Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi
tải về 1.34 Mb. Chế độ xem pdf
|
Bài giảng Công tác văn thư trong các cơ quan tổ chức Đảng tổ chức chính trị xã hội - TS. Nguyễn Lệ Nhung 120271, CÂU HỎI ÔN TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG THU THẬP THÔNG TIN
| 1.3.2. Yêu cầu đối với hồ sơ
Qua khảo cứu các quy định hiện hành của Nhà nƣ c có liên quan đến c ng tác lập hồ sơ hiện hành, chúng t i nhận thấy, hầu hết các văn đều đƣa ra những yêu cầu chung, cơ bản đối v i hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành. Cụ thể tập trung vào các yêu cầu tiêu chuẩn nhƣ sau: a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Về quan điểm lập hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, yêu cầu này đƣợc quy định, ban hành thành tiêu chuẩn, quy chuẩn trong một văn bản của Nhà nƣ c về c ng tác lập hồ sơ hiện hành, cụ thể tại điểm a, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về c ng tác văn thƣ có nêu: “Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức”. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi một cơ quan hay đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ nhất định do cơ quan có thẩm quyền giao. Do đó văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào tất yếu phải phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở th i điểm mà hồ sơ đó hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện đƣợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc đƣợc đề cập ở hồ sơ. Nhƣ vậy, yêu cầu này cho đến nay vẫn là đúng và đƣợc coi là các tiêu chuẩn, quy chuẩn để thực hiện trong việc lập hồ sơ c ng việc ở các cơ quan, t chức và cá nhân. 25 b) Hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc Về yêu cầu tiêu chuẩn này, có nhiều văn bản của Nhà nƣ c quy định, cụ thể: - Tại điểm b, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về c ng tác văn thƣ có nêu: “Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc”. - Tại điểm b, mục 4, điều 3 của Th ng tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hƣ ng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu và lƣu trữ cơ quan có nêu “Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc”. Trong mọi vấn đề, sự việc do cơ quan, t chức giải quyết đều có quá trình b t đầu và kết thúc. Các văn bản hình thành trong quá trình đó đều có mối liên hệ mật thiết v i nhau, mang tính khách quan, kh ng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con ngƣ i. Qua khảo cứu cho thấy hầu hết các văn bản đều quy định hồ sơ đƣợc lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, phản ánh đúng trình tự, di n biến của vấn đề, sự việc ho c trình tự giải quyết c ng việc. Theo chúng t i, yêu cầu này rất quan trọng vì nếu hồ sơ đƣợc lập phản ánh đúng di n biến, trình tự giải quyết c ng việc s là căn cứ pháp lý quan trọng minh chứng cho quá trình xử lý, giải quyết c ng việc đúng hay chƣa, có khách quan hay kh ng. Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu này ch có thể thực hiện đối v i hồ sơ vấn đề, sự việc, vụ việc. Còn các hồ sơ đƣợc tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay th i gian ban hành thì kh ng thể thực hiện mối liên hệ này. c) Các văn bản trong hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều Về yêu cầu tiêu chuẩn này, trong một văn bản đã có quy định về yêu cầu này. Cụ thể tại điểm c, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về c ng tác văn thƣ có nêu: “Văn bản, tài liệu |