Quy trình hưỚng dẫn quản lý VÀ thực hiện dự ÁN ĐẦu tư trang thiết bị cho các labo xét nghiệM

Hàng năm, Nhà nước đã dành nguồn kinh phí đáng kể để tăng cường trang thiết bị kỹ thuật cho các cơ quan nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ. Những phương tiện kỹ thuật này đã và đang đóng vai trò quan trọng hướng vào thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội. Trường đại học Y Hà Nội là một đơn vị vừa phải đảm nhiệm nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học cần có đầy đủ điều kiện phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ chính trị. Một trong những điều kiện quan trọng đó là trang thiết bị máy móc, một trường đại học trọng điểm quốc gia thì điều kiện này không thể thiếu.

Tuy nhiên, việc xây dựng và quản lý các dự án đầu tư trang thiết bị cho các labo xét nghiệm tại các đơn vị, bộ môn còn gặp nhiều khó khăn lúng túng về mặt thủ tục pháp lý. Trước tình hình thực tế như vậy, chúng tôi đã tìm hiểu và xây dựng quy trình quản lý dự án đầu tư trang thiết bị nhằm 02 mục tiêu sau:
2. MỤC TIÊU

2.1. Xây dựng quy trình quản lý dự án đầu tư trang thiết bị cho các labo xét        nghiệm của Trường Đại học Y Hà Nội theo văn bản của Nhà nước ban hành.

2.2. Xây dựng Bảng kiểm quản lý dự án đầu tư trang thiết bị cho các labo xét nghiệm
3. VĂN BẢN ĐƯỢC ÁP DỤNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ     TRANG THIẾT BỊ

Văn bản được áp dụng xây dựng và quản lý dự án đầu tư trang thiết bị có nguồn tài chính từ Ngân sách sự nghiệp khoa học và Đầu tư xây dựng cơ bản:

1. Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

2. Nghị định số: 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc “Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng”

3. Quyết định số 1118/2008/QĐ-BKH ngày 03/9/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc: “Ban hành Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa”

4. Quyết định số 1121 /2008/Q§-BKH ngày 03/9/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc: “Ban hành mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp”

5. Quyết định số 123/QĐ-BTC ngày 16/ 01/ 2009 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính về việc “Ban hành Quy chế đấu thầu thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ tư vấn và lựa chọn nhà thầu xây dựng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài Chính”

6. Quyết định số: 37/2007/QĐ-BYT ngày 25/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Y tế Ban hành Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Y tế sử dụng ngân sách Nhà nước

7. Thông tư số: 02/2009/TT-BKH ngày 17/02/2009 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc: “Hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu”

8. Thông tư số 530/TT-KHTC ngày 04/8/1994 của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường về việc “Hướng dẫn tạm thời việc quản lý và sử dụng kinh phí sửa chữa, tăng cường trang thiết bị cho các cơ quan khoa học, công nghệ và môi trường”

9. Thông tư số: 63/2007/TT-BTC ngày 15/06/2007 của Bộ Tài Chính: Hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước

Các bộ môn, đơn vị trong Trường Đại học Y Hà Nội có các điều kiện sau đây đều có thể xây dựng thuyết minh dự án tham gia tuyển chọn:

- Từ khi thành lập bộ môn, đơn vị chưa bao giờ chính thức được đầu tư đồng bộ TTB từ các nguồn kinh phí khác thuộc ngân sách Nhà nước hoặc thuộc các dự án viện trợ quốc tế; nhưng thường xuyên có các hoạt động nghiên cứu và triển khai một số nhiệm vụ khoa học.

- Có chức năng, nhiệm vụ được giao phù hợp với tính năng, công dụng của thiết bị, đồng thời có nhu cầu sử dụng từ 60% công suất trở lên;

- Có năng lực tổ chức, khai thác, vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị;

- Có đầy đủ các điều kiện lắp đặt như nhà xưởng, điện, nước,…;

Căn cứ nhu cầu đào tạo giảng dậy, nghiên cứu; tính cần thiết của công tác tăng cường năng lực trang thiết bị, các bộ môn, đơn vị xây dựng dự án tăng cường trang thiết bị (Phụ lục 1) gửi đến phòng Quản lý Khoa học và Công nghệ - Trường Đại học Y Hà Nội.

Các dự án tăng cường trang thiết bị sẽ được thông qua Thường trực Hội đồng Khoa học và Giáo dục của Nhà trường để các Ủy viên Hội đồng xem xét điều kiện thực tế (Mục 4.1)của các bộ môn, đơn vị có dự án tham gia tuyển chọn.

Do kinh phí sửa chữa, tăng cường trang thiết bị của Bộ Y tế (Bộ chủ quản) có hạn nên mỗi đơn vị trực thuộc Bộ Y tế chỉ được xét một dự án, trước một năm kết thúc dự án trước Bộ mới xét cho đơn vị dự án mới.

Sau khi Thường trực Hội đồng Khoa học và Giáo dục của Nhà trường lựa chọn được dự án ưu tiên đầu tư, đơn vị hưởng lợi (đơn vị xây dựng dự án) sẽ phải chuẩn bị hồ sơ trình Bộ Y tế thông qua Vụ Khoa học và Đào tạo.

Hồ sơ dự án, gồm:

- Tờ trình xin phê duyệt dự án.

- Thuyết minh dự án (Phụ lục 1)

- Phiếu thiết bị khoa học với các thiết bị loại A (thiết bị loại A là thiết bị có giá trị từ 8000USD) trở lên (Phụ lục 2).

- Các văn bản khác:

+ Quyết định thành lập Thường trực Hội đồng Khoa học và Giáo dục                          của Trường đại học Y Hà Nội

+ Biên bản họp Thường trực Hội đồng Khoa học và Giáo dục

+ Catalogues của các thiết loại A

+ Các văn bản liên quan khác (nếu có)

Thời gian :

- Xây dựng dự án : từ tháng 6-tháng 11 hàng năm

- Thông qua Thường trực Hội đồng Khoa học và Giáo dục tháng 12

- Trình Hồ sơ xin Bộ Y tế phê duyệt tháng 1 hoặc tháng 2 năm sau.

- Sau khi chấp nhận Hồ sơ dự án, Vụ Khoa học và Đào tạo trình Lãnh đạo Bộ thành lập Hội đồng tư vấn để thẩm định dự án. Hội đồng tư vấn bao gồm các nhà khoa học, chuyên gia am hiểu về thiết bị được đầu tư và đại diện của các Vụ: Khoa học và Đào tạo, Kế hoạch - Tài chính và Trang thiết bị và Công trình Y tế.

- Trên cơ sở kết quả thẩm định của Hội đồng tư vấn và Hồ sơ dự án sau khi tiếp thu ý kiến của Hội đồng, Vụ Khoa học & Đào tạo báo cáo kết quả thẩm định dự án và dự thảo Quyết định phê duyệt dự án để trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

4.4. Xây dựng kế hoạch, phê duyệt và thực hiện hàng năm:

SOP 2: Xem bảng

4.4.1. Xây dựng kế hoạch hàng năm

Bước 1: Để thuận tiện cho việc triển khai, cơ quan chủ trì dự án ra quyết định thành lập Ban chủ nhiệm và Ban Thư ký để giúp cho Chủ nhiệm trong quá trình lựa chọn thiết bị, lập hồ sơ mời thầu,...

Bước 2: Chủ nhiệm dự án căn cứ Quyết định phê duyệt dự án của Bộ Y tế lập dự toán, xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị từng năm trình Vụ Kế hoạch - Tài Chính (thông qua phòng Tài chính kế toán của Trường)

Bước 3: Lập Hồ sơ lựa chọn thiết bị và xin phê duyệt kết quả lựa chọn tính năng kỹ thuật, giá dự kiến thiết bị của các gói thầu hàng năm

- Căn cứ Quyết định phân bổ kinh phí hàng năm của Bộ Y tế, Chủ nhiệm dự án cùng phòng Vật tư và Trang thiết bị lập Hồ sơ lựa chọn thiết bị trên cơ sở đặc tính và thông số kỹ thuật chính đồng thời dựa vào tính chuyên môn sâu của từng thiết bị để phân chia gói thầu cho phù hợp - Lập Tờ trình trình Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua sắm thiết bị dự án.

- Hội đồng thẩm định tính năng kỹ thuật, dự toán do Vụ TTB và CTYT chủ trì gồm các chuyên gia am hiểu về thiết bị dự kiến mua sắm.

(Phòng Vật tư và Trang thiết bị sẽ hướng dẫn)

Căn cứ Quyết định phê duyệt dự án, thông báo phân bổ kinh phí và Biên bản thẩm định kỹ thuật, Cơ quan chủ trì và chủ nhiệm dự án lập Hồ sơ xin phê duyệt Kế hoạch đấu thầu, gồm:.

Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu Ban hành kèm theo Quyết định số: 1118/2008/Q§-BKH ngày 03/9/2008 của Bộ tr­ởng Bộ Kế hoạch và Đầu t­ư.

Sau khi có Quyết định phê duyệt Hồ sơ mời thầu, Chủ đầu tư thông báo mời thầu trên Tờ báo về đấu thầu và trang thông tin điện tử về đấu thầu (đăng tin 3 lần). Chủ đầu tư tổ chức đấu thầu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu, kèm theo Báo cáo kết quả đấu thầu, các Biên bản: đóng, mở, xét thầu; các Quyết định duyệt: Hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu, thành lập Tổ chuyên gia; các bản copy Tờ báo đăng tin (3lần) và trang Web thông tin đấu thấu.

- Các Hồ sơ dự thầu.

Phòng Vật tư và trang thiết bị sẽ hướng dẫn và cùng với Chủ nhiệm dự án hoàn chỉnh Hồ sơ trên

Các thiết bị sau khi được lắp đặt, phải được giám định. Chủ đầu tư phải ký hợp đồng với cơ quan có đủ tư cách pháp nhân về giám định thiết bị để giám định chủng loại, số lượng, chất lượng thiết bị theo Hợp đồng mua sắm thiết bị.

Sau khi thiết bị đã được giám định, vận hành chạy thử và bàn giao lắp đặt (phải có biên bản bàn giao thiết bị), Chủ đầu tư nghiệm thu theo quy định chung.

Nghiệm thu dự án được chia theo thể thức của tùy từng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước được cấp:

4.5.1. Nghiệm thu dự án tăng cường thiết bị cho Lab xét nghiệm có nguồn kinh phí từ ngân sách sự nghiệp khoa học thì Nghiệm thu được tiến hành theo 02 cấp như sau:

- Cấp cơ sở: Nghiệm thu do Chủ đầu tư chủ trì; với thành phần của Hội đồng có sự tham gia của các phòng ban quản lý chức năng như: Quản lý Khoa học- Công nghệ, Giáo Tài, Tài chính-Kế toán,….Sau khi nghiệm thu cơ sở, Chủ đầu tư tổng hợp Hồ sơ trình Bộ (thông qua Vụ Khoa học & Đào tạo) để đề nghị nghiệm thu cấp Bộ.

- Cấp Bộ: sau khi nhận được Hồ sơ nghiệm thu cơ sở, Vụ Khoa học & Đào tạo trình Bộ thành lập Hội đồng nghiệm thu gồm các nhà quản lý và có từ 2-3 chuyên gia về thiết bị khoa học đã từng tham gia Hội đồng tư vấn lựa chọn thiết bị tương ứng trước đây.

Sau khi nghiệm thu, chủ đầu tư ghi tăng tài sản cho đơn vị :

1. Báo cáo tổng kết dự án

2. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu cơ sở

3. Quyển văn bản của dự án (bao gồm toàn bộ các tờ trình, quyết định về đấu thầu, công văn,… ) sắp xếp theo thứ tự thời gian triển khai dự án.

4. Thuyết minh dự án đã được cấp quản lý phê duyệt

5. Báo cáo quyết toán tài chính

1. Công văn xin nghiệm thu dự án cấp Bộ

2. Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu cơ sở

3. Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cơ sở

4. Báo cáo tổng kết dự án

5. Quyển văn bản của dự án (bao gồm toàn bộ các tờ trình, quyết định, công văn,… )      sắp xếp theo thứ tự triển khai dự án.

6. Thuyết minh dự án đã được cấp quản lý phê duyệt

7. Báo cáo quyết toán tài chính

1. Chính sách Quốc gia về trang thiết bị Y tế 2002 -2010

2. Nghị định số: 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc “Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng”

3. Nghị định số: 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về “Quản lý chất lượng công trình xây dựng”

5. Nghị định số: 49/2008/NĐ-CP ngày 18/4/2008 của Chính phủ về “Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 12 năm 2004

của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình xây dựng”

4. Quyết định số 2738/QĐ-BYT ngày 24/7/2007 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc Ủy quyền phê duyệt hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu của các đơn vị thuộc Bộ Y tế

5 Quyết định số 1744/2008/QĐ-BKH ngày 29/12/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành mẫu hồ sơ mời thầu gói thầu xây lắp quy mô nhỏ

Phô tô các văn bản được áp dụng xây dựng, quản lý và thực hiện dự án đầu tư trang thiết bị cho các labo xét nghiệm.