Số: 239 / QĐ-snn

UBND TP. ĐÀ NẴNG SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT Số: 239 / QĐ-SNN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 20 tháng 5 năm 2009

GIÁM ĐỐC SỞ NÔNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Quyết định số 8824/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2008 của UBND thành phố Đà Nẵng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thành phố Đà Nẵng;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở.

UBND TP. ĐÀ NẴNG SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 20 tháng 5 năm 2009

(Ban hành kèm theo Quyết định số 239/QĐ-SNN ngày 20 tháng 5 năm 2009

2. Công tác văn thư quy định tại quy chế này bao gồm các công ciệc về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào kho lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

3. Công tác lưu trữ qui định tại Quy chế này bao gồm các công việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, thống kê, bảo quản và nộp vào lưu trữ, bảo quản đúng nguyên tắc của văn thư bảo mật, tổ chức phân loại bảo quản và tiêu hủy hồ sơ hết giá trị sử dụng đúng trình tự của công tác văn thư lưu trữ.
Điều 2. Trách nhiệm của quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:
1. Chánh Văn phòng Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thành phố Đà Nẵng có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo qui định của Nhà nước; chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụng con dấu tại cơ quan Sở.
2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước; phân công cán bộ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
3. Mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các qui định của Giám đốc Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thành phố Đà Nẵng về công tác văn thư, lưu trữ.
4. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng qui định của Nhà nước và của Giám đốc Sở về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 3. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc Sở.
1. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ.
1.1. Nhiệm vụ công tác văn thư:

a) Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến; theo dõi việc xử lý văn bản đến;

b) Quản lý văn bản đi: Đăng ký văn bản đi; chuyển giao văn bản đi sắp xếp và quản lý văn bản lưu;
c) Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị;
d) Hướng dẫn lập hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành theo qui định;
đ) Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư của đơn vị theo qui định.
1.2. Nhiệm vụ công tác lưu trữ:
a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
c) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
d) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu;
đ) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữ theo qui định;
e) Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;
g) Làm các báo cáo thống kê theo qui định.

Điều 4. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
1. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng qui định của Pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Cán bộ, công chức viên chức có trách nhiệm thực hiện đúng qui định của Nhà nước và Quyết định số 262/QĐ-SNN ngày 24 tháng 6 năm 2008 của Giám đốc Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thành phố Đà Nẵng về việc Ban hành quy chế Bảo mật Nhà nước.
Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 5. Hình thức loại văn bản ban hành.
Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn ban hành các loại văn bản sau:
1. Văn bản hành chính: Quyết định, công văn, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Biên bản, Hợp đồng, Giấy phép, Thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu chuyển, Hướng dẫn và một số văn bản khác.
2. Văn bản chuyên ngành: Các loại biểu mẫu, sổ sách được hình thành trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn.
Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
Điều 7. Soạn thảo và ban hành văn bản
1. Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành của Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn được thực hiện đúng qui định hiện hành và Quy chế này.

2. Trường hợp văn bản đã ban hành và phát hiện có sai sót về thể thức hoặc nội dung, đơn vị soạn thảo phải đính chính bằng văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký

3. Khi phát hiện có sai sót về thể thức hoặc nội dung của văn bản, Văn phòng Sở trả lại các phòng chuyên môn, đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh; nếu văn bản đã ban hành thì đơn vị phải đính chính bằng văn bản. Các phòng chuyên môn, đơn vị soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản.

2. Chánh Văn phòng Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn, cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của đơn vị.

2. Thủ trưởng của đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Người ký văn bản phải ghi rõ, ghi đúng chức vụ, họ và tên theo quyết định của cấp có thẩm quyền phê chuẩn và bổ nhiệm cán bộ.

Điều 10. Trình ký văn bản

1.Văn bản trình Giám đốc Sở ký ban hành:

Sau khi bản gốc được hoàn thành, đơn vị soạn thảo chuyển đến văn thư để trình lãnh đạo Sở ký ban hành, văn bản phải có chữ ký tắt của Trưởng phòng (Phó trưởng phòng khi được trưởng phòng ủy quyền) hoặc người chủ trì soạn thảo, văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở (nếu có) và các văn bản liên quan khác.

a) Sao y bản chính.

b) Trích sao.

c) Sao lục.

3. Bản sao y bản chính , bản trích sao , bản sao lục được thực hiện theo thể thức quy định có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Thẩm quyền ký sao văn bản :

Thực hiện theo quy chế làm việc của đơn vị.

5. Đối với văn bản có độ Mật, việc sao chụp được thực hiện theo Quy định về Bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 12. Nguyên tắc chung về quản lý văn bản đi, văn bản đến

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị (trừ trường hợp pháp luật có qui định khác) đều phải vào sổ lưu công văn tại văn thư và nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có) của cơ quan đơn vị.

2. Văn bản đi, đến chưa vào sổ lưu công văn tại văn thư và nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có) của cơ quan, các phòng chuyên môn hoặc cá nhân có trách nhiệm chuyển đến cho văn thư xử lý theo qui định.

Điều 13. Trình tự xử lý văn bản đến

Văn bản đến đơn vị phải được xử lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết theo dõi văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản do Bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực tiếp chuyển đến, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước khi ký nhận; trong đó đặc biệt lưu ý đối với những văn bản có độ “Khẩn” và “Mật”. Trường hợp văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan phải có trách nhiệm ký nhận, ghi rõ thời gian nhận vào phía sau bì thư và báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm để xử lý.

b) Trường hợp văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất phong bì, văn bản bên trong không đúng với ngoài bì về số, nơi nhận hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian nghi trên bì (đối với văn bản đóng dấu “Hỏa tốc”) thì văn thư phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết phải lập biên bản có chữ ký của người đưa văn bản đến.

c) Đối với văn bản đến được gửi qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm giải quyết.

2. Phân loại văn bản đến

a) Văn thư không được bóc bì các loại văn bản sau: Bì văn bản đến có đóng dấu ký hiệu các độ “Mật”. (Nếu văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản “Mật”); Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, Đoàn thể và gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân hoặc có đóng dấu (chỉ người có tên mới được bóc bì), văn thư đăng ký vào sổ giao nhận số và ký hiệu ngoài bì, sau đó chuyển nguyên bì đến đơn vị và cá nhân có tên. Đối với văn bản gửi cho cá nhân nhưng nếu có liên quan đến công việc chung thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển đến văn thư để đăng ký;

b) Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi ngoài bì gửi chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu (kể cả các bì có ký hiệu “Mật” và “Tối mật”), nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ.

3. Bóc bì văn bản

a) Những bì có đóng dấu độ khẩn cần được bóc và trình ngay để giải quyết kịp thời.

b) Tránh làm hư hại; không làm mất số, ký hiệu văn bản, tên cơ quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sai sót văn bản;

c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

d) Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận và gửi lại cho nơi gửi.

đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên văn bản thì lưu giữ lại phong bì và đính kèm cùng với văn bản để làm bằng chứng.

4. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến

a) Văn bản đến đơn vị phải được đóng dấu “Đến” (kể cả giờ đến trong trường hợp cần thiết) tại văn thư, trừ một số loại văn bản được đăng ký riêng theo qui định của Pháp luật Nhà nước và qui định khác như: như hóa đơn, chứng từ kế toán và những văn bản không được bóc bì theo qui định.

b) Đối với văn bản đến được gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm chụp lại, sau đó đóng dấu “Đến”. Khi nhận được bản chính của văn bản đã gửi qua fax, văn thư đóng dấu “Đến” và thay thế bản fax đã nhận. Văn bản đến được truyền qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra giấy và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.

c) Những văn bản đến không thuộc diện đóng dấu “Đến” tại văn thư thì được chuyển đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

d) Dấu “Đến” phải được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phía trên ở phần lề trái dưới số và ký hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (Đối với công văn).

5. Đăng ký văn bản đến

a) Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết của văn bản như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi gửi, nơi nhận; Số lượng vào sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi khoa học.

b) Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức của đơn vị để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập chương trình phần mềm quản lý văn bản đến bằng vi tính cho phù hợp.

c) Văn bản có độ Mật được đăng ký sổ riêng. Trường hợp văn thư đơn vị không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản có độ Mật thì việc đăng ký văn bản mật được thực hiện theo các thông tin ngoài bì như: số và ký hiệu văn bản, nơi gửi, nơi nhận, mức độ Mật, số lượng.

d) Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không thông dụng.

1. Trình văn bản đến

a) Văn thư tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra, cho số lưu công văn đến văn thư và trình cho Giám đôc Sở, Thủ trưởng đơn vị để xử lý trong ngày làm việc. Văn bản đến có độ “Khẩn” phải được trình xử lý ngay trong ngày sau khi nhận được.

b) Sau khi có ý kiến của lãnh đạo đơn vị trên văn bản, văn thư ghi lại vào sổ lưu công văn đến và cập nhật vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có) để theo dõi.

2. Chuyển giao văn bản đến

a) Văn bản đến phải được chuyển giao cho các phòng chuyên môn, đơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở, đơn vị trong ngày làm việc nếu xử lý trong ngày không kịp thì chuyển vào buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

b) Khi chuyển giao văn bản phải chuyển đúng các phòng liên quan, đơn vị hoặc người nhận; phải kiểm tra và ký nhận đầy đủ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn, hỏa tốc” phải ghi rõ thời gian nhận. Đối với văn bản đến có đóng dấu độ “Mật”, văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên hoặc có thẩm quyền xử lý và phải đảm bảo đảm bảo bí mật nội dung văn bản.

Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, các phòng chuyên môn, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

2. Chánh văn phòng Sở, Trưởng phòng các đơn vị có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở hoặc thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc các đơn vị và cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Trình tự xử lý văn bản đi

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng của văn bản

a) Tất cả văn bản đi, sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành phải chuyển đến văn thư để đánh số theo hệ thống số chung do văn thư thống nhất quản lý (trừ một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán…).

b) Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ qui định.

c) Ghi ngày, tháng, năm văn bản: là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và lấy số vào Sổ văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính (nếu có).

3. Nhân bản:

Văn bản sau khi được có thẩm quyền ký, văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành thì mới được nhân bản theo đúng số lượng qui định. Đối với văn bản có độ “Khẩn” phải làm thủ tục nhân bản và phát hành ngay sau khi ký. Việc nhân bản đối với văn bản có độ “Mật” phải được thực hiện theo qui định.

4. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật (Nếu có):

4.1. Đóng dấu cơ quan

a) Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải được đóng dấu cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi ban hành.

b) Đóng đấu được thực hiện theo qui định của Điều 22 của Quy chế này.

4.2 Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có).

a) Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ Khẩn theo 2 mức “Thượng khẩn” hoặc “Khẩn”.

b) Dấu chỉ mức độ Mật: khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật Nhà nước, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải đề xuất độ mật của từng văn bản. Người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu “tuyệt mật”, Tối mật”; “Mật”.

c) Đấu chỉ mức độ Khẩn, Mật được khắc sẵn; dấu được đóng dấu trích yếu văn bản (đối với văn bản không có tên loại).

d) Mực dùng để đóng dấu độ Khẩn, Mật có màu đỏ tươi theo qui định.

đ) Văn thư chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu các loại con dấu trên theo chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị.

5. Đăng ký văn bản gửi đi

a) Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung thống nhất tại văn thư.

b) Văn bản gửi đi được theo dõi bằng Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

c) Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập Sổ riêng theo qui định.

6. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

7. Lưu văn bản đi.

Điều 18. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi ký ban hành phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là đầu ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản có độ Khẩn phải chuyển ngay theo chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị.

2. Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ. Được thực hiện tại văn thư hoặc do văn thư chuyển trực tiếp đến phòng chuyên môn, đơn vị, cá nhân. Khi chuyển giao văn bản trong nội bộ đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ theo qui định.

3. Chuyển phát văn bản đi qua bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được fax hoặc truyền qua mạng để kịp thời giải quyết công việc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ, văn bản phải gửi bản chính cho nơi nhận.

4. Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành, đăng ký vào Sổ gửi văn bản qua bưu điện và tính cước phí theo qui định. Khi giao bì văn bản , văn thư phải yêu cầu nhân viên Bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.

5. Chuyển phát văn bản đi có độ Mật : Được thực hiện theo qui định của Pháp luật. Mọi trường hợp giao nhận văn bản đi có độ Mật phải được ghi vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.

6. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Trường hợp văn bản đi bị thất lạc hoặc chậm trể, văn thư có trách nhiệm làm việc với nơi nhận hoặc Bưu điện để xác định nguyên nhân, sau đó báo cáo người có thẩm quyền xem xét giải quyết.

Điều 19. Lưu văn bản đi

1. Lưu tại văn thư

a) Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư, nơi lấy số văn bản. Văn bản lưu tại văn thư là bản chính có chữ ký trực tiếp của người thẩm quyền và đã được đóng dấu.

b) Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo từng loại văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo qui định.

c) Các tập văn bản lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn bản đi, Sổ chuyển giao văn bản, Sổ gửi văn bản được lưu giữ tại văn thư 01 năm; sau đó giao nộp cho lưu trữ hiện hành theo qui định.

2. Lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản

Văn bản đi được lưu tại văn thư lưu trữ và lưu trong hồ sơ sự việc của các phòng chuyên môn, đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp soạn thảo cùng với bản gốc (nếu có). Trong hồ sơ lưu phải thể hiện đầy đủ các nội dung chỉ đạo của lãnh đạo, góp ý của các phòng trong quá trình soạn thảo. Đến thời hạn qui định, các phòng, đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan chủ quản.

3. Lưu văn bản đi có độ Mật:

Văn bản đi có độ Mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước; được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ, hòm, không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tài liệu có độ Mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Sở hoặc thủ trưởng đơn vị. Văn thư được giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng theo quy định.

Điều 20. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các qui định theo Điều 25 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ.

2. Văn phòng Sở Nông nghiệp và PTNT chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Sở Nông nghiệp & PTNT.

3. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do người ký văn bản quyết định, dấu được đóng mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang của quyển sổ. Đối với văn bản có số liệu một trang đóng dấu trên đầutrùm lên mép bên trái trang đó, nếu nhiều trang được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của số liệu.

4. Việc đóng dấu những văn bản không có ở bản lưu ở văn thư (như hợp đồng, biên bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận …) cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

Điều 21. Lập hồ sơ hiện hành

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn qui định nộp vào lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan chủ quản).

2. Nội dung lập hồ sơ hiện hành

a) Mở hồ sơ : Hàng năm, căn cứ vào công việc được giao, mỗi cán bộ, viên chức mở sẵn một số bìa hồ sơ để quản lý văn bản “đi”, “đến” liên quan đến công việc cần giải quyết. Ngoài bìa ghi tên công việc.

b) Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong hoặc kết thúc một năm làm việc thì hồ sơ kết thúc. Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc và đóng hồ sơ thành tập.

3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

Điều 22. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành

1. 
   Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân
   

a) Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng chuyên môn, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm đôn đốc và theo dõi các đơn vị và cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ hiện hành theo thời hạn được qui định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải lập danh mục gửi cho cán bộ lưu trũ để biết; nhưng thời hạn giữ lại đơn vị, cá nhân không quá 02 năm.

c) Mỗi cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm.

2. Quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Đối vối tài liệu hành chính chuyên môn nghiệp vu: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc.

b) Đối với tài liệu nghiên cưu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Đối với tài liệu tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, đơn vị phải lập “Mục lục Hồ sơ, tài liệu nộp lưu”và “Biên bản giao nhận tài liệu”(mỗi loại 02 bản”. Sau khi ký nhận giao mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

[

Chương II

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 23. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Hằng năm, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm

1. Lập kế hoạch để thu thập hồ sơ, tài liệu của phòng chuyên môn, đơn vị và cá nhân.

2. Phối hợp với các phòng, đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

3. Hướng dẫn các phòng, đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp; thống kê vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Thủ tục giao nhận thực hiện theo khoản 3 Điều 22 của Quy chế này.

Điều 24. Chính lý tài liệu

1. Chỉnh lý tài liệu nhằm loại tài liệu theo một phương án khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu ủy.

2. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng phòng, đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

b) Khi phân loại và lập hồ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ảnh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào kho bảo quản.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.

4. Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 25. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ phải được bảo vệ, bảo quản an toàn truyệt đối.

2. Chánh Văn phòng Sở và thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các qui định của Nhà nước và Quy chế này về bảo quản tài liệu lưu trữ.

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo sử dụng tiêu chuẩn qui định.

b) Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, chống thiên tai, bảo mật đối với kho lưu trữ tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, quạt thông gió phù hợp với từng loại hình tài liệu.

đ) Thực hiện các biên pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử axit và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng.

3. Cán bộ công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

1. 
   Đối tượng
   

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác phải có văn bản đề nghị hoặc Giấy giới thiệu của đơn vị nơi công tác;nếu phục vụ cho yêu cầu của cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu; Chứng minh nhân dân và phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền được quy định tại Điều 28 của Quy chế này.

b) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ Mật phải thực hiện đúng qui định hiện hành của Nhà nước.

1. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

2. Tổ chức sử dụng tài liệu tại chỗ

a) Đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ, thủ tục được thực hiện theo khoản 2 điều 26 của quy chế này.

b) Sau khi xem xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả vào sổ theo dõi cho mượn tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ giám sát trong quá trình cho mượn và kiểm tra tài liệu sau khi được hoàn trả.

3. Cho mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc

a) Người đến khai thác muốn mượn tài liệu lưu trữ đưa về nơi làm việc (Trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước chưa được giải mật), thực hiện thủ tục đề nghị như quy định đối với mượn tài liệu xem tại chỗ nhưng ghi rõ yêu cầu mượn về nơi làm việc. Trước khi ký mượn, cán bộ lưu trữ và người mượn tài liệu phải kiểm tra tình trạng tài liệu và ghi vào sổ mượn.

b) Thời gian cho mượn về không quá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

c) Khi hoàn trả, người mượn phải trả đủ số lượng và bảo đảm số lượng tài liệu không bị hư hỏng, thiếu, mất. Nếu để xảy ra mất mác thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ

Người đến khai thác cần sao, chụp tài liệu lưu trữ thực hiện thủ tục như mượn tài liệu. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện. Đối với tài liệu mật thực hiện theo Quyết định số 202/QĐSNN ngày 24/6/2008 ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Sở Nông nghiệp & PTNT TP Đà Nẵng.

Điều 28. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Được sự cho phép của lãnh đạo Sở để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan.

2. Đối với tài liệu có độ mật: thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật của nhà nước. Cụ thể:

Tài liệu Mật, Tuyệt mật và Tối mật do Giám đốc Sở phê duyệt.

1. Xác định giá trị tài liệu là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị khác nhau của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc phương pháp và tiêu chuẩn Nhà nước, nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và phân loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Yều cầu của việc xác định giá trị tài liệu

a) Xác định tài liệu cần được bảo quản vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời. Đối với tài liệu được bảo quản lâu dài và tạm thời được tính bằng số lượng năm cụ thể.

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra tiêu hủy.

3. Căn cứ để thực hiện xác định giá trị tài liệu

a) Các nguyên tắc, Phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cơ quan chức năng của Nhà nước Quy định.

b) Quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu.

c) Bảng quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành.

d) Danh mục hồ sơ của đơn vị hình thành phông (Nếu có).

đ) Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản. Thành phần của Hội đồng gồm có:

a) Đối với cơ quan Sở

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng là Chủ tịch Hội đồng;

- Cán bộ làm công tác lưu trữ là ủy viên;

- Đại diện các phòng, tổ có tài liệu là ủy viên.

b) Đối với đơn vị trực thuộc

- Đại diện Lãnh đạo đơn vị là chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Tổ chức Hành chính đơn vị là ủy viên;

- Đại diện các phòng, tổ có tài liệu là ủy viên.

2. Nhiệm vụ của Hội đồng là tham mưu cho thủ trưởng đơn vị quyết định về danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại để tiếp tục bảo quản và danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy

Điều 31. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy.

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị lưu trữ được thực hiện theo đúng các qui định hiện hành của Nhà nước.

2. Thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Giám đốc Sở quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan Văn phòng Sở.

b) Thủ trưởng các đơn vị quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

1. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định văn bản của người có thẩm quyền.

2. Khi tiêu hủy phải hết thông tin trên tài liệu.

3. Trong quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu phải có đại diện của đơn vị có tài liệu; phải được lập biên bản, có xác nhận của người thực hiện và đơn vị có tài liệu.

4. Tiêu hủy hồ sơ, tài liệu phải được lập thành hồ sơ, bao gồm

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

b) Danh mực hồ sơ, tài liệu hết trị kèm bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.

e) Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền.

g) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.

h) Biên bản tiêu hủy tài liệu và các tài liệu có liên quan khác.

5. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.

2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo qui định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê cơ sở, thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Báo cáo hàng năm gửi về Văn phòng Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn vào ngày 15 tháng 01 năm sau để Sở tổng hợp báo cáo.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 34. Khen thưởng

Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thưu, lưu trữ, được khen thưởng theo quy định của Nhà nước và Quy chế thi đua khen thưởng của Sở.

Các đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định của Nhà nước & của Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thành phố Đà Nẵng về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo mức độ, tính chất vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật.

Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo qui định của pháp luật về Luật khiếu nại, tố cáo.

1. Trưởng các phòng, thủ trưởng các đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức theo dõi, kiểm tra đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện quy chế này.