Huyện uỷ thăng bình số 110 -qđ/hu đẢng cộng sản việt nam

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác

của lưu trữ cơ quan Huyện ủy Thăng Bình

 - Căn cứ Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;

- Căn cứ Hướng dẫn số 59-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy;

- Căn cứ Quy chế làm việc của Huyện ủy khoá XXI;

- Căn cứ Quyết định số 717-QĐ/HU, ngày 31/12/2014 của Ban Thường vụ Huyện ủy Thăng Bình về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và mối quan hệ công tác của Văn phòng Huyện uỷ;

- Xét đề nghị của Văn phòng Huyện uỷ,

QUYẾT ĐỊNH

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

- Tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện.

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cấp ủy huyện: Tài liệu hội nghị ban chấp hành, hội nghị ban thường vụ Huyện ủy, hội nghị cán bộ do Huyện ủy triệu tập, tài liệu Huyện ủy ban hành, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Huyện ủy; tài liệu của các cơ quan cấp trên và của các ban, ngành, đảng bộ, chi bộ trực thuộc và cá nhân gửi đến Huyện ủy.

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Huyện ủy, các ban đảng Huyện ủy, các đảng ủy, chi ủy trực thuộc (trừ Đảng ủy Quân sự, Đảng ủy Công an trực thuộc cấp ủy huyện, Đảng ủy xã, thị trấn), Trung tâm Bồi dưỡng chính trị, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị- xã hội cấp huyện.

2.2- Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu:

- Quý I hằng năm, các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ (được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên) đã giải quyết xong của năm trước vào lưu trữ cơ quan Huyện ủy. Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào lưu trữ cơ quan Huyện ủy trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu theo quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan Huyện ủy. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Các đảng ủy, chi ủy trực thuộc (trừ Đảng ủy Quân sự, Đảng ủy Công an trực thuộc cấp ủy huyện, Đảng ủy xã, thị trấn ) Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị- xã hội cấp huyện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Huyện ủy sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, thời gian không quá 3 tháng.

2.3- Thủ tục giao nộp và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu:

- Chuẩn bị giao nộp:

+ Trước ngày 31 tháng 12 hằng năm, Văn phòng Huyện ủy gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủycấp ủy huyện chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan Huyện ủy; ban hành kế hoạch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu khi tiếp nhận về Kho lưu trữ Huyện ủy. Các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy chuẩn bị hồ sơ tài liệu theo đúng tiêu chuẩn để giao nộp vào lưu trữ cơ quan Huyện ủy.

+ Ngay sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, các đảng ủy, chi ủy trực thuộc (trừ Đảng ủy Quân sự, Đảng ủy Công an trực thuộc cấp ủy huyện, Đảng ủy xã, thị trấn), Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị-xã hội cấp huyện chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo đúng tiêu chuẩn để giao nộp vào lưu trữ cơ quan Huyện ủy.

- Tiếp nhận

+ Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với thực tế mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu giao nộp.

+ Lưu trữ cơ quan Huyện ủy lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành hai bản có chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của Chánh Văn phòng Huyện ủy, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản.

- Báo cáo kết quả giao nộp và tiếp nhận:

Sau mỗi đợt tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, lưu trữ cơ quan Huyện ủy có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Huyện ủy làm báo cáo kết quả giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, các đảng ủy, chi ủy trực thuộc (trừ Đảng ủy Quân sự, Đảng ủy Công an trực thuộc cấp ủy huyện, Đảng ủy xã, thị trấn), Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị-xã hội cấp huyện, gửi Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Tỉnh ủy.

3.1- Trực tiếp kiểm tra tính đầy đủ về tài liệu, chính xác về nội dung, về biên mục và sắp xếp bên trong hồ sơ, đơn vị bảo quản do các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, các đảng ủy, chi ủy trực thuộc (trừ Đảng ủy Quân sự, Đảng ủy Công an trực thuộc cấp ủy huyện, Đảng ủy xã, thị trấn), Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị-xã hội cấp huyện giao nộp.

- Viết bìa hồ sơ (có thể chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần); lập riêng mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập riêng mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản dưới 70 năm và 70 năm.

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp (cặp) đưa lên giá

3.2- Tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu Đại hội đại biểu đảng bộ huyện, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ban chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Huyện ủy thuộc phạm vi quản lý. Tài liệu sau khi chính lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, được xác định thời hạn bảo quản hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa, có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và danh mục tài liệu hết giá trị.

3.3- Giúp Chánh Văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Huyện ủy để xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Huyện ủy, lựa chọn tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Huyện ủy để giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh và loại ra tài liệu hết giá trị.

Lưu trữ cơ quan Huyện ủy tổ chức việc hủy tài liệu hết giá trị sau khi có quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Huyện ủy và ý kiến thẩm định của Lưu trữ lịch sử đảng ở tỉnh; hoàn thiện hồ sơ xét hủy tài liệu.

3.4- Giúp Chánh Văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy tiến hành giải mật tài liệu lưu trữ trước khi giao nộp vào Lưu trữ của đảng ở tỉnh, hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

3.5- Thực hiện việc thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo các văn bản hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Tỉnh ủy.

3.6- Giúp Chánh Văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy trong việc xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

3.7- Giúp Chánh Văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại vào Lưu trữ cơ quan Huyện ủy và quyết định mang tài liệu lưu trữ ra khỏi kho Lưu trữ cơ quan Huyện ủy để sử dụng, chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.

4- Giao nộp tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.

4.1- Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan lãnh đạo Huyện ủy, các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, các đảng ủy, chi ủy trực thuộc (trừ Đảng ủy xã, thị trấn), Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị -xã hội cấp huyện được giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.

- Trong thời hạn 30 năm kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của Đảng ủy Quân sự huyện, Đảng ủy Công an huyện trực thuộc cấp ủy huyện được các đảng ủy giao nộp trực tiếp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.

- Sau khi cán bộ, công chức qua đời, hồ sơ cán bộ, công chức các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị-xã hội thuộc diện cấp ủy tỉnh quản lý giao nộp vào Lưu trữ của Đảng ở tỉnh.

4.2- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.

- Trực tiếp lựa chọn những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn đến thời hạn nộp lưu để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.

- Lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật

4.3- Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu và công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật) vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh. Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lưu trữ vĩnh viễn tại lưu trữ cơ quan Huyện ủy.

Viết báo cáo về kết quả giao nộp hồ sơ, tài liệu gửi Thường trực Huyện ủy và Chánh Văn phòng Huyện ủy.

4.4- Hướng dẫn bộ phận lưu trữ của Đảng ủy Quân sự huyện, Đảng ủy Công an huyện trực thuộc cấp ủy huyện về công tác chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.

- Lưu trữ cơ quan Huyện ủy chịu sự chỉ đạo về khoa học nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ của Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy.

- Lưu trữ cơ quan Huyện ủy chịu sự lãnh đạo của Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy, sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Huyện ủy, thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến và đề xuất các vấn đề thuộc trách nhiệm về lĩnh vực được phân công với Chánh Văn phòng Huyện ủy và Ban Thường vụ Huyện ủy.

- Lưu trữ cơ quan Huyện ủy hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ được phân công đối với cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, các đảng ủy, chi ủy trực thuộc, Trung tâm Bồi dưỡng chính trị, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị- xã hội huyện.

- Định kỳ sáu tháng, một năm phối hợp với văn thư cơ quan báo cáo công tác văn thư, lưu trữ gửi Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Nam.

Ngoài các hoạt động chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ, lưu trữ cơ quan cùng tham gia các hoạt động chung do Văn phòng Huyện ủy quy định./.