IV. Lĩnh vực Chứng thực Thủ tục Cấp bản sao từ sổ gốc

* Trường hợp yêu cầu trực tiếp tại cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc: Người được phân công tiếp nhận hồ sơ hoặc bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, tổ chức kiểm tra hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận và thực hiện các thủ tục theo quy định để cấp bản sao từ sổ gốc cho người yêu cầu.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để người nộp hồ sơ bổ sung theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

* Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu chính: Người được phân công giải quyết kiểm tra hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện các thủ tục theo quy định để cấp bản sao từ sổ gốc cho người yêu cầu;

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì cơ quan, tổ chức đang lưu trữ sổ gốc có văn bản đề nghị người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Bước 4: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nhận kết quả tại cơ quan, tổ chức đã nộp hồ sơ hoặc qua bưu chính (nếu gửi yêu cầu qua bưu chính).

b) Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc hoặc gửi yêu cầu và nhận kết quả qua bưu chính.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

* Trường hợp yêu cầu trực tiếp tại cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc:

+ Nộp Văn bản yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại từng lĩnh vực cụ thể (nếu có).

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.

* Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu chính thì phải gửi kèm những giấy tờ sau:

+ Văn bản yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại từng lĩnh vực cụ thể (nếu có).

+ Bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc;

+ 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận.

* Việc yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể thông qua người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền hoặc cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết (Đối với các trường hợp này, thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng nêu trên).

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d) Thời hạn giải quyết:

- Trường hợp nộp trực tiếp: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu chính: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu (căn cứ theo ngày trên dấu bưu chính đến) hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015);

- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016);
2. Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận

a) Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức hành nghề Công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và buổi sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

- Bước 2:

+ Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ.

* Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

* Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hoặc Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

* Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì Tổ chức hành nghề Công chứng tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp Tổ chức hành nghề Công chứng không có phương tiện để chụp.

* Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà Tổ chức hành nghề Công chứng không thể trả kết quả ngay trong ngày hoặc có thỏa thuận về thời gian trả kết quả với người yêu cầu chứng thực thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Bước 3: Công chứng viên kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao:

Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì công chứng viên thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên công chứng viên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, Công chứng viên phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

+ Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao;

+ Nộp bản sao cần chứng thực (số lượng bản sao theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực);

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Trả ngay trong ngày làm việc hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Tổ chức hành nghề Công chứng không thể trả kết quả ngay trong ngày làm việc hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

e) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề Công chứng.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc văn bản trả lời về việc từ chối chứng thực, có nêu rõ lý do.

h) Lệ phí: 2.000 đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.

i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Giấy tờ, văn bản được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao phải là bản chính và không thuộc các trường hợp sau:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;

+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại;

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Đối với giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

- Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.

l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Công chứng năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015);

- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016);

- Thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTC ngày 19 tháng 01 năm 2012 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 29 tháng 9 năm 2015).

3. Thủ tục Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được)

a) Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức hành nghề Công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và buổi sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút) và thời gian Tổ chức hành nghề Công chứng làm việc thêm hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở của Tổ chức hành nghề Công chứng nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

+ Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ.

* Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

* Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hoặc Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

* Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà Tổ chức hành nghề Công chứng không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Bước 3: Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực

+ Trường hợp giấy tờ đầy đủ theo quy định và Công chứng viên nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm chỉ (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng thực trước mặt Công chứng viên và Công chứng viên thực hiện chứng thực.

* Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được: Nếu Công chứng viên nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định thì Công chứng viên thực hiện chứng thực.

Việc chứng thực được Công chứng viên thực hiện như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.

+ Ký, ghi rõ họ tên Công chứng viên, đóng dấu của Tổ chức hành nghề Công chứng thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, Công chứng viên phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

b) Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại Tổ chức hành nghề Công chứng hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

+ Nộp giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào (số lượng theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực).

* Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d) Thời hạn giải quyết: Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.

e) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề Công chứng.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy tờ, văn bản được chứng thực theo mẫu quy định hoặc văn bản trả lời về việc từ chối chứng thực, có nêu rõ lý do từ chối.

h) Lệ phí: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).

i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Những trường hợp không được chứng thực chữ ký:

+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.

- Luật Công chứng năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015);

- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016);