Hướng dẫn số 22-hd/vptw, ngày 6/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp

Thực hiện Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trên cơ sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp như sau:

I- PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Văn bản này hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với văn bản, tài liệu có giá trị của Đảng (bao gồm tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim...) hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp; được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở (sau đây từ “cơ quan, tổ chức đảng'' được gọi chung là “cơ quan đảng”).

2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của Đảng không thuộc phạm vi Hướng dẫn này.

II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như sau:

1. “Hồ sơ'' là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc của một cá nhân.

2. “Lập hồ sơ'' là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.

3. “Danh mục hồ sơ'' là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ hoạt động của một cấp uỷ, cơ quan đảng kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và được xây dựng theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.

4. “Đơn vị bảo quản'' là đơn vị lưu trữ dùng để thống kê và tra tìm tài liệu trong lưu trữ. Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu được chia thành nhiều tập thì mỗi tập trong hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản.

5. ''Tiêu đề hồ sơ'' là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ.

6. “Mục lục văn bản, tài liệu'' là bản kê có hệ thống các văn bản, tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ.

7. ''Chứng từ kết thúc'' là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình trạng vật lý của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản.

8. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ (đơn vị bảo quản) và những thông tin chỉ dẫn cần thiết khác của một khối hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

9. “Lưu trữ hiện hành của cơ quan đảng'' là hình thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan đảng trong thời gian hiện hành theo quy định của Trung ương và giao nộp vào lưu trữ cấp uỷ cùng cấp khi hết hiệu lực hiện hành.

III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ

1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đảng hoặc của các đơn vị trong cơ quan đó được quy định tại Điều lệ Đảng và các quy định khác của Trung ương Đảng.

2. Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đủ, đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

3. Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều.

B- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

I. MỞ HỒ SƠ

Khi cơ quan (đơn vị) đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ, cán bộ văn thư có trách nhiệm nhân sao danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục hồ sơ) làm căn cứ xác định những hồ sơ, nhóm hồ sơ nào mà cá nhân phải lập.

- Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, văn thư cơ quan (đơn vị) căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập.

- Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ).

1.2. Lưu ý khi sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó có thể chính xác tuyệt đối. Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ sung hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ, ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng thực tế không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Không hình thành hồ sơ''.

(Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục số 1).

2. Mở hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục hồ sơ

Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể. Cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau:

- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc.

Ví dụ: Hồ sơ về việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ''về phát huy sức mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc vì dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh''.

- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bản như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri... Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, một nhiệm kỳ) có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng.

Ví dụ: Báo cáo tháng của Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004.

Ví dụ: nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn... của Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, năm 2008.

Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi giữa Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵng về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp uỷ, tháng 5-2008.

Ví dụ: Báo cáo của Ban Dân vận Tỉnh uỷ về tình hình thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở ở các huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006.

- Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản.

Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ.

Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 của các ban, đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội.

Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005.

II- THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

1. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.

- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình... của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công... được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương khác).

- Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị.

Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ khá lớn (quá 200 trang) thì chứa hồ sơ đó thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Phải căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu... của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đó. Mỗi tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.

Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-3-2006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ''Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh'' tại quận Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

Căn cứ nội dung khối lượng tài liệu, hồ sơ đó có thể phân chia tài liệu của hồ sơ trên thành các tập (đơn vị bảo quản) như sau:

Phía trên tiêu đề từng tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-3-2006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ''Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh'' tại quận Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

Tập 4. Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo... của các Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

2.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

(Sau đây từ ghép “hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản'' được viết tắt: “hồ sơ (đvbq)”).

Trong quá trình thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành sắp xếp những văn bản, tài liệu ấy trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu để bảo đảm mối liên hệ về nội dung của vấn đề, sự việc... có trong hồ sơ (đvbq) theo sáu cách sau:

2.2.1. Sắp xếp theo số văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị... của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành.

2.2.2. Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản

Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như chỉ thị, quyết định... của một cơ quan khác gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng tác giả.

2.2.3. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản tài liệu trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng vấn đề.

2.2.4. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản

Nếu mỗi loại văn bản có số lượng ít thì phải ghép nhiều thể loại văn bản của cùng cơ quan ban hành thành một hồ sơ (đvbq). Trong hồ sơ (đvbq) các văn bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng thể loại văn bản (ví dụ: thể loại nghị quyết xếp trên, chỉ thị xếp dưới). Trong mỗi loại văn bản tiếp tục sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng (mức độ quan trọng văn bản của Đảng được quy định tại Điều 4 ''Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 1-10-1997 của Bộ Chính trị (Khóa VIII).

Nếu trong một hồ sơ gồm văn bản, tài liệu của nhiều cơ quan thì văn bản, tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, văn bản tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; nếu văn bản, tài liệu của các cơ quan cùng cấp thì xếp theo thứ tự các cơ quan: đảng, chính quyền, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội...; trong từng cơ quan, văn bản tài liệu sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành.

Nếu hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan địa phương cùng cấp, hoặc của nhiều cá nhân thể những văn bản, tài liệu đó được sắp xếp thứ tự tên các cơ quan địa phương, hoặc tên cá nhân theo vần chữ cái tiếng Việt A, B, C. ..

2.3. Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đvbq)

- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh... thì cho vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm).

- Trong một hồ sơ (đvbq) mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản chính thì chọn bản sao để lưu thay thế. Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến.

Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2006 của Văn phòng Tỉnh uỷ Yên Bái được ban hành vào 18-12-2005 vẫn được xếp vào năm 2006.

Ví dụ 2. Báo cáo tổng kết công tác năm 2005 của Ban Dân vận Trung ương ban hành ngày 20-1-2006 vẫn được xếp vào năm 2005.

- Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối,

Ví dụ 1: Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005-2010) của Văn phòng Trung ương Đảng được xếp vào năm 2005.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác của Tỉnh uỷ Tiền Giang ba năm (2002-2005) được xếp vào năm 2005.

III- KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ

Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đvbq), để:

- Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu.

- Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị.

- Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ (đvbq), nếu chưa hợp lý thì sắp xếp lại.

Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau''.

2. Biên mục hồ sơ (đvbq)

Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục hồ sơ. Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (đvbq) theo trình tự sau:

2.1. Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq). Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.

Khi đánh số trang cần lưu ý:

- Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

- Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số.

- Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

- Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài liệu... khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số.

- Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c ..).

- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) thì chỉ cần đánh một số chung cho tư liệu đó. (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu).

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq) ngay sau tờ bìa.

Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu mục lục văn bản, tài liệu xem Phụ lục số 2)

2.3. Viết tờ chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ “Chứng từ kết thúc''. Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 3).

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

- Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

- Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống nhất giữa thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ. Có thể căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự kiến trong danh mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu bìa hồ sơ xem Phụ lục số 4).

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, chuyên viên nhân viên nghiệp vụ trong các cơ quan đảng cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.

Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn... của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó.

Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về ''Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng''. Năm 1997-2004.

I- THỜI HẠN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

- Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc.

- Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau một năm kể từ năm công trình nghiên cứu được nghiệm thu chính thức.

- Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim...: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

- Tài liệu về xây dựng cơ bản (bao gồm cả thiết kế được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền và tài liệu khác có liên quan đến công trình xây dựng): sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì thời hạn tạm giữ lại không được quá hai năm.

II- THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU

- Tới hạn giao nộp, với sự giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ, từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán bộ văn thư cơ quan tiến hành kiểm tra lần cuối các hồ sơ công việc đã lập (kiểm tra sự thiếu - đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục hồ sơ...). Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm khuyết về nghiệp vụ thì đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.

Những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' (ba bản) để đính kèm ''Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu xem Phụ lục số 5)

2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' và lập “Biên bản giao nhận tài liệu''. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản (bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản). .

(Mẫu biên bản giao nhận tài liệu xem Phụ lục số 6).

Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, các văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.

D- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng

1.1 Trong phạm vi cơ quan, có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cơ quan. đơn vị nghiệp vụ của cơ quan đảng cấp trên.

1.2. Chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đã lập, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài liệu trong thời gian lưu trữ hiện hành tại cơ quan.

1.3. Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra và tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan đảng cấp dưới thuộc hệ thống tổ chức của Đảng và cơ quan, đơn vị, cán bộ nghiệp vụ hoàn thành công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.

1.4. Phê duyệt bản danh mục hồ sơ của cơ quan.

2. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm

2.1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan mình.

2.2. Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đảng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan đảng cấp dưới.

2.3. Chỉ đạo cán bộ văn thư xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan.

Thủ trưởng các đơn vị (vụ, cục, trung tâm, phòng, ban, đội...) chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cá nhân và của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành.

Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng các cấp thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của Đảng có trách nhiệm:

Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ hiện hành đối đối với công việc được cơ quan, đơn vị phân công theo dõi, giải quyết.

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành, cần thiết lập hồ sơ nguyên tắc làm cơ sở giải quyết công việc hằng ngày.

4.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Theo từng đơn vị, các cá nhân trong cơ quan đảng phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi mình công tác theo thời hạn quy định trong Hướng dẫn này.

- Các cá nhân, vì công việc chưa giải quyết xong, cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho lưu trữ hiện hành và phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị. Riêng đối với việc giữ lại hồ sơ tài liệu mật, phải được sự đảng của lãnh đạo cơ quan.

- Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

Lãnh đạo các cấp uỷ (đảng uỷ cơ sở, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở, các chi bộ) và các đoàn thể chính trị - xã hội (Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ, Cựu chiến binh…) trong cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, tài liệu của tổ chức mình và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động theo Hướng dẫn này.

6.1. Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hiện hành xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

6.2. Sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập hồ sơ.

6.3. Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ.

6.4. Lập và giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm.

7. Lưu trữ hiện hành

Đơn vị hoặc cá nhân làm công tác lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:

Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định những hồ sơ tài liệu cần thu thập, cần lập; phối hợp với văn thư cơ quan hoàn thiện dự thảo danh mục hồ sơ hằng năm (nhiệm kỳ) của cơ quan (hoặc của các đơn vị) trình lãnh đạo cơ quan ban hành dùng thống nhất.

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hằng năm (nhiệm kỳ) hình thành hồ sơ hiện hành (mở hồ sơ) và nghiệp vụ xây dựng, hoàn thiện hồ sơ.

7.2. Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ hằng năm và đột xuất.

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành bản ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' của đơn vị đó.

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đưa vào bảo quản.

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập Biên bản giao nhận tài liệu''.

E- TỐ CHỨC THỰC HIỆN

1. Hướng dẫn này thay thế các mục về ''Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ'' trong các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2. Giao Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện thống nhất Hướng dẫn này trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng.

3. Các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ và văn phòng các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện thống nhất Hướng dẫn này trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Hướng dẫn này đôi với các văn phòng cơ quan đảng cấp dưới.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để kịp thời nghiên cứu bổ sung, sửa đổi.

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (đã ký) Nguyễn Văn Thạo

Phụ lục số 1

Mẫu danh mục hồ sơ

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN… TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH…

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …, ngày…tháng…năm…

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm (nhiệm kỳ)…

Gồm: ... (bằng chữ...) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và…. (bằng chữ...) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

Cột 1 - Ghi số thứ tự hồ sơ (đbvq) cho toàn bộ danh mục hồ sơ.

Cột 2 - Ghi ký hiệu và số hồ sơ, trong đó:

- Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục).

- Số hồ sơ gồm hai nhóm số: Nhóm thứ nhất ghi số lượng các mục (các nhóm hồ sơ) theo số thứ tự liên tục từ số 1; nhóm thứ hai ghi số lượng hồ sơ có trong từng mục (nhóm hồ sơ) đó theo số thứ tự liên tục từ số 1. Số thứ tự được đánh bằng số Ảrập. Giữa ký hiệu và số hồ sơ có dấu chấm (.), giữa hai nhóm số trong số hồ sơ có dấu cách (-).

Cột 3- Ghi tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục), tên nhóm hồ sơ (mục) và tên cách sơ.

Cột 4- Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Cột 5- Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.

Cột 6- Ghi những điều cần thiết: mật, bổ sung, không hình thành hồ sơ hoặc chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau...

Phụ lục số 2

Mẫu mục lục văn bản, tài liệu

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

STT	Ký hiệu	Ngày tháng	Tên loại và trích yếu	Tác giả	Bản chính	Bản sao	Trang số	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9

(Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ giấy)

Hướng dẫn cách ghi:

Cột 1 - Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo trình tự có trong hồ sơ (đvbq).

Cột 2 - Ghi số và ký hiệu văn bản, tài liệu.

Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu.

Nếu văn bản, tài liệu không có ngày, tháng và phải xác minh thì cho vào dấu [].

Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, tài liệu.

Cột 5 - Ghi tác giả của văn bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có tác giả và phải xác minh thì cho vào dấu [].

Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu (x) vào cột 6.

Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu (x) vào cột 7.

Cột 8 - Ghi văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong hồ sơ (đvbq).

Cột 9 - Ghi những đặc điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách...

Phụ lục số 3

Mẫu chứng từ kết thúc

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Trong hồ sơ (đvbq) này có: …. (1)... (bằng chữ... (2)...) trang tài liệu, được đánh số từ... đến...

Có các trang trùng số... (3)... khuyết số... (3)... Mục lục văn bản, tài liệu có.., (...(4)...) trang. Đặc điểm và tình trạng vật lý các trang, bản văn bản, tài liệu:

………...... (5).............................,...........

...............................................................

Ngày... tháng... năm...

NGƯỜI LẬP HỒ SƠ

(6)

(chữ ký)

Ghi rõ họ, tên

1- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng số.

2- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng chữ.

3- Nếu khi đánh số trang có trùng số, khuyết số thì ghi rõ vào chứng từ.

4- Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu bằng số và bằng chữ.

5- Ghi đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông,... chất lượng giấy tốt hay xấu.

6- Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi ro họ tên.


Phụ lục số 4

Mẫu bìa hồ sơ

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …..(1)….. …………. ….(2)….. HỒ SƠ …………..(3)………….. ………………………… ………………………… Phông số: … (4) … Bắt đầu: … (8)…. Mục lục số: …(5)… Kết thúc: ….(9)… Hồ sơ (đvbq):…(6)… Thời hạn bảo quản: …(10)… Số trang:…(7)….

(Khổ giấy: 330mm x540mm)

Hướng dẫn cách ghi

1- Ghi tên phông, ví dụ: Tỉnh uỷ Nam Định

2- Ghi tên khoá và thời gian.

3. Ghi tiêu đề hồ sơ (đvbq): Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.

4- Ghi số phông được cố định trong Kho Lưu trữ.

5- Ghi số mục lục hoặc số thứ tự các quyển mục lục hồ sơ của phông (nếu phông đó có nhiều quyển mục lục hồ sơ) - mục này cán bộ lưu trữ ghi.

6- Ghi số của hồ sơ (đvbq) trong phông theo mục lục hồ sơ.

7- Ghi số lượng trang tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

8- Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

9- Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

10- Ghi thời hạn bảo quản.


Phụ lục số 5

Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Tên cơ quan…..

Tên đơn vị…..

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Số đvbq	Tên hồ sơ (đvbq)	Ngày tháng bắt đầu – kết thúc	Số trang		Thời hạn bảo quản	Ghi chú
1	2	3	4		5	6
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên				NGƯỜI THỐNG KÊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

(Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng bản in heo chiều rộng khổ giấy)

Hướng dẫn cách ghi.

1- Ghi số thứ tự hồ sơ (đvbq) trong mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01.

2- Ghi nội dung:

+ Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (đvbq) theo cách phân nhóm trong danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (đvbq) trong cột).

+ Ghi tên hồ sơ (đvbq).

3- Ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

4- Ghi số trang của hồ sơ (đvbq).

5- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq).

6- Ghi chú khi cần thiết.


Phụ lục số 6

Mẫu biên bản giao nhận tài liệu

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN… TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH… * SỐ…-BB/VP

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …, ngày…tháng…năm

BIÊN BẢN

Giao nhận tài liệu

Đơn vị giao nộp tài liệu gồm:

1. Đồng chí..................... là.................................... ........

2. ..............là..................................................................

và lưu trữ hiện hành của cơ quan gồm:

1. Đồng chí..................... là.................................... ........

2. ..............là..................................................................

Căn cứ vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân)....... .... đã giao nộp hồ sơ, tài liệu năm…. (có kêu theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ hiện hành của cơ quan với số lượng như sau.

Tổng số: …. (bằng chữ...) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu).

Gồm: ... (bằng chữ...) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn.

và… (bằng chữ...) đơn vị bảo quản có thời hạn.

Biên bản này làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ một bản, lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ hai bản.