UỶ ban nhân dân huyện sốp cộP

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SỐP CỘP Số: 1652/2010/QĐ-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Sốp Cộp, ngày 12 tháng 8 năm 2010

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Theo đề nghị của phòng Nội vụ huyện tại tại Tờ trình số 119/TTr-PNV ngày 11 tháng 8 năm 2010,

         

QUYẾT ĐỊNH:

 Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ huyện Sốp Cộp gồm 03 chương, 39 điều.

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký./.

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SỐP CỘP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Văn phòng HĐND - UBND huyện có bộ phận chuyên trách làm công tác Văn thư, Lưu trữ (sau đây gọi là bộ phận Văn thư, Lưu trữ) thuộc Văn thư - Lưu trữ huyện;

- Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, các cơ quan, tổ chức cùng cấp thuộc huyện; các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập đóng trên địa bàn huyện được phân cấp quản lý cán bộ phải bố trí cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm.

- UBND các xã bố trí cán bộ Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác Văn thư - Lưu trữ xã.

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến;

c) Giúp Chánh Văn phòng HĐND - UBND theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản của HĐND, UBND huyện, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển văn bản đi của HĐND, UBND huyện, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện và của Văn phòng HĐND - UBND huyện;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

i) Bảo quản và sử dụng con dấu của HĐND, UBND huyện, Văn phòng HĐND-UBND huyện và các loại con dấu khác được phân công bảo quản;

k) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư.

2.2. Bộ phận Lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ

a) Phối kết hợp với các phòng, ban chuyên môn, cán bộ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ huyện;

b) Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả;

c) Tổ chức thực hiện các các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy định.

d) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác lưu trữ;

đ) Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện theo quy định của Pháp luật;

e) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ;

g) Bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho;

h) Xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

i) Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động lưu trữ.

a) Thực hiện quy trình văn bản đi của cơ quan, đơn vị;

b) Thực hiện quy trình văn bản đến;

c) Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng trước khi nộp lưu trữ;

d) Bảo quản và sử dụng con dấu;

đ) Lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị;

e) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị;

g) Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu của cơ quan, đơn vị vào Lưu trữ huyện theo quy định của pháp luật.

Cán bộ làm công tác Văn thư và Lưu trữ tại bộ phận Văn thư - Lưu trữ huyện phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngành Văn thư và Lưu trữ theo quy định của Pháp luật.

Cán bộ Văn thư - Lưu trữ huyện, cán bộ công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác Văn thư, Lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã hàng năm có trách nhiệm dự trù kinh phí mua sắm các trang bị, thiết bị cơ sở vật chất như: Giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ… theo nhu cầu của công tác Văn thư và Lưu trữ, trình Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan xem xét quyết định.

a) Văn bản quy phạm pháp luật: Chỉ thị, Quyết định.

b) Văn bản hành chính: Chỉ thị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Công điện, Dự án, Đề án, Quy hoạch…

c) Văn bản chuyên ngành ngoại giao (nếu có).

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

2. Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại khoản 1 điều này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

4. Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

2. Soạn thảo văn bản khác

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị giao cho cán bộ công chức, viên chức, đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản.

Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc.

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

4. Việc nhân bản văn bản mật đối với cấp huyện do Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện quyết định, đối với cấp xã do Chủ tịch UBND xã quyết định và được thực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND xã hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung văn bản của cơ quan, đơn vị mình; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra về nội dung và hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HĐND, UBND huyện.

Phòng Tư pháp huyện chịu trách nhiệm trước UBND Huyện về nội dung thẩm định các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do HĐND và UBND Huyện ban hành theo quy định của Pháp luật.

Ban Tư pháp xã chịu trách nhiệm soạn thảo, tham gia ý kiến vào các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do HĐND, UBND xã ban hành theo quy định của Pháp luật.

Cán bộ Văn phòng - Thông kê cấp xã chịu trách nhiệm kiểm tra về nội dung và hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HĐND, UBND xã.

Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung hoặc hình thức, lãnh đạo yêu cầu người soạn thảo chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành.

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

b) Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

c) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.

Văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.