VĂn phòng số 11-hd/vptw đẢng cộng sản việt nam

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

TRƯỞNG ĐOÀN

(chữ ký)

Họ và tên

TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BAN KIỂM PHIẾU

TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

+ Văn bản của Trung ương và cấp uỷ các cấp

* Văn bản của Trung ương Đảng

Ví dụ:  

TỔNG BÍ THƯ

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BỘ CHÍNH TRỊ

TỔNG BÍ THƯ

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BỘ CHÍNH TRỊ

(chữ ký)

TỔNG BÍ THƯ

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BAN BÍ THƯ

(chữ ký)

* Văn bản của tỉnh uỷ, thành uỷ và các cấp uỷ trực thuộc Trung ương

Ví dụ:  

T/M TỈNH UỶ

BÍ THƯ

BÍ THƯ

(chữ ký)

BÍ THƯ

* Văn bản của cấp uỷ cấp huyện và các cấp uỷ trực thuộc tỉnh, thành uỷ

Ví dụ:  

T/M HUYỆN UỶ

BÍ THƯ

BÍ THƯ

(chữ ký)

 * Văn bản của đảng uỷ cơ sở

Ví dụ:  

T/M ĐẢNG UỶ

BÍ THƯ

BÍ THƯ

(chữ ký)

* Văn bản của đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở

Ví dụ:  

T/M ĐẢNG UỶ

BÍ THƯ

(chữ ký)

* Văn bản của chi bộ (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở)

Ví dụ:  

T/M CHI BỘ

BÍ THƯ

(chữ ký)

* Văn bản của uỷ ban kiểm tra các cấp

Ví dụ:  

T/M UỶ BAN KIỂM TRA

CHỦ NHIỆM

(hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM)

(chữ ký)

* Văn bản của đảng đoàn

Ví dụ:  

T/M ĐẢNG ĐOÀN

BÍ THƯ

(chữ ký)

* Văn bản của ban cán sự đảng

Ví dụ:  

T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG

BÍ THƯ

(chữ ký)

- Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ ghi thể thức đề ký cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp. Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay).

+ Cấp trưởng ký trực tiếp

Ví dụ:  

(chữ ký)

 

Q.CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

Họ và tên

+ Cấp phó ký thay

 Ví dụ:  

K/T TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

Họ và tên

+Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, thì không đề K/T (ký thay) mà ghi đúng chức vụ người ký.

Ví dụ:  Khi Tỉnh uỷ chưa bổ nhiệm chánh hoặc quyền chánh văn phòng tỉnh uỷ mà văn bản của văn phòng tỉnh uỷ ban hành do một phó chánh văn phòng phụ trách ký thì thể thức đề ký là:  

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(Chữ ký)

- Đối với một số văn bản được ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan đảng uỷ quyền ký ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh). Người được uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền cho người khác ký thay.

+ Chánh hoặc phó chánh văn phòng cấp uỷ được ban thường vụ uỷ quyền trực tiếp ký

Ví dụ:  

CHÁNH VĂN PHÒNG

(hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)

(chữ ký)

+ Chánh hoặc phó chánh văn phòng ban được trưởng ban uỷ quyền trực tiếp ký.

Ví dụ:  

T/L TRƯỞNG BAN

CHÁNH VĂN PHÒNG

(hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)

(chữ ký)

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an.

Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1).

Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của liên cơ quan ban hành được trình bày ngang hàng. Cơ quan chủ trì ban hành được trình bày ở vị trí bên trái.

Văn bản của đại hội và đoàn chủ tịch đại hội đảng bộ các cấp ban hành do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu đại hội do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký.

Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký đại hội đóng dấu tương ứng. Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu và văn bản của ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội.

Trong trường hợp không có dấu đại hội thì cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký trên các văn bản đại hội để lưu.

Ví dụ:  

Xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội:  

(Chữ ký)

chữ ký của đồng chí....

(hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ)

(ghi rõ chức vụ)

ký và đóng dấu cấp uỷ

Đại hội, hội nghị của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng và hội nghị cán bộ đều phải ghi biên bản.Biên bản phải được người chủ trì đại hội, hội nghị và người ghi biên bản ký.Chữ ký của người chủ trì được trình bày ở góc phải và chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái trang cuối biên bản.

Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau).

 + Về ký, đóng dấu biên bản đại hội:  

* Trường hợp đại hội có con dấu

Ví dụ:  

T/M ĐOÀN THƯ KÝ (ký và đóng dấu Đoàn Thư ký) Họ và tên

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký và đóng dấu Đoàn Chủ tịch) Họ và tên

* Trường hợp đại hội không có con dấu thì cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội.

Ví dụ:  

T/M ĐOÀN THƯ KÝ (ký) Họ và tên

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) Họ và tên

Xác nhận

chữ ký của đồng chí....

(hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ)

(ghi rõ chức vụ)

(ký và đóng dấu cấp uỷ)

+ Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị:  

*Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng.

Ví dụ:  

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký)   Họ và tên

CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) (ký và đóng dấu cấp uỷ hoặc dấu tổ chức, cơ quan đảng) Họ và tên

* Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị.

Ví dụ:  

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ và tên

CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) (ký) Họ và tên

Xác nhận

chữ ký của đồng chí....

(chánh hoặc phó chánh văn phòng)

(ký và đóng dấu cấp uỷ, hoặc cơ quan đảng)

Họ và tên

d. Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... của cấp uỷ, của cơ quan đảng hoạt động có thời hạn.

- Về thể thức đề ký văn bản:  

Thể thức đề ký văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,...

Ví dụ:           

PHÓ BÍ THƯ

kiêm

(Chữ ký)

kiêm

(Chữ ký)

 + Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... thành lập nhưng không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy định về sử dụng con dấu của cấp uỷ, cơ quan có thẩm quyền thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đó.

Nếu các đồng chí lãnh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... là thường trực cấp uỷ hoặc lãnh đạo cơ quan ký văn bản thì được sử dụng con dấu của cấp uỷ hoặc cơ quan. Các trường hợp khác, sử dụng con dấu của cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng,... đó.

Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v.. và nơi lưu. Nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1).

Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản".

 Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi..." và "Đồng kính gửi..." (nếu có) trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - mẫu 1) và còn được ghi như các loại văn bản có tên gọi khác (ô số 8b - mẫu 1).

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:  

Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức:  mật, tối mật và tuyệt mật.

Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1).

2. Dấu chỉ mức độ khẩn

Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức:  khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ.

Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày phía dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10-mẫu 1).

3. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị

- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như:  "THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI", "XEM XONGTRẢ LẠItrước ngày.... ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", "LƯU HÀNH NỘI BỘ". Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 11 - mẫu 1). Riêng trường hợp chỉ dẫn "KHÔNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG" ghi ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi ngày tháng năm dự thảo và có chỉ dẫn "Dự thảo lần thứ..." được trình bày dưới số và ký hiệu (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho các cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản.

- Văn bản được sử dụng tại hội nghị thì ghi chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị... ngày...", trình bày phía trên tiêu đề và địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12 a - mẫu 1).

Có 3 loại bản sao:  

- Bản sao y bản chính:  là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhân sao và phát hành.

- Bản trích sao:  là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

- Sao thông thường:  là hình thức sao bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần sao.

- Sao photocopy:  là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

3. Thể thức bản sao và cách trình bày

a. Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường:  

Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được trình bày phía dưới đường phân cách (đường 13 - mẫu 2) với nội dung được sao như sau:  

- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dưới đường phân cách (ô số 14 - mẫu 2).

- Số và ký hiệu bản sao:  các bản sao được đánh chung một hệ thống số của từng cơ quan sao theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu các loại bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2).

- Chỉ dẫn loại bản sao:  tùy thuộc vào loại bản sao để ghi:  "Sao y bản chính", hoặc:  "Trích sao từ bản chính số... ngày... của...." hoặc:  "Sao lục". Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày trên cùng góc phải, dưới đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2).

- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17 - mẫu 2).

- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới địa điểm, ngày tháng năm sao (ô số 18 - mẫu 2).

- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi như:  để thi hành, để phổ biến, v.v.. Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2).

Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.

- Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao.

- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.

- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:  

1. Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kính thước 210 x 297 mm (ti 2.êu chuẩn A4) sai số cho phép

2. Vùng trình bày văn bản như sau:  

a. Mặt trước:  

- Cách mép trên trang giấy:  25 mm.

- Cách mép dưới trang giấy:  25 mm.

- Cách mép trái trang giấy:  35 mm.

- Cách mép phải trang giấy:  15 mm.

b. Mặt sau (nếu in 2 mặt):  

- Cách mép trên trang giấy:  25 mm.

- Cách mép dưới trang giấy:  25 mm.

- Cách mép trái trang giấy:  15 mm.

- Cách mép phải trang giấy:  35 mm.

3. Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).

4. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số Ả Rập.

5. Đối với các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:  2001 (bộ mã TCVN 6909:  2001) như mẫu 3 hướng dẫn này.

6. Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.

1. Hướng dẫn này thay thế "Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản số 01-HD/VPTW, ngày 02-02-1998" và có hiệu lực từ ngày ký.

2. Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến cơ sở tổ chức thực hiện hướng dẫn này.

Văn phòng Đảng uỷ Quân sự Trung ương và Văn phòng Đảng uỷ Công an Trung ương cụ thể hoá Hướng dẫn này cho phù hợp với đặc điểm tổ chức Đảng trong Quân đội và Công an.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng.

CHÁNH VĂN PHÒNG