UỶ ban nhân dân huyện sốp cộP

Hồ sơ là một tập tài liệu có nội dung liên quan đến một vấn đề, sự kiện, nhân vật được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân có giá trị về mặt kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội…

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và thực tế công việc được giao mà cán bộ, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa. Trong quá trình giải quyết việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.

b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

- Cán bộ Văn thư, cán bộ được phân công phụ trách công tác Văn thư và tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc được giao có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết để trong hồ sơ.

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết việc;

c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn;

a) Phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho bộ phận lưu trữ biết và phải được sự đồng ý của Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện, thời hạn giữ lại không quá 2 năm;

b) Cán bộ, công chức được chuyển công tác, thôi việc, trước khi nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị công tác hay người kế nhiệm (có biên bản kèm theo).

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ huyện được quy định như sau

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và hai bản "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ huyện giữ mỗi loại một bản.

a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện, UBND huyện trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại Văn phòng HĐND - UBND huyện.

3. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã trong huyện, cơ quan, tổ chức cùng cấp thuộc huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Văn thư - Lưu trữ huyện về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị bộ phận Lưu trữ huyện đúng quy định.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.

Mục 4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý, sử dụng con dấu của HĐND, UBND huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện. Cán bộ Văn thư tại bộ phận Văn thư - Lưu trữ huyện chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện việc quản lý và sử dụng con dấu của HĐND, UBND huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện.

2. Con dấu của HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư, không đưa con dấu ra khỏi phòng làm việc. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong, con dấu được cất ngay vào tủ, khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

c) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của HĐND, UBND huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện.

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

a) Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;

b) Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Hàng năm bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ huyện, cụ thể:

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành 02 bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và bộ phận Lưu trữ huyện giữ mỗi loại một bản.

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của huyện.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Văn phòng HĐND - UBND phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND huyện về việc quyết định:

a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

a) Phó Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện phụ trách Văn thư - Lưu trữ: Chủ tịch Hội đồng;

b) Đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị có tài liệu: ủy viên;

c) Cán bộ làm công tác Văn thư huyện: Uỷ viên;

d) Cán bộ làm công tác Lưu trữ huyện: ủy viên;

e) Cán bộ, công chức thảo văn bản: Uỷ viên.

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định tại khoản 1 Điều này; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

c) Thông qua biên bản, trình Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện quyết định.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND huyện về việc quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.

a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

b) Trình Chánh văn phòng hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị;

d) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị;

đ) Thẩm tra tài liệu hết giá trị khi tiêu hủy;

e) Hoàn thiện hồ sơ trình Chủ tịch UBND huyện ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

g) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

h) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị;

c) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

d) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

6. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu;

c) Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ và của cơ quan, tổ chức có tài liệu;

d) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Văn phòng HĐND - UBND huyện là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện, Cán bộ Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ huyện theo đúng quy định của Pháp luật.

2. Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau 10 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ đơn vị;

b) Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau 2 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ đơn vị.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn.

Mục 2. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan

Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ.

2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.

3. Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ được quy định như sau:

a) Uỷ ban nhân dân cấp xã, các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện và cơ quan, tổ chức cùng cấp thuộc huyện gửi báo cáo về lưu trữ huyện;

b) Uỷ ban nhân dân huyện gửi báo cáo về lưu trữ tỉnh.

4. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu thống nhất quy định tại Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác Văn thư, Lưu trữ.

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Nguyên tắc:

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ huyện do các cán bộ, công chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó;

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ huyện. Kho lưu trữ huyện phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo qui định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

2. Trách nhiệm:

a) Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ để lưu trữ tài liệu theo đúng quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

b) Cán bộ Lưu trữ huyện có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Mục 3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của UBND huyện và Văn phòng HĐND - UBND huyện được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Cán bộ, công chức trong các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện, có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Chánh, phó văn phòng HĐND - UBND huyện. Cán bộ, công chức ngoài khối cơ quan thuộc UBND huyện phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu (đối với người nước ngoài).

Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc.

2. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc phải được Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Văn thư, Lưu trữ cho phép.

3. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Văn phòng HĐND - UBND huyện:

Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.