Hà nội, 2009 Mục lục Chương Tổng quan về Thương mại điện tử 7


Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp



tải về 2.96 Mb.
trang54/77
Chuyển đổi dữ liệu18.08.2016
Kích2.96 Mb.
1   ...   50   51   52   53   54   55   56   57   ...   77

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp

5.1. Tổng quan về ERP


ERP - Enterprise Resourse Planning là phần mềm trên máy tính có chức năng hỗ trợ và tự động hoá toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản về ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp.

Hình 11.1. Mô hình quan hệ tổng thể giữa ERP, CRM và SCM



Nguồn: O’Brien, James, Introduction to Information Systems, 12e, 2005

Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp, các nguồn lực ở đây bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Các chức năng cơ bản của ERP gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng.

Hình 11.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm ERP



Nguồn: Introduction to Information Systems, O’Brien, James


5.2. Triển khai dự án ERP

5.2.1. Quản trị dự án ERP


Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay hệ thống thông tin quản trị về cơ bản sẽ thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tác động đến hai khối nguồn lực của doanh nghiệp: công nghệ và con người. Khi triển khai ERP mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có khả năng bị tác động, tuy nhiên, trong một số trường hợp, người triển khai không lường trước mức độ tác động đến từng cá nhân trong tổ chức và điều này có thể dẫn đến những khó khăn cho việc triển khai ERP do sự thiếu hiểu biết và hợp tác của những cá nhân này. Đã có những dự án ERP do quản lý không tốt nên đã đẩy một nhà sản xuất hàng điện tử đến nguy cơ đóng cửa nhà máy.

Rất khó lượng hóa được tỷ lệ giữa con người và công nghệ trong triển khai ERP vì trong dự án loại này có sự kết hợp vừa phức tạp vừa tinh tế giữa phần cứng, phần mềm, người quản lý và người sử dụng. Trung bình một dự án ERP liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai một module hay nhiều module, sự thống nhất giữa các module đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và thống nhất để đảm bảo sự thành công của dự án.

Các công ty IT và tư vấn đã tiến hành điều tra các dự án ERP và rút ta kết luận rằng quy mô dự án là yếu tố khó khăn đầu tiên, tiếp đến là các yếu tố về con người.

Bảng 11.1. Các hoạt động triển khai hệ thống ERP



Quản lý

Thay đổi

Triển khai

Vận hành

Dịch vụ

Đào tạo

Quản lý dự án

  • Kế hoạch chi tiết và lịch trình

  • Kế hoạch giao tiếp

  • Quản lý tiểu dự án

  • Kiểm soát quy mô dự án

  • Kiểm soát tài chính

- Giám sát dự án và quản lý chất lượng

Quản lý sự thay đổi

  • Tầm nhìn và sứ mệnh kinh doanh

  • Phân tích quy trình

  • Lựa chọn gói giải pháp

  • Tái cơ cấu quy trình kinh doanh

  • Phân tích chức năng phần mềm/ thực tế DN

  • Phân tích điển hình ngành KD

  • Thử nghiệm mô hình

  • Thiết kế chính sách và quy trình

  • Đánh giá mức độ sẵn sàng

  • Thiết kế tổ chức tổng thể

  • Kế hoạch kết nối

Quản lý sự thay đổi

  • Gói tích hợp (SAP, Oracle, JDA, Peoplesoft..

  • Xây dựng hạ tầng cơ sở

  • Xây dựng giao diện

  • Tích hợp với dữ liệu quản lý kho

  • Kinh doanh điện tử

  • Tình báo kinh doanh

  • Hệ thống mạng:

+ Thiết kế

+ Triển khai

+ Chạy thử


  • Trung tâm dữ liệu

  • Phát triển ứng dụng và bảo trì

  • Quản lý trung tâm mạng

  • Vận hành và hỗ trợ hệ thống mạng




Dịch vụ hạ tầng và công nghệ

  • Lắp đặt/ tùy biến và bảo trì

Dịch vụ phần mềm

  • Lập kế hoạch/ thiết kế/ cài đặt

  • Quản lý chung

Quản lý hệ thống

  • Quản lý mạng Internet

  • Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

  • Khôi phục hỏng hóc

  • Dịch vụ ký lặp lại

  • Đào tạo và chuyển giao công nghệ

  • Phát triển kỹ năng và kiến thức

  • Đào tạo người sử dụng cuối:

+ Đào tạo người lãnh đạo

+ Đào tạo đa cấp: tự đào tạo cấp dưới




Từ mô hình trên ta thấy triển khai hệ thống ERP là một quá trình diễn ra liên tục, từ quản lý dự án, quản lý sự thay đổi, triển khai vận hành, dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo và chuyển giao công nghệ. Đòi hỏi mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải tham gia với sự phối hợp cao nhất để triển khai được hệ thống tổng thể cho doanh nghiệp.

Mười vấn đề lớn nhất trong triển khai dự án ERP


STT

Vấn đề

1

Quy mô dự án

2

Nhân sự thực hiện

3

Quản trị rủi ro

4

Kế hoạch và thời hạn thực hiện

5

Nguồn vốn

6

Chính sách của tổ chức

7

Cơ hội kinh doanh

8

Thiếu sót không lường trước

9

Giao diện

10

Thích nghi với thay đổi quy trình làm việc

Theo ý kiến của Eden Prairie, Minnesota Gartner Institute, sự khác biệt giữa thực tế và kỳ vọng đối với lợi ích của ERP, thời gian triển khai bị kéo dài hơn so với dự kiến, thậm chí một số module bị hủy bỏ là những nguyên nhân thất bại điển hình của các dự án ERP.

5.2.2. Lập báo cáo tiền khả thi


Nếu tiếp cận dưới góc độ là một khoản đầu tư thì việc chủ đầu tư yêu cầu lập báo cáo tiền khả thi để cân nhắc hiệu quả cũng như những khó khăn có thể gặp phải khi triển khai dự án ERP là cần thiết và đúng đắn.

Có hai trường hợp mà chủ đầu tư cần lập báo cáo tiền khả thi. Một là do yêu cầu về pháp lý: các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước khi muốn triển khai một dự án công nghệ thông tin có giá trị lớn buộc phải qua bước này như là một trình tự không thể thiếu của đầu tư xây dựng cơ bản. Hai là, do đơn vị có cơ cấu tổ chức quá phức tạp, quá nhiều nghiệp vụ đặc thù, nhiều hệ thống con cần thay thế giao diện – tích hợp, đòi hỏi phải có sự định lượng rõ ràng về giải pháp và đường hướng triển khai.

Trong cả hai trường hợp, trình tự của dự án thường là:

(i) Lập báo cáo tiền khả thi;

(ii) Thẩm định báo cáo;

(iii) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

(iv) Tổ chức đấu thầu chọn nhà triển khai giải pháp.

Nếu việc lập báo cáo được thuê ngoài thì sẽ có một bộ phận chức năng của chủ đầu tư đóng vai trò là người thẩm định. Những dự án đặc biệt phức tạp, việc lập báo cáo và thẩm định có thể thuê hai đơn vị tư vấn khác nhau đảm nhiệm. Ở Việt Nam, một số đơn vị do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập báo cáo tiền khả thi nên lãnh đạo thường giao việc này cho bộ phận công nghệ thông tin hay tài chính – kế toán thực hiện. Nếu việc khảo sát sơ sài, thiếu thông tin thì kết quả báo cáo chỉ là tờ trình ngắn gọn, không đảm bảo tính toàn diện, khách quan và nghiêm túc, ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi dự án sau này.

Nội dung cơ bản

Một báo cáo tiền khả thi đầy đủ thường phải trả lời những câu hỏi sau: Mục đích hướng tới của dự án là gì? Hệ thống hiện tại có những bất cập nào? Các yêu cầu cụ thể của nghiệp vụ ra sao? Đâu là những tham số chính (mô hình, quy mô, thời gian và kế hoạch triển khai) của giải pháp? Số tiền đầu tư dự kiến là bao nhiêu?

Một số nội dung cơ bản của báo cáo tiền khả thi:

- Phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án. Mục tiêu – tính cấp thiết của một dự án ERP nói riêng và công nghệ thông tin nói chung thường dựa trên những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức.

- Cơ sở phương pháp luận và cách thức triển khai lập báo cáo. Đây là căn cứ để xác định xem báo cáo có được xây dựng một cách thực sự khách quan, khoa học hay không.

- Phân tích các bối cảnh chung của dự án: mô hình tổ chức của đơn vị, hiện trạng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin trong tác nghiệp và quản lý, các dự án lớn đang được triển khai có thể ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp tới dự án ERP đang đề cập.

- Liệt kê, hệ thống hóa và phân tích các nghiệp vụ có thể sẽ được tác nghiệp trên hệ thống ERP tương lai. Cần chú ý rằng đây là các nghiệp vụ hiện có và không hẳn sẽ được giải quyết hoàn toàn trên ERP vì phải tính đến đặc thù nghiệp vụ cũng như các ràng buộc về nguồn lực (chi phí, thời gian triển khai).

- Lựa chọn giải pháp: người lập báo cáo phải chứng minh được đề xuất của mình thông qua việc so sánh những ưu – nhược điểm và độ phù hợp với các yêu cầu nghiệp vụ nêu trên của các giải pháp có trên thị trường, từ đó khuyến nghị một hoặc hai sự lựa chọn tối ưu nhất.

- Xác định các tham số cơ bản của hệ thống: phạm vị địa lý của dự án; phạm vi nghiệp vụ (các module) và chi tiết từng nghiệp vụ; quy mô về người sử dụng và khối lượng giao dịch; kiến trúc hệ thống (kết nối, truyền thông...); các yêu cầu về phần cứng và hạ tầng đi kèm.

- Các ràng buộc về nguồn lực. Đầu tiên là phân chia giai đoạn và kế hoạch triển khai cho các giai đoạn đầu tiên. ERP luôn là một dự án lớn, việc triển khai thường được phân thành nhiều giai đoạn với phạm vi địa lý/nghiệp vụ khác nhau. Trong trường hợp bản thân từng giai đoạn tương đối dài và có quy mô tương đối lớn, có thể tại thời điểm lập báo cáo chỉ định lượng được tương đối chi tiết cho một hoặc một số giai đoạn đầu tiên. Thứ hai là dự toán tổng mức đầu tư, cũng như đã phân tích ở trên, phần này có thể bao gồm dự toán cho giai đoạn đầu và khai toán cho các giai đoạn tiếp theo.

- Đánh giá kết quả của dự án. Nhìn chung, việc đưa ra các tiêu chí đánh giá về hiệu quả đầu tư của một dự án công nghệ thông tin là rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào chủ quan, dự án ERP cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, người lập báo cáo vẫn cần đưa ra một số tiêu chí (có thể là định tính) để định lượng về mức độ thành công của dự án sau này.

5.2.3. Quy trình triển khai dự án ERP


Yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của dự án ERP là kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm của người quản trị dự án. Người quản trị dự án ERP là người phải hiểu biết cả hai khối kiến thức kinh doanh và kỹ thuật.

Có hai khả năng, một là doanh nghiệp thay đổi quy trình để tránh tùy biến phần mềm; hai là cá biệt hóa phần mềm để thích ứng với quy trình của doanh nghiệp. Trong xu thế hội nhập và tích hợp hệ thống thông tin với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp thường phải lựa chọn giải pháp thay đổi hay chuẩn hóa quy trình để phù hợp với phần mềm chuẩn. Người quản trị dự án ERP là người phải hiểu được những thay đổi cần thiết của quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp để làm việc với các giám đốc kinh doanh nhằm đảm bảo chắc chắn sự thay đổi trong các bộ phận phù hợp với hệ thống đang triển khai. Loại bỏ khoảng cách giữa “chức năng phần mềm” và “thực tế doanh nghiệp”.

Đặc điểm cơ bản của dự án ERP là rủi ro lớn và các chức năng đan xen lẫn nhau, do đó người quản lý cần có những kỹ năng nhất định để thu thập các thông tin trong toàn bộ tổ chức, huy động nhân lực và giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhiều phòng ban khác nhau. Các kỹ năng cơ bản nhất bao gồm quản trị rủi ro, lập kế hoạch và triển khai dự án. Khả năng xử lý vấn đề phát sinh đối với hầu hết mọi thành viên trong tổ chức, từ những chuyên viên kỹ thuật IT đến những công nhân sản xuất hay đội ngũ quản lý nhân sự, kế toán, tài chính. Một đặc điểm nổi bật là người quản trị dự án ERP phải có khả năng tiếp thu nhanh các vấn đề kinh doanh trong hầu hết mọi bộ phận trong tổ chức mà trước đó họ chưa quen thuộc hoặc chưa biết.

Một yêu cầu khác là người quản lý dự án cần có tính kỷ luật rất cao. Họ cần có tầm nhìn rõ ràng về kế hoạch thực hiện và lộ trình thực hiện, đặc biệt là thời hạn hoàn thành dự án và khả năng quản lý toàn bộ tổ chức tuân thủ đúng thời hạn thực hiện. Điều này cũng có nghĩa là phải có khả năng đưa các cá nhân đang chệch tiến độ quay về đúng quỹ đạo của dự án. Đồng thời, họ cần phải có những quyết định “cứng rắn”, cho dù những quyết định đó làm một số hài lòng, một số không. Đặc biệt đối với nhà quản lý dự án thì “A thick skin is certainly an asset”.

Những tính cách cần có của người quản lý dự án ERP: Linh hoạt; Kỷ luật cao; học hỏi nhanh; quyết định đúng đắn; có nhiều kinh nghiệm về ERP; kinh nghiệm kinh doanh và quản lý; có năng khiếu về chính trị; được đào tạo chuyên nghiệp; được mọi người ủng hộ; có khả năng huy động quần chúng.

5.2.4. Quyết định về “Quy mô của dự án ERP”


Điều này có tính quyết định nhằm tránh các dự án quá lớn và sẽ không bao giờ kết thúc được. Tránh thay đổi liên tục về quy mô dự án, dù tăng hay giảm, để tránh sự bối rối của các thành viên tham gia dự án. Xác định rõ ràng những vấn đề liên quan đến dự án. Trước hết, người quản lý dự án cần hợp tác chặt chẽ với mọi phòng ban để xác định quy mô của dự án. Nếu quy mô xác định nhỏ hơn nguồn lực sẽ gây lãng phí, ngược lại sẽ thiếu ngân sách để triển khai.

Dự án ERP gồm một số module cơ bản liên quan đến các bộ phận chức năng trong tổ chức. Do đó, ban quản lý dự án cần quyết định các quy trình kinh doanh nào sẽ bị tác động hoặc đưa vào dự án. Đồng thời quyết định thời gian các đơn vị hay phòng ban tham gia vào dự án. Về công nghệ, cần quyết định công nghệ nào sẽ bị thay thế, nâng cấp, các bộ phận sẽ tích hợp để chia sẻ thông tin.

Để hạn chế các vấn đề về phạm vi dự án ERP, cần xây dựng sứ mạng của dự án hay các mục tiêu cụ thể và có sự xác nhận bằng văn bản (ký xác nhận) của lãnh đạo cấp cao nhất và các cấp lãnh đạo liên quan. Đồng thời xác định rõ ràng quy trình và thủ tục để thay đổi các nội dung của dự án. Việc quy định chặt chẽ này có thể gây căng thẳng cho các thành viên trong ban dự án và tổ chức. Tuy nhiên, dự án sẽ không thể thành công nếu các thành viên được tự do thay đổi hoặc có xu hướng thay đổi các quá trình và mục tiêu dự án.

5.2.5. Quản trị rủi ro trong dự án ERP


Đối với dự án ERP, rủi ro đơn giản là những vấn đề có khả năng đưa dự án đến thất bại. Có hàng nghìn hoặc thậm chí nhiều hơn các điểm có rủi ro tiềm ẩn, từ công nghệ, nhân sự, chính trị và thậm chí cả thiên tai như bão, lụt, động đất… Có rất nhiều nội dung liên quan đến quản trị rủi ro, tuy nhiên để tránh rủi ro có thể tổng hợp lại 5 vấn đề lớn như sau:

- Xác định các điểm tiềm ẩn rủi ro

- Phân tích và xác định mức độ thiệt hại nếu các rủi ro đó xẩy ra

- Đánh giá khả năng rủi ro đó xẩy ra

- Dựa trên ba yếu tố trên, xếp loại các rủi ro

- Đưa ra các biện pháp loại bỏ và giảm thiểu nguy cơ rủi ro

Các thành viên ban dự án cần dựa trên kinh nghiệm và tư vấn để xác định các điểm có nguy cơ rủi ro. Rà soát toàn bộ kế hoạch triển khai để tìm các điểm này. Kinh nghiệm để xác định các rủi ro là tham vấn các tổ chức đã triển khai ERP tương tự. Ước tính chi phí cho dự án thường là điểm có khả năng rủi ro cao nhất. Các điểm khác bao gồm thiếu sự giám sát, giám đốc không đủ năng lực, mục tiêu dự án không rõ ràng.

Bước tiếp theo là xác định mức độ rủi ro về ngân sách dự án, thời gian thực hiện và yêu cầu của người sử dụng. Việc đánh giá mức độ rủi ro của từng điểm đối với dự án là cả nghệ thuật và khoa học, đòi hỏi kiến thức sâu sắc cả về ERP và doanh nghiệp. Tổ quản lý rủi ro chuyên trách nên được thành lập với các thành viên là những người có kiến thức và kinh nghiệm dự đoán những rủi ro có khả năng xẩy ra. Những thành viên này cần có kinh nghiệm triển khai các dự án ERP với quy mô tương tự trong các tổ chức cùng ngành.

Dựa vào hai yếu tố trên, sắp xếp các rủi ro theo mức độ để quyết định những rủi ro nào cần loại bỏ hoàn toàn để tránh các tác động đến tổ chức nếu nó xảy ra. Lập kế hoạch giám sát các rủi ro và thông báo để tất cả các thành viên trong tổ biết và giao nhiệm vụ giám sát đến từng thành viên.

Các rủi ro có thể được loại trừ căn cứ vào khả năng xảy ra hoặc tác động nếu xẩy ra. Giảm thiểu rủi ro có thể bằng các biện pháp ngăn chặn hoặc kế hoạch khôi phục. Cần xác định rõ những người có khả năng khắc phục hậu quả của các rủi ro nếu chúng xẩy ra. Đồng thời cần xác định các triệu chứng của rủi ro để ngăn ngừa trước khi xẩy ra. Ví dụ, kiểm tra toàn bộ hệ thống phần cứng và phần mềm trước khi vận hành.


5.2.6. Phát hiện các khoảng trống


Không có phần mềm nào, dù lớn hay nhỏ, đơn giản hay tinh tế có thể phù hợp hoàn hảo với các tổ chức. Mặc dù các nhà cung cấp giải pháp ERP luôn khẳng định rằng phần mềm giải pháp của họ có thể giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp, luôn tồn tại những khoảng cách nhất định giữa chức năng của phần mềm và yêu cầu của tổ chức.

Những khoảng cách này có thể nhỏ hoặc lớn. Người quản trị dự án cần liên tục rà soát để xác định những khoảng cách này. Vấn đề lớn nhất gặp phải là để xử lý những khoảng cách này luôn đòi hỏi ngân sách bổ sung. Do đó, mỗi khi có những vấn đề phát sinh có nhiều người sẽ đặt câu hỏi: “Tại sao chúng ta phải chi khoản tiền lớn đến như vậy cho một cái phần mềm không đáp ứng được nhu cầu của chúng ta?”.

Để giải quyết những rủi ro này, cần hiểu thấu đáo tổng thể và toàn bộ dự án đến từng chi tiết để đảm bảo tất cả mọi người trong tổ chức phải biết và hiểu các chức năng phần mềm có thể và không thể làm được. Xây dựng báo cáo hệ thống về các khoảng cách giữa mong đợi và thực tế phần mềm có thể đem lại càng chi tiết càng tốt. Báo cáo này sẽ góp phần cung cấp định hướng cho quản lý dự án và chỉ rõ những việc cần phải làm. Đồng thời đem lại nhận thức rõ ràng cho mọi người về tương quan giữa chi phí, lợi ích và kế hoạch triển khai các hạng mục của dự án.

5.2.7. Chọn đúng người


Yếu tố con người luôn quyết định thành công của dự án. Cần lựa chọn đúng người để sớm đưa vào dự án và loại bỏ những người có các vấn đề liên quan đến chính trị và dự án. Người quản trị dự án cần có tầm nhìn rộng hơn phần mềm ERP để nắm bắt tổng thể mức độ liên quan đến các bộ phận chức năng. Đồng thời xác định nhân sự cụ thể sẽ tham gia cùng ban dự án trong quá trình triển khai.

Tuy nhiên, nhân sự tốt để triển khai ERP rất khó có thể tìm được, đặc biệt những người có trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự. Hơn nữa, việc thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai dự án sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và khả năng thành công của dự án. Ngay sau khi thành lập ban dự án, cần có kế hoạch để giữ những người chủ chốt ở lại thực hiện dự án. Triển khai dự án ERP đòi hỏi nhiều thời gian và công việc hết sức phức tạp, do đó nên bố trí thời gian làm việc hợp lý và linh hoạt cho cán bộ tham gia dự án.


5.2.8. Tránh thiếu hụt chất xám


Các nhà quản lý dự án ERP thường phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt chất xám khi các chuyên gia tư vấn kết thúc công việc. Theo kinh nghiệm nên bố trí cán bộ và chuyên gia làm việc theo nhóm về từng lĩnh vực chuyên môn để đảm bảo chuyển giao công nghệ đầy đủ. Trong suốt quá trình triển khai dự án, chuyên gia thuê ngoài và nhân viên bên trong sẽ phối hợp làm việc chặt chẽ, điều này đảm bảo khả năng tiếp tục vận hành hệ thống sau khi các chuyên gia tư vấn kết thúc công việc.

5.2.9. Kế hoạch hóa dự án


Đặc điểm của triển khai dự án ERP là liên quan đến rất nhiều người, rất nhiều tiểu dự án, nhiều xung đột tiềm năng về chính trị và chuyên môn. Cần xem xét toàn bộ các vấn đề một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ trong suốt tiến trình triển khai dự án trước khi bắt đầu thực hiện. Đồng thời tính toán đến các yếu tố linh hoạt trong các dự án này và dự đoán các khả năng biến động trong từng yếu tố trên để dự án được tiến hành thuận lợi.

Đặc điểm thứ hai là thời gian triển khai dự án ERP thường dài, cần tính toán chi tiết thời gian và tiến độ làm việc của từng thành viên tham gia, các thời gian nghỉ hoặc mật độ công việc cần bố trí hợp lý để duy trì nguồn lực triển khai dự án.


5.2.10 Tích hợp với các hệ thống thông tin của doanh nghiệp


Rõ ràng là dự án ERP sau khi hoàn thành sẽ trở thành “trung tâm của vũ trụ” trong tổ chức. Điều này có nghĩa là ERP phải liên kết đến nhiều hệ thống phần cứng khác nhau, sử dụng nhiều loại cơ sở dữ liệu. Thương mại điện tử ngày càng phát triển, có nghĩa là ERP phải đáp ứng nhu cầu giao dịch điện tử, gửi và nhận dữ liệu qua web. Các giao diện phù hợp với người dùng sẽ mất rất nhiều thời gian để triển khai. Người quản trị dự án nên tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất để triển khai trước.

Các giao diện ERP quan trọng nhất



Giao diện

Dữ liệu được sử dụng

Legacy

Hầu hết dữ liệu tài chính không chạy được

Client/server

Bán hàng tự động và dữ liệu báo cáo

Other ERP/MRP/MRP II

Dữ liệu giao dịch từ hệ thống đặc biệt (VD: sản xuất)

Data Warehouse

Dung lượng lớn dữ liệu báo cáo và dữ liệu hỗ trợ ra quyết định

External - Business Partners

Dữ liệu giao dịch bao gồm cả mua sắm/bán hàng, EDI – trao đổi dữ liệu điện tử, EFT – chuyển tiền điện tử

External - Web

Thông tin khách hàng, dữ liệu trên Web

5.2.11. Kiểm soát quá trình thực hiện


Dù muốn hay không, người quản trị dự án ERP phải kiểm soát được tất cả các đầu mục công việc mà người phát triển phần mềm phải thực hiện. Mọi vấn đề nên được kiểm tra định kỳ hàng tuần với sự hỗ trợ của tất cả các thành viên trong ban quản lý dự án. Những tiêu chuẩn và kỹ thuật để đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống mới cần được nghiên cứu và vạch ra sớm và được điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện. Nếu các tiêu chuẩn và kỹ thuật đánh giá không được chú trọng, không thể đánh giá được kết quả thực hiện dự án và có thể tất cả mọi đầu tư sẽ chỉ là một sự lãng phí.

5.2.12 Quản lý khủng hoảng


Quản lý một dự án ERP tiềm ẩn khả năng đối mặt với nhiều khủng hoảng do khối lượng công việc và con người liên quan rất lớn. Việc thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong một tổ chức sẽ tác động ghê gớm đến mọi người trong tổ chức, các nhà cung cấp và toàn bộ khách hàng. Người quản trị dự án phải đảm bảo tất cả mọi người và mọi công việc đã vạch ra đều đi đến đích đã định trước.



1   ...   50   51   52   53   54   55   56   57   ...   77


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương