VĂn phòng số 15 – hd/vp hưỚng dẫN về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

Số 15 – HD/VP

Thi hành Điều 10 trong quy định số 23 ngày 20 tháng 01 năm 2011, của Ban Thường vụ Trung ương Hội Nông dân Việt Nam, quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam; Văn phòng Trung ương Hội Nông dân Việt Nam hướng dẫn về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam để thực hiện thống nhất trong các cấp Hội Nông dân, cơ quan Trung ương Hội Nông dân Việt Nam như sau:

Mỗi văn bản chính thức của Hội Nông dân bắt buộc phải có đủ 8 thành phần thể thức sau:

Tiêu đề trên văn bản của Hội Nông dân là:

“HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM”

Vị trí trình bày:

Tiêu đề được trình bày góc trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, đậm.

Ví dụ: HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

(Chữ in hoa, đậm, cỡ chữ 15)

- Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân toàn quốc, Đại hội đại biểu Hội Nông dân các cấp (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân toàn quốc:

Ví dụ:

ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

LẦN THỨ... ( Chữ in hoa đậm, cỡ chữ 14)

*
ĐẠI HỘI

ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

LẦN THỨ..(chữ in hoa, cỡ chữ 14)

ĐOÀN CHỦ TỊCH ( chữ in hoa đậm, cỡ chữ 14)

*

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân cấp tỉnh, thành phố

...

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

+ Văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân cấp huyện (huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh)

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

HỘI NÔNG DÂN HUYỆN CHÍ LINH LẦN THỨ....

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

*

+ Văn bản của Đại hội đại biểu hội nông dân xã, phường, thị trấn

HỘI NÔNG DÂN XÃ HÙNG SƠN NHIỆM KỲ..

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

*

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

*

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi chung là:

Ví dụ:

*

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

*

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh ghi chung là BAN CHẤP HÀNH HỘI NÔNG DÂN HUYỆN... hoặc QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ...( có thể viết tắt là BCH HỘI NÔNG DÂN HUYỆN..) và tên Hội Nông dân cấp trên trực tiếp.

HỘI NÔNG DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

*

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

HỘI NÔNG DÂN TỈNH NGHỆ AN

BCH HND HUYỆN ANH SƠN

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân xã, phường, thị trấn ghi chung là Ban chấp hành hội nông dân xã... hoặc phường, thị trấn.. và tên Hội nông dân cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

HỘI NÔNG DÂN

*

- Văn bản của các ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp ( ban tham mưu, giúp việc) được lập theo quyết định của Ban Thường vụ Hội Nông dân (nếu có con dấu và có thẩm quyền ban hành văn bản để trao đổi, giao dịch trong hoạt động) cần trình bày đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc và thể thức bổ sung (nếu có).

+ Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam.

Ví dụ:

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

*

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN KINH TẾ

*

+ Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Hội Nông dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH HOÀ BÌNH

*

Vị trí trình bày: Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái. Tên cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa, đứng, đậm. Tên cơ quan cấp trên viết bằng chữ in hoa đứng. Dưới tên cơ quan ban hành văn bản có dấu sao (*)để phân cách với số và ký hiệu.

- Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của Hội Nông dân các cấp, các ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp (nếu có thẩm quyền ban hành văn bản) ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ được tính từ ngày sau ngày bế mạc Đại hội đại biểu Hội Nông dân lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội đại biểu Hội Nông dân lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng số Ả Rập (1,2,3..).

- Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.

Văn bản do Hội Nông dân các cấp ban hành (Ban Chấp hành và Ban Thưòng vụ), viết tắt tên cơ quan ban hành là “HND” (Hội Nông dân) và thêm “TW” đối với cấp Trung ương, “T” đối với cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, “H” (hoặc Q,T) đối với cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, “X”(hoặc P,T) đối với cấp xã, phường, thị trấn, ( Chấp nhận ghi trùng một số từ viết tắt, ví dụ: tỉnh; thành phố thuộc tỉnh, thị xã, thị trấn đều viết tắt là “T”.

- Những số và ký hiệu đặc thù được vận dụng thống nhất:

+ Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lặp khi viết tắt:

*Quyết định và quy định của cùng một cơ quan ban hành được ghi tắt chung là QĐ và có cùng một hệ thống số.

*Chỉ thị: CT.

*Chương trình:CTr

*Thông tri:TT

*Tờ trình: TTr.

+ Số và ký hiệu văn bản của Đại hội đại biểu Hội Nông dân các cấp (Đại hội, Đoàn chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu và Ban Kiểm phiếu) được đánh giá liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc cho đến hết ngày bế mạc đại hội với ký hiệu là: Số.../ ĐH

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa (không đậm), giữa số và ký hiệu có dấu ngang nối (-), giữa tên loại và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/).

Vị trí trình bày: Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Kiểu chữ in thường, cỡ chữ 14. Giữa tên cơ quan ban hành văn bản và số, ký hiệu văn bản được phân cách bằng dấu (*)

Ví dụ:

*(Dấu * phân cách)

Số 22 – QĐ/HNDTW (Chữ in thường, cỡ chữ 14)

+ Số và ký hiệu thể loại Báo cáo của BCH Hội Nông dân tỉnh Bắc Giang:

*

Số 50 – BC/HNDT

HỘI NÔNG DÂN TỈNH BẮC GIANG

*

Số 55 – NQ/HNDH

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

*

Số 111 – CV/TCB

- Địa điểm ban hành văn bản:

+ Văn bản của Trung ương Hội Nông dân, các cơ quan trực thuộc Trung ương Hội và của Hội Nông dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành có trụ sở.

+ Văn bản của Hội Nông dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và của Hội Nông dân xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó.

+ Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn.

Ví dụ:

Văn bản của Hội Nông dân quận Hai Bà Trưng (Hà Nội)

*Địa danh hành chính một âm tiết:

Văn bản của Hội Nông dân tỉnh Nghệ An

Thành phố Vinh, ngày....

* Địa danh hành chính theo số thứ tự:

Văn bản của Hội Nông dân quận 6 (Thành phố Hồ Chí Minh)

Quận 6, ngày....

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không(0) đứng trước và phải ghi đầy đủ ngày....tháng.....năm....không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/)để thay các từ ngày, tháng, năm trong phần thể thức văn bản.

Vị trí trình bày: Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, thấp hơn một dòng so với tiêu đề văn bản. Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành có dấu phẩy (,).

Ví dụ:

(Kiểu chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 14)

*Văn bản của Hội Nông dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

Văn bản của Hội Nông dân tỉnh Hải Dương:

*Văn bản của Hội Nông dân huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh:

Văn bản của Hội Nông dân huyện Gia Bình (Bắc Ninh):

Gia Bình, ngày 10 tháng 4 năm 2009

*Văn bản của Hội Nông dân xã, phường, thị trấn:

Văn bản của Hội Nông dân xã Thanh Mai (huyện Thanh Chương, Nghệ An):

Thanh Mai, ngày 20 tháng 11 năm 2009

Tác dụng: Địa điểm ban hành văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ trực tiếp khi cần. Ngày, tháng, năm ban hành bảo đảm giá trị pháp lý về thời gian của văn bản, thuận tiện cho việc phân loại, lập hồ sơ, tra tìm, nghiên cứu,....

5 – Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản đó, như nghị quyết, chỉ thị, quyết định.. Kiểu chữ in hoa, đậm cỡ chữ 16

- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà Ban Chấp hành hoặc Ban Thường vụ ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó. Kiểu chữ in thường đậm, cỡ chữ 14 -15.

Ví dụ:

(Chữ in thường đậm, cỡ chữ 14 -15)

CỦA BAN THƯỜNG VỤ TRUNG ƯƠNG HỘI

về..

Riêng Công văn, trích yếu nội dung được trình bày duới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng cỡ chữ 12.

Số 357 –CV/HNDTW

(Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 12)

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại văn bản.

- Chữ ký, thể thức đề ký:

Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Trong thể thức đề ký văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên nguời ký. Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản.

+ Đối với văn bản của cơ quan lãnh đạo của Hội Nông dân các cấp: Đại hội đại biểu Hội Nông dân (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân các cấp ghi thể thức đề ký là T/M (thay mặt).

* Văn bản của Đại hội Đại biểu Hội Nông dân:

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (Chữ in hoa đứng, đậm, cỡ chữ 14)
(Chữ ký)

Họ và tên (Chữ in thường, đậm, cỡ chữ 14)

T/M ĐOÀN THƯ KÝ

TRƯỞNG ĐOÀN (chữ in hoa đứng, cỡ chữ 14

(Chữ ký)

Họ và tên
T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

TRƯỞNG BAN

(Chữ ký)

Họ và tên
T/M BAN KIỂM PHIẾU

TRƯỞNG BAN

(Chữ ký)

Họ và tên
* Văn bản của Trung ương Hội Nông dân Việt Nam và Hội Nông dân các cấp:

T/M BAN CHẤP HÀNH

CHỦ TỊCH

CHỦ TỊCH

(chữ ký)

(chữ ký)

(chữ ký)

* Cấp phó ký thay:

PHÓ TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

Họ và tên

+ Đối với một số văn bản được Ban Thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan uỷ quyền thì ghi thể thức đề ký là T/L (thừa lệnh). Người được uỷ quyền trực tiếp ký thừa lệnh không uỷ quyền lại cho người khác ký thay.

Ví dụ 1: Chánh hoặc phó chánh văn phòng được Ban Thường vụ Hội uỷ quyền trực tiếp ký:

T/L BAN THƯỜNG VỤ

CHÁNH VĂN PHÒNG

(hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)

(chữ ký)

- Dấu cơ quan ban hành:

Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng dấu của cơ quan ban hành văn bản. Dấu được đóng đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo đúng quy định của Bộ Công an.

Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.

Tác dụng: Chữ ký, thể đề ký và dấu cơ quan là thành phần thể thức rất quan trọng thể hiện trách nhiệm, chế độ làm việc của cơ quan và thẩm quyền của người có trách nhiệm ký văn bảnm, bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản.

- Ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và biên bản.

+ Văn bản Đại hội đại biểu Hội Nông dân các cấp:

* Trường hợp có dấu Đại hội:

Văn bản của Đại hội và Đoàn chủ tịch Đại hội đại biểu Hội Nông dân các cấp do Đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của Đoàn Thư ký do Truởng đoàn Thư ký ký; văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu do Trưởng Ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của Ban Kiểm phiếu do Trưởng ban kiểm phiếu ký.

Văn bản của Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký đại hội đóng dấu tương ứng. Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu dùng dấu Đại hội.

Ví dụ: Văn bản của Đoàn chủ tịch đại hội

(chữ ký)

* Trường hợp không có dấu Đại hội:

Trong trường hợp không có dấu Đại hội thì Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt Đoàn Chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ký trên các văn bản đại hội để lưu

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

chữ ký của đồng chí..

(hoặc BAN THƯỜNG VỤ)

(ghi rõ chức vụ)

Ký và đóng dấu BCH Hội Nông dân

+ Biên bản Đại hội, hội nghị:

Đại hội, hội nghị của Hội Nông dân, các cơ quan, tổ chức trực thuộc Hội Nông dân và hội nghị cán bộ đều phải ghi biên bản. Biên bản phải được người chủ trì đại hội, hội nghị và người ghi biên bản ký. Chữ ký của người chủ trì được trình bày ở góc phải và chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái trang cuối biên bản.

Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau).

** Trường hợp đại hội có dấu.

Ví dụ:
T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(ký và đóng dấu Đoàn thư ký) (ký và đóng dấu Đoàn chủ tịch)

Cấp ủy nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt Đoàn chủ tịch Đại hội.

Ví dụ:
T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

Họ và tên Họ và tên
Xác nhận

Chũ ký của đồng chí

(ghi rõ chức vụ)

(ký và đóng dấu BCH Hội Nông dân)

Họ và tên
* Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị:

** Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của Hội Nông dân các cấp.

Ví dụ:

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ

(ký) (ghi rõ chức vụ)

Ví dụ:

(ký) (Ghi rõ chức vụ)

Chữ ký của đồng chí

(Chánh hoặc phó Văn phòng ký và đóng dấu BCH Hội Nông dân,

hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc)

Họ và tên
8- Nơi nhận:

- Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, vv.. và để lưu. Cần ghi rõ mục đích gửi văn bản đối với từng nơi nhận.

- Nơi nhận: Cụm từ “Nơi nhận” in thường, gạch chân, cỡ chữ 14.

- Tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản: chữ in thường, cỡ chữ 12.

Vị trí trình bày: Đối với văn bản có tên gọi nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.

Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “kính gửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) phía trên phần nội dung văn bản và còn được ghi vào góc trái dưới phần nội dung văn bản (nếu gửi nhiều hơn).

Tác dụng: Nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp văn thư tính đủ số lượng bản cần đánh máy hoặc in và gửi văn bản đến nơi nhận chính xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ văn bản phát hành. Thông qua mục đích gửi văn bản giúp cho nơi nhận biết được trách nhiệm của mình đối với văn bản.

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất của từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau:

- Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật, tối mật và tuyệt mật.

Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật (Trường hợp không sử dụng con dấu có thể đánh máy) và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản.

Tác dụng: Dấu chỉ mức độ mật là dấu hiệu chỉ rõ tính chất mật của văn bản nhằm bảo vệ bí mật cho tài liệu, quá trình soạn thảo, ban hành, phát hành, xử lý văn bản, sử dụng, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu.

- Dấu chỉ mức độ khẩn có mức: khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc.

Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ khẩn (trường hợp không sử dụng con dấu có thể đánh máy) và được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật.

Tác dụng: Bảo đảm xử lý văn bản kịp thời, không chậm trễ về thời gian.

- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: “thu hồi”, “xong hội nghị trả lại”, “không phổ biến”, “lưu hành nội bộ”….

Vị trí trình bày: Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm của văn bản.

Các văn bản nếu có quy định không được phổ biến hoặc phạm vi sử dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng thì thường được ghi rõ “Không đăng báo, đài” ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.

Tác dụng: Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng giúp cho người xử lý văn bản biết giới hạn sử dụng văn bản đó; giúp cơ quan phát hành thu hồi đủ các văn bản khi cần thu hồi.

- Đối với các văn bản được các cơ quan tham mưu, giúp việc dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng, đủ chỉ dẫn về dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và “dự thảo thứ …”

Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về dự thảo được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật; văn bản giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản.

Tác dụng: chỉ dẫn về dự thảo tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, sửa chữa bản thảo, thuận tiện cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu…

- Các văn bản của các cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị thì đóng dấu hoặc đánh máy rõ chỉ dẫn “Tài liệu hội nghị… ngày… ”.

Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị được trình bày phía dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản.

Tác dụng: Giúp cho đại biểu nhận biết tài liệu hội nghị và cơ quan chuẩn bị văn bản, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thu thập đúng, đủ tài liệu để lập hồ sơ hội nghị, xác định giá trị tài liệu.

- Ký hiệu chỉ tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành.

Vị trí trình bày: Văn bản 1 trang được trình bày tại lề trái chân trang. Văn bản nhiều trang được trình bày tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng.

Tác dụng: Để biết người đánh máy, tên tệp lưu trong máy tính và số lượng bản phát hành để quy trách nhiệm, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn bản và quản lý được số lượng bản phát hành.

- Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành.

- Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

- Bản sao lục: là bản sao lại toàn văn bản từ bản sao y bản chính.

Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao.

Vị trí trình bày:

- Tên cơ quan sao văn bản: Trình bày ở góc trái trên cùng của thể thức sao, dưới đường phân cách.

- Số và ký hiệu bản sao: Các bản sao được đánh giá chung một hệ thống số theo nhiệm kỳ. Ký hiệu bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân các cấp sao ghi ký hiệu BS/HND; văn bản của Văn phòng sao ký hiệu BS/VP. Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao.

- Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải của thể thức sao dưới đường phân cách.

- Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao như sao y bản chính, trích sao, hoặc sao lục để ghi chính xác chỉ dẫn loại bản sao như: “Sao y bản chính”, “Trích sao từ bản chính sô…, ngày… của…” hoặc “Sao lục”.

Các chỉ dẫn bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản bằng chữ thường, đậm, nghiêng.

- Họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao.

- Nơi nhận văn bản sao nếu cần thiết có thể ghi mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, vv… Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao.

Tác dụng: Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao.

b- Đối với văn bản sao lục nhiều lần: Chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.

c- Văn bản sao bằng hình thức photocopy:

- Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao.

- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.

- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

1. Văn bản của Hội Nông dân được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4).

2. Vùng trình bày văn bản như sau:

- Mặt trước:

+ Cách mép trên trang giấy: 2,5 cm

+ Cách mép dưới trang giấy: 2,5 cm

+ Cách mép trái trang giấy: 3,5 cm

+ Cách mép phải trang giấy: 1,5 cm

- Mặt sau:

+ Cách mép trên trang giấy: 2,5 cm

+ Cách mép dưới trang giấy: 2,5 cm

+ Cách mép trái trang giấy: 1,5 cm

+ Cách mép phải trang giấy: 3,5 cm

3. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ của trang văn bản.

4. Những văn bản có 2 phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.

5. Phông chữ, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ la mã các chữ ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn Unicode (có bảng hướng dẫn riêng).

Những văn bản, văn kiện của Hội Nông dân in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này./.
Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHÒNG

- Thường trực TW Hội,

- Các Ban, đơn vị TW Hội,

- Các tỉnh, thành Hội,

- Lưu VT. Lại Xuân Môn

Mẫu 2: Vị trí các thành phần thể thức bản sao

6

7b

7c

13. Đường phân giới giữa văn bản sao với thể thức sao

14. Tên cơ quan sao

15. Số và ký hiệu sao

16. Ghi chỉ dẫn loại văn bản sao

17. Địa điểm và ngày, tháng, năm sao

18. Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao

19. Nơi nhận bản sao.