Phân loại công việc thế nào?

Hãy phân công công việc theo mức độ 'quan trọng', 'khẩn cấp'

"Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại. Thoạt nghe không có gì lạ nhưng nếu đi sâu, sẽ thấy có một số vấn đề.

Trong một tập binh pháp của Trung Quốc có một câu nói mà đại ý của nó là: "Tướng lâm trận có thể chết chỉ vì người đóng móng ngựa". Ý câu này muốn nói, nếu coi cái móng ngựa là nhỏ và theo đó, người đóng móng ngựa và công việc của anh ta là không quan trọng, không đáng quan tâm thì chính người chỉ huy rất dễ bị lâm nguy khi xung trận.

Trong thực tế, từng có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn không phải do các "chuyện lớn" gây ra (dù rằng chúng chính là những ngòi nổ) mà do nhiều "chuyện nhỏ" đã không được giải quyết đến nới đến chốn một cách tốt nhất.

Trong các sách viết về quản lý chuyên nghiệp của Âu Mỹ cũng không thấy người ta phân việc thành "lớn" và "nhỏ" mà thường phân theo mức độ "quan trọng" và "khẩn cấp". Theo đó, có thể chia việc ra 4 loại sau:

1. Quan trọng và khẩn cấp. Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.

4. Không khẩn cấp và không quan trọng. Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ veste mới, đổi điện thoại di động...

Đa phần các nhà quản lý, điều hành thường tập trung vào loại 1. Điều này xem ra là đương nhiên nhưng nó cũng chính là nguyên nhân khiến cho giới doanh nhân mắc rất nhiều bệnh, ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe và tính mạng (stress, huyết áp cao, trầm uất, tiểu đường...) và cả cuộc sống tình cảm gia đình do thiếu thời gian, thiếu chu đáo hoặc lơ đãng.

Đó là lý do vào khoảng năm 1996-1997, nhà tâm lý học S. Covey đã đưa ra một lời khuyên (đúng hơn là một nguyên lý) mà ngày nay đã được cộng đồng doanh nghiệp quốc tế công nhận và truyền bá một cách rộng rãi qua cuốn "7 thói quen của những người thành đạt". Nội dung của nguyên lý này chỉ đơn giản là "nhà quản lý hãy tập trung vào công việc loại 2".

Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn biến đổi với tốc độ cao chưa từng thấy mà một nhà kinh tế học từng nói rằng "vấn đề sống còn của một doanh nghiệp là đối phó với sự thay đổi". Vấn đề của các nhà quản lý là cần phải nhận thức được sự biến đổi trong chính doanh nghiệp của mình. Nói nôm na là phải biết "lo xa" nếu không muốn sẽ có "họa gần".

Các triệu phú, tỷ phú ở một số nước phát triển có một điểm chung là không gây cho ta cảm giác là họ luôn bận rộn. Ngược lại họ có vẻ rất chậm rãi và bình thản nhưng họ luôn điều hành công việc với hiệu quả cao.

Các nhà nghiên cứu đã tổng kết được một điều là những người thành đạt nói chung là đều tập trung vào những công việc loại 2 - quan trọng nhưng không khẩn cấp. Họ luôn biết quan tâm tới sức khỏe của mình, họ tránh uống nhiều rượu, họ luôn quan tâm tới quan hệ với từng nhân viên sao cho công bằng, thích đáng, họ biết cách làm thỏa mãn những khách hàng nhỏ nhất nhưng cũng biết từ chối những hợp đồng lớn nếu xét thấy không thể thực hiện tốt. Họ cũng không tự ý vi phạm hoặc tùy tiện sửa đổi những quy chế do chính họ đặt ra cho doanh nghiệp và bản thân dù họ hoàn toàn có quyền làm vậy.

Chính nhờ nguyên lý này mà họ ít phải đối đầu với các loại việc "khẩn và quan trọng". Họ biết cách tối thiểu hóa số lượng loại việc này.

Còn ở VN, có thể thấy vấn đề ngay từ phòng bảo vệ, phòng tiếp tân. Khi được góp ý, không ít doanh nhân thường có hai loại thái độ coi người góp ý là một người quá khó tính hay để ý chuyện vặt hoặc viện lý do "bận quá, hôm nào rỗi rãi tôi sẽ chấn chỉnh lại"...