Hà nội, 2009 Mục lục Chương Tổng quan về Thương mại điện tử 7


Cấu trúc kế hoạch kinh doanh điện tử



tải về 2.96 Mb.
trang59/77
Chuyển đổi dữ liệu18.08.2016
Kích2.96 Mb.
1   ...   55   56   57   58   59   60   61   62   ...   77

6.2. Cấu trúc kế hoạch kinh doanh điện tử

6.2.1. Cách trình bày kế hoạch kinh doanh điện tử

6.2.1.1. Tầm quan trọng của việc trình bày kế hoạch kinh doanh hiệu quả


Kế hoạch kinh doanh là công việc đầu tiên mà doanh nghiệp phải thực hiện khi muốn triển khai một dự án kinh doanh. Qua bản kế hoạch các nhà đâu tư tiềm năng sẽ nhận thấy những ý tưởng của người lập kế hoạch. Để đưa ra các quyết định hợp tác, nhà đầu tư chắc chắn sẽ phải dựa trên các tính hiệu quả của bản kế hoạch, cũng như ý tưởng bắt nguồn để viết bản kế hoạch này. Do đó, một bản kế hoạch kinh doanh được trình bày một cách hấp dẫn và chuyên nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng. Một kế hoạch kinh doanh không được chuẩn bị cẩn thận, hoàn thiện và trình bày kém sẽ đem đến kết quả không mong đợi.

6.2.1.2. Nội dung và cách trình bày phần giới thiệu của Kế hoạch kinh doanh điện tử


Thư ngỏ: Mọi kế hoạch được lập ra đều cần một lời giới thiệu hấp dẫn để lôi cuốn người đọc tiếp tục đọc những nội dung bên trong. Thông thường thư ngỏ cần tách biệt với bản kế hoạch, nhưng nó cần được đính kèm, hoặc kẹp phía trước kế hoạch kinh doanh. Bằng cách đó nó sẽ không lẫn với những tài liệu khác.

Thông thường thư ngỏ được trình bày theo trình tự sau:

- Tên doanh nghiệp và địa chỉ liên hệ: thông thường tên và địa chỉ của doanh nghiệp được in cùng với biểu tượng của doanh nghiệp đó.

- Ngày: ghi ở bên lề trái

- Tên và địa chỉ của người nhận

- Lời chào: ví dụ "Kính gửi ông Smith"

- Lời giới thiệu: thường là đoạn đầu tiên và ngắn gọn, diễn tả mục đích của bức thư

- Một hoặc hai đoạn văn mô tả ngắn gọc về kế hoạch: cần làm nổi bật các vấn đề trong kế hoạch nhằm ngay lập tức thu hút sự chú ý của người đọc. Ví dụ, bạn có thể đưa ra một kết luận chính hoặc đề nghị (ví dụ, "Bản kế hoạch chỉ ra rằng đây không chỉ là một hoạt động kinh doanh có thể thực hiện mà còn tạo ra lợi nhuận.").

- Lời kết luận: đoạn này có thể cảm ơn người đọc đã dành thời gian đọc kế hoạch (ví dụ, "Chúng tôi mong muốn được hợp tác với bạn để nhận thức được cơ hội kế hoạch này mang lại.").

- Sign-off: ví dụ, "Trân trọng", hoặc "Kính thư," hoặc "Regards,"

- Chữ ký và tên

Trang tiêu đề: Trang tiêu đề là trang đầu tiên của bản kế hoạch kinh doanh. Đây là trang mà người đọc sẽ nhìn thấy đầu tiên, do đó, cần phải được trình bày một cách chuyên nghiệp và có phong cách.

Trang tiêu đề có thể tạo ra ấn tượng đầu tiên tích cực hơn nếu nó được trang trí bằng nhiều hình họa kềm theo, chẳng hạn như biểu tượng của công ty. Cách tốt nhất là in trang tiêu đề trên giấy màu sáng để giúp kế hoạch của bạn nổi bật trong xấp giấy trắng in kế hoạch.

Như với tất cả mọi thứ khác trong kế hoạch, hãy quan tâm đối tượng sẽ đọc.

Nội dung của trang tiêu đề, từ đầu đến cuối, bao gồm:

- Tiêu đề: Đây phải là một tiêu đề có ý nghĩa bao gồm tên của hoạt động kinh doanh đề xuất. Tiêu đề có phông chữ lớn nhất trong trang, ở giữa, và thường ở vị trí khoảng một phần ba từ trên xuống.

- Tên công ty và địa chỉ liên hệ: trình bày ở giữa và cỡ chữ trung bình. Không nên làm rối trang với nhiều chi tiết liên lạc – chức vụ, điện thoại, số fax, e-mail, địa chỉ gửi thư… Thay vào đó, hãy chọn hai cách dễ nhất cho người đọc bản kế hoạch liên lạc đó là điện thoại di động và địa chỉ e-mail.

- Bản kế hoạch được viết ra dành cho ai: Tất cả mọi người đều thích nhìn thấy tên của họ trong trang tiêu đề: ví dụ đưa vào cụm từ như là "Được chuẩn bị đặc biệt dành cho [ví dụ: công ty Venture Capitalist]" để tạo một ấn tượng tốt đẹp. Phần này cần phải sử dụng phông chữ bằng hoặc lớn hơn một chút so với "tên công ty", không bao giờ được nhỏ hơn.

- Ngày hiện tại: Ghi rõ ràng (ví dụ như ngày 4 tháng Mười một năm 2008), không viết tắt 11-4-08, vì có thể gây hiểu nhầm là ngày 11 tháng Tư năm 2008.

- Một ghi chú về tính bảo mật: Nếu muốn tất cả thông tin trong trang tiêu đề được bảo mật, thì cần vào thêm một số cụm từ làm củng cố tính bảo mật. Ví dụ: "Kế hoạch này đã được phát triển dành riêng cho [công ty Venture Capitalist]. Sao chép hoặc tiếp tục phân phối của tài liệu này mà không có sự cho phép của [tên doanh nghiệp] đều bị nghiêm cấm."

Mục lục: Thông thường, chỉ bắt buộc có bảng mục lục nếu đây là một kế hoạch lớn. Một nguyên tắc là nếu bản kế hoạch vượt quá 12 trang thì cần có một bảng mục lục.
Các phần giới thiệu khác, chẳng hạn như một danh sách các bảng biểu tài liệu nên đưa vào phần phụ lục thay vì đưa vào phần chính của bản kế hoạch.

Phụ lục: Phụ lục là phần bổ sung và rất cần thiết cho người đọc để hiểu thêm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Một số tài liệu mà có thể thích hợp cho một phụ lục là:

- Tóm tắt ngắn gọn về các giám đốc và các nhà quản lý cấp cao, những người sẽ chịu trách nhiệm đối với sự thành công của công ty

- Hệ thống phân tích chi tiết về đối thủ cạnh tranh, để hỗ trợ các bản tóm tắt phân tích trong bản kế hoạch

- Một danh sách hoàn thiện về các sản phẩm và / hoặc dịch vụ, để bổ sung các danh sách quan trọng trong bản kế hoạch.

6.2.1.3. Hình thức của một Kế hoạch kinh doanh điện tử


Phần này giải thích một số quy tắc cơ bản trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh.

Tài liệu tham khảo: Một kế hoạch kinh doanh không cần nhiều tài liệu tham khảo vì chính kế hoạch đó đã là một ý tưởng kinh doanh độc đáo. Tất cả các từ ngữ trong kế hoạch phải là của riêng mình, không phải là trích dẫn hoặc ý tưởng từ các nguồn khác. Chỉ có phần dựa vào dữ liệu bên ngoài (ví dụ như phân tích thị trường, phân tích ngành) đòi hỏi có sự tham khảo.

Nếu cần phải trích dẫn nguồn bên ngoài thì nên trích dẫn trong phần ghi chú cuối trang một cách đầy đủ. Ví dụ: "Phương pháp tiếp cận này dựa trên Chuỗi giá trị phục vụ đưa ra trong Thương mại điện tử: Xây dựng Chiến lược (1)." Sau đó, ghi chú cuối trang # 1 bao gồm các thông tin như tác giả, tiêu đề, ngày xuất bản, và nhà xuất bản. Người đọc trong giới kinh doanh đánh giá cao việc có thông tin này trong phần ghi chú trên cùng một trang, thay vì để nó trong phần tham khảo ở cuối của bản kế hoạch. Và từ đó cũng có nhiều khả năng được chỉ có vài tài liệu tham khảo, ghi chú không tốn nhiều diện tích của trang giấy.



Tiêu đề trên và dưới: Mỗi trang nên có một tiêu đề trên để xác định rằng trang đó như là một phần của kế hoạch kinh doanh điện tử. Cách tốt nhất để làm được điều này là đặt một tiêu đề viết tắt.

Nội dung bắt buộc ở trong tiêu đề dưới là số trang, tốt nhất là để ở giữa. Nếu kế hoạch cần bảo mật, nên chèn chữ bảo mật mật ở tiêu đề dưới. Một gợi ý tương tự là để chèn tên của bạn hoặc công ty, các biểu tượng bản quyền (c), và năm ở tiêu đề dưới.



Số trang: Đánh số trang không nên bắt đầu từ trang viết nội dung chính của kế hoạch. Tiêu đề trang không bao giờ bao gồm số trang. Nếu số trang được yêu cầu cho một Mục lục, tóm tắt hoặc các tài liệu giới thiệu, không nên sử dụng số La Mã (ví dụ như I, II, III). Số trang (ví dụ, 1, 2, 3) bắt đầu đánh từ trang Mô tả kinh doanh và tiếp tục đến hết, bao gồm phụ lục.

Phông chữ, khoảng cách dòng, và lề: Phông chữ dễ đọc là điều cần thiết. Phông chữ truyền thống như là Times New Roman và Palatino. Khoảng cách dòng đơn nên được sử dụng đoạn trích dẫn dài (nếu có) và văn bản đặc biệt. Tất cả các văn bản khác phải được trong giãn cách dòng1,5. Lề phải là 2,54 cm.

Chính tả, ngữ pháp, và các dấu chấm câu: sai lỗi chính tả từ là một trong những lỗi nhà đầu tư dễ nhận ra nhất trong kế hoạch kinh doanh. Sai lỗi chính tả cho thấy kế hoạch đã được hoàn tất vội vã hoặc thiếu sự cẩn thận, chú ý, và trình độ của người viết bản kế hoạch. Tốt nhất là không được sai lỗi chính tả. Tránh sai lỗi chính tả từ bằng cách sử dụng một chương trình kiểm tra lỗi, đọc kế hoạch thật cẩn thận, và yêu cầu một hoặc nhiều người rà soát lại bản kế hoạch. Đúng ngữ pháp và dấu chấm câu cũng quan trọng để tạo ra một ấn tượng tích cực.

Tài liệu tham khảo để viết một kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp

- The Business Writer's Handbook (tái bản lần thứ 6) là một ấn bản mới nhất về mọi thứ bạn muốn biết về cách viêt văn bản kinh doanh.

- The Elements of Business Writing: A Guide to Writing Clear, Concise Letters, Memos, Reports, Proposals, and Other Business Documents : là một hướng dẫn ngắn về việc viết văn bản kinh doanh nổi tiếng được so sánh với cuốn sách Elements of Style phổ biến nhất hiện nay.

- The Wall Street Journal Guide to Business Style and Usage bao gồm nhiều thông tin (đặc biệt thuật ngữ) người viết kế hoạch kinh doanh không biết, nhưng nó cũng đưa ra một gợi ý hiện đại và liên quan đến kinh doanh về chính tả, dấu câu, và ngữ pháp từ những bài báo kinh tế hay nhất thế giới.

- The Publication Manual of the American Psychological Association (tái bản lần thứ 5) được viết cho đối tượng nghiên cứu, nhưng nó bao gồm đầy đủ lời khuyên về ngữ pháp, dấu câu, viết hoa, và xu hướng đang mất đi trong ngôn ngữ viết. Hơn nữa, cuốn sach có sẵn trong tất cả các thư viện của trường cao đẳng hoặc đại học.

- Writing and Presenting Reports (Viết và trình bày báo cáo) của Baden Eunson (John Wiley, 1994) là đề một hướng dẫn có giá trị cho các ý tưởng liên kết được viết bằng văn bản hoặc đưa ra trong các bài thuyết trình ..

6. 2.2. Lập bản tóm tắt kế hoạch kinh doanh điện tử

6. 2.2.1. Bản tóm tắt kế hoạch kinh doanh điện tử


Phần nội dung tóm tắt kế hoạch kinh doanh điện tử có thể là phần quan trọng nhất của kế hoạch kinh doanh. Bởi đây là phần đầu tiên được đọc, và nó có thể là phần duy nhất được để mắt tới trong cả Kế hoạch kinh doanh. Trong số vô vàn các kế hoạch kinh doanh được đệ trình thì các nhà đầu tư chỉ có thể xem xét nội dung tóm tắt của bản kế hoạch mà thôi.

Một nguyên tắc là bản tóm tắt nên bắt đầu khi đã viết được một nửa kế hoạch kinh doanh cho tới khi đã viết xong bản kế hoạch. Bản tóm tắt kế hoạch là bản tóm lược những điểm then chốt của dự án kinh doanh điện tử. Mục đích của nó là để giải thích nguyên tắc kinh doanh cơ bản theo cách vừa truyền tải được thông tin vừa kích thích được người đọc. Nếu sau khi đọc bản tóm tắt nhà đầu tư hoặc nhà quản lý hiểu được ý tưởng kinh doanh và mong muốn biết thêm chi tiết, khi đó bản tóm tắt đã phát huy được hiệu quả.

Như một phiên bản nhỏ của kế hoạch kinh doanh điện tử, bản tóm tắt thông thường chứa một hoặc hai điểm quan trọng nhất từ các phần của kế hoạch. Do những hạn chế không gian, một số phần có thể không được đưa ra, nhưng bản tóm tắt sẽ cung cấp cho người đọc những nét chính yếu nhất của bản kế hoạch.

- Bản tóm tắt không chỉ là một mô tả ngắn gọn về tình hình kinh doanh cũng như giới thiệu sơ qua về sản phẩm mà là một bản tóm lược toàn bộ nội dung của bản kế hoạch,

- Bản tóm tắt không phải là một đề cương của kế hoạch. Những người viết bản tóm tắt lần đầu tiên đôi khi phạm lỗi là tạo một bảng mở rộng nội dung. Ví dụ, để người đọc biết có một bản phân tích đối thủ cạnh tranh ở bên trong thì nên tóm tắt bản phân tích bằng cách đưa một hoặc hai đối thủ cạnh tranh chính và những lợi thế của công ty trong thị trường cạnh tranh.

- Trong kế hoạch trọn vẹn, cần tránh đặt ra những yêu cầu quá mức hoặc chỉ nêu bật mặt tích cực. Một nhà đầu tư hoặc doanh nhân có kinh nghiệm sẽ nhận ra sự phóng đại và điều này sẽ làm giảm độ tin cậy của kế hoạch.

- Bản tóm tắt không phải là một bài tập cắt và dán. Soạn thảo bản tóm tắt có thể bắt đầu bằng chính đoạn văn và câu từ then chốt lấy từ bản kế hoạch, nhưng kết quả cuối cùng sẽ được viết "mới" thay vì lặp lại nội dung và và diễn đạt trôi chảy những điểm nổi bật của kế hoạch từ đầu đến cuối.

6. 2.2.2. Nội dung của bản tóm tắt


Ngoài việc tóm tắt các ý tưởng kinh doanh và kế hoạch kinh doanh, nội dung của bản tóm tắt phải được viết cho người đọc một cách có mục đích. Nếu kế hoạch được viết cho một nhà đầu tư, thì phải bao gồm những nội dung quan trọng về khía cạnh tài chính. Tương tự như vậy, tránh những thuật ngữ và khái niệm có thể không quen thuộc với người đọc.

Bắt đầu bản tóm tắt với một nhận định thú vị và thuyết phục là một trong những cách hiệu quả để lôi kéo sự chú ý của người đọc. Đó có thể là một câu chuyện ngắn rất thú vị (ví dụ như, đối với Purma Top Gifts, làm sao đá núi lửa từ 160 triệu năm trước đây tạo ra đồ trang sức bloodstone nổi tiếng của Purma), một câu hỏi (ví dụ, "quà tặng cho trẻ em nổi tiếng nhất của Purma là gì? Đáp là một tấm da cừu! Những tấm da cừu Soon Purmaian từ Purma Top Gifits sẽ đem đến sự ấm áp và thoải mái cho những đứa trẻ sơ sinh trên khắp thế giới."), hoặc một con số làm sửng sốt (ví dụ:" Trong năm 2001, trên 256000 khách du lịch với các khoản thu nhập vượt quá 40.000USD đã truy cập của Purma. Những khách du lịch cần có một nơi mà họ có thể mua những sản phẩm tốt nhất Purma cho các bạn bè, gia đình, và bản thân họ.

Ngoài ra, cách truyền thống để bắt đầu bản tóm tắt là ghi mục đích của doanh nghiệp, có thể tổng hợp những nhiệm vụ của công ty (ví dụ, "Purma Top Gifts là một hình thức kinh doanh điện tử bán hàng chất lượng cao của Purma-làm quà tặng và quà lưu niệm cho khách hàng những người muốn muốn Purma cung cấp sản phẩm tốt nhất ") và một vài câu về các sản phẩm hay dịch vụ kinh doanh sẽ được cung cấp.

Sau đó cố gắng nhấn mạnh một điểm quan trọng từ mỗi phần của kế hoạch - thị trường mục tiêu từ phần phân tích thị trường, thông tin về lợi thế cạnh tranh từ bản phân tích đối thủ cạnh tranh, lợi nhuận trên vốn đầu tư từ các báo cáo tài chính,...

Kết luận bản tóm tắt bằng cách nêu mục đích của kế hoạch kinh doanh điện tử (ví dụ, "Mục đích của kế hoạch này là để đưa ra đề xuất cuối cùng về trang Web của Purma Top Gifts và tìm kiếm nguồn tài trợ cho sự phát triển của nó.") và một điều cụ thể về những gì mong đợi ở người đọc.

6. 2.2.3. Độ dài của Bản tóm tắt


Hầu hết các ý tưởng kinh doanh cần dài hơn một trang để thông báo cho người đọc biết doanh nghiệp dự định kinh doanh về cái gì, nhưng cũng không nên nhiều hơn hai trang. Có một quy ước là nếu không thể tóm tắt kế hoạch kinh doanh của mình trong hai trang, thì người đọc sẽ cho rằng doanh nghiệp do dự và không biết cái nào là kế hoạch chính.




1   ...   55   56   57   58   59   60   61   62   ...   77


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương