CỤc quản lý TÀi nguyên nưỚc cộng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN NƯỚC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Quy trình này quy định trình tự, cách thức thực hiện các bước tiến hành việc tổ chức đoàn ra, đoàn vào. Đồng thời quy định rõ trách nhiệm thực hiện của các cá nhân liên quan tại các bước tương ứng của hoạt động này.

- Áp dụng đối với trong công tác tổ chức đoàn ra, đoàn vào của Cục quản lý tài nguyên nước.

- Văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu ban Lãnh đạo Cục tổ chức thực hiện quy trình này.

3. Tài liệu viện dẫn/ cơ sở pháp lý

- Quyết định số 668/QĐ-BTNMT ngày 09 tháng 05 năm 2012 của Bộ Tài nguyên và môi trường ban hành quy chế cử công chức, viên chức, người lao động đi công tác nước ngoài; đón tiếp khách nước ngoài vào việt nam; tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và ký kết các văn bản hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý của bộ tài nguyên và môi trường.

- Thông tư số 102/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí;

- Thông tư số 01/2010/TT-BTC Bộ Tài chính ngày 06/01/2010 Quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước;

- Bộ: Bộ Tài nguyên và Môi trường;

- VPC: Văn phòng Cục;

- LĐC: Lãnh đạo Cục;

- LĐVP: Lãnh đạo Văn phòng.

5. Nội dung quy trình:

(xem tiếp trang sau)

5.1 Tổ chức đoàn ra

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả	Biểu mẫu
Bước 1	Xây dựng kế hoạch	Chuyên viên được phân công Các đơn vị	Các đơn vị Hàng năm, Chuyên viên được phân công có trách nhiệm tiến hành xây dựng kế hoạch đoàn ra, trình lãnh đạo Cục xem xét, trình Bộ TN&MT phê duyệt kế hoạch
Bước 2	Tiếp nhận yêu cầu	Văn thư; LĐC; Chuyên viên được phân công	Thư mời đoàn ra từ các nguồn được gửi đến Cục qua đường văn thư. - Sau khi qua Văn thư Cục để xử lý quản lý theo quy trình văn bản đến, đi thì được chuyển đến LĐC để xử lý và cho ý kiến chỉ đạo. - Thư mời sau khi ý kiến chỉ đạo được Văn thư chuyển tới chuyên viên phụ trách để xử lý .
Bước 3	Đề xuất thành phần đoàn ra	Chuyên viên được phân công Văn phòng Cục	Căn cứ nội dung thư mời đề xuất thành phần đoàn ra, trình lãnh đạo văn phòng xem xét, trình Lãnh đạo cục duyệt thành phần đoàn ra và báo cáo Bộ xin chủ trương theo đúng kế hoạch đoàn ra được Bộ phê duyệt Trường hợp ngoài kế hoạch thì Cục phải có văn bản trình Bộ xin điều chỉnh kế hoạch đoàn ra
Bước 4	Lập dự toán đoàn ra	VPC, đơn vị liên quan	Sau khi có ý kiến duyệt chủ chương từ Bộ, tiến hành lập dự toán đoàn ra: + Kinh phí do phía mời đài thọ toàn bộ : Không lập dự toán + Kinh phí do phía mời đài thọ một phần : Căn cứ bản dịch thư mời, lập dự toán cho các hạng mục không được tài trợ Kinh phí từ đoàn ra của Cục : Lập dự toán theo Thông tư số 102/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính
Bước 5	Phê duyệt dự toán chi đoàn ra	VPC, Phòng Tài chính	- VPC hoàn thiện dự toán gửi Phòng Tài chính - Phòng Tài chính dự thảo quyết định phê duyệt kinh phí đoàn ra trình phê duyệt.
Bước 6	Đặt vé máy bay và tạm ứng kinh phí đoàn ra	VPC, cán bộ hoặc đại diện đoàn được cử đi công tác	- Căn cứ lịch trình đặt vé máy bay cho đoàn hoặc cán bộ được cử đi công tác - Tạm ứng kinh phí cho cán bộ được cử đi công tác
Bước 7	Thanh toán	VPC, Đơn vị có cán bộ hoặc đại diện đoàn được cử đi công tác	Đơn vị chủ trì công tác hoàn thiện hồ sơ: - Báo cáo chuyến công tác - Bản đề nghị quyết toán chuyến công tác - Thẻ lên máy bay - Hóa đơn mua vé máy bay - Chứng từ chi phí phát sinh VPC căn cứ hồ sơ làm thủ tục thanh toán
Bước 8	Quyết toán	VPC, Phòng Tài chính	- VPC chuyển hồ sơ thanh toán (bản sao) cho Phòng Tài chính - Phòng Tài chính xét duyệt hồ sơ, làm thủ tục trình phê duyệt quyết toán đoàn ra.
Bước 9	Lưu hồ sơ	VPC	Các văn bản tài liệu liên quan được lưu theo mục 7 của quy trình này

5.2 Tổ chức đoàn vào

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả	Biểu mẫu
Bước 1	Xây dựng kế hoạch	Chuyên viên được phân công Các đơn vị	Các đơn vị Hàng năm, Chuyên viên được phân công có trách nhiệm tiến hành xây dựng kế hoạch đoàn vào, trình lãnh đạo Cục xem xét, trình Bộ TN&MT phê duyệt kế hoạch
Bước 2	Tiếp nhận Văn bản đến	Văn thư Văn phòng cục	Sau khi qua Văn thư Cục để xử lý quản lý theo quy trình văn bản đến, đi thì được chuyển đến LĐC để xử lý và cho ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo cục, lãnh đạo văn phòng giao chuyên viên phụ trách dự thảo các văn bản, hồ sơ liên quan xin chủ trương đón đoàn vào trình Bộ
Bước 3	Xin chủ trương	Chuyên viên phụ trách	Gửi văn bản xin chủ trương tới Bộ sau khi văn bản và hồ sơ liên quan đã được lãnh đạo văn phòng xem xét, lãnh đạo cục duyệt theo đúng kế hoạch đoàn ra được Bộ phê duyệt Trường hợp ngoài kế hoạch thì Cục phải có văn bản trình Bộ xin điều chỉnh kế hoạch đoàn ra
Bước 4	Lập dự toán đoàn vào trình duyệt	VPC	Lập dự toán đoàn vào theo Thông tư số 01/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính và chuyển cho Phòng Tài chính, trình Bộ duyệt
Bước 5	Tổ chức thực hiện	VPC và các đơn vị liên quan	Các đơn vị và cá nhân thực hiện nhiệm vụ được phân công
Bước 6	Thanh toán	VPC và các đơn vị liên quan	Đơn vị chủ trì hoàn thiện hồ sơ: - Báo cáo kết quả đoàn vào - Bản đề nghị quyết toán - Chứng từ liên quan VPC căn cứ hồ sơ làm thủ tục thanh toán
Bước 7	Quyết toán	VPC, Phòng Tài chính	- VPC chuyển hồ sơ thanh toán (bản sao) cho Phòng Tài chính - Phòng Tài chính duyệt hồ sơ, dự thảo quyết định trình duyệt thanh toán theo quy định
Bước 8	Lưu hồ sơ	VPC, phòng TC	Các văn bản tài liệu liên quan được lưu theo mục 7 của quy trình này

6. Biểu mẫu

Không áp dụng

7. Hồ sơ lưu

	TT	Văn bản lưu		Thời gian lưu	Trách nhiệm lưu
		Hồ sơ đón đoàn (Quyết định, chương trình, dự toán)		Tối thiểu 01 năm trước khi chuyển lưu trữ chung	Văn phòng; phòng TC
		Hồ sơ tổ chức đoàn ra (Quyết định, chương trình, dự toán, hồ sơ thành viên đoàn ra)
			KT. CỤC TRƯỞNG