Quy đỊnh về việc tiếp công dân và xử lý đơn, thư ở Văn phòng Tỉnh ủy

* Tam Kỳ, ngày 05 tháng 12 năm 2014

Số 296-QĐ/VPTU

QUY ĐỊNH

về việc tiếp công dân và xử lý đơn, thư ở Văn phòng Tỉnh ủy

_______
- Căn cứ Luật Khiếu nại năm 2011; Luật Tố cáo năm 2011; Luật Tiếp công dân năm 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Căn cứ Hướng dẫn số 28-HD/VPTW ngày 19/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác tiếp dân và xử lý đơn, thư ở văn phòng tỉnh, thành ủy;

- Căn cứ Quyết định số 1620-QĐ/TU ngày 14/4/2014 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và quan hệ công tác của Văn phòng Tỉnh ủy; Quy định 262-QĐ/VPTU ngày 27/6/2014 của Văn phòng Tỉnh ủy về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các phòng, đơn vị trực thuộc Văn phòng Tỉnh ủy;

Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Nam ban hành Quy định về việc tiếp công dân và xử lý đơn, thư phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi chung là đơn, thư) ở Văn phòng Tỉnh uỷ như sau:

PHẦN I

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

Điều 1. Nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh uỷ trong công tác tiếp công dân và xử lý đơn, thư:

- Giúp Tỉnh uỷ tổ chức công tác tiếp công dân; tiếp nhận, nghiên cứu, tham mưu, đề xuất xử lý đơn, thư của các tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước gửi đến Tỉnh ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ và Văn phòng Tỉnh uỷ; thực hiện các thủ tục chuyển đơn, thư; lập hồ sơ lưu trữ có liên quan đến việc tiếp công dân, xử lý và huỷ đơn, thư theo quy định.

- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Thường trực Tỉnh uỷ về tình hình tiếp công dân và giải quyết những đơn, thư đã chuyển đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền (đặc biệt đơn, thư có ý kiến chỉ đạo của Thường trực Tỉnh uỷ).

- Phối hợp hoặc chủ trì nghiên cứu, đề xuất về chủ trương, chính sách, các quy định có liên quan đến công tác tiếp công dân, xử lý đơn, thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

- Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác tiếp công dân và xử lý đơn, thư đối với văn phòng cấp uỷ cấp dưới.

- Phân công cán bộ làm công tác tiếp công dân và xử lý đơn, thư theo quy định.

- Bố trí phòng tiếp công dân và xử lý đơn, thư đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị làm việc theo yêu cầu về hiện đại hoá và tin học hoá công tác văn phòng cấp uỷ.

Điều 2. Nguyên tắc tiếp công dân và tiếp nhận, xử lý đơn, thư.

Việc tiếp công dân, tiếp nhận, nghiên cứu, đề xuất ý kiến xử lý đơn, thư phải đảm bảo khách quan, kịp thời, theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo và nội dung của quy định này.

1. Phòng Hành chính - Tiếp dân là đầu mối giúp Văn phòng Tỉnh ủy trong việc tiếp nhận, xử lý đơn, thư và tiếp công dân; theo dõi, tổng hợp báo cáo công tác tiếp công dân và xử lý đơn, thư.

2. Khi nhận được đơn, thư, phải nghiên cứu, phân loại, xử lý chặt chẽ, kịp thời chuyển đơn, thư đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

3. Việc xử lý đơn, thư phải bằng văn bản, do người có thẩm quyền ký ban hành theo Quy chế làm việc của Văn phòng Tỉnh ủy.

Điều 3. Cán bộ làm nhiệm vụ tiếp công dân và xử lý đơn, thư

Cán bộ được phân công làm nhiệm vụ tiếp công dân và xử lý đơn, thư phải có phẩm chất tốt, có năng lực, nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, có ý thức trách nhiệm cao, biết làm công tác dân vận, ứng dụng công nghệ thông tin và được hưởng chính sách, chế độ đãi ngộ theo quy định hiện hành của Đảng, Nhà nước.

Định kỳ hoặc đột xuất (khi có Công văn mời của Trụ sở tiếp công dân tỉnh), Văn phòng Tỉnh uỷ cử cán bộ tham gia tiếp công dân tại trụ sở tiếp công dân của tỉnh. Khi tham gia tiếp công dân, cán bộ được phân công có nhiệm vụ:

- Chấp hành nghiêm nội quy, quy định của trụ sở tiếp công dân của tỉnh và Quy chế phối hợp tiếp công dân giữa các cơ quan có liên quan.

- Phối hợp với trụ sở tiếp công dân của tỉnh và các cơ quan có liên quan kịp thời xử lý các vụ việc khiếu nại, tố cáo đông người, phức tạp ở trụ sở tiếp công dân của tỉnh.

Trường hợp nhiều người dân đến cùng một lúc để khiếu nại, tố cáo cùng một nội dung thì Đội Cảnh sát bảo vệ mục tiêu yêu cầu cử từ một đến ba người đại diện vào phòng tiếp công dân để trình bày.

Trường hợp nhiều người dân đến cùng một lúc nhưng để khiếu nại, tố cáo các nội dung khác nhau thì Đội Cảnh sát bảo vệ mục tiêu yêu cầu lần lượt từng người một vào phòng tiếp công dân để trình bày.

2- Đối với thường trực bảo vệ tại cơ quan: Khi công dân được lực lượng Cảnh sát bảo vệ mục tiêu cho vào cơ quan, thường trực bảo vệ cơ quan hướng dẫn, đưa công dân đến phòng tiếp công dân để bộ phận tiếp dân thuộc phòng Hành chính - Tiếp dân tiếp ban đầu. Không được để công dân tự ý trực tiếp đến phòng làm việc của Lãnh đạo Văn phòng và Thường trực Tỉnh uỷ.

3- Đối với cán bộ tiếp công dân của phòng Hành chính - Tiếp dân: Khi công dân được thường trực bảo vệ cơ quan đưa đến phòng tiếp dân, cán bộ tiếp công dân của phòng Hành chính - Tiếp dân tiếp ban đầu để nắm được yêu cầu, nguyện vọng, từ đó giải thích, hướng dẫn công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền và liên quan để giải quyết.

- Khi tiếp công dân, cán bộ tiếp công dân của phòng Hành chính - Tiếp dân có trách nhiệm: Lắng nghe, ghi chép đầy đủ họ tên, địa chỉ, nội dung trình bày của công dân; giải thích, hướng dẫn cho công dân biết và chấp hành các quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước về quyền khiếu nại, tố cáo; thẩm quyền xem xét, giải quyết của cơ quan chức năng.

- Đối với vụ việc phức tạp, cán bộ tiếp dân phải mời đại diện Lãnh đạo phòng Hành chính - Tiếp dân cùng dự tiếp. Trong trường hợp cần thiết, cán bộ tiếp dân phải báo cáo vụ việc và mời đồng chí Lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác Hành chính - Tiếp dân (hoặc đồng chí Lãnh đạo Văn phòng thường trực tại cơ quan trong trường hợp đồng chí Lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác Hành chính - Tiếp dân bận công tác khác) cùng dự tiếp công dân.

- Đối với những vụ việc quan trọng và công dân yêu cầu được Thường trực Tỉnh uỷ tiếp thì cán bộ tiếp công dân phòng Hành chính - Tiếp dân báo cáo Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến Thường trực Tỉnh uỷ và bố trí lịch để Thường trực Tỉnh uỷ tiếp công dân.

* Trường hợp công dân đến phòng tiếp công dân của Văn phòng Tỉnh ủy có gửi kèm theo đơn, thư:

Cán bộ tiếp công dân tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phân loại đơn, thư, sau đó chuyển cho bộ phận Văn thư của phòng Hành chính - Tiếp dân để đóng dấu, ghi số, đăng ký ngày, tháng, năm đến vào đơn, thư để vào sổ theo dõi và chuyển lại cho cán bộ tiếp công dân tham mưu xử lý đơn, thư theo quy định.

* Trường hợp công dân đến trình bày trực tiếp, không có đơn, thư kèm theo:

- Cán bộ tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn và nhận đơn.

- Trường hợp công dân không viết được đơn thì cán bộ tiếp công dân phải ghi nội dung, đọc lại để người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh nghe, ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản.

- Khi tiếp công dân, cán bộ tiếp dân có thể ghi âm lời tố cáo, khiếu nại, kiến nghị, phản ánh của công dân (nếu thấy cần thiết và được thực hiện công khai).

* Cán bộ tiếp công dân có quyền:

- Yêu cầu tổ chức, cá nhân khi đến phòng tiếp công dân phải thực hiện đúng quyền, nghĩa vụ của mình theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước về khiếu nại, tố cáo, tiếp công dân.

- Hướng dẫn công dân đến các cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết đối với những vấn đề không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy.

- Từ chối tiếp những công dân có hành vi vi phạm pháp luật, không chấp hành nội quy của trụ sở tiếp công dân (sau khi báo cáo lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ).

Cán bộ được giao nhiệm vụ phục vụ đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh uỷ tiếp công dân phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nghiên cứu, phân tích tính chất, mức độ, nguyên nhân của vụ việc, đề xuất các biện pháp chỉ đạo xử lý.

- Đề xuất và mời các thành phần dự tiếp công dân (đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan); dự kiến cơ quan, tổ chức chuẩn bị báo cáo, địa điểm và công tác bảo đảm an ninh trật tự cuộc tiếp công dân.

- Ghi biên bản cuộc tiếp công dân; soạn thảo văn bản và trình lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ ký ban hành thông báo ý kiến kết luận hoặc công văn trả lời công dân.

- Theo dõi, đôn đốc thực hiện và báo cáo Thường trực Tỉnh uỷ về việc thực hiện các kết luận nêu trên (nếu có).

- Bộ phận Văn thư của phòng Hành chính - Tiếp dân có trách nhiệm tiếp nhận đơn, thư từ các nguồn sau:

+ Đơn, thư của tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước gửi đến Tỉnh ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy theo đường bưu điện, hành chính chuyển đến;

+ Công văn kèm với đơn, thư (hoặc phiếu chuyển) của các cơ quan Đảng, cá nhân, tổ chức đoàn thể có trách nhiệm gửi đến;

+ Đơn, thư của các đồng chí Thường trực Tỉnh uỷ, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy chuyển yêu cầu xử lý;

+ Đơn, thư nhận trực tiếp qua công tác tiếp công dân tại phòng tiếp công dân.

- Đóng dấu, ghi số, vào sổ theo dõi hoặc cập nhật vào máy vi tính theo số thứ tự và ngày, tháng, năm đến đã được ghi trên đơn thư; họ, tên, địa chỉ người gửi đơn, thư để theo dõi, phục vụ khai thác tra cứu được thuận lợi và chuyển đơn, thư đến cán bộ được phân công nghiên cứu, xử lý đơn, thư theo quy định.

- Đối với các đơn, thư gửi đích danh cho các đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy và Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy thì chuyển trực tiếp theo đúng quy định. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy và Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, Văn thư tiếp tục chuyển, phát kịp thời ý kiến chỉ đạo giải quyết (bằng văn bản) của Thường trực Tỉnh ủy và lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy đến các tổ chức và cá nhân đúng quy định.

Cán bộ được phân công nhiệm vụ tiếp dân và xử lý đơn, thư có trách nhiệm:

- Phân loại đơn, thư đến, nghiên cứu nội dung và tài liệu gửi kèm; cập nhật thông tin liên quan vào sổ quản lý đơn thư đến hoặc phần mềm xử lý đơn, thư (nếu có).

- Đơn, thư được phân loại như sau, gồm: Phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo. Trong đó:

+ Phân loại đơn thư phản ánh, kiến nghị: Về góp ý xây dựng, bổ sung chính sách, pháp luật, thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước..; về xây dựng Đảng, chính quyền, đoàn thể; giải pháp về kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh; các kiến nghị khác.

+ Phân loại đơn thư khiếu nại: Về điều tra, bắt, giam, tha, xét xử, thi hành án (liên quan đến công tác tư pháp); giải tỏa đền bù, tái định cư, tranh chấp nhà đất, tài sản; thực hiện chế độ, chính sách; về sinh hoạt, kỷ luật Đảng; khiếu nại khác.

+ Phân loại đơn tố cáo, đối tượng: Về lịch sử chính trị của cán bộ, đảng viên; đạo đức, lối sống; tham nhũng,lãng phí; lãnh đạo, điều hành; những tố cáo có nội dung khác. Các đối tượng là công dân, cán bộ doanh nghiệp, cấp xã, huyện, tỉnh, Trung ương quản lý.

Điều 10. Nghiên cứu, xử lý đơn, thư

* Cán bộ được phân công nghiên cứu, xử lý đơn, thư có trách nhiệm báo cáo tóm tắt nội dung, quá trình giải quyết và đề xuất xử lý đơn, thư để xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ, cụ thể:

- Đơn, thư trùng (không có tình tiết mới so với đơn, thư đã nhận); không có nội dung cụ thể; không có chữ ký hoặc sao, chụp chữ ký; không rõ tên, địa chỉ.

- Đơn, thư gửi đến nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân (trong đó đã gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết).

- Đơn, thư về vụ án, vụ việc đã có kết luận, quyết định giải quyết; đã có hướng dẫn hoặc văn bản trả lời của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cao nhất mà không có nội dung, tình tiết mới; những vụ án, vụ việc đã hết thời hiệu, thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật.

- Đơn, thư rách, bẩn, không đọc được hoặc có nội dung thiếu văn hoá, không có ý thức xây dựng.

2- Báo cáo, kiến nghị lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ trình xin ý kiến đồng chí Bí thư hoặc đồng chí Phó Bí thư Thường trực Tỉnh uỷ những đơn, thư:

- Kiến nghị những vấn đề lớn về chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước ở Trung ương và địa phương.

- Có nội dung phức tạp, kéo dài; vụ việc đã, đang hoặc có thể gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, cơ quan, tổ chức và cá nhân.

- Về các vụ án, vụ việc bức xúc được dư luận xã hội quan tâm.

- Đơn, thư của tổ chức, cá nhân có uy tín, ảnh hưởng lớn trong xã hội.

- Đơn tố cáo không có tên, mạo danh hoặc không rõ tên, địa chỉ người gửi đơn tố cáo nhưng nội dung tố cáo có bằng chứng cụ thể, rõ ràng, người bị tố cáo là cán bộ lãnh đạo thuộc diện Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ quản lý.

- Cán bộ nghiên cứu, xử lý đơn, thư soạn thảo văn bản trình lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ ký để chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

- Không được nhân sao bút phê ý kiến của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh uỷ đã ghi trên phiếu chuyển đơn, thư chuyển đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.

- Sau khi có ý kiến của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh uỷ, của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ, cán bộ nghiên cứu, xử lý đơn, thư có trách nhiệm soạn thảo thông báo, giấy báo hoặc thư cảm ơn những tổ chức, cá nhân đã gửi đơn, thư để Thường trực Tỉnh uỷ hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ ký.

Cán bộ nghiên cứu, xử lý đơn, thư đề xuất, trình lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ xem xét, quyết định và ký các công văn chuyển hoặc hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đơn, thư đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết theo quy định của Đảng, Nhà nước.

* Trưởng phòng Hành chính-Tiếp dân có trách nhiệm thẩm định lại nội dung các văn bản do cán bộ xử lý đơn, thư soạn thảo trước khi trình lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy.

* Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy phụ trách lĩnh vực Hành chính - Tiếp dân có trách nhiệm:

- Cho ý kiến đối với các đề xuất xử lý đơn, thư của cán bộ phụ trách công tác tiếp dân và xử lý đơn, thư của phòng Hành chính - Tiếp dân.

- Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến việc chuyển đơn, thư đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết; thư cám ơn, trả lời việc xử lý đơn, thư cho công dân theo quy định.

- Xin ý kiến đồng chí Bí thư hoặc đồng chí Phó Bí thư Thường trực Tỉnh uỷ những đơn, thư có nội dung quan trọng theo quy định.

Điều 11. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn, thư

Phòng Hành chính - Tiếp dân có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết của các cơ quan, tổ chức đã nhận đơn, thư do Văn phòng Tỉnh uỷ chuyển đến. Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết đơn, thư được thực hiện bằng nhiều cách: Trực tiếp đến cơ sở, đôn đốc bằng công văn, điện thoại hoặc qua các hội nghị giao ban.

Khi nhận được kết quả giải quyết đơn, thư; cán bộ xử lý đơn, thư phải cập nhật vào sổ theo dõi và báo cáo lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ để báo cáo kịp thời cho Thường trực Tỉnh uỷ biết.

Điều 12. Tổng hợp, báo cáo tình hình tiếp công dân và xử lý đơn, thư.

Ngoài những báo cáo đột xuất theo yêu cầu, Phòng Hành chính - Tiếp dân cần tổng hợp và báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm với Lãnh đạo Văn phòng và Thường trực Tỉnh uỷ về tình hình tiếp công dân, xử lý đơn, thư và những phản ánh, kiến nghị, những vấn đề nổi cộm qua đơn thư mà Thường trực Tỉnh uỷ cần quan tâm. Đồng thời qua đơn, thư, thông tin cho Thường trực Tỉnh uỷ biết về tình hình thi hành pháp luật và phòng, chống tham nhũng cũng như trên các lĩnh vực khác để Thường trực Tỉnh uỷ có biện pháp chỉ đạo kịp thời; trong đó, cần chú ý các đơn, thư phản ánh, kiến nghị góp ý về những chủ trương, chính sách có quan hệ trực tiếp đến đời sống của nhân dân.

Đối với các đơn thư xếp lưu, sau 5 năm, phòng Lưu trữ báo cáo Lãnh đạo Văn phòng xem xét cho tiêu hủy.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có nội dung cần bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn, Văn phòng Tỉnh uỷ sẽ tiếp tục điều chỉnh, bổ sung nhằm thực hiện có hiệu quả và đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công tác tiếp công dân và xử lý đơn, thư ở Văn phòng Tỉnh uỷ.

- Văn phòng Trung ương Đảng (b/c),

- Thường trực Tỉnh ủy (b/c),

- Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, (đã ký)

- Các phòng, đơn vị trực thuộc,

- Các tổ chức, cá nhân liên quan,