Số: 653/hd-snv

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Sở Nội vụ hướng dẫn việc thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” và tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ tại phường-xã-thị trấn như sau:

Trước khi đề nghị Phòng Nội vụ quận-huyện thẩm tra, Ủy ban nhân dân phường-xã-thị trấn chuẩn bị tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo các bước:

a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

b) Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị, hồ sơ gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
c) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị. Về thành phần Hội đồng xác định giá trị đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử các cấp theo điểm a, khoản 3 mục II của Công văn 879/VTLTNN-NVĐP.

c1) Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của phường-xã-thị trấn, Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường-xã-thị trấn, Chủ tịch Hội đồng;

- Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường-xã-thị trấn phụ trách lĩnh vực có tài liệu đề nghị tiêu hủy, Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện đơn vị, bộ phận, tổ có tài liệu đề nghị tiêu hủy, ủy viên;

- …

c2) Đối với danh mục tài liệu lưu trữ lịch sử, việc tiêu hủy và thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo quy định tại điểm đ, khoản 1, Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP.

d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

đ) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

e) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

g) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy:

Căn cứ khoản 1 Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP; khoản 4 mục II của Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP về quy định và hướng dẫn thẩm quyền thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị”, theo đó, Phòng Nội vụ quận-huyện (cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ quận-huyện) thực hiện việc thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của phường-xã-thị trấn. Trước khi lập danh mục tài liệu hết giá trị, tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh.

Nội dung thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” cần tập trung vào việc xác định giá trị tài liệu, đối chiếu với các quy định về thời hiệu bảo quản tài liệu liên quan. Quá trình thẩm tra có lập biên bản, thành phần tham gia thẩm tra cần có lãnh đạo Phòng Nội vụ được phân công theo dõi công tác lưu trữ, cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ, thủ trưởng và cán bộ phụ trách lưu trữ tài liệu của cơ quan, đơn vị có tài liệu đề nghị tiêu hủy. Nội dung kết luận và các ý kiến khác về “Danh mục tài liệu hết giá trị” cần thể hiện đầy đủ trong biên bản và được các thành viên tham gia thẩm tra ký tên.

Sau khi thẩm tra, Phòng Nội vụ có văn bản thông báo đến Ủy ban nhân dân phường-xã-thị trấn về việc kết quả thẩm tra (thống nhất hoặc chưa thống nhất về “Danh mục tài liệu hết giá trị”).

b) Thẩm quyền quyết định tiêu hủy:

Tại điểm g, khoản 1, Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của phường-xã-thị trấn: “ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện”.

Nội dung chi tiết liên quan đến việc thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” và tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị tham khảo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP tại Cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ: http://www.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn (Thông tin chuyên ngành/Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ/file Thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị”).