HƯỚng dẫn thống kê và mô tả vị trí việc làm Quy trình 8 bước gồm

Bước 1. Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị,

Bước 2. Phân nhóm công việc,

Bước 3. Xác định các yếu tố ảnh hưởng,

Bước 4. Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức và người lao động hiện có,

Bước 5. Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị,

Bước 6. Xây dựng Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm,

Bước 7. Xây dựng Khung năng lực của từng vị trí việc làm,

Bước 8. Xác định ngạch công chức tương ứng;

Cụ thể như sau:

1. Bước 1. Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị, kê khai theo Phụ lục 1A Thống kê công việc cá nhân và Phụ lục 1B Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ.

1.1. Thống kê công việc cá nhân theo Phụ lục 1A:

a) Chỉ thống kê các công việc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại, không thống kê những công việc có tính thời vụ, đột xuất hoặc công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

b) Mỗi Công chức thống kê công việc cá nhân được phân công theo các nhóm sau:

- Công việc lãnh đạo quản lý, điều hành:

+ Các công chức có chức danh lãnh đạo, quản lý thì thống kê phần công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành.

+ Các công chức không có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý thì phần này không cần thống kê.

- Công việc chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Thống kê các công việc chuyên môn chính và các công việc chuyên môn được giao phối hợp mang tính thường xuyên, lặp đi lặp lại...

+ Đối với các công chức có chức danh lãnh đạo, quản lý mà có các công việc chuyên môn, nghiệp vụ thì cũng kê khai.

- Công tác khác: thống kê các công việc thường xuyên, liên tục, lặp đi lặp lại, thuộc những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, đơn vị nhưng không nằm trong nhiệm vụ chuyên môn, ví dụ như các công tác Đảng, Đoàn thể.

Việc thống kê này nhằm mục đích tính đầy đủ hơn thời gian làm việc thực tế của công chức.

c) Việc thống kê các công việc của công chức trong năm dựa trên các nhóm nhiệm vụ chính của mình. Căn cứ vào chức trách của công chức và nhiệm vụ được giao của công chức để liệt kê các nhiệm vụ, công việc trong nhóm đó.

Ví dụ: Một công chức phòng Nội vụ UBND quận được phân công theo dõi 02 mảng công tác: tổ chức bộ máy và cải cách hành chính thì kê khai 02 đầu nhóm công việc vào cột 2, từ mỗi đầu nhóm công việc thì tiếp tục liệt kê cụ thể các nhiệm vụ, công việc thuộc nhóm đó. Việc liệt kê cần theo chức trách của công chức như tham mưu với Lãnh đạo cơ quan xây dựng văn bản, tổ chức thực hiện, kiểm tra đôn đốc, thống kê, tổng hợp báo cáo…

d) Ước tính phần trăm (%) thời gian thực hiện nhiệm vụ: được ước tính theo tỷ lệ phần trăm giữa thời gian thực hiện các công việc theo nhiệm vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại trong một năm với thời gian công chức phải làm việc trong một năm theo quy định hiện hành:

- Thời gian thực hiện các công việc trong năm được tính như sau:

+ Từ khối lượng công việc đã kê khai theo nhóm nhiệm vụ đã hướng dẫn ở trên và thời gian ước tính để giải quyết theo từng công đoạn thực hiện công việc tính ra thời gian giải quyết cho mỗi nhóm nhiệm vụ.

+ Thời gian giải quyết các công việc trong năm là tổng thời gian ước tính để giải quyết cho mỗi nhóm nhiệm vụ.

- Thời gian công chức phải làm việc trong một năm theo quy định hiện hành ước tính tròn số như sau:

Số ngày làm việc trong năm = số ngày trong năm là 365 ngày – 2 ngày nghỉ (thứ Bảy và Chủ nhật) x 52 tuần - 12 ngày phép - 9 ngày lễ = 240 ngày.

Số giờ làm việc trong ngày = 8h.

Số giờ công chức làm việc trong năm = 240 ngày x 8h/ngày = 1920h.

- Công chức căn cứ vào số thời gian giải quyết công việc đối với mỗi loại việc trên tổng số giờ công chức làm việc trong năm để tính phần trăm thời gian thực hiện nhiệm vụ.

- Lãnh đạo cấp phòng kiểm tra tính xác thực của các công việc và thời gian thực hiện do công chức kê khai, ký nháy trước khi trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký duyệt.

e) Đầu ra (sản phẩm) của mỗi nhiệm vụ là kết quả công việc cụ thể đã được thực hiện.

f) Điều kiện đảm bảo để thực hiện công việc, Yêu cầu về năng lực và phẩm chất cá nhân: Công chức nêu quan điểm cá nhân về Điều kiện đảm bảo để thực hiện công việc, Yêu cầu về năng lực và phẩm chất cá nhân để thực hiện tốt nhất yêu cầu công việc mình đang đảm nhiệm.

g) Phụ lục 1A do từng công chức kê khai, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký đóng dấu.

1.2. Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ theo Phụ lục 1B:

a) Phụ lục 1B được xây dựng căn cứ theo các văn bản của cấp có thẩm quyền quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và phòng ban liên quan; có tham khảo các đầu công việc các công chức kê khai tại Phụ lục 1A.

b) Phụ lục 1B do cán bộ phụ trách nhân sự của cơ quan, đơn vị xây dựng.

2. Bước 2. Phân nhóm công việc, kê khai theo Phụ lục 2.

Trên cơ sở thống kê công việc ở bước 1, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện phân nhóm công việc; gồm:

a) Các nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành: được phân nhóm theo chức danh lãnh đạo, bao gồm nhóm cấp trưởng, cấp phó của cơ quan, nhóm cấp trưởng, cấp phó của các phòng ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.

Ví dụ: Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý của cấp Trưởng phòng là: Lập kế hoạch triển khai công việc của phòng theo tuần, tháng, quý, năm; Chủ trì các cuộc họp của Phòng; Kiểm soát, kiểm tra, thẩm định (ký nháy) các văn bản có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng, trình Lãnh đạo UBND quận xem xét, quyết định.

b) Các nhóm công việc hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ: được thực hiện bằng cách nhóm các công việc mang tính chất tương đồng tại cột 2 Phụ lục 1B (có cùng nội dung hoặc nội dung gần nhau về chuyên môn, nghiệp vụ, tính chất, quy trình xử lý và kết quả sản phẩm công việc).

c) Công việc hỗ trợ, phục vụ: gồm các công việc có tính chất phục vụ cho hoạt động nội bộ của cơ quan, đơn vị, không trực tiếp tạo ra sản phẩm chính của cơ quan, đơn vị và các công việc có ở một số phòng chuyên môn nhưng không trực tiếp liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn của phòng (Ví dụ: công tác kế toán của công chức phòng Giáo dục và Đào tạo quận, lái xe, bảo vệ, tạp vụ, kỹ thuật điện nước...).

d) Mỗi phòng ban chuyên môn có thể có một hoặc nhiều nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ.

Ví dụ: Phòng Giáo dục Đào tạo UBND quận có nhiều nhóm: Chuyên quản khối mầm non, Chuyên quản khối tiểu học, Chuyên quản khối Trung học cơ sở, Hành chính - Tổng hợp.

e) Việc phân nhóm công việc tại bước 2 này là cơ sở xác định ra Danh mục vị trí việc làm tại bước 5.

f) Phụ lục 2 do cán bộ phụ trách nhân sự của cơ quan, đơn vị xây dựng trên cơ sở đề xuất của các cán bộ bộ phận.

a) Xác định và đánh giá mức độ của các yếu tố ảnh hưởng để phân nhóm công việc, xác định ra vị trí việc làm, tính toán và dự kiến biên chế, dự kiến ngạch công chức cao hơn ngạch công chức tương ứng của một số vị trí việc làm,...

b) Từng phòng trong cơ quan, đơn vị phải xây dựng Phụ lục 3 của phòng mình.

Trên cơ sở ý kiến thảo luận của các công chức trong Phòng, Trưởng phòng xác định: trong 12 yếu tố đã quy định tại Thông tư, các yếu tố nào ảnh hưởng trực tiếp đến vị trí việc làm, đến biên chế, đến ngạch công chức,... của phòng mình và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đó theo các cấp độ: cao, thấp, trung bình.

c) Trên cơ sở phân tích, tổng hợp Phụ lục 3 của các phòng, cán bộ phụ trách nhân sự cơ quan, đơn vị xác định và đánh giá mức độ của các yếu tố ảnh hưởng; xây dựng Phụ lục 3 chung cho toàn cơ quan, đơn vị.

Ví dụ: Yếu tố ảnh hưởng thứ 3: Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin được UBND quận đánh giá là cao, và UBND quận đã xây dựng Vị trí việc làm Công nghệ thông tin với biên chế là 02 người tại Văn phòngUBND Quận.

4. Bước 4. Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, kê khai theo Phụ lục 4.

a) Danh mục vị trí việc làm: căn cứ các nhóm công việc đã được xác định tại Phụ lục 2 và phân tích cách thức tổ chức, quản lý của cơ quan, đơn vị; cán bộ phụ trách nhân sự của các cơ quan, đơn vị xác định các phương án vị trí việc làm tương ứng, báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định.

b) Danh mục vị trí việc làm bao gồm:

- Các vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành.

- Các vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ.

- Các vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ.

c) Vị trí việc làm có thể do một người đảm nhiệm, có thể do nhiều người đảm nhiệm và có thể kiêm nhiệm.

d) Cột 2 của Phụ lục 4 thể hiện toàn bộ các Vị trí việc làm trong toàn cơ quan, đơn vị, bao gồm cả các cơ quan hành chính trực thuộc.

Ví dụ: Phòng Tài nguyên và Môi trường có : 11 vị trí việc làm; trong đó

- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý điều hành: 03 vị trí

+ Cấp lãnh đạo Trưởng Phòng: 01

+ Cấp lãnh đạo Trưởng Phòng: 02

- Vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ: 08 vị trí, trong đó:

- Vị trí việc làm gắn với quản lý đất đai: …. vị trí

- - Vị trí việc làm gắn với môi trường: …. vị trí

- Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ: …. vị trí

- Vị trí việc làm theo HĐ 68: ….. vị trí.

e) Ngạch công chức tương ứng: tham khảo bước 8.

f) Dự kiến biên chế hoặc số lao động tương ứng cần có:

- Đối với những ngành, lĩnh vực đã có quy định của Trung ương về cách tính định mức biên chế thì cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định đó.

- Đối với những ngành, lĩnh vực chưa có quy định của Trung ương về cách tính định mức biên chế thì cơ quan, đơn vị dự kiến biên chế như sau: trên cơ sở các yếu tố:

+ Khối lượng công việc và thời gian giải quyết công việc thực tế của cơ quan, đơn vị qua tổng hợp Phụ lục 1A;

+ Xác định và đánh giá tác động của các yếu tố ảnh hưởng tại Phụ lục 3;

+ Căn cứ biên chế bình quân gia quyền qua các năm liền kề, kết hợp thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức hiện có;

+ Đối chiếu Danh mục và số lượng vị trí việc làm,

Tổ công tác Đề án vị trí việc làm của cơ quan, đơn vị ước tính biên chế hoặc số lượng lao động cần có cho từng vị trí việc làm và tổng biên chế cho cơ quan, đơn vị.

g) Phụ lục 4 do cán bộ phụ trách nhân sự của cơ quan, đơn vị xây dựng.

5. Bước 5. Xây dựng Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm, kê khai theo Phụ lục 4.

a) Mỗi vị trí việc làm được xác định tại Phụ lục 4 sẽ được mô tả tương ứng tại một Phụ lục 5.

b) Tại Phụ lục này, các Tổ công tác Đề án vị trí việc làm cần kê khai rõ các nhiệm vụ chính của Vị trí việc làm này là gì, các mối quan hệ công việc liên quan, các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, yêu cầu về năng lực,...từ các dữ liệu đã thực hiện từ 5 bước trước.

c) Bổ sung sung thêm Yêu cầu về kỹ năng đối với vị trí việc làm này dưới phần Yêu cầu về năng lực trong mẫu Phụ lục 5 theo Thông tư làm cơ sở tổng hợp xây dựng Phụ lục 6.

d) Bổ sung thêm Ngành, chuyên ngành đào tạo sau Trình độ chuyên môn.

e) Bổ sung thêm Ngạch công chức tương ứng dưới Kinh nghiệm công tác.

f) Phụ lục 5 do Tổ công tác Đề án vị trí việc làm của cơ quan, đơn vị xây dựng trên cơ sở đề xuất của các phòng chuyên môn và tham khảo các quy định hiện hành về tiêu chuẩn các ngạch công chức.

a) Cột 2 của Phụ lục 6 thể hiện toàn bộ các Vị trí việc làm trong toàn cơ quan, đơn vị, bao gồm cả các cơ quan hành chính trực thuộc đã được thống kê tại cột 2 Phụ lục 4 Danh mục vị trí việc làm.

b) Cột 3 của Phụ lục 6 được tổng hợp từ yêu cầu về năng lực và yêu cầu về kỹ năng đã được xây dựng tại các Bản mô tả vị trí việc làm theo Phụ lục 5.

Ví dụ: Vị trí việc làm cấp Trưởng phòng có khung năng lực như sau:

- Yêu cầu Năng lực:

Năng lực cốt lõi (năng lực chung): Nắm được đường lối, chính sách chung, nắm chắc phương hướng chủ trương, chính sách của ngành, của đơn vị về lĩnh vực nội vụ; Năng lực phối hợp hoạt động,..

Năng lực quản lý: Năng lực dự đoán, năng lực sáng tạo, năng lực tổ chức,..

Năng lực chuyên môn: Nắm được các kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực nội vụ, Nắm các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc và cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi mình phụ trách; Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng tập hợp tổ chức phối hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công việc có hiệu quả cao. Có trình độ độc lập tổ chức làm việc,...

- Yêu cầu kỹ năng: Kỹ năng quản lý lãnh đạo, Kỹ năng Xử lý tình huống, Kỹ năng phân tích Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng phối hợp, Kỹ năng soạn thảo văn bản Kỹ năng tin học, máy tính, Kỹ năng giải quyết dứt điểm công việc.

c) Phụ lục 6 do cán bộ phụ trách nhân sự của cơ quan, đơn vị xây dựng.

a) Việc xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm được tiến hành gắn liền với quá trình xác định danh mục vị trí việc làm và căn cứ vào các yếu tố sau:

1. Lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ; 2. Tên của vị trí việc làm; 3. Bản mô tả công việc; 4. Khung năng lực; 5. Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị; 6. Quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Căn cứ các yếu tố trên, kết hợp đối chiếu với các tiêu chuẩn ngạch và tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn bổ nhiệm hiện có, Tổ Công tác Đề án vị trí việc làm của cơ quan, đơn vị xác định Ngạch công chức tương ứng.

b) Mỗi vị trí việc làm chỉ ứng với một ngạch công chức, theo quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong cơ quan, đơn vị.

Ví dụ: Đối với vị trí việc làm Hành chính một cửa cấp quận:

Ngạch công chức tương ứng đối với vị trí việc làm Hành chính một cửa cấp quận là Chuyên viên.

c) Việc xác định ngạch công chức chỉ thực hiện đối với các vị trí việc làm không phải là lao động hợp đồng.