SỔ chứng thực hợP ĐỒNG, giao dịch uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn): Huyện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SỔ CHỨNG THỰC
HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn): ........................

Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh): .................

Tỉnh (thành phố): .............................................................

Quyển số: .................... TP/CC-SCT/HĐGD

Mở sổ ngày ............... tháng ............. năm ...........

Khoá sổ ngày ............ tháng .............. năm ..........

1. Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được sử dụng để ghi các việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, phục vụ cho việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu chứng thực.

2. Sổ phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối, phải được giữ sạch, không để nhoè hoặc rách nát.

3. Chữ viết trong Sổ phải rõ ràng, không tẩy xoá, phải viết cùng một thứ mực tốt, màu đen.

4. Trước khi ghi vào Sổ phải kiểm tra các số liệu sẽ ghi vào Sổ để tránh nhầm lẫn. Trường hợp viết nhầm, sửa lỗi kỹ thuật phải gạch đi viết lại, không được viết đè lên chữ cũ; khi viết lại phải ký, ghi rõ họ tên nguời thực hiện vào cột ghi chú và đóng dấu vào chỗ sửa.

5. Phải ghi đầy đủ các cột mục có trong Sổ và lưu ý các điểm sau đây:

- Cột (1): số chứng thực trong cột này là số ghi trong văn bản chứng thực;

- Cột (4): ghi lần lượt họ tên, nơi cư trú của từng người một;

- Cột (6): ghi thông tin về đối tượng hợp đồng, giao dịch.

6. Khi sử dụng phải ghi ngày mở Sổ, khi kết thúc phải ghi ngày khoá Sổ.