TRƯỜng đẠi học khoa học xã HỘi và nhân văN    quy trình quản lý CÔng tác văn thư, LƯu trữ



tải về 50.94 Kb.
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích50.94 Kb.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

  


QUY TRÌNH

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

MÃ SỐ : QT-CSLTTĐ-05

NGÀY HIỆU LỰC : 12/8/2009

PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU



Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Trần Quang Thắng

Lê Công Tâm

PGS. TS Võ Văn Sen


BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU


Ngày sửa đổi

Nội dung thay đổi

Phê duyệt

Ngày hiệu lực

12/8/2009

Ban hành lần đầu

PGS. TS Võ Văn Sen

12/8/2009

22/2/2013

Xem xét “Lê Công Tâm”

PGS. TS Võ Văn Sen

22/2/2013


























TP. HỒ CHÍ MINH – THÁNG 6 NĂM 2012




QUY TRÌNH

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Mã số : QT-CSLTTĐ-01

Lần ban hành : 1

Ngày ban hành : 22/2/13

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức quản lý các văn bản đến, các văn bản đi, văn bản nội bộ của Đơn vị theo một phương pháp thống nhất, khoa học và bảo mật, đáp ứng được các yêu cầu của công việc đề ra.



2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Trong hoạt động quản lý văn thư lưu trữ của Văn phòng Ban Quản lý cơ sở Linh Trung, Thủ Đức.



3. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của UBTV Quốc Hội.

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước

- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BVN-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ ngày 06 tháng 5 năm 2006 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.



4. NỘI DUNG

4.1. Những quy định chung

4.1.1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ:

Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo, trình duyệt, ký, phát hành và nộp lưu.

Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.

Đạt chất lượng và hiệu quả cao, đúng thời gian quy định.

5.1.2 Quy định này quán triệt tất cả cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản giấy tờ.


5.2. Giải quyết văn bản đến:

Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến:



Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Nhân viên

văn phòng




Tiếp nhận văn bản đến



File lưu văn bản đến

Nhân viên

văn phòng




Phân loại văn bản đến
phân






Lãnh đạo Ban











Nhân viên

văn phòng




Vào sổ chuyển văn bản đến



File lưu văn bản đến

Nhân viên

văn phòng




Chuyển văn bản






Nhân viên

văn phòng




Lưu hồ sơ


Folders văn bản đến


5.2.1 Tiếp nhận và phân loại văn bản đến.

Tất cả văn bản, giấy tờ, tài liệu, thư chuyển đến cơ quan đều phải chuyển tập trung vào Văn phòng Ban quản lý Cơ sở.

Văn bản đến được nhập vào file Excel Công văn đến (trừ trường hợp đối với thư riêng) rồi chuyển đến Lãnh đạo Ban xem xét và triển khai thực hiện. Đối với thư riêng thì chuyển cho người có tên trong phòng bì;

Trưởng Ban quản lý (hoặc Phó Trưởng Ban nếu Trưởng Ban đi vắng) là người trực tiếp bút phê văn bản để phân phối văn bản đến cho các tổ công tác có trách nhiệm chính để thực hiện. Nhân viên văn phòng nhận văn bản đến từ Lãnh đạo Ban quản lý và phô tô chuyển cho các tổ công tác theo chỉ đạo của Lãnh đạo;

Nhân viên văn phòng tiếp nhận văn bản đến và nhập vào file Excel văn bản đến và phân loại:
5.3. Giải quyết văn bản đi:

Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đi


Bước công việc

Biểu mẫu

Trách nhiệm

Soạn thảo văn bản



Kiểm tra thể thức văn bản


Duyệt

Vào sổ lưu công văn, phát hành văn bản


Theo dõi và lưu hồ sơ








Văn phòng





Lãnh đạo Ban



Lãnh đạo Ban




Folders

văn bản đến




Văn phòng





Văn phòng



5.3.1 Tất cả văn bản do Ban quản lý phát hành gọi là “ Văn bản đi”:

a. Chuyên viên được phân công soạn thảo:

- Nghiên cứu mục đích yêu cầu về nội dung của văn bản và các tài liệu tham khảo liên quan.

- Dự thảo văn bản.

- Chuyển dự thảo cho Trưởng Ban kiểm tra về nội dung, thể thức, hình thức.

- Hoàn chỉnh văn bản sau khi đã có ý kiến của Trưởng Ban.

- Nhận lại bản dự thảo sau khi đã được Trưởng Ban xem xét chỉnh, sửa văn bản, hoàn chỉnh lại theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban.



b. Phát hành

- Nhận văn bản lãnh đạo đã ký duyệt ;

- Nhân viên văn phòng soát xét lại lần cuối thể thức văn bản theo các qui định tại (Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005)

- Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký của Trưởng Ban trước khi phát hành. Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005, nhân viên văn phòng không phát hành mà chuyển trả lại người dự thảo.

- Vào sổ công văn đi ;

- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản ;

- Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản ;

- Lưu văn bản ;



- Khi đã vào số lưu trữ, nhân viên văn phòng phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc để quản lý và nộp lưu trữ sau này. Người soạn thảo văn bản lưu một bản sao để theo dõi.

3.5. DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG TRONG QUY TRÌNH:

  • Sổ lưu công văn : TĐ 01





Trang /5


: Resources -> Docs -> SubDomain
SubDomain -> QuyếT ĐỊnh của bộ TÀi chính số 32/2008/QĐ-btc ngàY 29 tháng 05 NĂM 2008 VỀ việc ban hành chế ĐỘ quản lý, TÍnh hao mòN
SubDomain -> Ban tổ chức số 09-hd/btctw đẢng cộng sản việt nam
SubDomain -> Nghị ĐỊnh của chính phủ SỐ 52/2009/NĐ-cp ngàY 03 tháng 06 NĂM 2009 quy đỊnh chi tiết và HƯỚng dẫn thi hành một số ĐIỀu của luật quản lý, SỬ DỤng tài sản nhà NƯỚc chính phủ
SubDomain -> TRƯỜng đẠi học khoa học xã HỘi và nhân văN ­­­­
SubDomain -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam
SubDomain -> BỘ giáo dục và ĐÀo tạO
SubDomain -> BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do Hạnh phúc
SubDomain -> Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001
SubDomain -> Độc lập Tự do Hạnh phúc ĐĂng ký ngưỜi phụ thuộc giảm trừ gia cảNH
SubDomain -> TRƯỜng đh sư phạm kỹ thuật thành phố HỒ chí minh cộng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam




Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương