Quy trình mua và triển khai phần mềm thương mại điện tử

2.3.11. Các bước doanh nghiệp cần triển khai

1. 
   Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (Definition Phase)
   

Trong bước đầu tiên này doanh nghiệp cần xác định cụ thể hệ thống thông tin cần được xây dựng. Ba nội dung cần đề cập đến là phạm vi của hệ thống, lợi ích kinh tế mà hệ thống sẽ mang lại và kế hoạch vận hành. Bên cạnh đó, cần xác định tính khả thi của việc mua hệ thống, điểu tra thị trường về sản phẩm và khả năng nhà cung cấp tiềm năng.

Để có thể đặt mua được hệ thống phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì người mua cần đưa ra được các yêu cầu cụ thể và chính xác vì vậy đây là bước rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp chỉ đưa ra các yêu cầu chung chung thì người cung cấp khó nắm hết được mục đích của người mua và dẫn đến việc không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp và hệ thống không thực sự phù hợp với doanh nghiệp.

Bản mô tả cần nêu được những yêu cầu cụ thể về các vai trò của hệ thống ở mức độ có thể sử dụng bản mô tả này để đưa ra bản hỏi hàng (RFP-Request for Proposal) chính xác, đầy đủ để cung cấp cho các nhà cung cấp tiềm năng.

Bước 3: Lập danh sách các sản phẩm phù hợp

Trong bước này, doanh nghiệp sử dụng các mô tả về hệ thống ở bước 2 để loại bỏ bớt các sản phẩm tiềm năng ở bước 1. Bên cạnh đó cần xem xét năng lực của các nhà cung cấp và loại bớt các nhà cung cấp đã từng có vấn đề trục trặc với khách hàng trước đó. Doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia trong ngành của mình để tư vấn nhằm chọn lựa ra được các nhà cung cấp có đủ năng lực cung cấp hệ thống phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp

Đối với nhà cung cấp, các tiêu chí bắt buộc có thể bao gồm:

- Nhà cung cấp đó đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này;

-Quy mô của nhà cung cấp, doanh nghiệp của họ có bao nhiêu nhân viên, trong đó có bao nhiêu chuyên gia trong lĩnh vực này;

- Xem xét bản báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong 5 năm gần nhất;

- Các mặt hàng chính, doanh thu hàng năm của các mặt hàng đó;

- Trụ sở và chi nhánh của công ty cũng như địa chỉ của bộ phận hỗ trợ khách hàng;

- Các hình thức và mức độ hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau khi mua hàng;

Đối với hệ thống, các tiêu chí bắt buộc bao gồm:

- Chức năng của gói hệ thống: hệ thống cần có thể thực hiện đa chức năng và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp nhất với khách hàng.

- Các yêu cầu về kỹ thuật bao gồm các tiêu chí đối với phần cứng và hệ thống các phần mềm để triển khai hệ thống và các yêu cầu về cơ sở dữ liệu cần thiết. Cũng cần đưa ra các yêu cầu về loại hình, số lượng và nội dung của các tài liệu hướng dẫn liên quan đến phần cứng và phần mềm của gói hệ thống để sử dụng trong quá trình lắp đặt, vận hành, bảo trì cũng như để huấn luyện người dùng.

Bước 5: Xây dựng bản mời thầu (RFP)

Đây là văn bản được sử dụng để gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng yêu cầu họ đưa ra các bản chào hàng trong đó mô tả chi tiết gói sản phẩm của họ cũng như giải thích sản phẩm của họ phù hợp với các yêu cầu do doanh nghiệp đưa ra như thế nào.

Đội dự án dựa trên các tiêu chí đã được xác định ở trên để xây dựng RFP. Bản RFP giúp các nhà cung cấp nắm được mục tiêu xây dựng hệ thống cũng như các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống; mô tả về giá của gói hệ thống cũng như các phụ phí liên quan đến công tác tập huấn và tư vấn, đặc điểm của doanh nghiệp sử dụng hệ thống, các tiêu chí đánh giá bản chào hàng và các điều kiện để dự thầu. Bước 5 kết thúc khi bản mời thầu này được hoàn tất và gửi đến các nhà cung cấp.

Bước 6: Đánh giá các hồ sơ dự thầu và lựa chọn gói sản phẩm phù hợp nhất

Đội dự án đánh giá các hồ sơ dự thầu dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra đối với hệ thống và các tiêu chí cụ thể đã được xác định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần yêu cầu cung cấp các bản thử nghiệm để cài đặt dùng thử. Ngoài ra, cũng cần tiến hành khảo sát ý kiến của người dùng ở các công ty đã triển khai gói hệ thống. Nhà cung cấp có nghĩa vụ cung cấp cho doanh nghiệp các tài liệu tham khảo dạng này dựa trên chính những yêu cầu của doanh nghiệp: ví dụ phải cung cấp thông tin tham khảo của những doanh nghiệp có cùng quy mô, ngành nghề, có vị trí địa lý gần nhau...

Đây là khâu rất quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống, vì vậy, đội dự án cần dành nhiều thời gian và nhân lực vào khâu này để có những đánh giá chính xác nhất, đưa ra lựa chọn cuối cùng về hệ thống sẽ mua để triển khai tại doanh nghiệp mình.

Bước 7: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp và gói sản phẩm phù hợp thì đội dự án tiến hành đàm phán với nhà cung cấp để tìm ra cách thức giảm thiểu những khác biệt giữa yêu cầu của doanh nghiệp về hệ thống và khả năng đáp ứng của gói hệ thống của nhà cung cấp.

Nội dung của hợp đồng bao gồm: điều khoản giá cả, số đăng ký, điều khoản thanh toán, mô tả chức năng của hệ thống, quy trình nghiệm thu hệ thống, quy trình chuyển giao hệ thống, nghĩa vụ sửa chữa và bảo trì hệ thống, điều khoản giải quyết tranh chấp, các văn bản cần chuyển giao, ...Một điều khoản nữa rất quan trọng là nghĩa vụ của người bán giúp người mua nâng cấp hệ thống trong tương lai.

2. 
   Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống (Construction Phase)
   

Trường hợp gói hệ thống mua về không cần chỉnh sửa thì doanh nghiệp có thể ngay lập tức triển khai kiểm định hệ thống. Việc chạy thử nghiệm nhằm đảm bảo hệ thống phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp và người dùng có thể sử dụng thuận tiện. Nhà cung cấp sẽ có nghĩa vụ chuyển giao các tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng và tài liệu kỹ thuật cho những người tiến hành lắp đặt hệ thống.

Trường hợp gói hệ thống cần thực hiện một số thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể có một số lựa chọn để thực hiện những thay đổi đó, bao gồm: ký hợp đồng với chính nhà cung cấp, ký hợp đồng với một bên thứ ba, hoặc sửa đổi hệ thống dựa vào chính nguồn lực trong doanh nghiệp.

C. Giai đoạn 3: Giai đoạn lắp đặt và vận hành hệ thống (Implementation Phase)

Các bước trong giai đoạn 3 này hoàn toàn tương tự như giai đoạn 3 trong phương pháp SDLC.

Trong bước này những hoạt động cần thực hiện bao gồm: lên kế hoạch lắp đặt hệ thống, rà soát và loại bỏ những dữ liệu không phù hợp, chuyển đổi sang sử dụng hệ thống và tập huấn cho người dùng sử dụng hệ thống. Một yếu tố hết sức quan trọng quyết định sự thành công của quy trình lắp đặt hệ thống là sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp.

Việc lắp đặt và sử dụng hệ thống mới có thể dẫn đến những thay đổi rất lớn trong cách thức làm việc của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia quản lý sự thay đổi để hỗ trợ cho họ giải quyết những phản ứng tiêu cực từ phía người dùng khi hệ thống mới được đưa vào sử dụng.

Bước 2: Vận hành hệ thống

Nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành tốt ngay từ những ngày đầu tiên thì doanh nghiệp cần giữ mối liên hệ liên tục và mật thiết với nhà cung cấp để có thể nhận được hỗ trợ tức thì của họ trong trường hợp xảy ra sự cố.

Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên quy định nghĩa vụ này của nhà cung cấp trong hợp đồng giữa hai bên, như vậy doanh nghiệp sẽ tránh được những chi phí không cần thiết trong suốt quá trình sử dụng hệ thống.

- Phương pháp mua hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian so với phương pháp doanh nghiệp tự phát triển hệ thống, mặc dù thời gian để có thể đưa một hệ thống vào vận hành cũng kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy vào quy mô của hệ thống.

- Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này khi nguồn kinh phí dành cho hệ thống bị hạn chế.

Bảng 8. 2. So sánh chi phí giữa phương pháp tự xây dựng hệ thống

và phương pháp mua hệ thống

Đơn vị: US Dollar

Mua hệ thống bên ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, các chuyên gia hệ thống của doanh nghiệp sẽ có thể dành thời gian nghiên cứu và phát triển các ứng dụng quan trọng cho riêng doanh nghiệp nhằm tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Chất lượng hệ thống tốt hơn do hệ thống này được phát triển bởi doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực thiết kế hệ thống, họ sẽ dành nhiều thời gian và tập hợp được đội ngũ các chuyên gia giỏi tham gia vào quá trình thiết kế. Ngoài ra, hệ thống của doanh nghiệp sẽ liên tục được nâng cấp theo những thay đổi về công nghệ diễn ra hết sức nhanh chóng.

(ii) Nhược điểm

Do không tự thiết kế ra hệ thống nên trong quá trình vận hành doanh nghiệp dễ rơi vào trạng thái bị động do không hiểu hết về hệ thống. Để tránh trường hợp này thì cần thực hiện tập huấn kỹ càng cho các chuyên gia hệ thống của doanh nghiệp và nhân viên, do đó sẽ làm tăng chi phí lắp đặt hệ thống. Bên cạnh đó, do không hiểu hết về hệ thống nên trong quá trình vận hành doanh nghiệp có thể không sử dụng hết những tính năng của hệ thống.

Phương pháp này cũng tồn tại các nhược điểm đó là doanh nghiệp mất đi sự tự chủ, mất khả năng kiểm soát; bất ổn về an toàn thông tin, thông tin của doanh nghiệp rất dễ bị rò rỉ ra ngoài; doanh nghiệp phải phụ thuộc vào công ty cung cấp dịch vụ bên ngoài trong quá trình vận hành và bảo trì hệ thống. Nguy cơ sẽ xảy ra khi nhà cung cấp bị phá sản hoặc nhà cung cấp không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.

2.4. Kỹ năng quản lý dự án thương mại điện tử trong doanh nghiệp

Vì thương mại điện tử liên quan đến nhiều lĩnh vực chức năng, cần phải chỉ định một nhóm nhân viên từ các lĩnh vực khác nhau cùng hợp tác như một nhóm đa chức năng.

+ Một nhà quản lý dự án cần phải có thẩm quyền và trách nhiệm chỉ đạo và lắp đặt website.

+ Mỗi phòng sẽ bị ảnh hưởng bởi việc tạo ra các ứng đụng thương mại điện tử cần phải chỉ định một thành viên chịu trách nhiệm trước nhóm này.

+ Cần phải cung cấp cho các thành viên nhóm dự án trách nhiệm và thẩm quyền ra quyết định.

+ Nhóm này cần phải phát triển kế hoạch dự án toàn diện với các mục tiêu, ngày tháng rõ ràng và những người được giao cho từng nhiệm vụ cụ thể.

Để tạo ra một site thương mại điện tử hiệu quả, sẽ phải xác định một người chính làm quản lý dự án. Quản lý dự án cần có thẩm quyền và trách nhiệm để có thể nhận các nguồn lực để tạo ra một dịch vụ thương mại điện tử thành công. Quản lý dự án cần có hiểu biết về các chính sách, sản phẩm và khách hàng của công ty. Họ phải có nhận thức rõ ràng về việc thương mại điện tử có thể làm được gì cho công ly. Cần kỹ năng cần thiết cho việc quản lý dự án thành công bao gồm khả năng sắp xếp ưu tiên, làm việc với các nhân viên, khả năng lãnh đạo mọi người, đặt các mục tiêu và phương hướng, xác định các vấn đề trước khi chúng xuất hiện và làm việc trong phạm vi hệ thống. Xác định những người từ các tổ chức chức năng khác nhau để đưa vào nhóm dự án thương mại điện tử. Họ phải được trao thẩm quyền ra quyết định cho các phòng mà họ đại diện. Các phòng có đại diện có khả năng là tài chính, dịch vụ thông tin, thị trường và kinh doanh (MARCOM), marketing, khai thác và bán hàng. Quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh. Các thành viên của nhóm đại diện cho các bộ phận chịu trách nhiệm về việc phát triển công việc của giai đoạn. Họ cần phải cung cấp cho quản lý dự án lịch trình của mình liên quan đến việc thực hiện từng nhiệm vụ. Trưởng nhóm sẽ phải tạo ra một lịch trình đã được liên kết, xác định từng nhiệm vụ thời gian tiêu hao cho từng công việc, các điều kiện tiên quyết, và thành viên nhóm/phòng phụ trách từng nhiệm vụ. Nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý và tạo ra một dịch vụ thương mại điện tử.

Các công ty lớn thường có nhiều dự án CNTT triển khai cùng một lúc, một số trong đó có thể là dự án TMĐT. Một số giám đốc CNTT (CIO) của các công ty lớn dùng kỹ thuật quản lý danh mục dự án trong các việc này. Quản lý danh mục dự án là kỹ thuật giám sát mỗi dự án như một khoản đầu tư trong danh mục tài chính. Các CIO ghi lại các dự án vào danh sách (thường sử dụng các trang excel hoặc phần mềm quản lý dữ liệu) và cập nhật danh sách này thường xuyên về tình trạng của mỗi dự án.

Để có được những sáng kiến trong lĩnh vực TMĐT, doanh nghiệp cần có sự trợ giúp của các thành viên chủ chốt. Những nhân vật này có thể giải đáp nhiều câu hỏi và hỗ trợ cho kế hoạch TMĐT của phát triển thành công.

Câu hỏi ôn tập

1. Phương pháp SDLC là gì? Hãy nêu các bước tiến hành của phương pháp SDLC.

2. Phương pháp thử nghiệm là gì? Hãy nêu các bước tiến hành của phương pháp thử nghiệm.

3. So sánh phương pháp SDLC với phương pháp thử nghiệm.

4. Phương pháp phát triển ứng dụng nhanh là gì? Hãy nêu các bước tiến hành của phương pháp thử nghiệm.

5. Hãy nêu ưu và nhược điểm của phương pháp phát triển nhanh