Hướng dẫn sử dụng Hệ thồng Quản lý hồ sơ lưu trữ v1.0
BỘ TƯ PHÁP
CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ
Đối tượng Cán bộ lưu trữ
(Lưu hành nội bộ)
Hà Nội, 03/2013
MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
1. GIỚI THIỆU 3
1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu 3
1.2. Phạm vi tài liệu 3
1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt 3
1.4. Các yêu cầu về phần mềm 3
1.5. Cấu trúc Tài liệu 3
2. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG 4
2.1. Các chức năng của cán bộ lưu trữ 4
3. HưỚng DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 5
3.1. Hồ sơ lưu trữ 5
4. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP SỬ DỤNG CƠ CHẾ ĐĂNG NHẬP MỘT LẦN (SSO) 26
4.1. Cơ chế SSO (Đăng nhập một lần) trong hệ thống thông tin 26
4.2. Một số cảnh báo khi đăng nhập 27
GIỚI THIỆU Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu
Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn cho người dùng sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ
Làm tài liệu đào tạo cho cán bộ triển khai đào tạo.
Phạm vi tài liệu
Tài liệu này áp dụng cho hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ, với các chức năng bao gồm:
Chức năng Quản lý Hồ sơ lưu trữ
Tài liệu này phục vụ đối tượng sau:
Các thuật ngữ và từ viết tắt
Thuật ngữ
|
Định nghĩa
|
Ghi chú
|
VB
|
Văn bản
|
|
HSLT
|
Hồ sơ lưu trữ
|
| Các yêu cầu về phần mềm
Sử dụng trình duyệt Firefox 8.0 trở lên
Phần mềm soạn thảo văn bản : Microsoft Office
Phần mềm đọc file .pdf : Adobe reader, Foxit reader …
Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt : Unikey, Vietkey …
Cấu trúc Tài liệu
Tài liệu gồm 4 phần, được bố trí như sau:
Phần 1 - Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục đích, ý nghĩa, phạm vi, cấu trúc tài liệu, các thuật ngữ và từ viết tắt
Phần 2 - Giới thiệu các chức năng của chương trình ghi nhận trong tài liệu này
Phần 3 - Hướng dẫn sử dụng các chức năng đã nêu trong Phần 2
Phần 4 - Phụ lục hướng dẫn sử dụng cơ chế đăng nhập một lần (SSO)
GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Các chức năng của cán bộ lưu trữ Các chức năng trong Hồ sơ lưu trữ
STT
|
Chức năng
|
Mô tả
|
Đối tượng sử dụng
|
1
|
Quản lý hồ sơ
|
Tra cứu hồ sơ
Bổ sung hồ sơ
Danh sách hồ sơ chờ xử lý
Danh sách hồ sơ đã chỉnh lý
Cập nhật hồ sơ
Bổ sung tài liệu vào hồ sơ
|
Cán bộ lưu trữ
|
2
|
Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ
|
Danh sách hồ sơ chờ tiếp nhận
Biên bản tiếp nhận hồ sơ
Danh sách hồ sơ đã bàn giao
Biên bản bàn giao hồ sơ
|
Cán bộ lưu trữ
|
3
|
Quản lý khai thác hồ sơ, tài liệu
|
Sổ mượn
Quản lý phiếu mượn
Rà soát phiếu mượn
Duyệt phiếu mượn
Danh sách tài liệu mượn quá hạn
|
Cán bộ lưu trữ
|
4
|
Quản lý hủy hồ sơ
|
Thông tin hủy tài liệu
Danh sách hồ sơ chờ hủy
Danh sách hồ sơ đã hủy
|
Cán bộ lưu trữ
|
5
|
Báo cáo
|
Danh sách phiếu khai thác
Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn
Danh sách hồ sơ đã tiếp nhận.
Danh sách hồ sơ bị trả lại.
|
Cán bộ lưu trữ
| HưỚng DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG Hồ sơ lưu trữ
Vào màn hình chức năng: Từ menu >> Hồ sơ lưu trữ.
Quản lý hồ sơ
Chức năng cho phép người dùng Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ lưu trữ.
Tra cứu hồ sơ
Bước 1: Vào màn hình chức năng Quản lý hồ sơ >> Tra cứu hồ sơ . Click vào link Thông tin tìm kiếm để mở màn hình nhập thông tin tìm kiếm.
Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm cần thiết, nhấn Tìm kiếm
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ lưu trữ theo điều kiện tìm kiếm đã nhập.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |