BỘ TÀi nguyên và MÔi trưỜng số: 24/2006/QĐ-btnmt

- Nhiệt độ: 0^oC – 25^oC (32^oF – 77^oF)

- Độ ẩm 40% - 60%

- Không để tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời.

b) Tủ chứa vật mang tin:

- Hộp hút ẩm bằng nhựa: thể tích khác nhau từ 18 lít, 27 lít và 38 lít phù hợp với nhu cầu sử dụng ít hoặc không chuyên nghiệp.

- Loại hộp hút ẩm có hạt hút ẩm và được sấy khô khi đã ngậm nước bằng điện 220 – 240v.

- Tủ chứa hút ẩm: loại tủ hút ẩm sử dụng bằng điện 220 – 240v, luôn giữ được độ ẩm ổn định trong tủ.

Một số loại tủ hút ẩm - Tủ đựng vật mang tin điện tử: Sử dụng tủ chuyên dùng để lưu giữ các vật mang tin điện tử (đĩa từ, băng từ v.v.) khác nhau có tác dụng chống cháy, chống va đập, hút, chống ẩm mốc v.v. Có một số tủ kích thước chuẩn như sau:

A.8 QUY TRÌNH VỆ SINH KHO BẢO QUẢN TƯ LIỆU

8.1. Những trang bị cần thiết

- Mũ, áo choàng, khẩu trang, găng tay, kính bảo hộ lao động;

- Chổi ni lông loại lớn cán dài và loại vừa;

- Chổi lông loại mềm;

- Vải sạch để lau giá, cặp hộp, quyển sổ, bó tư liệu v.v.

- Ghế chuyên dùng trong kho tư liệu;

- Bàn chuyên dùng vệ sinh tư liệu;

- Xe chở tư liệu trong kho;

- Ni lông (hoặc tấm dứa) lớn để phủ giá và sàn kho, xô, chậu, xà phòng, dây buộc.

8.2. Vệ sinh trần kho

8.2.1. Đối với trần kho trát bằng vữa hoặc cót ép

- Tắt quạt trần hoặc quạt tường;

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư liệu;

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà kho;

- Dùng chổi quét một lượt mạng nhện bán trên trần, lần lượt từ trong ra ngoài;

- Quét kỹ bằng chổi ni lông, lần lượt theo bề ngang của trần kho từ ngoài vào trong, và sau đó từ trong ra ngoài.

8.2.2. Đối với trần kho bằng bọt thủy tinh

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư liệu;

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà kho;

- Quét trần bằng chổi lông mềm, lần lượt trong ra ngoài theo bề ngang của trần kho, quét sạch từ đầu.

8.3. Vệ sinh tường kho, cửa kho, sàn kho

8.3.1. Tường kho

- Quét lần 1: Quét từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới;

- Quét lần 2: Quét lặp lại từ ngoài vào trong (từ vị trí ban đầu), từ trên xuống dưới.

8.3.2. Cửa kho

a) Đối với cánh cửa bằng gỗ

- Dùng chổi ni lông quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa;

- Dùng vải ẩm, lau sạch cửa lần cuối.

b) Đối với cánh cửa bằng kính.

- Dùng chổi lông mềm quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa. Mặt trong cánh cửa quét trước, mặt ngoài quét sau;

- Dùng giẻ tẩm hóa chất lau sạch kính.

8.3.3. Sàn kho

- Sau khi đã thực hiện vệ sinh trần kho, tường kho, cửa kho, cuộn và đưa tất cả các tấm ni lông (hoặc tấm dứa) đã phủ các giá và sàn kho ra ngoài kho.

- Dùng máy hút bụi, hút sạch bụi lần lượt từ trong ra ngoài theo chiều ngang của nhà kho.

- Dùng vải ẩm, lau sạch sàn lần cuối (trường hợp sàn kho phủ bằng thảm thì chỉ dùng máy hút bụi).

8.4. Vệ sinh giá, cặp hộp, sổ đựng tư liệu

8.4.1. Giá để tư liệu

- Quét sạch bụi nơi dùng để tạm thời tư liệu chuyển từ trên giá xuống;

- Chuyển tư liệu ở từng khoang giá đến nơi để tạm thời, theo thứ tự từ số bé đến số lớn đã ghi trên cặp hộp, sổ v.v.

- Dùng chổi quét từ mặt trên cùng của giá xuống, từ trong ra ngoài. Quét xong mặt giá, tiếp tục quét đầu hồi giá;

- Dùng vải ẩm vắt sạch nước, lau sạch giá;

- Dùng vải khô lau lại giá lấn cuối;

- Dùng máy, hút sạch bụi dưới gầm giá.

8.4.2. Cặp hộp, sổ đựng tư liệu

- Đặt cặp hộp hay sổ v.v. lên bàn, riêng cặp hộp đặt sao cho phía có nắp mở lên trên, phía đáy cặp hộp xuống dưới.

- Dùng chổi lông, quét mặt trên và xung quanh cặp hộp, sổ v.v. Quét kỹ 2 – 3 lần. Nhấc cặp hộp, sổ ra khỏi bàn và dùng chổi quét mặt bàn, sau đó đặt lên mặt bàn các cặp hộp, sổ vừa nhấc ra, nhưng mặt chưa quét của cặp hộp, sổ phải ở phía trên.

- Dùng chổi quét kỹ phần mặt còn lại của cặp hộp, sổ tư liệu.

- Chuyển cặp hộp, sổ v.v. về đúng vị trí cũ trên giá.

A.9 QUY TRÌNH VÁ DÁN TƯ LIỆU

9.1. Điều kiện áp dụng

Trang tư liệu sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, không bị nhoè mực, ẩm ướt. Giấy có trạng thái vật lý tốt, nhưng rách mép ngoài của trang tư liệu; có các lỗ thủng nhỏ trên bề mặt nhưng không phải chỗ chứa thông tin.

9.2. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ thực hiện vá - dán

- Bàn làm việc phục vụ vá - dán;

- Hộp đèn;

- Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, con lăn v.v.

- Giấy để vá tư liệu;

- Giấy gió các loại;

- Dao xén giấy;

- Hồ dán CMC hoặc hồ bột gạo nếp (phụ lục A.10).

9.3. Trình tự tiến hành

- Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tư liệu cần vá;

- Đặt tư liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tư liệu;

- Dùng kim châm theo đường bút chì, sao cho cách đường bút chì 1mm;

- Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm;

- Lấy phần vá ra tẩy sạch chì và quét hồ;

- Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng;

- Sau 3 - 5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá;

- Dùng dải giấy gió mỏng bản rộng 2 - 4mm, quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá;

- Tư liệu khô, lật mặt sau lên và viền tiếp mặt sau;

- Phơi khô và ép phẳng tư liệu;

- Xén mép tư liệu.

A.10 QUY TRÌNH PHA CHẾ HỒ DÁN

10.1. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ pha chế hồ dán

- Bếp đun (dầu, điện, ga) bảo đảm an toàn;

- Xoong inox 2 chiếc;

- Cân tiểu ly;

- Đũa khuấy bằng thủy tinh, thìa đong;

- Bát đựng hồ;

- Bột gạo nếp;

- Bột CMC (Carboxyl Metyl Cellulor);

- Hóa chất formaldelhy;

- Vải màn, nước cất.

10.2. Trình tự pha chế

a) Pha chế hồ CMC

- Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định chính xác lượng bột và nước cần dùng, với tỷ lệ 13 - 15g bột CMC/01 lít nước cất. Lượng hồ cần pha chế phụ thuộc vào số lượng tư liệu tu bổ, phục chế.

- Cho bột CMC và nước đã xác định vào xoong, dùng đũa thủy tinh khuấy đều lượng bột và nước, để vào nơi có nhiệt độ 25^oC trong thời gian 24 giờ mới được đem ra sử dụng.

b) Pha chế hồ bột gạo nếp

- Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định chính xác lượng bột gạo nếp và lượng nước cần dùng, với tỷ lệ 100g bột gạo nếp/01 lít nước. Lượng hồ cần pha chế phụ thuộc vào lượng tư liệu đưa ra tu bổ, phục chế.

- Cho bột gạo nếp và nước đã xác định vào xoong, dùng đũa thủy tinh khuấy đều lượng bột và nước, sau đó lọc qua 4 lớp vải màn sang xoong khác.

- Đun cách thủy trên bếp trong thời gian 4 giờ kể từ khi nước sôi. Khi đun phải khuấy liên tục và đều tay.

- Để nguội hồ dán và cho 5 ml formaldelhy khuấy đều (đối với 100g bột gạo nếp, nếu nhiều hơn thì tăng theo tỷ lệ), để vào nơi có nhiệt độ 25^oC trong thời gian 6 giờ mới được đem ra sử dụng.

A.11 YÊU CẦU VỀ PHỤC CHẾ TOÀN PHẦN

11.1. Chất lượng của một bản phục chế

Những bản phục chế (bản sao) được coi là sản phẩm đạt chất lượng phục chế khi:

a) Không vi phạm các quy định nêu ở mục 11.2 của Phụ lục A.11

b) Không sửa chữa quá 5 lỗi trong 1 trang. Lỗi gồm: nhóm lỗi, chữ, số rời rạc, tiêu đề ký hiệu, dấu phẩy v.v.

11.2. Yêu cầu kỹ thuật đối với các công đoạn phục chế

11.2.1. Yêu cầu chung

- Biểu dùng phục chế phải đúng mẫu với loại biểu số liệu cần phục chế.

- Mực màu xanh, đậm đặc vừa phải, bền màu, không bị nhoè khi gặp nước.

- Bản phục chế phải bảo đảm sạch sẽ, không tẩy xóa: chữ viết, chữ số, các loại ký hiệu, đơn vị đo, số có nghĩa, dấu phẩy v.v. phải rõ ràng, đúng quy phạm.

- Người sao chép, người đối chiếu, người nghiệm thu từng phần, người nghiệm thu tổng hợp phải là những người khác nhau để bảo đảm tính khách quan trong quá trình phục chế.

- Trong quá trình thực hiện các công đoạn phục chế nếu phát hiện bản gốc có sai sót về kỹ thuật thì phải ghi lại và báo cáo với Ban điều hành phục chế để tìm cách xử lý. Không được tự ý sửa vào bản gốc. Sau khi xử lý sai sót xong mới được phục chế tiếp tư liệu đó.

- Qua từng công đoạn phục chế, bản phục chế nào chưa đạt yêu cầu kỹ thuật thì phải làm lại.

- Ghi rõ họ, tên người sao chép, đối chiếu, nghiệm thu từng phần vào đúng vị trí quy định ở cuối trang bản phục chế (nếu nhiều trang liền nhau trong cùng tờ giấy khổ lớn thì vị trí quy định này ở cuối trang 1)

- Tất cả mọi người tham gia các công đoạn phục chế đều có trách nhiệm bảo quản bản gốc (bản cũ), không để mất, không làm hư hỏng thêm trong quá trình phục chế, không mang tư liệu ra khỏi phạm vi làm việc do cơ quan quy định.

11.2.2. Đối với từng công đoạn

a) Sao chép:

- Chấp hành các quy định có liên quan tại Điều 11.2.1 Phụ lục A.11.

- Sao chép đúng nội dung bản gốc. Trường hợp chữ, chữ số mờ, nhòe, người sao chép phải xác minh trước khi sao chép.

- Không cạo, tẩy, cắt dán, viết đè lên chữ, chữ số bị viết sai mà phải gạch bỏ từng chữ, số bị sai (gạch một đoạn chéo từ trên phía trái xuống dưới phía phải); viết chữ, số đúng lên trên và chếch về phía phải.

- Không sửa chữa quá 5 lỗi trong một trang.

b) Đối chiếu:

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định đã nêu tại Điều 11.2.1 và khoản a của Điều 11.2.2. Nếu bản sao chép không đạt yêu cầu, phải trả lại người sao chép. Nếu đạt yêu cầu tiếp tục công việc đối chiếu.

- Đối chiếu hai lần từ bản gốc sang bản phục chế toàn bộ nội dung có trong bản gốc. Hai lần đối chiếu do hai người khác nhau thực hiện.

- Kiểm tra hợp lý các trị số đặc trưng, ghi và sửa chữa các lỗi sai sót.

c) Nghiệm thu chi tiết:

- Kiểm tra bản phục chế trên cơ sở các yêu cầu kỹ thuật đã nêu tại Điều 11.2.1 và khoản a, b tại Điều 11.2.2. Nếu bản phục chế (sao chép) không đạt yêu cầu trả lại người sao chép. Nếu đạt yêu cầu tiếp tục công việc nghiệm thu.

- Đối chiếu toàn bộ các trị số tính toán và các trị số đặc trưng từ bản gốc sang bản sao.

- Kiểm tra hợp lý tư liệu và sửa chữa các lỗi có trong bản phục chế

d) Nghiệm thu tổng hợp:

- Tập hợp toàn bộ các bản phục chế thực hiện trong một đợt phục chế để nghiệm thu.

- Lấy 5% trong toàn bộ số bản phục chế, tiến hành các bước nghiệm thu như nghiệm thu chi tiết để xác định chất lượng tư liệu đợt phục chế. Nếu sai sót quá một lỗi trong một tháng thì trả lại người nghiệm thu chi tiết toàn bộ các bản có sai sót để nghiệm thu lại.

- Tổng kết những trường hợp sai sót trong bản gốc, thông báo cho đơn vị chuyên môn sửa chữa.

đ) Tìm kiếm, xuất nhập:

- Từng đợt (có thể là hàng tháng, hai tháng v.v.), tìm kiếm, lựa chọn các loại tư liệu trong kho lưu trữ phải phục chế báo cáo Ban điều hành để phân phối cho các đơn vị trong cơ quan.

- Khi có tư liệu đã được phục chế, tiến hành các nghiệp vụ cần thiết (cắt xén, đóng chỉ, vào bìa cặp, sắp xếp, bảo quản) để hoàn chỉnh, đáp ứng các yêu cầu phục vụ tư liệu.

A.12 KIỂM TRA KHO TƯ LIỆU

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN KIỂM TRA KHO TƯ LIỆU

I. Đoàn kiểm tra chúng tôi gồm:

1.1. Đại diện cơ quan kiểm tra

1. Trưởng đoàn:

2. Các thành viên:

-

-

1.2. Đại diện cơ quan (đơn vị) chủ quản

2.

3.

1. Ưu điểm:

2. Nhược điểm:

3. Những biện pháp cần áp dụng để khắc phục nhược điểm:

(Trong lĩnh vực khí tượng thủy văn)

13.1. Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật (Điều 1, khoản 4 Quyết định số 212/2003/QĐ-TTg ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ).

a) Chủ trương của Đảng và Nhà nước về hoạt động KTTV phục vụ nhiệm vụ bảo vệ chủ quyền lãnh thổ đất nước;

b) Dạng mã điện, tần số, thời gian liên lạc để trao đổi số liệu KTTV, tên hệ thống thông tin chuyên dùng của ngành khi có chiến sự;

c) Vị trí và độ cao các mốc chính của các trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao và số không tuyệt đối của các mốc hải văn;

d) Tài liệu địa hình (trắc đồ ngang, trắc đồ dọc, bình đồ đoạn sông) và tốc độ dòng chảy thực đo tại các trạm thủy văn vùng cửa sông trong phạm vi 50 km tính từ biển vào.

13.2. Danh mục bí mật nhà nước độ Mật (Điều 1, khoản 4 Quyết định số 919/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 21 tháng 11 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công an)

Những tư liệu điều tra cơ bản về khí tượng thủy văn biển đang xử lý chưa công bố hoặc không công bố.

A.14 CÁC BẢNG THỐNG KÊ PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KTTV

BIỂU THỐNG KÊ TÌNH HÌNH CUNG CẤP PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KTTV

BIỂU THỐNG KÊ KHỐI LƯỢNG KHAI THÁC SỬ DỤNG TƯ LIỆU KTTV

- 5 năm thống kê tổng cộng 1 lần

BIỂU THỐNG KÊ MỨC ĐỘ SỬ DỤNG CÁC TƯ LIỆU KTTV

- 5 năm thống kê tổng cộng 1 lần

A.15 DANH SÁCH CÁC ĐÀI KTTV KHU VỰC VÀ CÁC TỈNH,

THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG

I. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Tây Bắc

1. Tỉnh Lai Châu

2. Tỉnh Điện Biên

3. Tỉnh Sơn La

4. Tỉnh Hòa Bình

II. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Việt Bắc

1. Tỉnh Hà Giang

2. Tỉnh Lào Cai

3. Tỉnh Yên Bái

4. Tỉnh Tuyên Quang

5. Tỉnh Thái Nguyên

7. Tỉnh Phú Thọ

8. Tỉnh Vĩnh Phúc

III. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Đông Bắc

1. Tỉnh Cao Bằng

2. Tỉnh Lạng Sơn

3. Tỉnh Bắc Giang

4. Tỉnh Bắc Ninh

5. Tỉnh Quảng Ninh

6. Tp. Hải Phòng

IV. Đài Khí tượng thủy văn khu vực đồng bằng Bắc Bộ

1. Tỉnh Hà Tây

2. Tp. Hà Nội

3. Tỉnh Hải Dương

4. Tỉnh Hưng Yên

5. Tỉnh Hà Nam

6. Tỉnh Nam Định

7. Tỉnh Thái Bình

8. Tỉnh Ninh Bình

V. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Bắc Trung Bộ

1. Tỉnh Thanh Hóa

2. Tỉnh Nghệ An

3. Tỉnh Hà Tĩnh

VI. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Trung Trung Bộ

1. Tỉnh Quảng Bình

2. Tỉnh Quảng Trị

3. Tỉnh Thừa Thiên Huế

4. Tp. Đà Nẵng

5. Tỉnh Quảng Nam

6. Tỉnh Quảng Ngãi

VII. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Nam Trung Bộ

1. Tỉnh Bình Định

2. Tỉnh Phú Yên

3. Tỉnh Khánh Hòa

4. Tỉnh Ninh Thuận

5. Tỉnh Bình Thuận

VIII. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Tây Nguyên

1. Tỉnh Kon Tum

2. Tỉnh Gia Lai

3. Tỉnh Đắk Lắk

4. Tỉnh Đắk Nông

5. Tỉnh Lâm Đồng

IX. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Nam Bộ

1. Tỉnh Đồng Nai

2. Tỉnh Bình Phước

3. Tỉnh Bình Dương

4. Tỉnh Tây Ninh

5. Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

6. TP. Hồ Chí Minh

7. Tỉnh Long An

8. Tỉnh Tiền Giang

9. Tỉnh Đồng Tháp

10. Tỉnh Bến Tre

11. Tỉnh Vĩnh Long

12. Tỉnh Trà Vinh

13. Tỉnh An Giang

14. Tỉnh Hậu Giang

15. TP Cần Thơ

16. Tỉnh Sóc Trăng

17. Tỉnh Kiên Giang

18. Tỉnh Bạc Liêu

19. Tỉnh Cà Mau

PHỤ LỤC B

B.1 QUY CÁCH ĐÁNH SỐ LƯU TRỮ CHO TƯ LIỆU KTTV LƯU TRỮ

Quy định chung:

Mỗi số lưu trữ được mã hóa bằng: xxxx.iii.tt, trong đó:

1. Nhóm XXXX: mã tư liệu gồm 04 chữ số được quy định trong phụ lục B.1, gồm:

- 01 chữ số đầu tiên - thứ tự thành phần phông lưu trữ tư liệu KTTV

- 01 chữ số thứ hai - mã loại tư liệu theo 6 loại sau:

1.1. Sổ gốc

1.2. Giản đồ

1.3. Các loại báo cáo chỉnh lý, chỉnh biên

1.4. Tư liệu quan trắc và xử lý: (loại tư liệu có tính đặc thù riêng, khi lập ĐVBQ và sắp xếp lên giá không tách riêng giữa tư liệu gốc và tư liệu chỉnh lý)

1.5. Bản đồ, ảnh vệ tinh

1.6. Tư liệu chuyên khảo.

- 02 chữ số tiếp theo: mã tên tư liệu lưu trữ (xem cột Mã TL).

2. iii: mã trạm khí tượng, thủy văn (sử dụng mã đang dùng cho hệ thống mạng lưới trạm, có quy định cho các trạm đã ngừng hoạt động trước khi có mã)

3. tt: thứ tự cặp hộp chứa tư liệu có mã xxxx.iii.