THÀnh phố HỒ chí minh độc lập-Tự do-Hạnh phúc

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

SỞ TƯ PHÁP

Số 1220/KH-STP-KSTT Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 12 tháng 3 năm 2014

1. Kiểm tra quy trình và thực tế việc hướng dẫn, tiếp nhận, xử lý, trả kết quả hồ sơ và ghi sổ bộ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại Bộ phận tiếp nhận và kết quả (Văn phòng Sở) và Phòng Hộ tịch-Quốc tịch;

2. Tổng hợp tình hình thuận lợi, khó khăn, những vấn đề phát sinh trong quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết hồ sơ, ghi sổ bộ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài để kịp thời phát huy những kết quả đạt được và khắc phục, những hạn chế, vướng mắc;

3. Kết hợp việc kiểm tra này với công tác kiểm tra của Tổ công tác ISO 9001:2008 Sở Tư pháp theo Kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2014 của Ban Chỉ đạo ISO 9001:2008 Sở Tư pháp;

4. Số liệu báo cáo đầy đủ, chính xác, đánh giá khách quan những mặt tích cực đã đạt được, cũng như những hạn chế, nguyên nhân và những giải pháp khắc phục.

II. Nội dung thực hiện

1. Đối tượng được kiểm tra

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Tư pháp và bộ phận lưu trữ (Văn phòng Sở);

- Phòng Hộ tịch-Quốc tịch.

2. Thời gian và địa điểm, cách thức kiểm tra

2.1. Thời gian kiểm tra: Dự kiến từ ngày 03/4/2014 đến ngày 28/4/2014.

2.2. Địa điểm kiểm tra:

- Kiểm tra quy trình, hồ sơ, các loại sổ: Tại Hội trường B Sở Tư pháp.

- Kiểm tra công tác hướng dẫn, biểu mẫu, niêm yết thủ tục: Tại phòng hướng dẫn hồ sơ.

- Kiểm tra công tác lưu trữ: Tại kho Hộ tịch-lầu 6.

2.3. Cách thức kiểm tra: Kiểm tra thực tế hồ sơ, đọc báo cáo, trao đổi trực tiếp với đơn vị được kiểm tra.

3. Nội dung kiểm tra

- Việc thực hiện Quy trình tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được ban hành kèm theo Quyết định số 237/QĐ-STP ngày 30/5/2012 (được sửa đổi, bổ sung tại Quyết định số 09/QĐ-STP ngày 05/01/2013) của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh: công tác chuyển giao hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Văn phòng Sở) và Phòng Hộ tịch-Quốc tịch; nguyên tắc và hình thức phối hợp; nội dung và phương thức phối hợp...;

- Việc hướng dẫn (niêm yết thủ tục, biểu mẫu hướng dẫn) và tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ (kiểm tra thông qua hồ sơ thực tế), ghi sổ bộ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Văn phòng Sở);

- Việc giải quyết và lưu trữ hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài của Phòng Hộ tịch-Quốc tịch từ ngày 02/01/2013 đến 30/01/2014;

- Việc thực hiện thư xin lỗi đối với những hồ sơ giải quyết trễ hẹn theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố.

Dự thảo báo cáo được gửi về Sở trước ngày 25/3/2014 (thông qua Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính) với các nội dung sau:

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Văn phòng Sở) báo cáo: về công tác hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả (công tác niêm yết thủ tục, biểu mẫu, bảng hướng dẫn, cử công chức hướng dẫn hồ sơ; công tác tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ; ghi sổ bộ; công tác bàn giao hồ sơ cho phòng chuyên môn và bộ phận lưu trữ…); tổng số hồ sơ được tiếp nhận, trả kết quả (số lượng hồ sơ trả kết quả đúng hạn, trễ hạn) từ ngày 02/01/2013 đến ngày 30/01/2014 (trong đó, nêu rõ số liệu từ ngày 02/01/2013 đến ngày 14/5/2013 và từ ngày 15/5/2013 đến ngày 30/01/2014); đánh giá những khó khăn, hạn chế, vướng mắc, bài học kinh nghiệm và kiến nghị giải quyết.

- Phòng Hộ tịch-Quốc tịch báo cáo: Tổng số hồ sơ được giải quyết từ ngày 02/01/2013 đến ngày 30/01/2014 (trong đó, nêu rõ số liệu từ ngày 02/01/2013 đến ngày 14/5/2013 và từ ngày 15/5/2013 đến ngày 30/01/2014), đánh giá những thuận lợi, khó khăn, vướng mắc, hạn chế trong quá trình xử lý giải quyết hồ sơ (quy định pháp luật, mối quan hệ phối hợp, nhân sự, số lượng hồ sơ trễ hạn, nguyên nhân trễ hạn và việc thực hiện thư xin lỗi theo quy định…); bài học kinh nghiệm và kiến nghị giải quyết.

- Bà Hồ Thị Quyên, Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính- Trưởng đoàn;

- Ông Nguyễn Đức Thịnh, Phó trưởng Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính-Thành viên;

- Ông Lê Văn Nhân, Chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính-Thành viên;

- Ông Lê Thanh Hùng, Chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính-Thành viên;

- Bà Võ Thị Thanh Nga, Chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính-Thành viên kiêm Thư ký Đoàn Kiểm tra;

- Đại diện Phòng Tổ chức-Thành viên;

- Đại diện Thanh tra Sở-Thành viên;

- Đại diện Văn phòng Sở (không phải là công chức đang công tác tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả)-Thành viên;

- Thành viên Tổ công chức ISO-Thành viên.

- Thành viên Đoàn Kiểm tra;

- Đại diện lãnh đạo phòng chuyên môn, bộ phận, công chức phụ trách công tác.

III. Tổ chức thực hiện

- Trưởng Phòng Hộ tịch-Quốc tịch và Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm cử đại diện lãnh đạo và chuyên viên phụ trách để phối hợp làm việc với Đoàn kiểm tra trong suốt thời gian kiểm tra.

- Trưởng Phòng Hộ tịch-Quốc tịch có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Sở để cung cấp đầy đủ hồ sơ, sổ bộ theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra;

- Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm bố trí nơi làm việc cho Đoàn Kiểm tra thực hiện công tác kiểm tra.

- Trưởng phòng chuyên môn có công chức tham gia Đoàn kiểm tra có trách nhiệm cử công chức và tạo điều kiện về thời gian tốt nhất để công chức có thể hoàn thành nhiệm vụ được Đoàn kiểm tra đã phân công.

- Trưởng Đoàn kiểm tra có trách nhiệm tổ chức, phân công thành viên Đoàn Kiểm tra và tổng hợp kết quả kiểm tra báo cáo về Giám đốc Sở Tư pháp./.

- Văn phòng UBND TP;

- Sở Nội vụ TP;

- Phòng Hộ tịch-Quốc tịch;

- Văn phòng, Bộ phận TN và TKQ;

- Phòng Tổ chức;

- Thanh tra Sở; Ung Thị Xuân Hương

- Tổ công tác ISO STP;

- Trang thông tin điện tử Sở Tư pháp;

- Lưu VT-KSTT