Năm 2017 Lưu hành nội bộ chưƠng trình bồi dưỠng nâng hạng gcnkncm thuyền trưỞng hạng nhấT

CHƯƠNG IV: CHƯƠNG TRÌNH MS.EXCEL

1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1. Giới thiệu

2. Cách khởi động Excel

Cách 1: chọn menu Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel 2003

Cách 2: double click vào biểu tượng của Microsoft Excel trên desktop (nếu có)

Cách 3: chọn Microsoft Excel trên Microsoft Office Shorcut Bar (nếu có)

3. Cách thoát

Hoặc nhấn Alt + F4

Màn hình giao diện của Excel

• 
  Title bar: Thanh tiêu đề, ở đó có tên của tài liệu đang soạn thảo.
  
• 
  Menu bar: Thực đơn chứa 9 mục từ File đến Help.
  
• 
  Standard Toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng.
  
• 
  Formatting Toolbar: Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng.
  
• 
  Formula Bar: Thanh công thức gồm các hộp tên ở bên trái, trong hộp ghi tọa độ ô hiện hành hay tên vùng, bên phải hiển thị nội dung dữ liệu chứa trong ô hiện hành. Khi đang nhập dữ liệu vào ô thì trên Formula Bar có thêm các nút :
  

• 
  X (Cancel): Hủy nội dung đang nhập.
  
• 
  (Enter): Nhập dữ liệu vào ô.
  
• 
  fx (Function Wizard) : Chèn hàm vào công thức.
  

• 
  Status Bar: Thanh tình trạng nằm ở cuối cửa sổ Excel. Gồm vùng chỉ báo bên trái và vùng tình trạng bên phải. Vùng chỉ báo gồm có :
  

• 
  Ready: Bảng tính đang ở chế độ chờ nhập dữ liệu.
  
• 
  Enter: Đang nhập dữ liệu, nhấn Enter hoặc di chuyển con trỏ để nhập dữ liệu vào ô.
  
• 
  Point: Khi đang nhập công thức, ta có thể dùng phím hoặc chuột chọn khối trên bảng tính, chỉ báo sẽ chuyển sang Point.
  
• 
  Edit: Đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô.
  

Workbook

Trong Excel, 1 file tương ứng với 1 workbook. Khi ta tạo một file mới nghĩa là ta tạo một workbook mới. Trong một workbook mới được tạo sẽ có mặc định 3 worksheet với tên lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Một workbook có tối đa là 255 worksheet. Có thể mở nhiều workbook cùng 1 lúc

Worksheet là một bảng tính gồm có nhiều dòng (row) và nhiều cột (column), điểm giao nhau giữa dòng và cột được gọi là 1 ô (cell).

Mỗi cột trong bảng tính được xác định dựa vào tiêu đề cột. Tiêu đề cột là chữ cái được đánh theo thứ tự A, B, C…. Sau 26 cột đầu tiên được đánh thứ tự từ A  Z thì cột tiếp theo sẽ được đánh là AA, AB,…, AZ.

Mỗi worksheet có tối đa 256 cột.
Row (dòng)

Mỗi dòng trong bảng tính được xác định dựa vào tiêu đề dòng. Tiêu đề dòng là số được đánh theo thứ tự từ 1, 2, 3, …, 65536.

Điểm giao nhau giữa cột và dòng được gọi là một cell (ô). Như vậy với 256 cột và 65536 dòng thì một worksheet có tối đa là 16,777,216 ô. Mỗi một ô được xác định bằng cách dựa vào tiêu đề cột và tiêu đề dòng của ô đó gọi là địa chỉ ô.

4. Tạo lập, định dạng và in ấn bảng tính.

   1. Tạo một workbook mới

2. Lưu workbook

Có hai trường hợp xảy ra:

• 
  Nếu workbook đã được lưu trước đó rồi thì máy sẽ tự động lưu không cần phải khai báo thêm
  
• 
  Nếu workbook chưa được lưu thì sẽ thấy xuất hiện hộp thoại
  

Chọn menu File > Save As

Chọn menu File > Close hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4

Nếu workbook chưa được lưu thì máy sẽ hỏi để lưu trước khi đóng

Nếu workbook đã được lưu rồi thì file sẽ được tự động đóng lại

Chọn menu File > Open hoặc click nút trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

1. Các thao tác trên Sheet

   1. 
      Thêm một sheet mới
      

• 
  Chọn menu Insert > Worksheet hoặc
  
• 
  click chuột phải lên một sheet bất kỳ rồi chọn Insert > WorkSheet
  

• 
  Chọn sheet muốn xóa
  
• 
  Chọn menu Edit > Delete Sheet
  

• 
  Click phải chuột trên sheet muốn xóa > Delete
  

1. 
   Sao chép hoặc di chuyển sheet
   

• 
  Chọn sheet cần di chuyển hoặc sao chép
  
• 
  Chọn menu Edit > Move or Copy Sheet
  
• 
  Chọn tên sheet muốn di chuyển đến trong phần Before Sheet
  
• 
  Check vào mục Create a copy nếu muốn sao chép sheet
  

4. Định dạng bảng tính

   1. Định dạng ký tự

• 
  Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
  
• 
  Trên thanh Formatting Toolbar click vào nút chức năng tương ứng
  

• 
  Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
  
• 
  Chọn menu Format > Cells sẽ xuất hiện hộp thoại
  
• 
  Chọn phiếu Font rồi chọn các định dạng mong muốn như cỡ chữ, màu chữ,…
  

2. Định dạng số

• 
  Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
  
• 
  Trên thanh Formatting Toolbar click vào nút chức năng tương ứng
  

• 
  Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
  
• 
  Chọn menu Format > Cells sẽ xuất hiện hộp thoại
  
• 
  Chọn phiếu Number rồi chọn các định dạng muốn sử dụng trong mục Category
  

• 
  * : Đại diện cho một ký số bất kỳ.
  
• 
  0 : Đại diện cho một ký số bắt buộc.
  
• 
  % : Số với tỷ lệ phần trăm.
  
• 
  , : Số với phân cách hàng ngàn.
  
• 
  . : Số với dấu chấm thập phân.
  
• 
  $ : Số với dấu tiền tệ.
  
• 
  [] : Định màu cho số. Ví dụ : [RED]; [BLUE]
  
• 
  “chuỗi văn bản” : Nếu muốn đưa một chuỗi văn bản khác vào mã định dạng ta phải đặt chúng trong dấu nháy kép.
  
• 
  D (Day) : Đại diện cho ngày.
  
• 
  m (Month) : Đại diện cho tháng.
  
• 
  y (Year) : Đại diện cho năm.
  
• 
  h (hour) : Đại diện cho giờ.
  
• 
  m (Minute) : Đại diện cho phút.
  
• 
  s (Second) : Đại diện cho giây.
  
• 
  dd : 2 ký số của ngày.
  
• 
  ddd : 3 ký tự đầu của thứ bằng tiếng Anh.
  
• 
  ddd : Thứ bằng tiếng Anh đầy đủ.
  
• 
  mm : 2 ký số của tháng.
  
• 
  mmm : 3 ký tự đầu của tháng.
  
• 
  mmmm : tháng bằng tiếng Anh đầy đủ.
  
• 
  yy : 2 ký số của năm.
  
• 
  yyyy : 4 ký số của năm
  

• 
  Phân cách hàng ngàn cho số (ví dụ : số 7,526) : có 2 cách
  

• 
  Chọn Format – Cells – Number, trong mục Number click chọn mục Use 1000 Separator
  
• 
  Hoặc chọn Format – Cells – Number, trong mục Custom chọn kiểu #,##0
  

• 
  Số có 2 chữ số thập phân (ví dụ : 7,526.18) : có 2 cách
  

• 
  Chọn Format – Cells – Number, trong mục Number tăng/giảm mục Decimal places thành 2
  
• 
  Hoặc chọn Format – Cells – Number, trong mục Custom chọn kiểu #,##0.00 hoặc 0.00
  

• 
  Ngày theo kiểu Việt nam: chọn Format – Cells – Number – trong mục Custom chọn dd/mm/yy. Tuy nhiên, kiểu ngày này còn phụ thuộc việc cài đặt trong Control Panel.
  

• 
  Đưa số trở về dạng nhập thô ban đầu: chọn Format – Cells – Number – General.
  

Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ canh dữ liệu chuỗi sang trái, dữ liệu số sang phải ô theo chiều ngang. Về chiều đứng, tất cả các loại dữ liệu sẽ được canh Bottom. Tuy nhiên ta cũng có thể chỉnh lại theo ý riêng.

• 
  Click nút Merge and Center . Kết quả : dòng tiêu đề được canh vào giữa vùng được chọn, các ô trong vùng được chọn bây giờ được trộn (merge) lại thành 1 ô duy nhất do đó không thể di chuyển con trỏ ô trong từng ô này được. Dùng cách này đôi khi gây ra khó khăn trong việc sort hoặc filter về sau.
  
• 
  Dùng Center across selection
  

• 
  Đánh dấu dòng tiêu đề từ ô chứa tiêu đề cho đến ô cuối (theo chiều ngang của bảng)
  
• 
  Chọn Format > Cells > Alignment > Trong mục Horizontal chọn Center Across Selection. Kết quả : dòng tiêu đề được canh vào giữa vùng được chọn, tuy nhiên con trỏ ô vẫn di chuyển được trong từng ô của dòng tiêu đề được canh giữa
  

• 
  Chọn ô hoặc vùng cần canh lề.
  
• 
  Chọn menu Format > Cells > Alignment sẽ xuất hiện hộp thoại
  

• 
  Mục Horizontal (canh lề theo chiều ngang của ô) gồm :
  

• 
  General : canh mặc nhiên,
  
• 
  Left : canh trái,
  
• 
  Center : canh giữa,
  
• 
  Right : canh phải,
  
• 
  Fill : điền chuỗi,
  
• 
  Justify : canh đều,
  
• 
  Center Across Selection : canh dữ kiện vào giữa phạm vi đã chọn.
  

• 
  Mục Vertical (canh lề theo chiều đứng của ô) gồm :
  

• 
  Top : canh sát cạnh trên của ô,
  
• 
  Center : canh giữa ô,
  
• 
  Bottom : canh sát cạnh đáy của ô,
  
• 
  Justify : canh đều theo chiều cao ô.
  

• 
  Mục Orientation : xoay chữ
  

• 
  Chọn ô hoặc vùng muốn sử dụng chức năng wrap text
  
• 
  Chọn menu Format > Cells > Alignment
  
• 
  Trong mục Text control, chọn Wrap Text
  

Trong Excel các đường lưới (Gridline) không xuất hiện khi in ra do đó, để bảng tính in ra đẹp, ta phải tạo đường viền cho bảng tính (border) rồi xoá các đường lưới (Gridline).

• 
  Tạo Border
  

• 
  Chọn vùng muốn tạo border.
  
• 
  Chọn menu Format - Cells - Border xuất hiện hộp thoại
  

• 
  Chọn kiểu đường kẻ trong hộp Style.
  
• 
  Chọn màu trong hộp Color.
  
• 
  Click vào nút Outline để tạo đường viền bao quanh khối, click nút Inside để tạo đường sọc ngang dọc bên trong khối.
  

• 
  Xoá border
  

Cách xóa : đặt con trỏ tại ô cần xoá, chọn menu Format > Cells > Border, click vào loại border cần xóa đến khi nào biến mất thì OK.

• 
  Xoá đường lưới Gridline
  

• 
  Chọn menu Tools > Options.
  
• 
  Trong mục View, click vào hộp Gridline để xoá dấu “” rồi OK.
  

• 
  Tạo nền (Pattern)
  

• 
  Chọn vùng cần tạo nền.
  
• 
  Chọn menu Format > Cells > Patterns.
  
• 
  Chọn màu trong hộp Color.
  
• 
  Chọn Pattern gồm có các mẫu hoa văn và màu mẫu hoa văn rồi OK
  

• 
  Chức năng Conditional Formatting
  

• 
  Chọn vùng cần định dạng
  
• 
  Chọn menu Format > Conditional Formatting xuất hiện hộp thoại
  
• 
  Trong mục Condition 1 chọn:
  

• 
  Cell Value Is: nếu điều kiện để định dạng dựa vào giá trị của ô
  
• 
  Formula Is : nếu điều kiện để định dạng là một công thức
  

• 
  Chọn điều kiện trong các hộp thoại kế bên rồi click nút Format để định dạng cho các ô nào thỏa điều kiện đã đặt.
  
• 
  Nếu muốn đặt thêm điều kiện thì click nút Add và lập lại hai bước trên.
  

• 
  Click OK để xem kết quả.
  

Chọn menu File - Page Setup sẽ xuất hiện hộp thoại Page Setup trong đó có 4 phiếu: Page, Margins, Header/Footer và Sheet.

• 
  Page
  

• 
  Mục Orientation: chọn Portrait để trình bày bảng tính theo chiều đứng, Landscape để trình bày bảng tính theo chiều ngang.
  
• 
  Mục Scaling: mục Adjust to cho phép phóng to hay thu nhỏ bảng tính theo tỉ lệ ấn định. Ví dụ: muốn thu nhỏ bảng tính lại 85% so với kích thước bình thường, ta gõ số 85 vào mục Adjust to. Mục Fit to : thu nhỏ bản in để chứa gọn vào 1 số trang theo ý muốn.
  
• 
  M
  ục Paper size : thường chọn A4 210 x 297mm
  

• 
  Margins
  

• 
  Top - Bottom - Left - Right : đặt lề trên - dưới - trái - phải cho trang in
  
• 
  Mục Header: là khoảng cách từ biên phía trên của tờ giấy đến Header, khoảng cách này phải nhỏ hơn lề trên (Top). Footer là khoảng cách từ biên dưới của tờ giấy cho đến dòng Footer, khoảng cách này phải nhỏ hơn lề dưới (Bottom)
  
• 
  Mục Center on Page: canh vùng in vào giữa trang giấy theo chiều ngang (Horizontally) hoặc chiều đứng ( Vertically).
  

• 
  Header / Footer
  

• 
  Chọn hộp liệt kê thả Header (hoặc Footer) để chọn những Header (Footer) có sẵn.
  
• 
  M
  uốn tạo Header mới : click vào nút Custom Header xuất hiện hộp thoại :
  

• 
  Gõ nội dung Header vào các hộp Left section, Center section hoặc Right section, Muốn chèn số trang vào Header ta click nút Page Number (tương tự trong Word)
  

• 
  Sheet
  

• 
  Mục Print Area: cho phép giới hạn các vùng cần được in ra theo ý muốn. Chỉ cần nhập vào địa chỉ (hoặc tên vùng) cần in vào đây.
  
• 
  Mục Print Titles: cho phép định các dòng hoặc các cột sẽ được in lặp lại trên mỗi trang in. Thao tác: đưa địa chỉ khối muốn làm tiêu đề cột vào ô Rows to Repeat at Top hoặc đưa địa chỉ khối muốn làm tiêu đề dòng vào ô Columns to Repeat at Left.
  

5. In ấn bảng tính

• 
  Orientation: Chọn hướng in:
  

• 
  Protrait: Hướng in dọc
  
• 
  Landscape: Hướng in ngang
  

• 
  Scaling: Chọn tỷ lệ in:
  

• 
  Adjust to:…% normal size: tỷ lệ phần trăm khi in ra.
  
• 
  Fit to: ….page(s) wide by ….tall: tự động dồn về 1 trang trong trường hợp bảng tính gồm 2 trang và trang 2 chỉ có vài dòng.
  

• 
  Page size: Chọn kích cỡ khổ giấy (A4 – 201 x 297 mm)
  
• 
  Prin quality: Chọn chất lượng in (dpi – Dot per inch – Số chấm điểm trên 1 Inch = 2.54 cm). Càng nhiều dpi nét chữ càng rõ.
  
• 
  First page number: Số hiệu của trang đầu tiên
  

• 
  Custom Header: Dùng để tạo tiêu đề trên.
  
• 
  Custom Fooder: Dùng để tạo tiêu đề dưới.