HƯỚng dẫn sử DỤng hệ thống quản lý HỒ SƠ LƯu trữ



tải về 3.06 Mb.
trang1/27
Chuyển đổi dữ liệu13.10.2017
Kích3.06 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   27

Hướng dẫn sử dụng Hệ thồng Quản lý hồ sơ lưu trữ v1.0


BỘ TƯ PHÁP

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ

Đối tượng Cán bộ lưu trữ

(Lưu hành nội bộ)

Hà Nội, 03/2013

MỤC LỤC



MỤC LỤC 2

1. GIỚI THIỆU 3

1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu 3

1.2. Phạm vi tài liệu 3

1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt 3

1.4. Các yêu cầu về phần mềm 3

1.5. Cấu trúc Tài liệu 3



2. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG 4

2.1. Các chức năng của cán bộ lưu trữ 4



3. HưỚng DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 5

3.1. Hồ sơ lưu trữ 5



4. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP SỬ DỤNG CƠ CHẾ ĐĂNG NHẬP MỘT LẦN (SSO) 26

4.1. Cơ chế SSO (Đăng nhập một lần) trong hệ thống thông tin 26

4.2. Một số cảnh báo khi đăng nhập 27

  1. GIỚI THIỆU

    1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu


  • Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn cho người dùng sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ

  • Làm tài liệu đào tạo cho cán bộ triển khai đào tạo.
    1. Phạm vi tài liệu


  • Tài liệu này áp dụng cho hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ, với các chức năng bao gồm:

    • Chức năng Quản lý Hồ sơ lưu trữ

  • Tài liệu này phục vụ đối tượng sau:

    • Cán bộ lưu trữ
    1. Các thuật ngữ và từ viết tắt


      Thuật ngữ

      Định nghĩa

      Ghi chú

      VB

      Văn bản




      HSLT

      Hồ sơ lưu trữ



    2. Các yêu cầu về phần mềm


  • Sử dụng trình duyệt Firefox 8.0 trở lên

  • Phần mềm soạn thảo văn bản : Microsoft Office

  • Phần mềm đọc file .pdf : Adobe reader, Foxit reader …

  • Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt : Unikey, Vietkey …
    1. Cấu trúc Tài liệu


Tài liệu gồm 4 phần, được bố trí như sau:

Phần 1 - Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục đích, ý nghĩa, phạm vi, cấu trúc tài liệu, các thuật ngữ và từ viết tắt

Phần 2 - Giới thiệu các chức năng của chương trình ghi nhận trong tài liệu này

Phần 3 - Hướng dẫn sử dụng các chức năng đã nêu trong Phần 2



Phần 4 - Phụ lục hướng dẫn sử dụng cơ chế đăng nhập một lần (SSO)
  1. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG

    1. Các chức năng của cán bộ lưu trữ

      1. Các chức năng trong Hồ sơ lưu trữ


        STT

        Chức năng

        Mô tả

        Đối tượng sử dụng

        1

        Quản lý hồ sơ

        • Tra cứu hồ sơ

        • Bổ sung hồ sơ

        • Danh sách hồ sơ chờ xử lý

        • Danh sách hồ sơ đã chỉnh lý

        • Cập nhật hồ sơ

        • Bổ sung tài liệu vào hồ sơ

        Cán bộ lưu trữ

        2

        Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ

        • Danh sách hồ sơ chờ tiếp nhận

        • Biên bản tiếp nhận hồ sơ

        • Danh sách hồ sơ đã bàn giao

        • Biên bản bàn giao hồ sơ

        Cán bộ lưu trữ

        3

        Quản lý khai thác hồ sơ, tài liệu

        • Sổ mượn

        • Quản lý phiếu mượn

        • Rà soát phiếu mượn

        • Duyệt phiếu mượn

        • Danh sách tài liệu mượn quá hạn

        Cán bộ lưu trữ

        4

        Quản lý hủy hồ sơ

        • Thông tin hủy tài liệu

        • Danh sách hồ sơ chờ hủy

        • Danh sách hồ sơ đã hủy

        Cán bộ lưu trữ

        5

        Báo cáo

        • Danh sách phiếu khai thác

        • Danh sách hồ sơ, tài liệu đang mượn

        • Danh sách hồ sơ đã tiếp nhận.

        • Danh sách hồ sơ bị trả lại.

        Cán bộ lưu trữ
  2. HưỚng DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

    1. Hồ sơ lưu trữ


Vào màn hình chức năng: Từ menu >> Hồ sơ lưu trữ.
      1. Quản lý hồ sơ


Chức năng cho phép người dùng Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ lưu trữ.
        1. Tra cứu hồ sơ


Bước 1: Vào màn hình chức năng Quản lý hồ sơ >> Tra cứu hồ sơ . Click vào link Thông tin tìm kiếm để mở màn hình nhập thông tin tìm kiếm.

Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm cần thiết, nhấn Tìm kiếm

Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ lưu trữ theo điều kiện tìm kiếm đã nhập.





  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   27


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương