Mã số: qt-74-02 Lần ban hành: 4



tải về 84.55 Kb.
Chuyển đổi dữ liệu18.08.2016
Kích84.55 Kb.


QUI TRÌNH

Mã số: QT-74-02

Lần ban hành: 4

Ngày: 18/09/2009

Trang:

MUA VẬT TƯ THIẾT BỊ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ, VĂN PHÒNG PHẨM CHO HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH




CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG 533

QUI TRÌNH

MUA THIẾT BỊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

VĂN PHÒNG PHẨM CHO HOẠT ĐỘNG

SẢN XUẤT KINH DOANH


MÃ SỐ : QT-74-02

LẦN BAN HÀNH : 4

NGÀY : 18/09/2009

TRANG : 1/10

NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI DUYỆT


HỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ

Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành

05/03/2003 - Ban hành lần đầu 01

20/08/2003 - Sửa đổi BMT-74-02-05 02

29/09/2004 - Sửa đổi BMT-74-02-05 03

28/02/2005 - Ban hành lại qui trình do bổ sung 02

nội dung mục 5 (trường hợp mua

vật tư và giao thẳng cho người sử dụng).

- Sửa đổi: + BMT-74-02-05 04

+ BMT-74-02-12 02

- Bổ sung BMT-74-02-13. 01

20/04/2005 - Ban hành lại qui trình 03

+ Thay đổi tên qui trình

+ Sửa nội dung kế hoạch mua vật tư

+ Bổ sung BMT-74-02-14 01










































































































LÊ QUANG VINH LÊ THỊ THANH THUỶ HUỲNH TRUNG NHÂN







- Ban hành lại qui trình










+ Thay đổi tên qui trình










+ Bổ sung nội dung quy trình










+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-05










+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-06









+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-07









+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-08









+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-10









+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-12









+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-13









+ Bổ sung Ndung biểu mẫu 74-02-14









+ Đề nghị huỷ bỏ biểu mẫu 74-02-09











+ Đề nghị huỷ bỏ biểu mẫu 74-02-04









08/09/09

Ban hành lại qui trình

Lần 4









+ Thay đổi tên quy trình











+ Bổ sung nội dung quy trình











+ Đề nghị huỷ bỏ biểu mẫu 74-02-10











+ Đề nghị huỷ bỏ biểu mẫu 74-02-05











+ Đề nghị huỷ bỏ biểu mẫu 74-02-03











+ Bổ sung sửa đổi nội dung biểu mẫu

74-02-01








1. MỤC ĐÍCH

Qui trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc bảo đảm các vật tư, nguyên liệu mua vào đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.



2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng với tất cả vật tư nguyên liệu chính, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, các nhà thầu phụ tronga hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.



3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Sổ tay chất lượng, mục mua vật tư (ST-07).

- TCVN ISO 9001: 2008.

4. ĐỊNH NGHĨA

- Nhà cung cấp: Các nhà cung cấp vật tư nguyên liệu đầu vào.



5. NỘI DUNG

L


Thông báo nhà cung cấp

Nhập kho


Thanh toán

-

Nhận hàng

Nhận hàng

Nhập kho
Kết thúc
ưu đồ mua vật tư (xem trang sau).



5.1 Đánh giá nhà cung cấp.

5.1.1 Đánh giá ban đầu

5.1.1.1 Nguyên tắc chung

- Tất cả các nhà cung cấp, thầu phụ đã có quan hệ lâu dài từ trước cho đến thời điểm ban hành qui trình này đều có đủ năng lực theo yêu cầu của công ty, do đó không phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ đưa vào danh sách nhà cung cấp, thầu phụ trình giám Giám đốc duyệt (xem 5.1.1.5).

- Quá trình đánh giá ban đầu chỉ thực hiện khi phát sinh các nhà cung cấp, thầu phụ mới. Việc đánh giá được thực hiện theo các bước sau:



5.1.1.2 Cán bộ phụ trách vật tư thiết bị chịu trách nhiệm thu thập thông tin về nhà cung cấp, thầu phụ thông qua:

- Các phương tiện thông tin đại chúng như như báo chí, đài truyền thanh, truyền hình…

- Các chương trình quảng cáo như tờ rơi, triển lãm, hội chợ ....

- Các trang mạng (web site).

- Các bạn hàng.

5.1.1.3 Sau khi các thông tin về nhà cung cấp, thầu phụ được thu thập, cán bộ phụ trách vật tư thiết bị tiến hành phân tích, đánh giá các nhà cung cấp, thầu phụ theo các yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hoặc từng nhóm sản phẩm cụ thể. Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu đánh giá nhà cung cấp (BMT-74-02-01). Mỗi một nhà cung cấp, thầu phụ được lập một phiếu đánh giá riêng.

5.1.1.4 Cán bộ phụ trách vật tư thiết bị lựa chọn các nhà cung cấp, thầu phụ đáp ứng được nhiều yêu cầu nhất, phù hợp nhất và báo cáo kết quả đánh giá nhà cung cấp, thầu phụ cho trưởng phòng trình Giám đốc phê duyệt.

Tiêu chí chấp nhận: Có mối quan hệ lâu năm hoặc có uy tín trên thị trường, đáp ứng được các yêu cầu về năng lực cung cấp, tiến độ, giá cả.

5.1.1.5 Các nhà cung cấp, thầu phụ được phê duyệt sẽ được đưa vào danh sách nhà cung cấp, thầu phụ (BMT-74-02-02).

5.1.1.6 Theo dõi trong quá trình.

- Từng nhà cung cấp, thầu phụ được cán bộ phụ trách vật tư thiết bị của bộ phận cung ứng vật tư theo dõi kiểm soát trong suốt quá trình giao dịch mua bán theo từng hợp đồng của nhà cung cấp, thầu phụ.

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc kết thúc một đơn hàng, dự án, nếu nhà cung cấp, thầu phụ vi phạm một trong các điều khoản của hợp đồng như tiến độ giao hàng, chất lượng, số lượng sản phẩm, hoặc các chứng từ hoá đơn hàng hoá, cán bộ phụ trách vật tư thiết bị phải thông báo cho nhà cung cấp, thầu phụ để đưa ra các biện pháp giải quyết, khắc phục kịp thời. Nếu trường hợp nhà cung cấp, thầu phụ vi phạm lỗi nặng thì bộ phận phụ trách vật tư lập báo cáo trình lên trưởng bộ phận loại ra khỏi danh sách nhà cung cấp, thầu phụ.

Định kỳ 2 năm một lần, cán bộ phụ trách vật tư thiết bị tổ chức đánh giá lại các nhà cung cấp, thầu phụ mà đã được phê duyệt ( Chỉ thực hiện đối với những nhà cung cấp, thầu phụ cung cấp, thuê liên tục trong 2 năm qua, còn những trường hợp nhà cung cấp, thầu phụ chỉ cung cấp, thuê 1 lần và không có phát sinh tại thời điểm đánh giá lại thì không đánh giá) mục đích nhằm rà soát kiểm tra đảm bảo các tiêu chí cần thiết phù hợp trong suốt quá trình. Lập lại danh sách mới các nhà cung cấp, thầu phụ trình lên giám đốc phê duyệt.



5.2 Quá trình mua vật tư

- Danh mục vật tư: Trưởng bộ phận cung ứng vật tư lập danh mục các vật tư chính của công ty theo BMT-74-02-11 và cập nhật khi có thay đổi.



- Quá trình mua vật tư:

5.2.1 Nhu cầu mua vật tư

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hằng năm do cấp trên giao hoặc kế hoạch thực hiện dự án, bộ phận cung ứng vật tư xem xét, lựa chọn thương thảo nhà cung cấp để đề xuất ký kết hợp đồng nguyên tắc cho việc mua vật tư phục vụ SXKD cho cả năm, lập hợp đồng kinh tế trình Trưởng bộ phận xem và trình Lãnh đạo phê duyệt.



  • Căn cứ nhu cầu vật tư thiết bị công cụ dụng cụ, VPP, các bộ phận lập giấy đề nghị cấp vật tư thiết theo biểu mẫu (BMT-74-02-12) chuyển cho cán bộ bộ cung ứng vật tư, cán bộ cung ứng vật tư sẽ kiểm tra nội dung yêu cầu giấy đề nghị cấp vật tư và trình trưởng bộ phận xem xét cân đối trước khi trình trình lãnh đạo công ty phê duyệt.

5.2.2 Khi được lãnh đạo phê duyệt giấy đề nghị cấp vật tư thiết bị, công cụ dụng cụ, VPP, cán bộ phụ trách cung ứng thiết bị vật tư liên hệ với nhà cung cấp xin báo giá biểu mẫu (BMT-74-02-08) trình trưởng bộ phận kiểm tra xác nhận trước khi trình lãnh đạo duyệt.

5.2.3 Sau khi lãnh đạo duyệt báo giá, cán bộ cung ứng vật tư thiết bị tiến hành đàm phán, soạn thảo hợp đồng mua bán theo biểu mẫu (BMT-74-02-07) hoặc đơn đặt hàng (BMT-74-02-06), sau khi bảng báo giá chào hàng của nhà cung cấp được phê duyệt. Những điều kiện quan trọng của hợp đồng như giá cả, hình thức thanh toán, thời hạn giao hàng, trách nhiệm mỗi bên, chứng từ cần thiết phải được quy định rõ ràng và cụ thể trong hợp đồng. Sau khi thống nhất các điều khoản của hợp đồng, cán bộ phụ trách vật tư thiết bị trình Trưởng bộ phận xem xét trước khi trình Giám đốc ký hợp đồng.

- Đối với các nhà cung cấp trong nước, hợp đồng phải được ký trực tiếp.

- Đối với các nhà cung cấp nước ngoài, hợp đồng ký qua Fax được chấp nhận.

- Hợp đồng đã ký được chuyển tới phòng Tài chính - Kế toán để thực hiện việc thanh toán theo điều khoản thanh toán của hợp đồng. Bàn giao hồ sơ chứng từ cho phòng Tài chính - Kế toán và lưu hồ sơ tại bộ phận cung ứng.



5.2.4. Cán bộ phụ trách cung ứng vật tư thiết bị chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kiểm tra chất lượng, số lượng và làm thủ tục nhận hàng. Đến thời hạn giao hàng phải thông báo và yêu cầu nhà cung cấp thực hiện việc giao hàng theo như hợp đồng đã ký.

5.3 Quá trình cấp vật tư:

5.3.1. Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, cán bộ cung ứng vật tư phải lập phiếu giao nhận vật tư để nhập kho, trong trường hợp vật tư bàn giao thẳng cho bộ phận sử dụng, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư phải lập biên bản bàn giao vật tư thiết bị theo biểu mẫu (74-02-14) để làm cơ sở theo dõi sử dụng và đối chiếu chứng từ.

5.3.2. Đối với vật tư khảo sát địa chất và địa hình, sau khi kết thúc công việc, bộ phận nhận sử dụng có trách nhiệm kiểm tra số lượng thực tế sử dụng và phải hoàn trả số vật tư sử dụng dư thừa (nếu có) cho cán bộ cung ứng vật tư theo biểu mẩu (BMT-74-02-13) thời gian hoàn trả chậm nhất 5 ngày.

5.3.3. Đối với những mặt hàng chưa có trong kho, hoặc chưa ký hợp đồng nguyên tắc, cán bộ cung ứng vật tư xem xét tìm nguồn cung cấp mới để gửi yêu cầu báo giá đặt tính kỹ thuật, yêu cầu báo giá được gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp. Hình thức gửi yêu cầu báo giá có thể bằng fax, bằng thư điện tử (BMT-74-02-08).

Sau khi nhận được bản báo giá chào hàng từ phía các nhà cung cấp, cán bộ phụ trách mua hàng sẽ tiến hành phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan để đánh giá khả năng đáp ứng về mặt kỹ thuật của nhà cung cấp, đánh giá hồ sơ chào hàng về mặt giá cả, tiến độ giao hàng, hình thức thanh toán để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất trình lên trưởng bộ phận xem xét trước khi trình giám đốc phê duyệt.

Những yêu cầu mua vật tư được chuyển cho Trưởng bộ phận cung ứng vật tư, bộ phận tài chính để kiểm tra và cân đối đảm bảo nguồn tài chính đáp ứng cho quá trình nhập hàng..

Đối với những vật tư đơn giản, thông dụng và đã có giá sẵn thì bộ phận phụ trách vật tư có thể quyết định giá mua, không nhất thiết phải có báo giá, sau khi làm thủ tục bộ phận phụ trách vật tư trình lên Trưởng bộ phận kiểm tra và trình Giám đốc phê duyệt.



5.4 Kiểm tra vật tư

5.4.1 Kiểm tra vật tư nhập kho

Cán bộ phụ trách mua hàng phối hợp với bộ phận kho và cán bộ kỹ thuật liên quan tiến hành kiểm tra vật tư về số lượng, chủng loại, quy cách theo yêu cầu hợp đồng.



5.4.2. Nhóm Vật tư kỹ thuật:

- Kiểm tra đối chiếu các thông số về nhãn hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất, các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn đã đăng ký của Nhà sản xuất với hồ sơ tài liệu, chứng nhận được cơ quan kiểm định xác nhận.

- Có thể kiểm tra đối chiếu với sản phẩm mẫu chào hàng (nếu có) của Nhà cung cấp đã gửi và được chấp nhận của Công ty, đơn vị.

- Kiểm tra tem niêm phong của Nhà sản xuất và đối chiếu với thời hạn sử dụng để kết luận về yêu cầu chất lượng của sản phẩm.

- Số lượng vật tư: Được kiểm tra bằng phương pháp cân, đo, đong, đếm bởi các dụng cụ thích hợp.

5.4.3. Nhóm Vật tư thông dụng:

- Có thể kiểm tra đối chiếu với sản phẩm mẫu chào hàng (nếu có) của Nhà cung cấp đã gửi và được chấp nhận của Công ty, đơn vị.

- Kiểm tra tem niêm phong của Nhà sản xuất và đối chiếu với thời hạn sử dụng để kết luận về yêu cầu chất lượng của sản phẩm.

- Số lượng vật tư: Được kiểm tra bằng phương pháp cân, đo, đong, đếm bởi các dụng cụ thích hợp.

- Vật tư đạt yêu cầu: Báo cho các đơn vị liên quan tiến hành tiếp nhận vật tư, thiết bị và tổ chức thanh toán với Nhà cung cấp.

- Vật tư không đạt yêu cầu:

+ Yêu cầu Nhà cung cấp xử lý: Đổi lại, chỉnh sửa.

+ Qui trách nhiệm gây thiệt hại do việc xử lý gây chậm trễ tiến độ cấp hàng theo yêu cầu, Nhà cung cấp phải bồi thường thiệt hại theo hợp đồng đã cam kết.



5.4.4 Kiểm tra tại cơ sở của nhà cung cấp

Trong trường hợp cần thiết, cán bộ phụ trách mua hàng của phòng phụ trách sẽ phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật liên quan đến cơ sở của nhà cung cấp tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hoá, giám sát quá trình cấp vật tư. Kết quả kiểm tra sẽ được lập thành biên bản.



6. LƯU TRỮ.

- Cán bộ vật tư lưu trữ hồ sơ mua hàng bao gồm:

+ Hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có).

+ Các đơn thư chào hàng.

+ Thư từ giao dịch trong quá trình đàm phán.

- Thời gian lưu: Hồ sơ mua vật tư (3 năm).

- Phòng phụ trách lưu sổ theo dõi nhà cung cấp, danh sách nhà cung cấp và các biên bản báo cáo về nhà cung cấp (không kỳ hạn).

7. PHỤ LỤC

- BMT-74-02-01 : Phiếu đánh giá nhà cung cấp.

- BMT-74-02-02 : Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.

- BMT-74-02-05 : Phiếu yêu cầu mua vật tư thiết bị, CCDC,VPP

- BMT-74-02-06 : Đơn đặt hàng.

- BMT-74-02-07 : Hợp đồng mua vật tư.

- BMT-74-02-08 : Yêu cầu báo giá.

- BMT-74-02-10 : Phiếu thu thập thông tin về nhà cung cấp.

- BMT-74-02-11 : Danh mục vật tư.

- BMT-74-02-12 : Giấy đề nghị cấp thiết bị vật tư, CCDC, VPP



- BMT-74-02-13 : Biên bản bàn giao thiết bị vật tư, CCDC, VPP

- BMT-74-02-14 : Phiếu giao nhận vật tư
: doc -> Iso -> doc
doc -> Chương 1 Các khái niệm căn bản về mạng và giao thức mạng Mạng máy tính
doc -> Quy đỊnh khảo sáT ĐỊa hình -thủy văn mã SỐ : QĐ-75-01 LẦn ban hành : 05 ngàY : 15/ 10 /2011 trang : 1/12
doc -> Quy trình thí nghiệm mã SỐ : qt-75-07 LẦn ban hành : 02 ngàY : 29/7/2010 trang : 1/16 ngưỜi viếT ngưỜi kiểM TRA ngưỜi duyệT
doc -> LẬp nhiệm vụ khảo sát thiết kế
doc -> Quy đỊnh lập báo cáO ĐẦu tư XÂy dựng công trìNH; LẬp dự ÁN ĐẦu tư XÂy dựng công trìNH; LẬp báo cáo kinh tế-KỸ thuật xây dựng công trình mã SỐ : QĐ-73-02 LẦn ban hành : 06 ngàY : 22/11/2012 trang : 1/27
doc -> Độc lập Tự do Hạnh phúc ngày tháng năm biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình đỂ ĐƯa vào sử DỤNG
doc -> Độc lập Tự do Hạnh phúc ngày tháng năm biên bản số nghiệm thu hoàn thành giai đOẠn xây lắP
doc -> MỤc tiêu chất lưỢng năM 2011
doc -> MỤc tiêu chất lưỢng năM 2010
doc -> KIỂm soát tài liệU




Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương