MẪu hồ SƠ HƯỚng dẫn mở ĐẠi lý MỚI (ĐẠi lý truyền thốNG: Xuất vé/đặt chỗ trên Sabre)

1. 
   BỘ MẪU HỒ SƠ LÀM ĐẠI LÝ.
   
   1. 
      Đơn làm đại lý theo (mẫu 1).
      
   2. 
      Kế hoạch bán vé máy bay của công ty (thông tin đầy đủ theo mẫu 2).
      
   3. 
      Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (photo công chứng), quyết định thành lập (photo nếu có) - Phải có chức năng kinh doanh bán vé máy bay trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
      
   4. 
      Giấy chứng nhận đăng ký thuế. (photo công chứng).
      
   5. 
      Giấy đăng ký mở tài khoản tại ngân hàng (có tên tài khoản, số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản, Ngân hàng sẽ cấp thư bảo lãnh cho đại lý dựa trên Hợp đồng của Vietnam Airlines).
      
   6. 
      Bằng cấp nghiệp vụ đặt chỗ, xuất vé của nhân viên (tối thiểu 3 nhân viên có chứng chỉ Kent, Sabre,…). (Địa chỉ: Trường Cao đẳng Quốc tế Kent: 19 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận), Hoặc đã qua các lớp đào tạo bán vé của VNA.
      

7. 
   Ảnh chụp phòng vé: mặt tiền; quầy phục vụ khách hàng, chỗ giao dịch.
   
8. 
   Thông báo tên những người có thẩm quyền giao dịch (ký hợp đồng, công văn, giấy tờ). Trong trường hợp cấp phó (Phó Giám đốc/ Phó tổng giám đốc) ký hợp đồng chỉ định đại lý với Vietnam Airlines thì bắt buộc phải có uỷ quyền của cấp trưởng theo mẫu 3.
   
9. 
   Hợp đồng thuê địa điểm đặt phòng vé dài hạn (khoảng 2 năm trở lên) hoặc giấy tờ chủ quyền nhà.
   
10. 
    Báo cáo tài chính của ít nhất 2 năm liên tục gần nhất hoặc biên bản quyết toán thuế với cơ quan thuế địa phương trong trường hợp báo cáo tài chính chưa được kiểm toán. Đối với những công ty chưa họat động đủ 2 năm thì được miễn điều kiện này nhưng mức đặt cọc sẽ áp dụng bằng 120% so với mức quy định.
    

• 
  Hồ sơ đóng thành tập, ảnh chụp dán vào tờ A4 đóng cùng hồ sơ.
  
• 
  Các giấy tờ từ số 3 đến số 10 là bản photo, riêng bản số 3 và 4 bắt buộc phải có công chứng còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Hồ sơ lập làm 02 bản (01 bản chính, 01 copy)
  

- Mr Nguyễn Thanh Nam (Email:namnt@vietnamairlines.com)

• 
  Mr Lý Minh Thông: (Email: thonglm@vietnamairlines.com)
  

11. 
    Chỉ tiêu về doanh số bán vé cho Vietnam Airlines: (đây là điều kiện quan trọng nhất)
    

1. 
   Đại lý phải cam kết mức tổng doanh số ( QT + QN ) bình quân hoặc doanh số quốc tế (đối với khách lẻ đi quốc tế xuất vé tại đại lý) như sau :
   

• 
  Khu vực quận 1: 5 tỷ VNĐ/tháng hoặc doanh số quốc tế 60,000 USD/tháng.
  
• 
  Khu vực quận 3, 5, Tân Bình và Phú Nhuận : 3 tỷ VNĐ/tháng hoặc doanh số quốc tế 50,000 USD/tháng.
  
• 
  Khu vực quận 4 , 7, 8 , 10, 11: 1,5 tỷ VNĐ/tháng hoặc doanh số quốc tế 20,000 USD/tháng.
  
• 
  Khu vực quận 2, 6, 9, 12, Gò Vấp, Bình Chánh, Tân Phú, Bình Tân, Nhà Bè, Cần Giờ, Thủ Đức, Hóc Môn : 800 triệu VNĐ/tháng
  

2. 
   Trong kế hoạch kinh doanh, đại lý phải chứng minh được mức doanh số cam kết có được từ nguồn khách nào và đi đến thị trường nào.VD: (bảng dưới)
   

Tháng	01		02		...
Thị trường	Số khách	Doanh thu	Số khách	Doanh thu
Châu Âu
Đông Nam Á
Đông Bắc Á và Trung Quốc
Châu Mỹ
Châu Úc

• 
  Đại lý phải nêu được các đối tượng/nguồn khách: Các công ty đối tác, khách hàng, các đại lý bán vé khác mà đại lý xin bổ nhiệm có quan hệ.
  
• 
  Đối với khách tour đã được hưởng mức giá đặc biệt của VN nên không được tính vào doanh số bán của đại lý. Đại lý liên hệ với phòng Phát triển Bán -HKVN ( lầu 2 CNMN, 49 Trường Sơn, Tân Bình) để xuất vé. Do tính chất đặc thù của các loại khách này, VNA có bộ phận chuyên trách theo dõi và phục vụ riêng.
  

12. 
    Yêu cầu về cơ sở vật chất phục vụ bán vé:
    
    1. 
       Mặt bằng phòng vé:
       

• 
  Vị trí: Nằm ở mặt tiền đường lớn, khu vực đông dân cư
  
• 
  Diện tích: 4m ngang x 8m dài (đảm bảo diện tích đặt 1 quầy hình L dài tối thiểu 4m)
  
• 
  Mặt tiền phòng vé: đủ diện tích treo bảng hiệu VNA (1m cao x 4m dài)
  

1. 
   Trang thiết bị:
   

• 
  Đại lý tự trang bị quầy kệ, bảng hiệu theo mẫu của VNA.
  
• 
  Đại lý tự trang bị tối thiểu 3-5 máy tính, 2 line điện thoại,1máy fax và máy in.
  
• 
  Sử dụng các vật phẩm, ấn phẩm quảng cáo, khuyến mại do VNA cung cấp.
  
1. 
   Nhân viên:
   
   • 
     Tối thiểu có 3-5 nhân viên có chứng chỉ Sabre, Kent ...
     
   • 
     Các nhân viên tiếp thị, kế toán (Nhân viên kế toán sẽ được VNA hướng dẫn làm báo cáo bán vé).
     

13. 
    Tài chính
    
    1. 
       Bảo lãnh thanh toán tại các Ngân hàng: Ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam - VCB, Ngân hàng TMCP kỹ thương Việt Nam - TCB, Ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển Việt Nam - BIDV, Ngân hàng TMCP công thương Việt Nam - VIETINBANK, Ngân hàng TMCP Quân đội – MB , Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam – EXIMBANK , HSBC , Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng – VP Bank , Ngân hàng TMCP quốc tế Việt Nam – VIB.
       

Hình thức bảo lãnh thanh toán: Đại lý có trách nhiệm lập bảo lãnh thanh toán cho VNA bằng một trong hai hình thức với số tiền tối thiểu bằng doanh số bán bình quân của 02 kỳ báo cáo và không thấp hơn 500.000.000 VND (Năm trăm triệu đồng) tùy theo từng khu vực, cụ thể:

• 
  Đặt cọc vào tài khoản của VNA. Tiền đặt cọc sẽ nằm ngoài phần thanh toán thường xuyên theo hợp đồng và không được tính lãi.
  
• 
  Hoặc bảo lãnh do ngân hàng phát hành: Danh sách ngân hàng phát hành bảo lãnh sẽ được VNA thông báo bằng văn bản và văn bản triển khai của VNA được coi là một phần của hợp đồng.
  

• 
  Thư bảo lãnh phải có hiệu lực ít nhất bằng hiệu lực của hợp đồng.
  

1. 
   Thư bảo lãnh thanh toán được phát hành theo đúng mẫu hoặc bao gồm đầy đủ các thông tin bắt buộc theo mẫu do VNA quy định.Thanh toán theo 4 kì báo cáo do HKVN quy định:
   

• 
  Thanh toán cho báo cáo kỳ 1: Từ ngày 01 đến hết ngày 13 của tháng
  
• 
  Thanh toán cho báo cáo kỳ 2: Từ ngày 08 đến hết ngày 21 của tháng
  
• 
  Thanh toán cho báo cáo kỳ 3: Từ ngày 16 đến hết ngày 28 của tháng
  
• 
  Thanh toán cho báo cáo kỳ 4: Từ ngày 22 của tháng hiện tại đến hết ngày 06 của tháng liền tiếp theo.
  

2. 
   QUYỀN LỢI ĐẠI LÝ
   

1. 
   Đối với vé bán cho các hành trình quốc tế.
   

(tham khảo)

Đại lý bán đúng giá cước theo các biểu giá do VNA triển khai, Đại lý được thu thêm phí dịch vụ từ khách hàng, mức phí do Đại lý tự xây dựng căn cứ vào chi phí, chất lượng dịch vụ của Đại lý.

Mọi thay đổi về hoa hồng, phí dịch vụ sẽ được VNA thông báo cho Đại lý bằng văn bản.

Nguyên tắc áp dụng

-      Mức phụ thu dịch vụ bán vé chỉ áp dụng đối với vé xuất lần đầu, không áp dụng trong trường hợp phải xuất lại vé do thay đổi, ngoại trừ các thay đổi sau:

  Thay đổi lên hạng dịch vụ cao hơn;

  Thay đổi hành trình phát sinh thêm chặng bay

-      Khách phải trả thêm khoản chênh lệch về mức phụ thu dịch vụ bán vé do thay đổi lên hạng dịch vụ cao hơn hoặc thay đổi hành trình phát sinh thêm chặng bay.

-      Không áp dụng mức phụ thu dịch vụ bán vé đối với các vé xuất đổi cho vé xuất tại thị trường nước ngoài.

-      Không áp dụng mức giảm cho trẻ em/ trẻ nhỏ, khách mua vé giảm cước (ID/AD)

-      Mức phí này sẽ không được hoàn lại.

2. 
   Đối với vé bán cho các hành trình quốc nội tại Việt nam
   

Phụ thu dịch vụ bán vé quốc nội: Căn cứ vào số lượng, chất lượng dịch vụ khách hàng yêu cầu và khả năng cung ứng của đại lý, đại lý và khách hàng tự thoả thuận mức phụ thu dịch vụ. Tổng giá – bao gồm phụ thu dịch vụ bán vé (chưa kể thuế GTGT) và giá vé (giá tịnh NET) – không vượt quá mức giá trần Cục HK cho phép

Tham khảo: mức quy định của VNA về phụ thu áp dụng cho các phòng vé của VNA: Vé phổ thông: 50,000VND/chặng; Thương gia: 90,000VND/chặng.

3. 
   Các quyền lợi khác:
   

• 
  Đại lý được VNA trang bị các ấn phẩm, vật phẩm phục vụ công tác bán tại đại lý.
  
• 
  Hàng năm VNA sẽ có các hỗ trợ về bảng hiệu, quầy kệ và các chương trình đào tạo, giới thiệu sản phẩm của VNA cho nhân viên đại lý.
  
• 
  VNA còn có các chính sách thưởng vé, thưởng theo doanh số bán, thưởng cho nhân viên bán vé của đại lý và nhiều phần thưởng có giá trị cho các đại lý hoàn thành tốt kế hoạch bán của VNA.
  

(TÊN CÔNG TY) ________________________________________________________________	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------------------
Số:	T.p Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20..

Kính gửi: Vietnam Airlines – CN Khu vực miền Nam

Có trụ sở chính tại: …………………………………………………………………………….

Điện thoại: …………………………….. Fax: ………………………….

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số :……………………………

Do Sở KHĐT Tp/tỉnh ………………………………… cấp ngày …………………………….

Nay làm đơn này đăng ký làm đại lý bán vé máy bay cho Vietnam Airlines tại:

Địa chỉ: ……………………….. ………………………………

TEL……………………..Fax:……………………………Email…………………………

Chúng tôi gửi kèm theo đây là kế hoạch kinh doanh bán vé máy bay và các giấy tờ liên quan của công ty. Chúng tôi tin tưởng rằng kế hoạch kinh doanh này sẽ giúp công ty trở thành một đại lý bán tốt và có mức tăng trưởng cao của Vietnam Airlines.

Chúng tôi cam kết thực hiện đúng và đủ các quy định của HKVN như sau:

1. Doanh số bán (QT + QN) bình quân ….. tỷ VND/1tháng, trong đó doanh số quốc tế tối thiểu là ….. USD/tháng (đối với khách lẻ đi quốc tế xuất vé tại đại lý).

2. Mức bảo lãnh tài chính tối thiểu ……….VND (tương ứng doanh số bán bình quân 2 kỳ báo cáo) khi ký hợp đồng đại lý với VNA.

Nếu công ty chúng tôi không đủ khả năng thực hiện các những điều kiện do VNA yêu cầu, chúng tôi đồng ý để VNA đơn phương chấm dứt hợp đồng đại lý.
Trân trọng cảm ơn

Tp Hồ Chí Minh ngày …… tháng …….năm GIÁM ĐỐC

Mẫu 2: Kế hoạch kinh doanh bán vé máy bay của Công ty

(TÊN CÔNG TY) ________________________________________________________________	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------------------
Số:	T.p Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20…

KẾ HOẠCH BÁN VÉ

Kế hoạch kinh doanh được soạn theo nhận thức và cách thức kinh doanh của Công ty, tuy nhiên cần phải nêu được đầy đủ các nội dung sau:

1. 
   Địa điểm dự định đặt phòng vé của Vietnam Airlines bao gồm:
   
   1. 
      Địa chỉ, số điện thoại, fax.
      
   2. 
      Vị trí (tầng trệt, lầu, …)
      
   3. 
      Diện tích mặt bằng (dài x rộng)
      
   4. 
      Các phương tiện trang thiết bị văn phòng mà công ty sẽ sử dụng cho hoạt động của phòng vé.
      
   5. 
      Các thiết bị đầu cuối của hệ thống đặt giữ chỗ (Abacus, Galileo, Amadeus, …)
      

2. 
   Trình bày rõ số lượng và trình độ chuyên môn của các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động bán vé, tiếp thị của công ty.
   
   1. 
      Nhân viên bán vé ( bằng cấp, số năm kinh nghiệm bán vé)
      
   2. 
      Nhân viên tiếp thị
      
   3. 
      Nhân viên …..
      
3. 
   Nguồn khách chính của công ty là nguồn khách nào? Làm thế nào để công ty có thể lôi kéo được những nguồn khách đó? Nếu được chỉ định làm đại lý bán vé cho Vietnam Airlines thì khối lượng vận chuyển quốc tế mà quý công ty có thể ước tính bán được là bao nhiêu.(tham khảo bảng 1)
   

• 
  Đại lý phải nêu được các đối tượng khách: các công ty đối tác, các đại lý bán vé khác mà đại lý xin bổ nhiệm có quan hệ
  
• 
  Đối với khách tour, khách đã được hưởng mức giá đặc biệt của VN nên không được tính vào doanh số bán của đại lý. Đại lý liên hệ với phòng Phát triển Bán - VNA ( lầu 2 CNMN, 49 Trường Sơn, Tân Bình) để xuất vé tại VNA. Do tính chất đặc thù của các loại khách này VNA có bộ phận chuyên trách theo dõi và phục vụ riêng.
  

4. 
   Công ty hoặc chi nhánh của công ty đã làm đại lý bán vé cho hãng hàng không nào chưa?. Trong thời gian qua công ty đã làm đại lý cấp 2 cho một đại lý chính thức nào của Vietnam Airlines chưa? hoặc thường lấy vé qua đại lý chính thức nào của Vietnam Airlines hay chưa?.
   

• 
  Công ty đã làm đại lý cho những hãng Hàng Không nào?
  
• 
  Công ty đã xuất vé qua những Đại lý chính thức nào của VN (cung cấp số liệu bán tổng hàng tháng)
  
• 
  Cung cấp số liệu (nếu có) segment booking của các GDS (ABACUS, AMADEUS, GALILEO, ...)
  

5. 
   Công ty khi được chấp thuận làm đại lý sẽ phải đặt cọc một số tiền tương ứng với khả năng bán và năng lực tài chính của công ty. Số tiền này sẽ được dùng để đảm bảo quyền xuất vé của công ty trong một tháng. Mức cọc sẽ do Phòng Tài Chính Kế Toán của VN điều chỉnh theo khả năng bán thực tế của công ty.
   

GIẤY ỦY QUYỀN

• 
  Căn cứ quyết định bổ nhiệm số ……. của HĐQT Công ty XXX, về việc bổ nhiệm chức vụ Giám đốc,(Hoặc giấy phép thành lập doanh nghiệp số …..)
  
• 
  Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc Công ty XXX,
  

Tôi tên là : NGUYỄN VĂN A

Chức vụ : Giám đốc Công ty XXX
Nay tôi uỷ quyền cho Ông NGUYỄN VĂN B là Phó Giám đốc Công ty XXX, thực hiện các công việc sau:

1. 
   Điều hành mọi công việc kinh doanh của Phòng bán vé máy bay của Công ty tại địa chỉ….
   
2. 
   Ký thay Giám đốc Hợp đồng chỉ định đại lý bán vé máy bay với Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam - Vietnam Airlines (VNA)
   
3. 
   Ký các văn bản, giấy tờ, giao dịch, …. của Công ty với Vietnam Airlines (VNA)
   
4. 
   Các vấn đề khác:
   

Ủy quyền có hiệu lực từ ngày …….. đến ngày ……. (hoặc đến khi có thông báo mới).