Guide to Nonprofit Program Design, Marketing and Evaluation

Trích từ McNamara C. (2008). Field Guide to Nonprofit Program Design, Marketing and Evaluation. Authenticity Consulting, LLC. Website:

Khái niệm về đánh giá chương trình có thể bao gồm đa dạng nhiều phương pháp nhằm đánh giá các khía cạnh khác nhau của chương trình trong các tổ chức phi lợi nhuận hoặc có lợi nhuận. Nhiều tài liệu trình bày cách phân tích đánh giá theo chiều sâu, các mẫu thiết kế, phương pháp, sự kết hợp của phương pháp và kỹ thuật phân tích. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự không phải là các chuyên gia trong những lĩnh vực này để có thể thực hiện được một chương trình đánh giá hữu ích. Nguyên tắc "20 - 80" được áp dụng ở đây, trong đó 20% là của các nỗ lực để tạo ra 80% các kết quả cần thiết. Tài liệu này nhằm định hướng cho các nhân viên về bản chất của đánh giá chương trình và nó được thực hiện như thế nào trong thực tế. (Nhiều thông tin trong phần này được góp nhặt từ các công trình của Michael Quinn Patton.)

Trước tiên, chúng ta sẽ xem xét "Thế nào là một chương trình?". Thông thường, các tổ chức bắt đầu từ sứ mệnh của mình để xác định các mục tiêu tổng thể cần phải có để hoàn thành sứ mệnh của mình. Trong những tổ chức phi lợi nhuận, mỗi mục tiêu này thường trở thành một chương trình. Các chương trình phi lợi nhuận là các phương pháp được tổ chức để cung cấp dịch vụ liên quan đến các nhiều đối tượng, ví dụ như thân chủ, khách hàng, bệnh nhân, vv... Chương trình phải được đánh giá để xác định xem chương trình nào thật sự hữu ích cho những đối tượng nào. Trong các tổ chức có lợi nhuận, chương trình thường là nỗ lực để tạo ra một sản phẩm mới hoặc các dòng sản phẩm.

Như vậy, đánh giá chương trình là gì? Đánh giá chương trình là việc thu thập cẩn thận các thông tin về một chương trình hoặc một số khía cạnh của chương trình để thực hiện các quyết định quan trọng về chương trình. Đánh giá chương trình có thể bao gồm một hoặc nhiều dạng của ít nhất 35 loại hình đánh giá khác nhau, chẳng hạn như đánh giá các nhu cầu, kiểm định, phân tích chi phí / lợi ích, hiệu quả, hiệu suất, quá trình, tổng kết, dựa trên mục tiêu, quy trình, kết quả, vv... Các loại đánh giá nhằm mục đích cải thiện chương trình sẽ phụ thuộc vào những gì chúng ta muốn tìm hiểu về chương trình đó. Chúng ta không nên quá lo lắng về loại đánh giá nào chúng ta cần hoặc đang làm - mà cần quan tâm về những điều cần phải biết để quyết định xem chương trình nào mà chúng ta cần thực hiện, và tìm hiểu về việc làm thế nào để có thể thu thập và hiểu một cách chính xác các thông tin đó.

3. Lợi ích của đánh giá chương trình

Những lợi ích chính

Đánh giá chương trình có thể:

- Hiểu, xác định hoặc tăng cường ảnh hưởng tác động của sản phẩm hay dịch vụ lên khách hàng hoặc thân chủ. Các nhà cung cấp dịch vụ (đối với lợi nhuận hay phi lợi nhuận) thường dựa vào ưu thế của mình để kết luận những gì khách hàng hay thân chủ của họ thật sự cần, từ đó xác định những sản phẩm hay dịch vụ mà họ cho là cần thiết. Theo thời gian, tự các tổ chức này sẽ nhận biết được một sản phẩm hay dịch vụ tốt cần có những tiêu chí nào và và tiến hành thử và sai về phương cách phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

-  Cải thiện các cơ chế phân phối để chúng trở nên hiệu quả và kinh tế hơn - Theo thời gian, sản phẩm hoặc dịch vụ phân phối sẽ có thể trở nên là một tập hợp không hiệu quả các hoạt động kém hiệu quả và tốn kém hơn mức cần thiết. Việc đánh giá có thể xác định thế mạnh và điểm yếu của chương trình từ đó mà cải thiện chương trình, giúp đem lại chất lượng cao với chi phí thấp nhất.

- Xác định rằng chúng ta có đang làm theo những gì chúng ta nghĩ không - Thông thường, các kế hoạch về phương cách phân phối dịch vụ, khi kết thúc sẽ có những thay đổi đáng kể so với lúc ban đầu. Việc đánh giá có thể giúp xác định xem chương trình có thực sự vận hành đúng như kế hoạch đã đề ra hay không.

         Những lợi ích khác

Ngoài ra việc đánh giá chương trình còn có thể:

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý những ý tưởng về toàn bộ nội dung chương trình bao gồm các mục tiêu, phương pháp thực hiện các mục tiêu và cách thức để biết mục tiêu có được thực hiện hay không.

- Cung cấp dữ liệu hoặc xác định kết quả để có thể sử dụng cho các mối quan hệ công chúng và thúc đẩy các dịch vụ trong cộng đồng.

- Cung cấp những so sánh hợp lý giữa các chương trình để quyết định chương trình nào nên được giữ lại, ví dụ trong trường hợp nguồn ngân sách đang chờ được duyệt bị cắt giảm.

-Giám sát và mô tả đầy đủ các chương trình hiệu quả để có thể áp dụng ở những nơi khác.

4. Các thành phần cơ bản của đánh giá chương trình

4.1. Tổ chức:

Trước khi một đơn vị nào đó muốn tham gia vào việc đánh giá chương trình thì đơn vị đó cần xây dựng được những phương tiện tốt để có thể tự quản lý mình như một tổ chức. Ví dụ đối với một trường hợp phi lợi nhuận, hội đồng phải có một cơ cấu làm việc có hiệu quả. Tổ chức nên được sắp xếp và bố trí nhân viên để quản lý các hoạt động nhằm đạt được các sứ mạng của mình và ở đó không nên có những cuộc khủng hoảng vì rõ ràng những cuộc khủng hoảng thì cần được quan tâm hơn là việc đánh giá các chương trình.

Để thực hiện có hiệu quả việc đánh giá chương trình, trước tiên cần có các chương trình. Điều này có nghĩa là cần có một ấn tượng mạnh mẽ về những điều mà khách hàng hoặc thân chủ thực sự cần. (Có thể dùng một bảng đánh giá nhu cầu để xác định các nhu cầu này - chính đây là một hình thức của đánh giá, nhưng thông thường là bước đầu tiên trong một kế hoạch tiếp thị tốt). Tiếp theo, cần các phương pháp hiệu quả để thực hiện các mục tiêu này. Những phương pháp này thường nằm dưới dạng chương trình.