Quy đỊnh về phân cấp quản lý VÀ quy trình hoạT ĐỘng ở tr­ƯỜng đẠi học khoa học xã HỘi và nhân văN, ĐẠi học quốc gia hà NỘI

CHƯƠNG II

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đối với mọi hoạt động của Nhà trường.

- Chỉ đạo xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các chủ trương, quyết định, chỉ thị của cấp trên và nghị quyết của Đảng ủy Trường.

- Tổ chức xây dựng và triển khai kế hoạch trung hạn, dài hạn, các chương trình hợp tác quốc tế và định hướng phát triển Trường (sau khi tham khảo ý kiến của Hội đồng Khoa học và Đào tạo, được Đảng ủy Trường thông qua và báo cáo lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội); tổ chức thực hiện kế hoạch năm học và các chương trình hoạt động của Nhà trường.

- Phụ trách và trực tiếp điều hành một số công việc cụ thể: Phụ trách chung và trực tiếp điều hành các công tác tổ chức cán bộ, đối ngoại của Trường.

- Hiệu trưởng ủy quyền cho các Phó Hiệu trưởng điều hành một số lĩnh vực công việc cụ thể. Hiệu trưởng có thể phân công một Phó Hiệu trưởng thường trực giúp Hiệu trưởng kiểm tra, đôn đốc thực hiện các công việc theo kế hoạch và phân công một Phó Hiệu trưởng phụ trách Khối Hiệu bộ.

- Hiệu trưởng có thể cử một thư ký giúp việc.

Điều 4. Trách nhiệm và quyền hạn của Phó Hiệu trưởng

- Sử dụng quyền hạn do Hiệu trưởng uỷ quyền để giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các công việc này; nếu có công việc liên quan đến lĩnh vực của Phó Hiệu trưởng khác thì chủ động phối hợp giải quyết và báo cáo Hiệu trưởng về kết quả thực hiện.

- Ký các văn bản thuộc lĩnh vực được Hiệu trưởng uỷ quyền, phân công phụ trách.

Điều 5. Trách nhiệm và quyền hạn của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Trường¹

1. Trưởng khoa chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng giải quyết các công việc của khoa, gồm:

- Tổ chức triển khai mọi hoạt động theo nhiệm vụ, kế hoạch được giao.

- Xây dựng kế hoạch phát triển, kế hoạch chuyên môn của đơn vị trình Hiệu trưởng sau khi thông qua Hội đồng Khoa học và Đào tạo khoa.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học phù hợp với tình hình, điều kiện của đơn vị để xin ý kiến cấp ủy cùng cấp trước khi báo cáo Hiệu trưởng và thông qua tại Hội nghị cán bộ, viên chức của đơn vị.

Giúp việc cho Trưởng khoa có một hoặc một số Phó Trưởng khoa. Các Phó Trưởng khoa được Trưởng khoa phân công phụ trách một số công việc cụ thể, được sử dụng quyền hạn do Trưởng khoa uỷ quyền giải quyết những công việc được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng khoa về các công việc này.

2. Trưởng phòng có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám hiệu xây dựng và tổ chức triển khai các kế hoạch hoạt động của Nhà trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về kết quả thực hiện.

Giúp việc Trưởng phòng là Phó Trưởng phòng. Mỗi phòng có một hoặc hai Phó Trưởng phòng.

Phó Trưởng phòng được phân công phụ trách một số công việc cụ thể, chủ động triển khai các công việc được giao và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc này.

3. Giám đốc trung tâm thuộc Trường chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu giải quyết công việc như đối với Trưởng khoa.

Giúp việc cho Giám đốc trung tâm là Phó Giám đốc trung tâm. Phó Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về kết quả giải quyết các công việc được giao.

4. Viện trưởng chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hiệu trưởng và định kỳ báo cáo về mọi hoạt động của Viện.

Các Phó Viện trưởng có nhiệm vụ giúp Viện trưởng trong việc quản lý, điều hành hoạt động của Viện và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về các mặt công tác được phân công.

5. Giám đốc công ty thuộc Trường chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hiệu trưởng về các hoạt động của công ty. Giám đốc công ty là người điều hành công việc kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật và điều lệ của Công ty.

Giúp việc cho Giám đốc công ty là Phó Giám đốc. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao.

6. Giám đốc Bảo tàng Nhân học chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi mặt hoạt động của Bảo tàng.

Giúp việc cho Giám đốc Bảo tàng là Phó Giám đốc. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao.

7. Trưởng bộ môn, Tổ trưởng tổ chuyên môn thuộc Trường chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các công việc được phân công phụ trách. Trưởng bộ môn, Tổ trưởng có trách nhiệm xây dựng các kế hoạch và báo cáo các hoạt động thường xuyên của Tổ/Bộ môn.

8. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Bí thư chi bộ và các tổ chức đoàn thể trong đơn vị tổ chức triển khai các hoạt động theo thẩm quyền quy định.
CHƯƠNG III

CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP

Điều 6. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Con dấu của Trư­ờng do Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp quản lý và giao cho một nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại Trường theo đúng quy định hiện hành của Nhà nư­ớc.

2. Con dấu của những đơn vị thuộc Trư­ờng có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ tự hạch toán (Viện, Trung tâm, Công ty) do Thủ trưởng các đơn vị đó chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng theo đúng chức năng, quyền hạn đ­ược giao và các quy định quản lý của Nhà n­ước và của Trường.

3. Các đơn vị khác trong Trường không được sử dụng bất kỳ loại con dấu pháp nhân/hoặc có giá trị pháp lý nào để giao dịch.

1. Văn bản soạn thảo tại Trư­ờng phải đúng về nội dung và thể thức theo quy định của pháp luật.

2. Các phòng chức năng chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực công việc được phân công theo chức năng nhiệm vụ.

3. Thủ trưởng các đơn vị đào tạo, nghiên cứu tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản liên quan đến hoạt động quản lý điều hành của đơn vị mình.

4. Thẩm quyền ký văn bản

4. 1. Hiệu tr­ưởng ký hoặc uỷ quyền cho các Phó Hiệu trư­ởng ký các văn bản do Trường ban hành (KT. Hiệu trưởng).

4. 2. Hiệu tr­ưởng uỷ quyền cho các Tr­ưởng phòng ký các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (TL. Hiệu trưởng); Trưởng phòng có thể uỷ quyền cho Phó Trưởng phòng ký (KT. Trưởng phòng).

- Trưởng phòng Đào tạo đ­ược Hiệu trư­ởng uỷ quyền ký bảng điểm, chứng nhận tốt nghiệp, xác nhận bản sao bằng tốt nghiệp đại học và bản sao bảng điểm, xác nhận tờ khai của cán bộ ngoài Trư­ờng tham gia đào tạo đại học tại Trường, xác nhận hợp đồng của cán bộ trong Trư­ờng tham gia giảng dạy bậc đại học ngoài Trường và xác nhận các văn bản khác liên quan đến quá trình học tập của sinh viên.

- Trưởng phòng Đào tạo Sau đại học ký xác nhận bảng điểm, bản sao bằng thạc sĩ/bằng tiến sĩ, giấy giới thiệu học viên cao học và nghiên cứu sinh, thẻ học viên sau đại học, xác nhận tờ khai của cán bộ ngoài Trư­ờng tham gia đào tạo sau đại học tại Trường, xác nhận hợp đồng của cán bộ trong Trư­ờng tham gia giảng dạy bậc sau đại học và xác nhận các văn bản khác liên quan đến học viên sau đại học và nghiên cứu sinh.

- Trưởng phòng Chính trị và Công tác Sinh viên ký giấy giới thiệu sinh viên, thẻ sinh viên các hệ, xác nhận các văn bản liên quan đến việc đi nư­ớc ngoài của sinh viên làm căn cứ để cấp trên xem xét, quyết định và xác nhận các văn bản khác liên quan đến sinh viên.

- Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp ký xác nhận các văn bản liên quan về nhà đất, điện n­ước, xác nhận chữ ký của cán bộ trong các văn bản liên quan đến các hoạt động chuyên môn (Nhận xét/phản biện luận văn/luận án/quá trình học tập; Thư giới thiệu; Giấy uỷ quyền…), giấy đi đường, giấy giới thiệu công tác cho cán bộ trong Trường, bản sao các văn bản hành chính do Trường ban hành.

- Trưởng phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học ký xác nhận lý lịch khoa học và các văn bản khác có liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong Trường.

- Trưởng phòng Tổ chức Cán bộ ký xác nhận lý lịch và các văn bản liên quan khác đến cán bộ, công chức, viên chức trong Trường.

- Trưởng phòng Đối ngoại và Hợp tác Đào tạo Quốc tế ký xác nhận các văn bản liên quan đến việc đi nư­ớc ngoài của cán bộ làm căn cứ để cấp trên xem xét, quyết định; xác nhận các văn bản liên quan đến sinh viên nước ngoài học tập tại Trường; xác nhận bảng điểm, bản sao bằng/chứng chỉ, giấy giới thiệu sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh của các chương trình liên kết đào tạo quốc tế, xác nhận tờ khai của cán bộ ngoài Trường tham gia đào tạo liên kết đào tạo quốc tế tại Trường; xác nhận chữ ký của cán bộ trong các văn bản liên quan đến các hoạt động chuyên môn bằng tiếng bằng tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức (Nhận xét/phản biện luận văn/luận án; Thư giới thiệu; Giấy uỷ quyền); Ký bản sao các văn bản bằng tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức do Trường ban hành.

- Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính ký xác nhận các văn bản liên quan đến việc thanh quyết toán, tạm ứng, tạm vay của cán bộ, công chức, sinh viên; các văn bản liên quan đến tài chính.

- Trưởng phòng Thanh tra – Pháp chế ký các thông báo, xác nhận và các văn bản liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra, tiếp công dân, khiếu nại tố cáo, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí và công tác pháp chế.

- Giám đốc Trung tâm Đảm bảo Chất lượng Đào tạo ký các văn bản liên quan đến công tác kiểm định, đảm bảo chất lượng.

4. 3. Thủ trưởng đơn vị nghiên cứu và đào tạo ký các văn bản liên quan đến hoạt động quản lý điều hành của đơn vị mình; xác nhận các văn bản liên quan đến sinh viên các hệ, học viên sau đại học và nghiên cứu sinh như­: Bảng điểm, xác nhận nhân sự trong đơn từ của sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh gửi Tr­ường, nhận xét lý lịch, bản đăng ký tốt nghiệp của sinh viên trong mục phân cấp nhận xét cho đơn vị. Thủ trưởng các đơn vị có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay các văn bản.

1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ, văn bản được chuyển qua mạng E-office) do Trường ban hành.

2. Để thống nhất quản lý văn bản, Trư­ờng quy định số và các kí hiệu văn bản như­ sau:

- Số văn bản của Tr­ường đăng ký từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào cuối giờ làm việc ngày 31 tháng 12 của năm d­ương lịch (đánh số liên tục chung cho tất cả các loại văn bản, không được chèn số). Những văn bản ghi ở mục 4. 1. Điều 7 lấy số tại văn thư­ Trường, ở mục 4. 2. Điều 7 lấy số tại phòng chức năng, ở mục 4. 3. Điều 7 lấy số của đơn vị nghiên cứu và đào tạo.

- Ký hiệu văn bản của Trường bao gồm chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt của tên Trường

Ví dụ: Số:…../QĐ-XHNV: Quyết định do Trường ban hành

Riêng với công văn, ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt của tên Trường và chữ viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo (nếu cần).

Ví dụ:

- Những văn bản do lãnh đạo các phòng ký theo quy định mục 4. 2. Điều 7 chỉ mang kí hiệu phòng chức năng (không có kí hiệu trư­ờng).

Ví dụ:

Số:. . . /HC-TH: Công văn do Phòng Hành chính - Tổng hợp soạn thảo.

Ví dụ: Số: . . . / QTH: Công văn do Khoa Quốc tế học ban hành.

4. Sau khi văn bản đã đ­ược người có thẩm quyền ký, phòng chức năng chuyển cho Phòng Hành chính - Tổng hợp để lấy số, nhân bản đủ số lượng xác định, vào sổ đăng kí công văn đi và đóng dấu gửi đi (Đối với những văn bản gửi trong Đại học Quốc gia Hà Nội, thực hiện theo Quy định quản lý các văn bản hành chính qua hệ thống VNU E-office của Đại học Quốc gia Hà Nội).

Tr­ưởng/Phó các phòng ký thừa lệnh Hiệu trư­ởng những văn bản ở mục 4. 2. Điều 7, sau khi vào sổ đăng ký công văn đi của phòng, nhân bản đủ số l­ượng xác định rồi chuyển đến văn th­ư lấy dấu, gửi đi và lưu.

5. Văn bản đi phải l­ưu 01 bản tại văn thư­ Trư­ờng. Bản lư­u ở văn thư­ là bản có chữ ký chính thức (không phải là bản có chữ ký sao chụp). Để chống các trường hợp giả mạo, ngư­ời ký văn bản chỉ ký bằng bút mực màu xanh hoặc màu xanh đen. Cán bộ văn th­ư chỉ đóng dấu khi văn bản có ít nhất 01 bản có chữ kí chính thức. Văn th­ư không đóng dấu treo lên những văn bản do Thủ trưởng các đơn vị nghiên cứu và đào tạo ký để gửi ra ngoài Tr­ường.

6. Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Trưởng phòng Phòng Thanh tra - Pháp chế chịu trách nhiệm kiểm tra về tính pháp lý của các quyết định, quy chế, quy định, dự án, hợp đồng do Trường ban hành.

7. Phòng Hành chính - Tổng hợp chịu trách nhiệm chuyển công văn, thư­ từ của Trường (không phụ thuộc nơi soạn thảo) gửi cho các đơn vị trong và ngoài Trư­ờng (chuyển trực tiếp hoặc qua b­ưu điện). Các phòng trực tiếp chuyển các hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình.

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng E-office) và đơn, thư gửi đến Trường.

2. Văn thư­ của Trường chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý và chuyển văn bản đến địa chỉ xác định và lưu bản chính vào sổ công văn đến (Đối với những văn bản đến qua mạng được thực hiện theo Quy định quản lý các văn bản hành chính qua hệ thống VNU E-office của Đại học Quốc gia Hà Nội).

3. Căn cứ nội dung, yêu cầu của văn bản đến, lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp cho sao chụp gửi Ban Giám hiệu và các phòng, đơn vị có liên quan để tổ chức triển khai.

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng, Ban Giám hiệu cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản.

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị thì Ban Giám hiệu ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì (Theo nguyên tắc phân theo ngành dọc: Văn bản do Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội yêu cầu sẽ do Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì biên soạn, văn bản do Ban Kế hoạch – Tài chính yêu cầu sẽ do Phòng Kế hoạch - Tài chính chủ trì biên soạn, văn bản do Ban Hợp tác và Phát triển yêu cầu sẽ do Phòng Đối ngoại và Hợp tác Đào tạo Quốc tế chủ trì biên soạn, văn bản do Phòng Thanh tra và Pháp chế yêu cầu sẽ do Phòng Thanh tra - Pháp chế chủ trì biên soạn…) và đơn vị phối hợp, thời hạn giải quyết (nếu cần).

Ban Giám hiệu có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

4. Căn cứ vào ý kiến của Ban Giám hiệu, văn thư chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Cán bộ văn thư­ phải đăng kí vào sổ công văn đến và ghi rõ đã chuyển cho phòng chức năng nào lưu.

5. Đối với những văn bản mà phong bì đề gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Trường thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để vào sổ lưu văn bản đến và sao gửi các đơn vị có liên quan.

6. Đơn th­ư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh gửi qua văn thư­ đều phải đăng kí vào sổ và chuyển cho Hiệu trưởng xin ý kiến giải quyết; trư­ờng hợp gửi thẳng cho phòng chức năng nào thì phòng đó đăng ký vào sổ quản lý công văn của phòng và báo cáo Hiệu trưởng xin ý kiến giải quyết. Văn bản thuộc loại này hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại phong bì và đính kèm với văn bản để làm căn cứ.

1. Công tác quản lý các văn bản hành chính qua hệ thống VNU E-office được thực hiện theo Quy định ban hành theo quyết định số 835/QĐ-Đại học Quốc gia Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2014 của Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. Phòng Hành chính - Tổng hợp là đầu mối triển khai, đôn đốc và báo cáo Ban Giám hiệu những vấn đề phát sinh.

3. Tổ Công nghệ Thông tin có trách nhiệm hỗ trợ cấp tài khoản đăng nhập, phân quyền truy cập, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ vận hành cho các đơn vị và các cá nhân trong Trường.

4. Thủ trưởng các đơn vị trong Trường chủ động tiếp nhận thông tin từ hệ thống VNU E-office và chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, theo dõi, đôn đốc cán bộ viên chức thuộc đơn vị vận hành thông suốt hệ thống VNU E-office trong xử lý công việc hàng ngày.

Điều 11. Quản lý văn bản mật

1. Hiệu trưởng uỷ quyền cho Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp chịu trách nhiệm xử lý và quản lý văn bản mật, trừ văn bản thuộc loại “riêng ng­ười có tên mới đ­ược mở”. Đối với văn bản “riêng ngư­ời có tên mới đ­ược mở” thì chỉ ng­ười có tên mới được mở và quản lý.

2. Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp uỷ quyền cho cán bộ văn th­ư làm thủ tục ký nhận các văn bản thuộc loại mật và chuyển cho Trư­ởng phòng để xử lý theo quy trình bảo mật.

3. Bộ phận văn thư­ chịu trách nhiệm giúp Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp quản lý, theo dõi các văn bản thuộc loại mật và mỗi quý phải thống kê từng loại để thu hồi hoặc báo cho các cá nhân, đơn vị nhận công văn mật để kiểm tra lại và quản lý theo đúng quy định hiện hành của Nhà nư­ớc.

1. Hồ sơ, tài liệu của Trường được bảo quản, lưu trữ theo Quy định về công tác văn thư, lưu trữ và Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Đại học Quốc gia Hà Nội và quy định của Nhà nước

2. Phòng Hành chính - Tổng hợp có nhiệm vụ:

2.1. Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Trường.

2.2. Làm đầu mối soạn thảo và ban hành các quy định, nội quy về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

2.3. Tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước và Đại học Quốc gia Hà Nội về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2.4. Đôn đốc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị; tổ chức chỉnh lý, bảo quản và phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trường theo quy định hiện hành.

2.5. Phối hợp với các phòng chức năng, tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo đúng các quy định của Nhà nước và của Đại học Quốc gia Hà Nội.

3. Các đơn vị thuộc Trường chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị và giao nộp cho bộ phận lưu trữ Trường theo quy định hiện hành.

3.1. Cán bộ làm công tác chuyên môn chịu trách nhiệm lập hồ sơ công việc do mình phụ trách.

3.2. Hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ Trường trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc (trừ những hồ sơ, tài liệu có quy định riêng).

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu phải có biên bản giao nhận kèm theo bản thống kê các hồ sơ, tài liệu được giao nộp.

1. Văn bản, báo cáo, thống kê thuộc lĩnh vực quản lý chuyên môn của phòng chức năng nào sẽ do phòng đó chủ trì xây dựng.

2. Đối với các văn bản liên quan đến lĩnh vực quản lý của nhiều phòng chức năng, Trường phân công đầu mối tổng hợp như sau:

- Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì xây dựng các văn bản:

+ Báo cáo giao ban Khối Hiệu bộ hàng tháng

+ Báo cáo giao ban Trường hàng tháng

+ Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch gửi Đại học Quốc gia Hà Nội hàng quý

+ Kế hoạch chi tiết năm học trình Hội nghị cán bộ chủ chốt Khối Hiệu bộ hàng năm

+ Báo cáo tổng kết và kế hoạch năm học trình Hội nghị công chức, viên chức Trường hàng năm

- Phòng Tổ chức Cán bộ chủ trì xây dựng các văn bản:

+ Quy định về tổ chức và hoạt động của Trường

+ Phân cấp quản lý và quy trình hoạt động

+ Quy chế chi tiêu nội bộ

- Phòng Kế hoạch - Tài chính chủ trì xây dựng các văn bản:

+ Kế hoạch ngân sách, quyết toán ngân sách

+ Kế hoạch nhiệm vụ của Trường (theo quý, theo năm tài chính, theo năm học…)

+ Báo cáo 3 công khai

- Phòng Đào tạo, Phòng Đào tạo Sau đại học chủ trì xây dựng các văn bản báo cáo liên quan đến công tác đổi mới quản lý đại học theo chuẩn đầu ra.

- Phòng Thanh tra - Pháp chế chủ trì xây dựng các văn bản báo cáo phục vụ các đoàn kiểm tra, thanh tra của Đại học Quốc gia Hà Nội và của các cơ quan cấp trên.

- Phòng Đối ngoại và Hợp tác Đào tạo Quốc tế chủ trì xây dựng các văn bản báo cáo liên quan đến công tác hợp tác, phát triển.

3. Trưởng các phòng chức năng và đơn vị có liên quan có trách nhiệm phối hợp với đơn vị được phân công chủ trì xây dựng văn bản, báo cáo đúng thời hạn, yêu cầu và chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về nội dung và tính chính xác của các số liệu thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

Điều 14. Nhập dữ liệu vào cổng thông tin điện tử của Đại học Quốc gia Hà Nội

1. Công tác nhập dữ liệu vào cổng thông tin điện tử của Đại học Quốc gia Hà Nội được thực hiện theo hướng dẫn số 2185/ĐHQGHN-VP, ngày 03 tháng 7 năm 2012 của Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. Phòng Hành chính - Tổng hợp là đầu mối triển khai, đôn đốc và báo cáo Ban Giám hiệu những vấn đề phát sinh.

3. Tổ Công nghệ Thông tin chịu trách nhiệm phân quyền truy cập, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ vận hành cho lãnh đạo và chuyên viên phụ trách công tác nhập dữ liệu tại các phòng chức năng.

1. Công tác triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong Trường chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám hiệu.

2. Tổ chức thực hiện công tác áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là trách nhiệm của tất cả các đơn vị, cá nhân trong Trường và được phân cấp như sau:

2.1. Phòng Hành chính - Tổng hợp có nhiệm vụ:

+ Làm đầu mối tiến hành các hoạt động về công tác xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

+ Tham mưu cho Ban Giám hiệu cải tiến và tổ chức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để đảm bảo hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành trong toàn Trường.

2.2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Phòng Hành chính - Tổng hợp trong xây dựng, áp dụng và cải tiến các văn bản chung (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các quy trình chung) và các quy trình giải quyết công việc do đơn vị mình phụ trách.

2.3. Cán bộ, viên chức của Trường có trách nhiệm thực hiện công việc theo các quy trình giải quyết công việc đã được xây dựng và áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.

1. Hội nghị/sự kiện cấp Trường liên quan đến lĩnh vực quản lý của phòng nào thì phòng đó chịu trách nhiệm chính và là đầu mối trong công tác chuẩn bị (nội dung; nhân lực; đề xuất kinh phí; soạn thảo và gửi giấy mời; tiếp tân; tài liệu phục vụ hội nghị, văn phòng phẩm; đăng ký sử dụng hội trường, sử dụng xe; xây dựng kịch bản; chuẩn bị diễn văn; soạn thảo kết luận của lãnh đạo Nhà trường tại hội nghị. . . ). Lãnh đạo phòng xây dựng kế hoạch trình Ban Giám hiệu duyệt và chủ động phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan được phân công để triển khai thực hiện.

Đối với các hội nghị/sự kiện cần nhiều đơn vị phối hợp tổ chức, Trường phân công đầu mối phụ trách như sau:

- Phòng Chính trị và Công tác Sinh viên chủ trì tổ chức:

+ Lễ khai giảng

+ Lễ bế giảng và trao bằng tốt nghiệp

- Phòng Tổ chức Cán bộ chủ trì tổ chức:

+ Lễ kỷ niệm Ngày Nhà giáo Việt Nam

+ Lễ kỷ niệm thành lập Trường

+ Hội nghị cán bộ chủ chốt Trường

+ Hội nghị công chức viên chức Trường (Phối hợp với Thường vụ Công đoàn)

+ Họp mặt các nhà giáo, các nhà khoa học của Trường

- Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì tổ chức:

+ Hội nghị giao ban Trường

+ Hội nghị giao ban Khối Hiệu bộ

+ Hội nghị cán bộ chủ chốt Khối Hiệu bộ

2. Phòng Hành chính - Tổng hợp phối hợp với các phòng chức năng liên quan chuẩn bị hội trường và chịu trách nhiệm bảo vệ, đảm bảo điện, nước cho các buổi lễ, hội nghị tổ chức tại Trường.

3. Thủ trưởng các đơn vị nghiên cứu và đào tạo thuộc Trường chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị của đơn vị mình sau khi được Hiệu trưởng duyệt kế hoạch.

4. Những hội nghị cấp đơn vị hoặc liên đơn vị cần sự hỗ trợ của Trường phải đư­ợc Hiệu trưởng xét duyệt về nội dung và đ­ưa vào kế hoạch năm học.

Điều 17. Quản lý và sử dụng ph­ương tiện đi lại

Phòng Hành chính - Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý và điều hành xe ô tô của Trường theo quy định sau:

1. Lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp có thể giao xe cho từng lái xe hoặc điều phối chung và có chế độ kiểm tra thường xuyên việc sử dụng, bảo quản xe của lái xe.

2. Căn cứ lịch công tác tuần của Trường, lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp lập kế hoạch sử dụng xe trong tuần gửi các lái xe. Khi Trường có công việc đột xuất, lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp kịp thời đáp ứng nhu cầu phương tiện đi lại để triển khai.

3. Ng­ười sử dụng xe phải báo cho lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp về thời gian, địa điểm đư­a đón để thông báo chính xác cho lái xe, phải kí xác nhận ngày, tháng và lịch trình đi, độ dài đường đi vào phiếu điều xe.

4. Việc sử dụng xe ngoài kế hoạch và thuê xe để phục vụ các hoạt động của Trường phải đư­ợc sự đồng ý của Ban Giám hiệu. Lái xe không đ­ược sử dụng xe vào việc riêng, không đ­ược giao xe cho ng­ười khác. Trư­ớc khi đưa xe ra khỏi nhà để xe của Trường vào thời gian ngoài kế hoạch đã được phê duyệt, lái xe phải báo cáo với lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp.

5. Việc sửa chữa, thay thế phụ tùng, bảo d­ưỡng chỉ đư­ợc Hiệu trưởng xem xét, phê duyệt sau khi có ý kiến kiểm định, đánh giá của cơ sở có chuyên môn và đề nghị của lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp.

Điều 18. Quản lý các phương tiện thông tin, liên lạc

1. Ph­ương tiện thông tin liên lạc bao gồm máy fax, máy tính và các thiết bị khác trong hệ thống mạng, website của Trường, máy điện thoại hiện đặt tại các đơn vị (không phụ thuộc vào xuất xứ nguồn kinh phí đầu t­ư).

2. Việc khai thác thông tin, gửi và nhận thông tin phải thực hiện đúng các quy định chung của Nhà nư­ớc và của các cơ quan có thẩm quyền.

3. Nhà trường chi trả phí đặt máy và cước phí điện thoại hàng tháng cho các đơn vị theo Quy chế chi tiêu nội bộ.

4. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản các thiết bị thông tin liên lạc của đơn vị mình.

5. Phòng Hành chính - Tổng hợp phối hợp với Tổ Công nghệ Thông tin làm thủ tục lắp đặt, kiểm tra và đề xuất phương án sửa chữa các thiết bị phư­ơng tiện thông tin liên lạc cho tất cả các đơn vị trong Trường.

CHƯƠNG IV