I. quản lý: Tính tất yếu khách quan của quản lý

Nguồn gốc phát triển loài người là lao động của cá nhân và lao động chung. C. Mác đã khẳng định: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ chế sản xuất... Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”.

Lao động chung cần có tổ chức và thống nhất nhằm tạo ra sức mạnh để đạt được mục đích chung. Trong lịch sử phát triển loài người xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù là tổ chức - điều khiển con người với các hoạt động theo những yêu cầu nhất định; dạng lao động đó được gọi là quản lý.

Quản lý là một chức năng lao động bắt nguồn từ tính chất lao động của xã hội. Từ khi con người bắt đầu hình thành các nhóm để thực hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách là những cá nhân riêng lẻ, thì nhu cầu quản lý cũng hình thành như một yếu tố cần thiết để phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung. Xã hội phát triển qua các phương thức sản xuất từ cộng sản nguyên thủy đến nền văn minh hiện đại, trong đó quản lý luôn là một thuộc tính tất yếu lịch sử khách quan gắn liền với xã hội ở mọi giai đoạn phát triển của nó. Thuộc tính đó bắt nguồn từ bản chất của hệ thống xã hội đó là hoạt động lao động tập thể - lao động xã hội của con người. Trong quá trình lao động con người buộc phải liên kết lại với nhau, kết hợp lại thành tập thể. Điều đó đòi hỏi phải có sự tổ chức, phải có sự phân công và hợp tác trong lao động, phải có sự quản lý.

Như vậy, quản lý là một hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa trên sự phân công và hợp tác để làm một công việc nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra.

Mặc dù quản lý là một thuộc tính tất yếu gắn liền với xã hội nhưng chỉ khi xã hội phát triển đến một trình độ nhất định thì quản lý mới được tách ra thành một chức năng riêng của lao động xã hội; dần dần hình thành những tập thể, những tổ chức và cơ quan chuyên hoạt động quản lý - hệ thống quản lý (chủ thể quản lý).

Xã hội càng phát triển về trình độ và quy mô sản xuất, về văn hóa, khoa học, kỹ thuật công nghệ, thì trình độ quản lý, tổ chức, điều hành và công nghệ quản lý cũng càng được nâng lên và phát triển không ngừng.

Quản lý là một trong những hoạt động vừa khó khăn, phức tạp; vừa là một nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển xã hội, suy thoái hay thịnh vượng của một tổ chức, một quốc gia, thậm chí là toàn cầu. Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, năng lực quản lý. Trong đó năng lực quản lý được xếp hàng đầu. Năng lực quản lý là sự tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn và tài nguyên để phát triển xã hội. Quản lý tốt thì xã hội phát triển, ngược lại nếu buông lỏng hay quản lý tồi thì sẽ mở đường cho sự rối loạn, kìm hãm sự phát triển xã hội.

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng ta có thể gộp thành 3 dạng chính:

• 
  Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm...).
  
• 
  Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi).
  
• 
  Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức...)
  

Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Trong văn bằng Thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị.

Trong thực tế, thuật ngữ "quản lý" và "quản trị" vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều có bản chất giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ "quản lý" gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý ở tầm vĩ mô, còn thuật ngữ "quản trị" được dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế).

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “quản lý" (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình "quản" là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái "ổn định"; quá trình “ lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế “phát triển”.

Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý, ví dụ:

- Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác".

- Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức".

- Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm"

- Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trong tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn".

- Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993).

- Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997).

- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001).

Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

Quản lý bao gồm các yếu tố sau:

- Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý. Tác động có thể liên tục nhiều lần.

- Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối tượng và khách thể quản lý. Điều này đòi hỏi phải biết định hướng đúng.

- Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả.

- Chủ thể có thể là một người, một nhóm người; còn đối tượng có thể là con người (một hoặc nhiều người), giới vô sinh hoặc giới sinh vật.

Quá trình tác động này có thể được thể hiện bằng sơ đồ sau:

Tổ chức có 3 đặc trưng cơ bản:

- Thứ nhất, một tổ chức đều có một mục đích riêng biệt thông qua các mục tiêu của từng cá nhân riêng lẻ.

- Thứ hai, mỗi tổ chức bao gồm nhiều người. Sự tập hợp nhiều người trong một tổ chức là sự tập họp có ý thức để nhằm thực hiện được các mục tiêu chung. Họ có ý thức đầy đủ về vai trò, trách nhiệm của mình, cái được, cái mất của mình khi tham gia vào tổ chức đó. Họ có ý thức rõ ràng về nhiệm vụ chung mà mọi người trong tổ chức đều phải hoàn thành.

- Thứ ba, các tổ chức đều phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định. Kiểu sắp đặt đó định nghĩa giới hạn và hành vi của các thành viên, chẳng hạn nó bao gồm vệc đặt ra những quy định, chỉ định một số người giữ chức vụ thủ trưởng (đứng đầu), có một số quyền điều hành đối với một số người khác.

Như vậy, tổ chức là một thực thể có mục đích cụ thể, rõ ràng, có những thành viên và có một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống. Tổ chức là một thực thể có mục tiêu phải hoàn thành.

• 
  Quan niệm của Edgar H. Schein: ông đưa ra 4 mô hình:
  

• 
  Quan niệm của Mc. Gregor: Ông đưa ra hai giả thuyết
  

- Thuyết Y cho rằng làm việc cũng cần sự cố gắng về thể xác và tinh thần cũng như khi vui chơi, nghỉ ngơi. Điều khiển từ bên ngoài hoặc đe dọa bằng hình phạt không phải là cách duy nhất để buộc con người phải cố gắng đạt mục tiêu của tổ chức. Con người sẽ tự chủ và tự lãnh đạo bản thân để đạt được những mục tiêu của tổ chức mà họ được giao phó; các phần thưởng liên quan tới những kết quả công việc của họ đóng vai trò quan trọng; trong những điều kiện thích hợp, người bình thường không chỉ học cách chấp nhận trách nhiệm mà còn học cách nhận trách nhiệm về mình; không ít người có khả năng khá tốt về trí tưởng tượng, tài năng và sức sáng tạo; trong điều kiện công nghiệp hiện đại chỉ có một phần tri thức của con người bình thường được sử dụng. Thuyết Y là một khoa học quản lý thông qua tự giác và tự chủ. Những người quản lý theo thuyết Y chủ trương sử dụng biện pháp quản lý phát huy tính tự chủ của người lao động ở mức cao nhất trong điều kiện có thể.

Từ những quan niệm này, người ta đi đến một số kết luận sau:

+ Cá nhân (cái tôi) là mối quan tâm nhất của con người.

+ Cá nhân sẽ cố gắng thỏa mãn những nhu cầu căn bản của bản tính nếu cái lợi lớn hơn phí tổn.

+ Cá nhân có thể chịu được sự lãnh đạo.

+ Cá nhân muốn sống và làm việc trong một khung cảnh xã hội.

+ Cá nhân có thể góp phần tạo lập những cơ chế để phục vụ nhu cầu chung của tập thể.

+ Không có con người trung bình.

+ Cá nhân nỗ lực cao nhất khi họ được trọng dụng.

• 
  Quan điểm về động cơ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên:
  

• 
  Lý thuyết cổ điển: Đại diện là F.W.Taylor.
  

• 
  Lý thuyết tâm lý - xã hội:
  

• 
  Các lý thuyết về nhu cầu:
  

- Thuyết nhu cầu của David Mc. Cleland: Cleland cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, và nhu cầu quyền lực.

- Thuyết nhu cầu của Clayton Alderfer: Thuyết này cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thỏa mãn cả ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ và nhu cầu phát triển.

Nhìn chung, các thuyết nhu cầu của các học giả nói trên có một ẩn ý quan trọng là các nhà quản lý muốn lãnh đạo nhân viên thì phải hiểu đối tượng quản lý (người lao động) của mình đang ở cấp độ và mức độ nhu cầu nào. Từ đó cho phép bạn đưa ra các biệp pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động đồng thời đạt được mục tiêu của tổ chức.

• 
  Thuyết mong đợi.
  

+ Mức độ mong muốn thực sự của cá nhân đối với việc giải quyết công việc;

+ Cá nhân đó nghĩ về công việc và sẽ đạt được kết quả công việc như thế nào.

Vì thế, để động viên nhân viên các nhà quản lý cần quan tâm đến nhận thức và mong đợi của cá nhân về các mặt: tình thế, các phần thưởng, sự dễ dàng thực hiện theo cách mà sẽ đạt đến phần thưởng, sự đảm bảo là phần thưởng được trả.

• 
  Thuyết công bằng.
  

Tóm lại, các lý thuyết hiện đại về động cơ và động viên con nguời đều kế thừa các giá trị của của các lý thuyết cổ điển và lý thuyết tâm lý xã hội và dựa trên cơ sở mô hình về bản chất con người là thực thể phức hợp và có khả năng thay đổi, có nhiều nhu cầu và động cơ khác nhau kết hợp thành một mẫu vận động phức hợp, có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lược quản lý khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý cần có những biện pháp tác động đến nhu cầu con người, phát huy nội lực của con người, động viên, giúp đỡ họ hoàn thành nhiệm vụ được giao từ đó đạt mục tiêu của tổ chức.

Môi trường quản lý gồm 2 nhóm: Môi trường vĩ mô (tổng quát) và môi trường vi mô (đặc thù). Môi trường tổng quát gồm tất cả những yếu tố ở ngoài tổ chức nhưng có khả năng ảnh hưởng mạnh đến tổ chức, mà không có liên quan rõ rệt như môi trường chính trị - pháp luật, môi trường kinh tế - văn hóa - xã hội . Môi trường đặc thù là một phần của môi trường tổng quát, liên quan tới sự hoàn thành mục tiêu của tổ chức, đó là môi trường tác nghiệp của tổ chức, nó có được sự thay đổi với những yếu tố như nhu cầu xã hội, khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý…

Hoạt động quản lý của tổ chức đều chịu sự tác động của các yếu tố môi trường, trong khi đó các yếu tố môi trường luôn luôn biến đổi. Các tổ chức không thể thay đổi hoặc lựa chọn các yếu tố bên ngoài mà phải xác định, ước lượng và thích nghi với các yếu tố, các lực lượng đó.

- Môi trường có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực lên hoạt động của tổ chức. Môi trường tạo ra những cơ hội thuận lợi cho tổ chức nếu biết nắm lấy chúng.

- Tổ chức tác động đến môi trường tại địa phương mà nó đang hoạt động, tổ chức có thể làm ô nhiễm hoặc cải thiện môi trường.

4.2. Các yếu tố môi trường vĩ mô:

a) Môi trường chính trị và pháp luật:

Môi trường chính trị và pháp luật bao gồm các luật lệ, các quy tắc, và những hoạt động của cơ quan Nhà nước có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng, chi phối các hoạt động trong xã hội. Môi trường chính trị, pháp luật thuộc nhóm các yếu tố vĩ mô, mặc dù nó ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của tổ chức những yếu tố này giữ vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức.

Hệ thống pháp luật được xây dựng dựa trên nền tảng của các định hướng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội không được làm và là cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ.

b) Môi trường xã hội:

Mọi tổ chức đều hoạt động trong một môi trường xã hội nhất định và có những mối liên hệ chặt chẽ, tác động qua lại với xã hội. Các giá trị chung của xã hội, các tập tục truyền thống, lối sống của nhân dân, cơ cấu dân số, thu thập của dân chúng… đều có tác động đến hoạt động của tổ chức.

Con người đã bắt đầu tiếp nhận và hấp thu các giá trị văn hóa từ khi mới sinh ra và quá trình đó tiếp diễn trong suốt quảng đời còn lại. Nhà quản lý phải đánh giá được tầm quan trọng của các giá trị, cả đối với mình và đối với người khác.

Trong nền kinh tế toàn cầu hóa, những hiểu biết về văn hóa có thể giúp mọi người thành những nhà quản lý xuất sắc dù họ có từng ra khỏi đất nước mình hay không. Trong bối cảnh chính trị, kinh tế đang thay đổi mạnh mẽ như hiện nay, các nhà quản lý cần có một tư duy toàn cầu (tư duy toàn cầu - hành động mang tính địa phương: Think globally, Act locally).

Môi trường vật chất bao gồm các yếu tố tài nguyên thiên nhiên, kỹ thuật công nghệ, hệ thống cơ sở hạ tầng.

Tài nguyên thiên nhiên bao gồm các khoáng sản tài nguyên trên bề mặt và trong lòng đất. Với mức dân số tăng nhanh, sự lạm dụng các nguồn tài nguyên thiên nhiên đã gây ra những hậu quả nghiêm trọng, tầng ozon bị thủng, bão lụt thường xuyên, môi trường sống bị ô nhiễm.

Kỹ thuật công nghệ là yếu tố năng động nhất trong các yếu tố môi trường. Những thành tựu của công nghệ đã thay đối phương pháp làm việc của con người. Hiện nay, công nghệ thế giới đang bước vào thời đại của các thế hệ công nghệ thông minh, máy vi tính, rô-bốt sẽ ngày càng đảm nhận nhiều chức năng điều khiển, máy móc đảm nhận những công việc nặng nhọc thay cho con người. Nhà quản lý dù ở đâu cũng có thể điều hành và kiểm soát tất cả hoạt động của tổ chức mà không mất nhiều thời gian. Điều đó cũng đòi hỏi con người cũng phải được đào tạo lại và đào tạo liên tục để đáp ứng yêu cầu quản lý công nghệ mới.

Hệ thống cơ sở hạ tầng như hệ thống mạng lưới giao thông vận tải, mạng lưới thông tin bưu chính viễn thông, tính hữu hiệu của các dịch vụ, nguồn nhân lực.. cũng có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động của tổ chức.

4.3. Các yếu tố môi trường vi mô:

Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố trong ngành và các yếu tố ngoại cảnh đối với tổ chức, mức độ tính chất và quyết định cạnh tranh trong hoạt động của tổ chức. Có các yếu tố môi trường vi mô cơ bản là:

- Các đối thủ cạnh tranh: là những tổ chức hay cá nhân có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng của một tổ chức, một doanh nghiệp bằng cách cùng một sản phẩm, dịch vụ có cùng nhãn hiệu hoặc cung một loại sản phẩm nhưng khác nhãn hiệu. Sự cạnh tranh giữa các đối thủ cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp đối phó để giữ vững và phát triển thị phần.

Sự hiểu biết các đối thủ cạnh tranh có một ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức trong bối cảnh cạnh tranh dai dẳng, phức tạp như hiện nay. Các tổ chức cần phải so sánh khả năng của mình với các đối thủ cạnh tranh khác, tự xây dựng bảng thống kê để phân tích các thế mạnh của đối thủ cũng như tìm ra được lợi thế của mình. Lợi thế thường có hai loại: vô hình (uy tín, thương hiệu, mối quan hệ, điều kiện, địa điểm, sự ưa thích của khách hàng…) và hữu hình (chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất, vốn đầu tư, giá cả, nhãn hiệu…).

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp còn có các yếu tố khác là: nhà cung cấp, đối thủ tiềm ẩn mới, sản phẩm thay thế…

Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả.