Tỉnh Hà Giang Sè 22 + 23 Ngµy 10 th¸ng 10 n¨m 2011

	Ngày ban hành	Trích yếu nội dung		Trang
		VĂN BẢN CỦA UBND TỈNH
	13 - 9 - 2011	Quyết định số 1924/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
	28 - 9 - 2011	Công văn số 2642/UBND-VP về việc đính chính văn bản.
	14 - 9 - 2011	Quyết định số 1943/2011/QĐ-UBND về việc Quy định về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Hà Giang.
	22 - 9 - 2011	Quyết định số 2022/QĐ-UBND phê duyệt Quy hoạch phát triển nhân lực tỉnh Hà Giang giai đoạn 2011 - 2020.
	27 - 9 - 2011	Quyết định số 2053/QĐ-UBND về việc chia tách, thành lập thôn, tổ dân phố.
	29 - 9 - 2011	Kế hoạch số 111/KH-UBND triển khai đề án "Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông trên địa bàn tỉnh Hà Giang giai đoạn 2011 - 2015".
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG Số: 1924/QĐ-UBND			CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Giang, ngày 13 tháng 9 năm 2011

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2010/NĐ-CP;

Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Xét đề nghị của Văn phòng UBND tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

CHỦ TỊCH Đàm Văn Bông

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1924/QĐ-UBND ngày 13 tháng 9 năm 2011

của UBND tỉnh Hà Giang)




Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Hà Giang.

1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo…của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.

2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.

3. Đảm bảo yêu cầu bí mật thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Điều 4. Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Phòng Tổ chức - Hành chính giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh.

2. Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các đơn vị trong Văn phòng UBND tỉnh; tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban thường kỳ của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

3. Các đơn vị, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh về tình hình, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; kiểm tra và ký xác nhận vào báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản hàng tuần của đơn vị.

4. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập phiếu trình giải quyết công việc (tuỳ theo tính chất, sự cần thiết của công việc để lập phiếu trình công việc); soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ; quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.

5. Các đơn vị, chuyên viên được lấy ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm của mình đối với vấn đề được hỏi.

6. Trung tâm Công báo - Tin học có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản trên máy vi tính; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên mạng tại Văn phòng UBND tỉnh.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Tiếp nhận văn bản đến

1. Phòng Tổ chức - Hành chính là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến.

2. Cán bộ, chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho phòng Tổ chức - Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý văn bản của Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 6. Xử lý ban đầu đối với văn bản đến

Phòng Tổ chức - Hành chính xử lý ban đầu đối với văn bản đến như sau:

1. Đối với Điện mật

a) Chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chuyển ngay cho đơn vị liên quan xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền.

c) Khi xử lý xong, đơn vị chức năng chuyển lại cho phòng Tổ chức - Hành chính để làm thủ tục hoàn trả cho Cơ yếu theo chế độ bảo mật.

2. Đối với những bì công văn đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, ghi tên đích danh, không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý.

3. Các loại văn bản còn lại

Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày tháng; đóng dấu “Đến” lên góc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến”... kịp thời trình Chánh Văn phòng xử lý. Trường hợp Chánh Văn phòng đi công tác, chuyển Phó Chánh Văn phòng được uỷ quyền xử lý.

Điều 7. Phân loại văn bản đến

1. Phòng Tổ chức - Hành chính tổ chức phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: Văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

2. Văn bản phải làm thủ tục trả lại

Văn bản phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản không đúng địa chỉ, văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (Trừ bản FAX, văn bản trong hồ sơ kèm theo)...

Văn bản trả lại phải được đăng ký văn bản đến trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.

3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh trình đúng trình tự, thủ tục, phòng Tổ chức - Hành chính chuyển các văn bản này đến cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh phân phối và ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”; nhập vào máy tính hoặc sổ theo dõi tên các đơn vị, cá nhân trong ngày.

4. Phòng Tổ chức - Hành chính cập nhật vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu có ý kiến của Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước khi chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý.

5. Việc xử lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:

1. Khi chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân, phòng Tổ chức - Hành chính lập Sổ Giao nhận công văn, người nhận kiểm tra và ký vào Sổ Giao nhận công văn.

2. Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, phòng Tổ chức - Hành chính chuyển trực tiếp cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý ngay sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp UBND tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì, phòng Tổ chức - Hành chính chuyển đến đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các thành phần họp theo quy chế làm việc của UBND tỉnh.

4. Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân trả lại ngay cho phòng Tổ chức - Hành chính để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.

Chuyên viên xử lý văn bản đến hoặc công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo trình tự, thủ tục như sau:

1. Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục

a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn bản (nếu có).

c) Trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của chuyên viên, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.

Chuyên viên không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.

2. Đối với những văn bản, đề án còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau:

a) Những văn bản, đề án trình nhưng còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ thì chuyên viên theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ (cần thiết thì có phiếu báo).

Thường hợp cá biệt, do yêu cầu phải giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi có thể dự thảo công văn trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký gửi các sở, ngành, cơ quan, địa phương liên quan đề nghị tham gia ý kiến.

b) Đối với những văn bản, đề án còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên theo dõi xin ý kiến Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch UBND tỉnh (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

3. Đối với những vấn đề (vụ việc phức tạp) thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, chuyên viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên có liên quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh hoặc Phó Văn phòng được uỷ quyền phụ trách xử lý.

4. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh đều phải có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trước khi trình.

Chuyên viên phối hợp có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.

Điều 10. Xử lý văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh, trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm giải quyết công việc như sau:

1. Xử lý đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận từ phòng Tổ chức - Hành chính.

2. Duyệt hồ sơ và phiếu trình giải quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Chủ trì các cuộc họp với Lãnh đạo các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau trước khi trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

4. Ký công văn đề nghị các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ còn thiếu.

5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Điều 11. Hồ sơ trình chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh

Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh gồm:

1. Phiếu trình giải quyết công việc.

2. Văn bản trình của cơ quan trình có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

3. Ý kiến chính thức bằng văn bản của cơ quan thẩm quyền (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.

4. Các tài liệu cần thiết khác liên quan tới vấn đề trình.

5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh theo trình tự.

6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh và của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh theo trình tự.

7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đã phê.

Điều 12. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc

1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.

2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.

3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên theo dõi của Văn phòng UBND tỉnh có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng UBND tỉnh để trình Chủ tịch UBND tỉnh (hoặc Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh).

Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết, chuyên viên theo dõi phải báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh kết quả xử lý trước khi ban hành văn bản. Sau đó, chuyên viên theo dõi phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.

4. Không trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết các trường hợp sau:

a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của Giám đốc sở, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố.

b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân trình không đúng thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh.

5. Các sở, ngành, địa phương trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải qua Văn phòng UBND tỉnh để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký.

Điều 13. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết công việc

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng UBND tỉnh trình; không giải quyết những hồ sơ, văn bản của các ngành, địa phương hoặc cá nhân trình trực tiếp khi chưa thực hiện quy trình thủ tục được quy định ở trên.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch UBND tỉnh, uỷ quyền cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký văn bản theo quy định của pháp luật, hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.

Điều 14. Thời hạn xử lý công việc và thẩm quyền ký ban hành văn bản

Thời hạn xử lý công việc và thẩm quyền duyệt, ký các văn bản thực hiện theo pháp luật hiện hành và các quy định cụ thể của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh được tập trung vào một đầu mối là phòng Tổ chức - Hành chính để làm thủ tục phát hành.

1. Văn bản do chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản do các sở, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành do cơ quan trình soạn dự thảo, đánh máy theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản gửi kèm theo Tờ trình của cơ quan đơn vị trình đề nghị ký ban hành văn bản.

3. Văn bản có nội dung mật do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký đều do chuyên viên theo dõi lĩnh vực dự thảo và đánh máy hoặc tập trung đánh máy tại phòng Tổ chức - Hành chính, không đưa lên mạng.

Chuyên viên soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo; người đánh máy đọc soát bản đánh máy, bảo đảm đúng các nội dung và câu chữ trong bản thảo; nếu phát hiện trong bản thảo có lỗi thì thông báo ngay cho chuyên viên soạn thảo biết.

Điều 17. Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

1. Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển văn bản đã có chữ ký cho phòng Tổ chức - Hành chính để làm các thủ tục phát hành.

2. Phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định về hình thức, sạch sẽ, không sửa chữa tẩy xoá.

Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn. Trường hợp gấp cần nhận trực tiếp phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ Giao nhận văn bản.

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu của UBND tỉnh.

2. Quản lý con dấu

Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm quản lý con dấu của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.

3. Sử dụng con dấu

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.

b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng, đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; khi đóng dùng mực dấu màu đỏ tươi, trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải huỷ văn bản đó và làm lại văn bản.

c) Văn bản có phụ lục kèm theo phải đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản phụ lục.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do phòng Tổ chức - Hành chính phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN
Điều 20. Trách nhiệm quản lý văn bản

1. Cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản, tài liệu vào tủ khoá khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc những ngày, những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.

2. Không cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của các sở, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đều phải chuyển cho phòng Tổ chức - Hành chính để làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.

4. Cán bộ, chuyên viên không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà; chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công tác làm tư liệu riêng hoặc tuỳ tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.
Điều 21. Quản lý tài liệu mật

Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của nhà nước. Phòng Tổ chức - Hành chính lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ 06 tháng một lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

1. Phòng Tổ chức - Hành chính lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân tỉnh lưu thêm 02 bản chính.

2. Phòng Tổ chức - Hành chính sắp xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành để phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp lưu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh.

3. Các đơn vị soạn thảo văn bản trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thảo lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính chính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định).

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm tổ chức theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn, các đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định./.

ơ

UBND TỈNH HÀ GIANG VĂN PHÒNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Giang, ngày..... tháng .....năm 20....

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi:.......................................................................

Vấn đề trình:......................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG Số: 2642/UBND-VP Về việc đính chính văn bản

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Giang, ngày 28 tháng 9 năm 2011

Kính gửi: - Văn phòng Chính phủ;

- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;

- Các sở, ngành tỉnh;

- UBND các huyện, thành phố.

Ngày 13/9/2011, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 1924/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh.

Do sơ xuất trong khâu soát xét văn bản, tại trang 11 của văn bản đã ghi:

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh...

3. Trong quá trình thực hiện...

Nay đính chính, bổ sung như sau:

1. Ngoài việc thực hiện theo Quy chế này, các đơn vị, cá nhân có liên quan phải tuân thủ thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001 - 2000 về áp dụng hệ thống tiêu chuẩn vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh...

3. Trong quá trình thực hiện...

Các nội dung khác trong Quyết định số 1924/QĐ-UBND giữ nguyên.

Thừa lệnh Chủ tịch, Văn phòng UBND tỉnh thông báo đến các cơ quan, đơn vị liên quan biết và thực hiện./.