Tiêu chuẩn hoá trong công tác lưu trữ

tải về 0.51 Mb.

Chế độ xem pdf

trang	36/49
Chuyển đổi dữ liệu	11.06.2022
Kích	0.51 Mb.
	#52324

1 ... 32 33 34 35 36 37 38 39 ... 49

TIÊU CHUẨN HOÁ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

- Đặc điểm chính trong quá trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ. - Cách sử dụng "Mục lục hồ sơ ". e. Bảng chữ viết tắt

- "Lịch sử phông": Nêu tóm tắt về:
+ Khối lượng tài liệu của toàn phông tính theo mét giá (nếu chưa chỉnh lý) và
số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (nếu đã chỉnh lý);
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông;
+ Số lần nhập, số lượng nhập và thời gian nhập;
+ Tình trạng tài liệu (mức độ thiếu, đủ; tình trạng vật lý, sự biến động...);
+ Thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu trong phông.

- Đặc điểm chính trong quá trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ.

- Cách sử dụng "Mục lục hồ sơ ".

e. Bảng chữ viết tắt
Bảng chữ viết tắt dùng để giải thích các khái niệm được viết tắt đã dùng trong
mục lục; các khái niệm viết tắt được sắp xếp theo vần ABC và quy định trình bày như
sau;
Chữ viết tắt ghi bên trái trang giấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy.

Ví dụ:
HĐBT Hội đồng bộ trưởng
HĐND Hội đồng nhân dân

f. Bảng kê các hồ sơ
Tên gọi và kích thước các cột mục của "Bảng kê các hồ sơ" được trình bày theo
như hình 3:
Khoảng cách để đóng quyển 20mm
- Cột 1. Hộp, cặp số: 15mm
- Cột 2. Hồ sơ số: 20mm
- Cột 3. Tiêu đề hồ sơ: 110mm
- Cột 4. Ngày tháng bắt đầu và kết thúc: 20mm
- Cột 5. Số tờ: 10mm
- Cột 6. Ghi chú: 15mm
g. Bảng chỉ dẫn

Tieâu chuaån hoaù trong coâng taùc Vaên thö Löu tröõ
 Nguyeã
n Duy Vónh
35
Bảng chỉ dẫn là bảng kê tên các sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã gặp trong
tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thông tin được định
hướng nhanh chóng. Thông thường có các bảng chỉ dẫn sau:
-Bảng chỉ dẫn tên người.
-Bảng chỉ dẫn địa danh.
-Bảng chỉ dẫn sự kiện.

tải về 0.51 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn:

1 ... 32 33 34 35 36 37 38 39 ... 49