SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
BỆNH VIỆN ĐÀ NẴNG
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ PHÁT HÀNH VĂN B¶N ĐI
MÃ SỐ : QT423-02/HC
BAN HÀNH LẦN : 02
NGÀY :
| QUY TRÌNH |
Mã số: QT423-02/HC
Ban hành lần: 02
Ngày:
| TIẾP NHẬN VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI |
THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày
|
Vị trí
|
Nội dung sửa đổi
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
1. Ban Giám đốc
|
|
7. Hành chính quản trị
|
|
2. Ban ISO
|
|
8. Vật tư thiết bị y tế
|
|
3. Kế hoạch tổng hợp
|
|
9. Điều dưỡng
|
|
4. Tổ chức cán bộ
|
|
10. Khoa Khám bệnh-Cấp cứu
|
|
5. Tài chính kế toán
|
|
11. Các khoa điều trị
|
|
6. Chỉ đạo tuyến
|
|
|
| | Người viết | Kiểm tra | Phê duyệt | | Trëng phßng | Phã gi¸m ®èc | Giám đốc |
| | |
|
Trần Ngọc Thạnh
SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
BỆNH VIỆN ĐÀ NẴNG
| CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
TIẾP NHẬN VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI
(Ban hành kèm theo Quyết định số ... ... /QĐ-BVĐN
Ngày 28 tháng 10 năm 2010 của Giám đốc Bệnh viện Đà Nẵng)
1. MỤC ĐÍCH
Đảm bảo việc tiếp nhận, phát hành văn bản Đi đúng nguyên tắc, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng tại bộ phận văn thư và các khoa phòng trong bệnh viện.
3. CƠ SỞ PHÁP LÝ – TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay chất lượng, mục Kiểm soát tài liệu (4.2.3)
- TCVN ISO 9001:2008
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ “Sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư”;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan”.
4. THUẬT NGỮ- ĐỊNH NGHĨA:
- HCQT: Hành chính quản trị;
- VT: Bộ phận văn thư;
- NVVT: Nhân viên văn thư;
- GĐ: Giám đốc;
- NUQ: Người được ủy quyền;
- KP: Khoa, phòng.
- TN: Trách nhiệm.
5. NỘI DUNG
5.1. Lưu đồ
Biểu mẫu Trách nhiệm
KP
NVVT
GĐ
Nhân bản, lấy số, đóng dấu
BM 423-02.01 NVVT
Chuyển phát văn bản đi
BM 423-02.02 VT
VT/KP
VT/KP
5.2. Mô tả lưu đồ tiếp nhận, phát hành văn bản đi:
a. Soạn thảo và đánh máy văn bản:
- Văn bản của phòng ban nào, phòng ban đó chịu trách nhiệm soạn thảo và đánh máy. Yêu cầu văn bản phải được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.
b. Tiếp nhận văn bản từ các phòng ban:
- Văn thư tiếp nhận văn bản từ các phòng ban, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện sai sót, trả lại phòng ban soạn thảo, trình bày lại. Nếu đúng, trình Giám đốc, hoặc người được ủy quyền xem xét, ký duyệt.
c. Xem xét, ký duyệt:
- Văn bản được Giám đốc, hoặc người ủy quyền xem xét nội dung. Nếu cần chỉnh sửa, gửi trả lại đơn vị soạn thảo. Nếu ký phê duyệt, chuyển bộ phận văn thư.
d. Đăng ký văn bản đi:
Văn bản sau khi được giám đốc hoặc người được ủy quyền ký, văn thư sẽ lấy số, ngày tháng năm của văn bản và vào sổ công văn đi theo mẫu BM 423-02.01, đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn bản.
e. Nhân bản, đóng dấu và chuyển giao văn bản:
+ Nhân bản:
- Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản
- Bộ phận nào soạn thảo văn bản thì bộ phận đó thực hiện việc photo tài liệu.
- Đối với trường hợp số lượng tài liệu cần photo lớn thì có thể chuyển qua cho phòng HCQT thực hiện việc photo.
+ Đóng dấu: Việc thực hiện đóng dấu tài liệu, công văn thực hiện theo quy định quản lý con dấu.
+ Chuyển giao văn bản:
Đối với trường hợp chuyển giao trực tiếp cho người nhận thì yêu cầu người nhận ký vào cột ký nhận của sổ chuyển giao công văn đi.
Đối với trường hợp phải giao cho nhân viên giao nhận hoặc các nhân viên khác đi giao thì yêu cầu người đó ký vào sổ giao công văn đi, đồng thời chuyển cho người đó phiếu giao bản giấy tờ, sau khi giao xong thì thu hồi giấy đã có chữ ký lại.
Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng. Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
Chuyển phát văn bản mật. Đối với trường hợp chuyển giao văn bản mật, thực hiện theo quy chế bảo mật tài liệu.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
Đối với những văn bản mật, hỏa tốc hoặc theo yêu cầu của người gửi, nhân viên văn thư phải theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Đối với các trường hợp này, nhân viên văn thư phải ghi thêm thời gian phải kiểm tra, nếu đến thời gian đó phải gọi điện hỏi thăm người nhận đã nhận được chưa, nếu sau thời gian 4 - 8h mà người nhận chưa nhận được thì phải báo cáo người có thẩm quyền xin ý kiến xử lý (tùy theo tính chất cấp bách của văn bản).
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
f. Lưu trữ:
Văn thư lưu bản gốc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
6. Phụ lục:
Mẫu sổ công văn đi Mã số: BM 423-02.01
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi Mã số: BM 423-02.02
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |