng; trường hợp nhiều người sử dụng chung thửa đất đó thì ghi diện tích cửa từng mục đích sử dụng xuống các dòng dưới kế tiếp và ghi mục đích sử dụng tương ứng với từng người sử dụng ghi ở cột Tên người sử dụng, quản lý.

* Cột Mục đích sử dụng gồm bốn cột Cấp GCN, Quy hoạch, Kiểm kê, Chi tiết.

Mục đích sử dụng tại các cột Cấp GCN, Quy hoạch, Kiểm kê, được ghi bằng mã (ký hiệu) theo quy định tại thông tư 08/2007/TT- BTNMT hướng dẫn thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất.

+ Cột Chi tiết: ghi cụ thể loại cây trồng trên thửa đất, theo yêu cầu của từng địa phương như; (Cà phê, Chè, Xoài, Tôm...)

+ Loại bản đồ, sơ đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với nơi chưa đo vẽ bản đồ địa chính;

+ Ghi số thứ tự của các thửa đất mới đối với trường hợp tách thửa hoặc hợp thửa;

+ Ghi loại thông tin đã thay đổi nh­: trường hợp thay đổi mục đích sử dụng đất thì ghi thêm ký hiệu “KKE-“ đối với mục đích sử dụng theo kiểm kê, “GCN-“ đối với mục đích sử dụng theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, “QHO-" đối với mục đích sử dụng theo quy hoạch, sau đó ghi nội dung thông tin thay đổi trong trường hợp có biến động về sử dụng đất mà không tạo thành thửa đất mới. Nội dung tại cột Ghi chú về loại đối tượng sử dụng, quản lý, mục đích sử dụng của thửa đất và nội dung ghi chú về thửa đất được ghi bằng mã (ký hiệu. Nội dung ghi chú được ghi liên tục từ dòng đầu trong cột Ghi chú theo thứ tự biến động của thửa đất trong cùng trang sổ mục kê đất đai.

Đối với đất giao thông, hệ thống thuỷ lợi, các công trình không theo tuyến mà có sử dụng đất hoặc có hành lang bảo vệ an toàn công trình theo tuyến được ghi theo quy định sau:

* Khái niệm: sổ địa chính là sổ được in từ cơ sở dữ liệu địa chính theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối với thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận.

* Mục đích lập sổ: sổ địa chính được lập để thể hiện kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của các tổ chức, cơ sở tông giáo, hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam địng cư ở nước ngoài.

* Nguyên tắc lập sổ

- Sổ địa chính có 3 phần.

+ Phần một bao gồm người sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc trường hợp mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngoài.

+ Phần hai bao gồm người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngoài.

+ Phần ba bao gồm người sử dụng đất là người mua căn hộ trong nhà chung cư;

Trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã có tên trên Sổ Địa chính thì ghi tiếp thông tin về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất vào trang sổ đã lập của người đó.

Các thông tin chính được ghi trong Sổ địa chính gồm:

* Mục I- Người sử dụng đất ghi theo thông tin ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCN).

* Mục II- Thửa đất ghi thông tin về thửa đất phù hợp với thông tin trên GCN theo quy định sau:

- Cột Ngày tháng năm vào sổ: ghi cụ thể ngày, tháng, năm đăng ký thửa đất vào trang sổ địa chính.

- Cột Số thứ tự thửa đất: ghi số thứ tự thửa đất theo số thứ tự tờ bản đồ.

- Cột Số thứ tự tờ bản đồ: ghi số thứ tự tờ bản đồ địa chính có thửa đất hoặc ghi “00” đối với trường hợp sử dụng bản trích đo địa chính (nơi chưa có bản đồ địa chính); ghi số hiệu của tờ bản đồ, sơ đồ đối với trường hợp sử dụng bản đồ, sơ đồ khác;

- Cột Diện tích sử dụng: ghi diện tích của thửa đất theo đơn vị mét vuông (m²) làm tròn số đến một (01) chữ số thập phân theo quy định sau:

+ Trường hợp người sử dụng đất được quyền sử dụng toàn bộ thửa đất thì ghi diện tích của thửa đất đó vào cột Riêng và ghi "không" vào cột Chung,

+ Trường hợp người sử dụng đất gồm tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sử dụng chung thửa đất thì ghi diện tích của thửa đất đó vào cột Chung và ghi "không" vào cột Riêng,

+ Trường hợp thửa đất có phần diện tích thuộc quyền sử dụng chung của nhiều người và có phần diện tích thuộc quyền sử dụng riêng của từng người thì ghi diện tích đất sử dụng chung vào cột Chung, diện tích đất sử dụng riêng vào cột Riêng,

+ Đối với thửa đất có vườn, ao gắn với nhà ở trong khu dân cư mà diện tích đất ở được công nhận nhỏ hơn diện tích thửa đất thì ghi tổng diện tích thửa đất, sau đó ghi diện tích đất ở, diện tích đất còn lại thuộc nhóm đất nông nghiệp phù hợp với hiện trạng sử dụng đất vào các dòng dưới kế tiếp và ghi mục đích sử dụng tương ứng vào cột Mục đích sử dụng;

- Cột Mục đích sử dụng: ghi mục đích sử dụng đất theo quyết định giao đất, cho thuê đất đối với trường hợp được Nhà nước giao đất, cho thuê đất; ghi mục đích sử dụng đất theo hiện trạng sử dụng đất được công nhận đối với trường hợp cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người đang sử dụng đất ổn định (Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất).

+ Một thửa đất được sử dụng vào mục đích chính và kết hợp với nhiều mục đích phụ khác phù hợp với pháp luật thì ghi mục đích chính và ghi các mục đích phụ vào dòng dưới kế tiếp.

+ Mục đích sử dụng đất được ghi bằng hệ thống ký hiệu thống nhất với sổ mục kê đất đai và GCN.

- Cột Thời hạn sử dụng: ghi thời hạn theo quyết định giao đất, cho thuê đất đối với trường hợp được Nhà nước giao đất, cho thuê đất; ghi thời hạn theo quy định của Luật Đất đai đối với trường hợp được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất.

+ Trường hợp sử dụng đất có thời hạn thì ghi "Thời hạn sử dụng đất đến ngày …/…/… (ghi ngày tháng năm hết hạn sử dụng)";

+ Trường hợp thời hạn sử dụng đất là ổn định lâu dài thì ghi "Lâu dài";

- Cột Nguồn gốc sử dụng: ghi thống nhất với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo hệ thống mã (ký hiệu) quy định.

+ Trường hợp cấp Giấy chứng nhận lần đầu mà Nhà nước đã có quyết định giao đất, cho thuê đất, có hợp đồng thuê đất hoặc phải chuyển sang thuê đất thì ghi như sau:

“DG-KTT” đối với trường hợp Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất;

“DG-CTT” đối với trường hợp Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất;

“DT-TML” đối với trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền một lần (kể cả trường hợp được Ban quản lý cho thuê đất trả tiền một lần trong khu công nghệ cao, khu kinh tế và trường hợp được miễn, giảm tiền thuê đất);

“DT-THN” đối với trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm (kể cả trường hợp được Ban quản lý cho thuê đất trả tiền hàng năm trong khu công nghệ cao, khu kinh tế và trường hợp được miễn, giảm tiền thuê đất);

+ Trường hợp được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất và cấp Giấy chứng nhận lần đầu đối với người đang sử dụng đất mà trước đó không có quyết định giao đất, cho thuê đất, hợp đồng thuê đất, không thuộc đối tượng phải chuyển sang thuê đất của Nhà nước thì ghi “CNQ”;

+ Trường hợp thuê, thuê lại quyền sử dụng đất của doanh nghiệp đầu tư hạ tầng trong khu công nghiệp, bao gồm cả trường hợp thuê, thuê lại quyền sử dụng đất đối với đất để xây dựng nhà xưởng, cơ sở dịch vụ công nghệ cao và sản xuất, kinh doanh sản phẩm công nghệ cao trong khu công nghệ cao; thuê, thuê lại quyền sử dụng đất trong khu phi thuế quan và khu công nghiệp, khu giải trí đặc biệt, khu du lịch trong khu thuế quan của khu kinh tế (gọi chung là khu công nghiệp) thì ghi “DT-KCN”;

+ Trường hợp sở hữu căn hộ nhà chung cư thì ghi “SH-NCC”;

+ Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất thì thể hiện bằng hệ thống mã bao gồm: mã nguồn gốc như trên Giấy chứng nhận đã cấp lần đầu trước khi chuyển mục đích, mã mục đích sử dụng trước khi chuyển được ghi trong ngoặc đơn (.), mã hình thức trả tiền khi được chuyển mục đích sử dụng (KTT- không thu tiền sử dụng đất, CTT- thu tiền sử dụng đất, TML- trả tiền thuê đất một lần, THN- trả tiền thuê đất hàng năm, kể cả trường hợp được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính), mã mục đích sử dụng đất sau khi chuyển được ghi trong ngoặc đơn (.);

+ Trường hợp sử dụng đất có nguồn gốc được Nhà nước công nhận QSDĐ thì tại cột Nguồn gốc sử dụng được ghi “CN-KTT” nếu được Nhà nước công nhận QSDĐ theo chế độ giao đất không thu tiền; ghi “CN-CTT” nếu được Nhà nước công nhận QSDĐ theo chế độ giao đất có thu tiền sử dụng đất.

+ Trường hợp tách thửa, hợp thửa, nhận chuyển quyền sử dụng đất (gồm các trường hợp chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng, cho quyền sử đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất mà hình thành pháp nhân mới, chia tách QSDĐ của hộ gia đình hoặc nhóm người sử dụng đất, chia tách,hoặc sát nhập tổ chức, đấu giá QSDĐ của người đang sử dụng đất hợp pháp, xử lý nợ theo hợp đồng thế chấp, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về đất đai) và trường hợp cấp đổi hoặc cấp lại GCN đã cấp lần đầu chưa ghi nguồn gốc sử dụng đất hoặc ghi khác với quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BTNMT thì nguồn gốc sử dụng đất đã cấp lần đầu được xác định lại để ghi theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BTNMT.

+ Trường hợp thuê, thuê lại quyền sử dụng đất của doanh nghiệp đầu tư hạ tầng trong khu công nghiệp bao gồm cả trường hợp thuê, thuê lại quyền sử dụng đất đã có hoặc để xây dựng nhà xưởng, cơ sở dịch vụ công nghệ cao và sản xuất, kinh doanh sản phẩm công nghệ cao trong khu công nghệ cao; thuê, thuê lại quyền sử dụng đất trong khu phi thuế quan và khu công nghiệp, khu giải trí đặc biệt, khu du lịch trong khu thuế quan của khu kinh tế (gọi chung là khu công nghiệp) thì ghi "DT-KCN";

+ Trường hợp sở hữu căn hộ nhà chung cư thì ghi "SH-NCC"....

+ Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất thì Nguồn gốc sử dụng được ghi "DG-CTT" đối với trường hợp phải nộp tiền sử dụng đất khi chuyển mục đích; ghi "DT-TML" đối với trường hợp phải chuyển sang thuê đất trả tiền thuê một lần cho cả thời gian thuê; ghi "DT-THN" đối với trường hợp phải chuyển sang thuê đất trả tiền thuê hàng năm sau khi chuyển mục đích sử dụng đất; trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất mà không phải nộp tiền sử dụng đất hoặc không phải chuyển sang thuê đất thì ghi nguồn gốc như trước khi chuyển mục đích sử dụng đất;

+ Trường hợp thửa đất gồm nhiều phần diện tích có nguồn gốc sử dụng khác nhau thì thể hiện nguồn gốc sử dụng đối với từng phần diện tích tương ứng với nguồn gốc sử dụng.

- Cột Số phát hành GCN QSDĐ: ghi theo số phát hành trên trang bìa của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

- Cột Số vào sổ cấp GCN QSDĐ: Số vào sổ cấp GCN được ghi bằng chữ số Ả Rập gồm 5 chữ số theo số thứ tự vào sổ cấp GCN và ghi thêm chữ "CH" vào trước chữ số đó đối với trường hợp cấp GCN thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc ghi thêm chữ "CT" vào trước chữ số đó đối với trường hợp cấp GCN thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

* Mục III - Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú để ghi số thứ tự thửa đất, ngày tháng năm đăng ký vào sổ, nội dung ghi chú về quyền sử dụng đất hoặc nội dung biến động về sử dụng đất đối với thửa đất đó.

- Cột Số thứ tự thửa đất: ghi số thứ tự của thửa đất cần ghi chú hoặc có biến động, trường hợp tại Mục II có hai thửa đất cùng số thứ tự thì ghi thêm số thứ tự tờ bản đồ vào vị trí trước số thứ tự thửa đất có dấu chấm (.) ngăn cách giữa hai số.

- Cột Ngày tháng năm: ghi ngày… /… /… đăng ký vào sổ.

- Cột Nội dung ghi chú hoặc biến động và căn cứ pháp lý ghi thông tin theo quy định sau:

+ Ghi chú về quyền sử dụng đất được ghi theo các thông tin về nội dung ghi chú và văn bản pháp lý làm căn cứ để ghi chú (tên văn bản, số hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành, cơ quan ban hành) bao gồm các trường hợp sau:

+ Chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với thửa đất thì ghi "Chưa nộp tiền sử dụng đất (hoặc chưa thực hiện nghĩa vụ tài chính khác về đất đai) theo Nghị định số … /… ngày …/…/… của Chính phủ (hoặc văn bản quy phạm pháp luật khác)";

+ Chưa có bản đồ địa chính thì ghi "Diện tích thửa đất chưa được đo đạc chính xác";

+ Giá đất của thửa đất do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định được ghi "Giá đất năm ... là ... đ/m²"; đối với các năm tiếp theo khi giá đất được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh điều chỉnh thì ghi tiếp vào dòng đó; khi hết chỗ ghi trên dòng đó thì ghi vào dòng mới;

+ Thông tin về nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất được thể hiện tại mục III của trang sổ địa chính như sau:

. Đối với nhà ở hoặc các loại nhà khác thì ghi: "Nhà ở riêng lẻ (hoặc Nhà xưởng, Nhà kho,…); địa chỉ: … (ghi địa chỉ của nhà nếu khác với địa chỉ thửa đất); diện tích xây dựng:… m² (ghi diện tích chiếm đất của nhà); diện tích sàn:… (ghi tổng diện tích sàn xây dựng của các tầng nếu có), trong đó sở hữu riêng:…m² (ghi diện tích sàn thuộc sở riêng), sở hữu chung:…m² (ghi diện tích sàn thuộc sở hữu chung); kết cấu: …(ghi loại vật liệu xây dựng các kết cấu chủ yếu gồm tường, khung, mái, sàn của nhà. Ví dụ 1: khung gỗ, tường gạch, mái ngói; VD2: tường, khung, sàn bê tông cốt thép, v.v. ); cấp (hạng):…; tổng số tầng:… (ghi số tầng); năm hoàn thành xây dựng:…; thời hạn được sở hữu:…";

. Đối với công trình xây dựng khác thì ghi: "Tên công trình…diện tích xây dựng:… m² (ghi diện tích chiếm đất của công trình); công suất:… (ghi công suất của công trình); hình thức sở hữu: … (ghi riêng hoặc chung); kết cấu: …(ghi loại vật liệu xây dựng các kết cấu chủ yếu của công trình); cấp công trình:…; năm hoàn thành xây dựng:…; thời hạn được sở hữu:…".

Trường hợp công trình có nhiều hạng mục khác nhau lần lượt ghi tên từng hạng mục và các thông tin chi tiết của từng hạng mục đó;

Trên trang sổ của người sử dụng đất chỉ ghi thông tin về thửa đất thuộc quyền sử dụng của người đó; tại cột "Nội dung ghi chú hoặc biến động và căn cứ pháp lý" mục III của trang sổ địa chính được ghi “…. (ghi tên tài sản gắn liền với đất) thuộc quyền sở hữu của …(ghi tên và địa chỉ của Chủ sở hữu tài sản), đăng ký tại trang …quyển …” nếu chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký vào sổ địa chính.

Trên trang sổ của chủ sở hữu tài sản chỉ ghi thông tin về tài sản thuộc quyền sở hữu của chủ đó tại mục III của trang sổ địa chính (không ghi thông tin thửa đất), tiếp theo ghi "Sở hữu tài sản trên thửa đất số ..., do thuê (hoặc mượn, ...) của ... (ghi tên tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đã cho thuê, mượn, ... đất)”.

- Trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng đất, nhiều chủ cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất thì lập trang sổ riêng cho từng người sử dụng đất, từng chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Tại mục III (cột "Nội dung ghi chú hoặc biến động và căn cứ pháp lý") của trang sổ được ghi "Cùng sử dụng đất (hoặc Cùng sở hữu tài sản) với những người khác đã đăng ký tại trang…/quyển).

+ Trường hợp chuyển quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì tại mục III trang sổ của Bên bán được gạch bằng mực đỏ vào dòng ghi thông tin về tài sản đã chuyển quyền và cuối mục này ghi “Bán (hoặc tặng cho,…) … (ghi tên tài sản được bán và diện tích kèm theo nếu bán một phần tài sản đó) cho …(Ghi tên bên mua) theo hồ sơ số……(ghi chỉ số tra cứu của hồ sơ đăng ký chuyển quyền)”. Trường hợp chủ sở hữu nhà chung cư bán căn hộ đợt đầu thì tiếp theo ghi “Toàn bộ diện tích thửa đất đã chuyển sang hình thức sử dụng chung”; mỗi lần bán căn hộ được ghi “Đã bán căn hộ số ...”. Tài sản gắn liền với đất chuyển quyền sở hữu được ghi vào trang sổ của bên nhận chuyển quyền theo đúng quy định;

+ Trường hợp chuyển nhà ở thành công trình xây dựng hoặc ngược lại thì ghi "Nhà ở (công trình xây dựng) đã chuyển thành … (ghi công năng sử dụng mới của nhà, công trình đó) theo hồ sơ số…( ghi chỉ số tra cứu của hồ sơ đăng ký thay đổi công năng nhà, công trình xây dựng)";

+ Trường hợp thay đổi thông tin về diện tích xây dựng, diện tích sàn nhà (hoặc công suất công trình), hình thức sở hữu, số tầng, kết cấu, cấp (hạng), thời hạn sở hữu; thay đổi diện tích có rừng, nguồn gốc tạo lập rừng thì ghi "….(ghi tên loại tài sản và thông tin của tài sản có thay đổi) theo hồ sơ số…(ghi chỉ số tra cứu của hồ sơ đăng ký thay đổi về tài sản gắn liền với đất) ";

+ Trường hợp nhà ở hoặc công trình xây dựng đã ghi trên Giấy chứng nhận được xây dựng lại thì ghi "Nhà ở (hoặc công trình hoặc hạng mục công trình) đã xây dựng lại: ….. (ghi các thông tin của Nhà ở, công trình hoặc hạng mục công trình đã xây dựng lại).