Năm 2017 Lưu hành nội bộ chưƠng trình bồi dưỠng nâng hạng gcnkncm thuyền trưỞng hạng nhấT



tải về 13.07 Mb.
trang11/24
Chuyển đổi dữ liệu02.06.2018
Kích13.07 Mb.
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   24

CHƯƠNG III: CHƯƠNG TRÌNH MS.WORD


  1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

    1. Giới thiệu chung

Word là một phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm Microsoft Office do hãng Microsoft sản xuất. Word chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, công văn giấy tờ, sách vở, tạp chí, bản kê khai…

Ngoài chức năng cơ bản là một hệ soạn thảo lý tưởng, word còn có nhiều chức năng phong phú khác như lập bảng biểu, tính toán, trang trí văn bản bằng hình ảnh.




    1. Khởi động chương trình Word

Có nhiều cách để khởi động chương trình ứng dụng trong môi trường windows, nhưng có 2 cách người sử dụng hay dùng:

Cách 1: Chọn Start/Programs/Mocrosoft Office/Microsoft Word

Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng shortcut Word trên màn hình nền Desktop


    1. Màn hình Microsoft Word





  • Thanh tiêu đề (Title bar): là dòng trên cùng trên màn hình cho biết tên tài liệu đang soạn thảo. Nếu tài liệu chưa được đặt tên thì word mặc định là Document1.doc

  • Thanh thực đơn (Menu bar): là dòng chứa các lệnh của word. Khi kích chuột vào các lệnh trên thanh thực đơn thì word sẽ trả xuống một thực đơn dọc với các lệnh tiếp theo.

  • Thanh tiêu chuẩn (Standard bar): Gồm các nút lệnh xử lý văn bản thường sử dụng. Khi ta kích chuột vào 1 nút, một lệnh tương ứng sẽ được thực hiện.

  • Thanh định dang (Formatting bar): cho phép định dạng nhanh các thuộc tính như điều chỉnh văn bản về kiểu chữ, cỡ chữ…

  • Thước kẻ (ruler): cho biết giới hạn về lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới của 1 trang văn bản. Đồng thời thước kẻ còn cho biết vị trí dừng khi sử dụng tab

  • Thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar ): cho phép kéo trang văn bản từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên trên để có thể xem nội dung tài liệu bị che khuất.

  • Thanh cuốn ngang (Horizontal scroll bar): cho phép kéo trang văn bảm từ phải qua trái hoặc từ trái qua phải để xem nội dung tài liệu ở cuối dòng hoặc đầu dòng.

  • Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị thông tin thống kê hiện thời tài liệu đang được soạn thảo

  • Vùng soạn thảo làm việc: Ta có thể đánh văn bản hay đưa các đối tượng khác vào văn bản. Khi làm việc với mỗi một tài liệu chúng ta có một vùng làm việc. Trong mỗi vùng, chúng ta có một con trỏ nhận văn bản. Con trỏ là một vạch mảnh, thẳng đứng, nhấp nháy, chỉ thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào văn bản khi soạn thảo.




  1. SOẠN THẢO, ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

  1. Soạn thảo văn bản

    1. Soạn thảo Tiếng Việt

Microsoft Word sử dụng trạng thái ngầm định để soạn thảo văn bản là Anh ngữ. Để soạn thảo văn bản bằng Việt ngữ chúng ta phải cài bảng mã và các font chữ Việt chuẩn. Hiện nay, có rất nhìêu bộ cài đặt bảng mã và font chữ Việt như ABC, Vietkey, Unikey,…

Có hai cách gõ tiếng Việt:



  • Nếu sử dụng bảng mã Unicode: chúng ta có thể sử dụng các font chữ có sẵn của bộ Microsoft Office như Time New Roman, Arial, Tohoma,…

  • Nếu sử dụng bảng mã TCVN3: chúng ta phải sử dụng các font chữ bắt đầu là .Vnxxxxx như .VntimeH, VnArial, .VnCentury Schoolbook,…

  • Nếu sử dụng bảng mã Vni-Window thì chọn các font chữ Vni-….

Để bật chế độ sọan thảo tiếng Việt hoặc tắt khi cần gõ tiếng Anh, chúng ta nhấn tổ hợp phím Alt+Z (hoặc Ctrl_Shift tùy thuộc vào cách đặt thuộc tính cho bộ gõ tiếng Việt của người sử dụng).

    1. Nhập văn bản

Văn bản nhập vào từ bàn phím sẽ hiện ra tại vị trí cón trỏ trong cửa sồ liệu. Chúng bắt đầu nhập văn bản từ sát mép trái màn hình, khi dòng văn bản dài quá lề phải, word sẽ tự động xuống dòng. Chúng ta chỉ bấm phím Enter để mở một đọan văn bản mới khi trong văn bản có ký hiệu chấm xuống dòng.

Với các chữ cái đầu câu, chúng ta nhấn và giữ phím shist khi đánh chữ cái thường để nhận được chữ hoa.

Còn với cả câu là chữ hoa có dấu:

Nếu sử dụng bảng mã Unicode thì chúng ta bấm phím Caps Lock rồi gõ bình thường.

Nếu sử dụng bảng mã TCVN3 thì chúng ta đánh bình thường rồi sau đó định dạng lại kiểu chữ bằng các font .VnxxxxH nhu .VnTimeH, .VnArialH…

Không bấm dấu cách hay phím tab để làm độ thụt đầu mổi đoạn.



    1. Soạn một văn bản mới

Chọn 1 trong các cách sau:

Cách 1: chọn File/Open

Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N

Cách 3: Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ



Chương trình sẽ mở thêm một cửa sổ tài liệu mới, sẵn sàng nhập văn bản

    1. Mở tập văn bản đã có trên đĩa

Khi cần mở một văn bản đã được ghi vào đĩa để in hoặc chỉnh sửa, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện một trong các cách sau:

  • Cách 1: Chọn File/Open

  • Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O

  • Cách 3: Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ

Bước 2: Hộp thoại Open xuất hiện. Dùng chuột chỉ định thư mục cần mở trong hộp Look in, chỉ định File chứa văn bản cần mở.




Bước 3: Kích chuột vào nút Open


  1. Định dạng văn bản

    1. Định dạng đọan văn bản

Để định dạng đọan văn bản chúng ta cần thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn đọan văn bản cần định dạng.

Bước 2: Chọn Format\Paragraph. Xuất hiện hộp thọai Paragraph

Bước 3: Chọn thẻ Indent and Spacing.

Xác định lề của đọan văn bản trong mục Alignment.



  • Left: Dóng thẳng mép lề trái cho đọan văn bản

  • Right: Dóng thẳng mép lề phải cho đọan văn bản

  • Centered: Lấy tâm làm giữa hai lề trái phải, điều chỉnh giãn dòng đọan văn bản đều hai bên.

  • Justified: Dóng thẳng cả hai mép lề trái, phải cho đọan văn bản

  • Left: Lùi dòng văn bản vào tính từ mép trong lề trái x cm

  • Right: Lùi dòng văn bản vào tính từ mép trong lề phải x cm

  • Special: Đặc biệt

  • First Line: Lùi dòng đầu tiên của đọan văn bản tính từ mép trong của lề trái x cm.

  • Hanging: Lùi tòan bộ đọan văn bản từ dòng đầu tiên của đọan văn bản tính từ mép trong của lề trái x cm.

  • Before: Khỏang cách phía trên của dòng đầu đọan văn bản này đến dòng cuối cùang của đọan văn bản trước.

  • After: Khỏang cách phía sau của dòng cuối đọan văn bản này đến dòng đầu tiên của đọan văn bản sau.

(Chúng ta có thể điều chỉnh từ 0 li – 0,5 li-1 li tương ứng với 0 pt – 6 pt -12 pt).

  • Singe: Khỏang cách là một dòng đơn

  • 1,5 lines: Khỏang cách là 1,5 dòng

  • Double: Khỏang cách là 2 dòng

  • At least: Khỏang cách là nhỏ nhất. Word sẽ tự động điều chỉnh sao cho đầu của các ký tự như h, t, d, đ,… của dòng dưới không đè lên đuôi của các ký tự như g, p, y,… của dòng trên.

  • Exactly: Giữ đúng khỏang cách đã đặt.

  • Multiple: giữ đúng khỏang cách đã đặt.

Nếu chọn At least, Exactly, Multiple thì chúng ta phải điền trị khỏang cách dòng cho ô At.

Bước 4: Tùy chọn Line and Page breaks

Bước 5: Nhấp chuột vào nút OK để chấp nhận.

    1. Đánh số trang văn bản

Để chèn số trang cho tài liệu, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn lệnh Insert\Page Number. Xuất hiện hộp thọai Page Number.

Bước 2: Chọn vị trí đặt số trang trong mục Position và Alignment.

  • Position: Chọn một trong hai tùy chọn sau:

  • Top of Page (Header): Điền số trang vào đầu mối trang

  • Bottom of Page (Footer): Điền số trang vào cuối mỗi trang.

  • Alignment: Chọn một trong các tùy chọn sau:

  • Left: Đặt số trang vào sát mép trong của lề bên trái đầu hoặc cuối trang văn bản.

  • Right: Đặt số trang vào sát mép trong cua3 lề bên phải đầu hoặc cuối trang văn bản.

  • Center: Đặt số trang nằm giữa hai lề của đầu hoặc cuối trang văn bản.

  • Inside: Đặt số trang vào mép trong của trang văn bản.

  • Outside: Đặt số trang vào mép ngòai của trang văn bản.

Bước 3: Chọn OK để chấp nhận.


    1. Cài đặt Tab

Để cài đặt Tab, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn đọan văn bản cần đặt Tab.

Bước 2: Chọn lệnh Format\Tab. Xuất hiện hộp thọat Tab.

Bước 3: Nhập giá trị điểm dừng Tab theo đơn vị hiển thị của thước kẻ trong mục Tab Stop Position.

Bước 4: Chọn kiểu điểm dừng Tab trong mục Alignment.

  • Left: Dóng thẳng mép trái tại vị trí điểm dừng

  • Center: Lấy điểm dừng tab làm tâm, điều chỉnh dãn dòng văn bản đều hai bên.

  • Right: Dóng thẳng mép phải tại vị trí điểm dừng

  • Decimal: chỉnh thẳng cột số liệu theo dấu chấm thập phân.

  • Bar: chèn vạch thẳng đứng tại vị trí điềm dừng.

Bước 5: Chọn ký tự dẫn đến điểm dừng Tab trong mục Leader

  • None: không có ký tự dẫn

  • …….: Ký tự dẫn là dấu .

  • -------: Ký tự dẫn là đường gạch quãng.

  • _____: Ký tự dẫn là đường gạch liền.

Bước 6: Chọn Set để thiết lập điểm dừng Tab.

Bước 7: Chọn OK để chấp nhận.


  1. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

Gọi lệnh Insert\Symbol, hộp thọai sau được bày ra. Nếu trang Symbol đang ở trên thì tốt, nếu nó đang ở dưới của trang Special Characters thì nhấp lên gờ chọn trang của nó, nó sẽ được xếp lên trên.






  • Trong khung Font, nếu có sẵn tên nhóm Windings thì tốt, bằn gkhông thì nhắp chuột vào hình mũi tên  bên phải khung Font mà nhắp, word sẽ liệt kê danh sách các Symbol mà window trên m áy của bạn có trang bị cài đặt, trong đó thế nào cũng có bộ Windings, nhắp chọn bộ này. Lập tức 224 ký hiệu sẽ được bày lên màn hình.

  • Rà chuột vào ký hiệu  rồi nhấp nút Insert. Ký hiệu đóa được đưa vào văn bản tại vị trí điềm chèn, hộp thọai vẫn duy trì trên màn hình. Chọn tiếp ký hiệu , nhắp nút Insert, chọn tiếp ký hiệu , nhắp Insert.

  • Nhắp nút Close để dẹp hội thọai Symbol. Trong văn bản đang thực hiện, nhất định bạn được một bộ hình tượng “lưỡng long triều nguyệt” (hoặc “lưỡng ngư tranh táo” như ở dưới.

  • Bấm Tab đưa điểm chèn qua mốc dừng kế tiếp. Bạn hãy tự xoay xở để cho có hình tượng   ngay dưới cụm từ “Độc lập…”

  • Enter xuống hàng, nhất định bạn có một tiêu đề “hết ý” như thế này.


Trường CĐN GTVT Đường Thủy II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Khoa CNTT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc





  1. LƯU VÀ IN VĂN BẢN

  1. Lưu văn bản

Khi cần lưu một văn bản vào đĩa, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện một trong các cách sau:

  • Cách 1: Chọn File/Save

  • Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S

  • Cách 3: Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ

  • Có 2 khả năng xảy ra:

  • Nếu văn bản hiện thời là văn bản cũ (đã có tên) được mở ra xem, sửa, word sẽ tự động ghi lại sự thay đổi của tài liệu hiện thời dưới tên đã có mà không đưa ra 1 yêu cầu nào cả.

  • Nếu là văn bản mới soạn (chưa được đặt tên) sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chúng ta tiếp tục thực hiện.



Bước 2: chọn cho văn bản 1 tên file bằng cách gõ vào mục file name. Chọn thư mục muốn lưu văn bản trong hộp Save in

Bước 3: Kích chuột vào nút Save

Chú ý: Nếu muốn Save với mới một tập tin khác ta chọn Save as


  1. In văn bản

Muốn in một tài liệu ra một máy in nào đó, yêu cầu phải có cài đặt các chương trình điều khiển in tươn gứng với máy in đó. Máy in được bật lên, nạp giấy chờ lệnh in từ các chương trình ứng dụng.

Để in nhanh tất cả các trang của một tài liệu chúng ta kích chuột vào nút Print trên thanh công cụ.



Để in theo lựa chọn của người sử dụng, chúng ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn một trong hai cách sau:

  • Cách 1: Chọn File\Print.

  • Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + P

Hộp thọai Print xuất hiện




Bước 2: Chọn vùng in cho tài liệu mục Page Range.

  • All: In tòan bộ văn bản

  • Current Page: Chỉ in trang hiện thời có con trỏ văn bản.

  • Selection: Chỉ in vùng văn bản được chọn (bôi đen).

  • Pages: Chỉ định theo số trang in. Nếu in iliên tục thì chọn Page con nếu không liên tục thì dùng dấu, .

Chú ý: nếu văn bản có đánh số trang và số trang của trang đầu khác 1 thì số chỉ định trong ô Pages phải là số trang thực sự chứ không phải là số thứ tự của trang).

Bước 3: Chỉ định số bản sao trong mục Number of Copies (ngầm định là 1).

Bước 4: Chọn OK để in tài liệu ra máy in.

  1. CÁC CÔNG CỤ ĐỒ HỌA

  1. Chọn công cụ vẽ

Click trên hình tượng của thanh công cụ (Toolbar) hoặc thực hiện trên lệnh View: Toolbars… và đánh dấu vào chọn lựa Drawing. Thanh công cụ Drawing sẽ hiển thị với các công cụ sau:



Vẽ đường thẳg

Vẽ đường mũi tên

Vẽ hình vuông hoặc chữ nhật

Vẽ hình tròn hoặc Eliip

Tạo văn bản bằng Text box

Tạo chữ nghệ thuật