MỤC LỤC TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO

TH-1

HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

- Chủ tịch

- Thư ký

1. (Ký, ghi rõ, họ tên)

2. (Ký, ghi rõ, họ tên)

3. (Ký, ghi rõ, họ tên)

TH-9

DANH MỤC TƯ LIỆU BẢN ĐỒ THỜI TIẾT CẦN TIÊU HỦY

HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

- Chủ tịch

- Thư ký

1. (Ký, ghi rõ, họ tên)

2. (Ký, ghi rõ, họ tên)

3. (Ký, ghi rõ, họ tên)

TH-10

DANH MỤC TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO CẦN TIÊU HỦY

HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

- Chủ tịch

- Thư ký

1. (Ký, ghi rõ, họ tên)

2. (Ký, ghi rõ, họ tên)

3. (Ký, ghi rõ, họ tên)

I. Thành phần Hội đồng:

1- Chủ tịch:

2- Thư ký:

3- Các ủy viên:

-

-

II. Ngày.... tháng.... năm........ Hội đồng họp và đã kiểm tra kỹ danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy. Hội đồng đề nghị............ quyết định cho tiêu hủy các tư liệu sau đây đã hết giá trị sử dụng:

CÁC THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG

(Họ và tên, ký)

1. Chủ tịch

2. Thư ký

3. Ủy viên 1

4. Ủy viên 2

5. Ủy viên 3

A.7 YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KHO LƯU TRỮ TƯ LIỆU

7.1. Địa điểm nhà kho

a) Vị trí nhà kho ở nơi khô ráo, không bị ngập lụt, có môi trường không khí trong sạch.

b) Nơi giao thông dễ dàng, thuận lợi cho công tác phòng cháy, chữa cháy.

c) Nơi tổ chức cung cấp phục vụ khai thác tư liệu thuận tiện.

7.2. Quy mô nhà kho

a) Tổng diện tích kho

Tùy khối lượng tư liệu của cơ quan và mức độ gia tăng của tư liệu hàng năm, xác định tổng diện tích kho cần xây dựng phải bảo đảm nguồn tư liệu nộp lưu vào kho khoảng 15 – 20 năm sau. Một kho lưu trữ được chia làm hai khu vực:

- Khu vực kho tư liệu:

Diện tích sàn kho (S) tính theo công thức sau:

- Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật gồm:

+ Các phòng làm việc của cán bộ công chức lưu trữ;

+ Khu vực tiếp nhận tư liệu, bảo quản tạm;

+ Khu vực chỉnh lý tư liệu lưu trữ (thống kê, xác định giá trị tư liệu, phân loại tư liệu v.v...);

+ Khu vực khử trùng tư liệu;

+ Khu vực cung cấp phục vụ khai thác tư liệu và các nghiệp vụ khác.

Số diện tích khu vực hành chính chiếm khoảng 30% diện tích sàn kho.

b) Diện tích các phòng kho

- Phòng loại lớn diện tích tối đa 200m²;

- Phòng loại bé diện tích tối đa 100m².

7.3. Tải trọng sàn kho

a) Kho lưu trữ sử dụng giá cố định bảo quản tư liệu, tải trọng sàn kho 1200 kg/m².

b) Kho lưu trữ sử dụng giá di động bảo quản tư liệu, tải trọng sàn kho 1700 kg/m².

7.4. Các thông số kỹ thuật khác

a) Chiều cao tầng kho: thông thủy tối thiểu 2,4m.

b) Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m  2,4m.

c) Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho làm hai lớp, lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách nhiệt, tạo độ dốc, có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối thiểu 1m.

d) Tường kho: có 2 lớp, tường ngoài cách tường trong 1m – 2m tạo thành hành lang để chống nóng, ánh sáng, đi lại và lắp đặt các thiết bị kỹ thuật thuận tiện.

đ) Cửa kho ra vào: làm 2 lớp bằng vật liệu chống cháy, ẩm, mối, chuột và cách nhiệt.

e) Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có song sắt, lưới sắt; có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bụi, chuột.

g) Lối đi: hành lang xung quanh kho 1m  1,2m; lối đi chính trong kho là 1,2m  1,5m; giữa các hàng giá 0,7m – 0,8m; đầu giá là 0,4m  0,6m.

h) Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây bọc, ruột bằng đồng đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật điện. Nhà kho có hai hệ thống điện riêng biệt, hệ thống điện trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho.

i) Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt, cấp nước cứu hỏa riêng. Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệ thống thoát nước thải và nước mưa phải bảo đảm thoát nhanh và không rò rỉ.

7.5. Chống cháy và an ninh

a) Hệ thống báo, chữa cháy: Có hệ thống báo cháy tự động, chữa cháy bán tự động bằng khí, nước. Tường kho chịu lửa được 4 giờ; cửa kho mở ra ngoài, có cầu thang cứu hỏa, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhà có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa. Bản thiết kế của kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy thẩm định.

b) Cửa kho: thiết kế chắc chắn, có thiết bị bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báo động bằng camera.

Ghi chú:

7.6. Môi trường:

a) Chế độ nhiệt, ẩm đối với tư liệu giấy:

- Nhiệt độ 20^oC  2^oC;

- Độ ẩm 50%  5%.

b) Chế độ ánh sáng:

Hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tư liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng là 30 – 55 lux.

c) Chế độ thông gió:

Luôn duy trì lượng gió lưu thông 1  8 lần trong 1 giờ.

d) Chế độ vệ sinh môi trường:

Nồng độ khí độc hại trong kho phải hạ đến mức tiêu chuẩn

- Khí sunfuarơ (H₂S) < 0,15 mg/m³.

- Khi oxít nitơ (NO₂) < 0,1 mg/m³.

- Khí Dioxyt Cacbon (CO₂) < 0,15 mg/m³.

7.8. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang tin điện tử

7.8.1. Các thiết bị bảo quản tư liệu

- Một yếu tố rất quan trọng của lưu trữ dữ liệu là lưu trữ nhiều bản sao - bởi vì các phương tiện sao lưu có thể bị hỏng hóc và không được phép để mất những tư liệu quan trọng. Vì vậy, lưu trữ vài bản sao trong CD-ROM là sự lựa chọn thích hợp, cần thiết, an toàn và không lãng phí.

- Trường hợp dung lượng dữ liệu lớn, DVD là phương tiện sao lưu dữ liệu được chọn. Dung lượng của DVD có thể lưu trữ lớn hơn vài lần so với đĩa CD. Sử dụng DVD có thể loại bỏ sự phiền phức do phải đổi đĩa nhiều lần.

- Có thể sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu không cần yêu cầu tháo lắp đĩa, sử dụng các ổ cứng gắn ngoài (ví dụ như Media Center của Western Digital, dung lượng 250 GB, hoặc OneTouch của Maxtor dung lượng 300 GB).

- Phương pháp sao lưu tư liệu giá cao là sử dụng thẻ nhớ USB Flash. Sao lưu bằng thẻ nhớ kích thước nhỏ gọn dung lượng lưu trữ ít, chỉ khoảng 1 GB nhưng giá thành cao. Xem bảng so sánh các thiết bị lưu trữ điện tử ở Phụ lục B.3.

7.8.2. Các biện pháp bảo quản vật mang tin điện tử

a) Điều kiện kỹ thuật bảo quản: Để bảo quản các vật mang tin điện tử, các vật tư lưu trữ điện tử cần được lưu giữ trong phòng có điều hòa nhiệt độ, bảo đảm đầy đủ các điều kiện kỹ thuật đúng tiêu chuẩn quy định: