Chương VI HỆ THỐNG CHỨNG TỪ, MẪU BIỂU VÀ CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO

1. Hệ thống chứng từ, sổ, mẫu biểu:

(Phụ lục đính kèm)

2. Chế độ thông tin báo cáo

2.1. BHXH tỉnh, huyện: Mở sổ theo dõi và lập báo cáo về thu cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo Mẫu quy định tại Văn bản này.

2.2. Thời hạn nộp báo cáo.

a) BHXH huyện gửi BHXH tỉnh:

- Báo cáo tháng: trước ngày 03 của tháng sau; dữ liệu điện tử chuyển trước ngày 02.

- Báo cáo quý: trước ngày 10 tháng đầu quý sau, kèm theo dữ liệu điện tử.

- Báo cáo năm: trước ngày 10/01 năm sau, kèm theo dữ liệu điện tử.

b) BHXH tỉnh gửi BHXH Việt Nam:

- Báo cáo tháng: trước ngày 05 tháng sau, dữ liệu điện tử chuyển trước ngày 03. Riêng dữ liệu điện tử báo cáo chỉ tiêu quản lý thu, cấp sổ, thẻ (Mẫu B01-TS): đồng thời gửi Ban Thu, Ban Sổ-thẻ.

- Báo cáo quý: trước ngày 25 tháng đầu quý sau, kèm theo dữ liệu điện từ.

- Báo cáo năm: trước ngày 25/01 năm sau, kèm theo dữ liệu điện tử.

1. Lập, kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN, nộp đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình, quy định tại Văn bản này.

2. Khi ngừng tham gia BHYT phải nộp lại thẻ BHYT còn hạn sử dụng cho đơn vị, cơ quan quản lý đối tượng.

3. Tự bảo quản sổ BHXH (từ 01/01/2016), thẻ BHYT.

4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai trong hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN; các hồ sơ, tài liệu cung cấp cho đơn vị và cơ quan BHXH.

Điều 50. Trách nhiệm của đơn vị, Đại lý thu

1. Đơn vị

1.1. Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN.

1.2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ của người tham gia và đơn vị.

1.3. Thu hồi thẻ BHYT của người lao động ngừng tham gia BHYT, nộp cho cơ quan BHXH để điều chỉnh số phải thu (trừ trường hợp chết; chờ giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hàng tháng).

Trường hợp gửi Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS) bằng hình thức trao đổi thông tin qua mạng internet thì cuối tháng chuyển thẻ BHYT cho cơ quan BHXH. Chi phí khám, chữa bệnh BHYT phát sinh (nếu có) kể từ thời điểm báo giảm đến khi cơ quan BHXH nhận được thẻ BHYT do đơn vị có trách nhiệm thanh toán.

1.4. Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cơ quan BHXH.

1.5. Phổ biến pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN trong đơn vị.

2. Đại lý thu

2.1. Thực hiện đúng quy trình, quy định tại Văn bản này; bảo quản, sử dụng biên lai thu tiền do cơ quan BHXH cấp, đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu theo quy định.

2.2. Thực hiện tuyên truyền, vận động, hướng dẫn người tham gia về mức đóng, phương thức đóng; địa điểm đóng, quyền lợi về BHXH, BHYT theo quy định.

2.3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về lập hồ sơ, thời hạn nộp hồ sơ và số tiền đã thu của người tham gia theo quy định.

Điều 51. Trách nhiệm của cơ quan BHXH

1. BHXH huyện

1.1. Tổ chức thực hiện thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với các đối tượng được phân cấp và hướng dẫn tại Văn bản này.

1.2. Tổ chức thực hiện kiểm tra các nội dung do người tham gia, đơn vị đã kê khai, kiến nghị xử lý theo quy định của pháp luật đối với các trường hợp kê khai không đúng.

1.3. Tổng hợp, báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi chậm đóng; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT hằng quý, năm theo quy định.

1.4. Lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ truy thu BHXH, BHYT, BHTN theo quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật.

1.5. Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

1.6. Phân công nhiệm vụ, quy định mối quan hệ phối hợp của các tổ nghiệp vụ và công chức, viên chức để thực hiện quy trình, quy định thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Không được phân công, phân cấp trái với quy định này.

2. BHXH tỉnh

2.1. Tổ chức thực hiện thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với các đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN do BHXH tỉnh trực tiếp thu theo quy định.

2.2. Phân công nhiệm vụ, quy định mối quan hệ phối hợp của công chức, viên chức, các phòng thuộc BHXH tỉnh, tổ thuộc BHXH huyện để thực hiện quy trình, quy định thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Không được phân công, phân cấp trái với quy định này.

2.3. Thành lập Tổ thẩm định để giải quyết hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian trước ngày 01/01/1995. Thành phần Tổ thẩm định gồm:

- Lãnh đạo BHXH tỉnh làm tổ trưởng.

- Lãnh đạo Phòng Cấp sổ, thẻ làm tổ phó.

- Đại diện Phòng Quản lý thu, Phòng Chế độ BHXH, Phòng Kiểm tra, Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính là thành viên. Trong đó, Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ trong thời gian giải quyết.

Khi thẩm định hồ sơ, Tổ thẩm định phải lập biên bản chi tiết cho từng hồ sơ (ghi rõ nội dung thẩm định; căn cứ thẩm định; ý kiến cụ thể, chịu trách nhiệm về nội dung thẩm định và ký xác nhận của từng thành viên).

2.3. Hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc công tác thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với BHXH huyện.

2.4. Thẩm định số liệu thu BHXH, BHYT, BHTN đối với BHXH huyện theo định kỳ quý, năm, lập Biên bản (Mẫu C03-TS).

2.5. Quản lý chặt chẽ việc tiếp nhận và sử dụng phôi bìa sổ BHXH và thẻ BHYT theo quy định tại Văn bản này.

2.6. Các Phòng: KH-TC, Chế độ BHXH, Giám định BHYT, Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính, Công nghệ thông tin, Tổ chức cán bộ và Văn phòng phối hợp với phòng Quản lý thu, phòng Cấp sổ, thẻ lập kế hoạch thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quản lý phần mềm; xử lý các nghiệp vụ liên quan và quản lý hồ sơ.

2.7. Xây dựng quy trình khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đúng chức năng, nhiệm vụ và quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với BHXH tỉnh, BHXH huyện theo quy định.

3. BHXH Việt Nam

3.1. Ban Thu, Ban Sổ - thẻ:

a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra giám sát, đôn đốc BHXH tỉnh thực hiện thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định tại Văn bản này.

b) Hằng năm:

- Xây dựng kế hoạch kiểm tra BHXH tỉnh về việc chấp hành quy định tại Văn bản này và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

- Thẩm định số liệu thu BHXH, BHYT, BHTN; tình hình quản lý, sử dụng phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT đối với BHXH tỉnh hàng quý, năm.

- Kiểm tra, khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH tỉnh.

c) Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam sửa đổi, nâng cấp, quản lý và ứng dụng phần mềm quản lý thu, quản lý nợ, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đồng bộ, liên thông phù hợp với điều kiện của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh.

3.2. Trung tâm Công nghệ thông tin:

a) Chủ trì, phối hợp với các Ban nghiệp vụ có liên quan để xây dựng, sửa đổi, nâng cấp, quản lý và chuyển giao, hướng dẫn kịp thời ứng dụng phần mềm quản lý thu; quản lý nợ; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đồng bộ, liên thông phù hợp điều kiện của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện;

b) Ban hành quy định về quản lý, khai thác dữ liệu thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trong toàn Ngành phù hợp tình hình cụ thể từng thời kỳ.

Đối với chương trình quản lý thu, phải đảm bảo sau khi ghi dữ liệu vào chương trình theo quy định tại Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 35 thì không thể sửa, xóa dữ liệu, trừ trường hợp có ý kiến của Giám đốc BHXH bằng văn bản và do Phòng/Tổ Công nghệ thông tin thực hiện.

3.3. Các Ban: Tài chính, Kế toán, Kế hoạch và Đầu tư, Thực hiện chính sách BHXH, Thực hiện chính sách BHYT, Pháp chế, Văn phòng và Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam phối hợp với Ban Thu, Ban Sổ - Thẻ:

a) Lập kế hoạch thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quản lý phần mềm và xử lý các nghiệp vụ liên quan;

b) Hướng dẫn nghiệp vụ thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; xây dựng, điều chỉnh kế hoạch thu; chế độ thông tin, báo cáo đối với BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân đảm bảo đồng bộ với Văn bản này.

3.4. Ban Đầu tư quỹ thông báo mức lãi suất đầu tư từ quỹ BHXH do BHXH Việt Nam công bố cho BHXH tỉnh.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc, BHXH tỉnh báo cáo BHXH Việt Nam xem xét, giải quyết./.