CÔng tác văn thư LƯu trữ VỚi việC Áp dụng hệ thống quản lý chất lưỢng tcvn iso 9001: 2000 ts. Nguyễn Lệ Nhung



tải về 50.25 Kb.
Chuyển đổi dữ liệu23.08.2016
Kích50.25 Kb.
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI VIỆC
ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN
ISO 9001:2000
TS. Nguyễn Lệ Nhung
I. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ

Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là hệ thống quản lý chất lượng do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/TC176 “Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng” biên soạn,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. Tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 2000 thuộc bộ Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản lần thứ ba do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức và nó được mở rộng áp dụng ở tất cả các loại hình tổ chức.

Trên thế giới, tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã được nhiều nước nghiên cứu áp dụng. Tính đến cuối năm 2003 đã có trên 500.000 chứng chỉ ISO 9001:2000 được cấp ở 149 nước. Việc cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 được coi như một sự đảm bảo về uy tín về chất lượng của nhà sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Trong khối Asean thì việc áp dụng ISO 9000 trở nên khá phổ biến, nhất là ở Malaysia, Singapore, Thái Lan và Chính phủ các nước này còn bắt buộc các cơ quan nhà nước cũng phải áp dụng tiêu chuẩn này.

Trong nước, tiêu chuẩn ISO 9000 cũng đã và đang được triển khai áp dụng ở nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh và mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao năng xuất, chất lượng và hiệu quả công việc. Đặc biệt, một số Bộ ngành và địa phương bước đầu cũng đã nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào việc xây dựng một số quy trình xử lý công việc, trong đó có những quy trình thuộc nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư. Chẳng hạn, cơ quan Bộ Công nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn này để xây dựng “Quy trình quản lý tài liệu”, “ Quy trình quản lý hồ sơ”…Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng đã áp dụng tiêu chuẩn để xây dựng “Quy trình trình ký, phát hành và lưu văn bản”, “Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”; Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng đã xây dựng “Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản”, “Quy trình kiểm soát tài liệu”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”; Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã xây dựng “Quy trình xử lý văn bản và quản lý tài liệu”... Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để xây dựng các quy trình xử lý công việc nói chung và liên quan đến công tác văn thư nói riêng không những nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà còn cho thấy rõ trách nhiệm cũng năng lực thực hiện của mỗi cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến quá trình xử lý công việc.

Để nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan nhà nước đáp ứng yêu cầu của tình hình mới, ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg quy định về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là xây dựng và thực hiện hệ thống các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ.

Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động văn thư, lưu trữ thì việc nghiên cứu áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không chỉ là một đòi hỏi cấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có tính khả thi cao như thực tế đã chứng minh. Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 không chỉ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan, tổ chức; khắc phục những thiếu sót và hạn chế trong hoạt động văn thư, lưu trữ mà còn góp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành chính mà trước hết là thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.



II. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ

II.1 Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng.

II.2. Yêu cầu:

Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:



a). Yêu cầu chung:

- Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ;

- Phải có quy chế văn thư, lưu trữ;

- Phải có nguồn nhân lực thực hiện;

- Phải có cơ sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ, văn phòng phẩm).

b) Yêu cầu cụ thể

- Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế phù hợp với nguyên tắc “viết những gì cần làm, làm những gì đã viết”.

- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân tham gia vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm soát được công việc mà nó còn là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.

- Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện.



II. 3 Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào ông tác văn thư, lưu trữ

Đối với công tác văn thư


Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường);

- Quy trình quản lý văn bản đi;

- Quy trình quản lý văn bản đến;

- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;

- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;

- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…


Đối với công tác lưu trữ


Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;

- Quy trình phân loại tài liệu;

- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…);

- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Quy trình tu bổ tài liệu;

- Quy trình vệ sinh tài liệu;

- Quy trình khử trùng tài liệu;

- Quy trình khử a xít cho tài liệu;

- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp Micrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…).

II. 4. Trình tự tiến hành


Để xây dựng quy trình xử lý công việc thuộc nội dung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ một cách chính xác theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện những bước cơ bản sau:

a) Xác định tên gọi của quy trình;

b) Xác định mục đích xây dựng quy trình;

c) Xác định phạm vi áp dụng;

d) Xác định tài liệu có liên quan đến quy trình (Sổ tay chất lượng, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn…);

đ) Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc các cụm từ viết tắt cần diễn giải;

e) Xác định nội dung công việc và trình tự công việc (mô tả ở dạng lưu đồ hoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai) và trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân liên quan đến việc thực hiện quy trình;

g) Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện quy trình để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ;

h) Xác định phụ lục đính kèm (Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn bản hoặc sổ sách cần sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình)

III. Thuận lợi và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ

1. Thuận lợi:

Thứ nhất: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, nhất là tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên soạn và phổ biến trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet. Đồng thời, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn này đã được triển khai thực hiện không chỉ ở các doanh nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm mà bước đầu đã được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước để nâng cao chất lượng phục vụ. Kinh nghiệm trong việc áp dụng ISO 9000 của các doanh nghiệp như Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty Dệt May Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty Tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty In hàng không, Nhà máy Chế biến thực phẩm Đồng Văn (Hà Nam)…và nhất là của các cơ quan hành chính nhà nước như Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng; Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà; Văn phòng UBND Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh; Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn…là những bài học quý giúp chúng ta vượt qua trở ngại, khó khăn trong quá trình xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.

Thứ hai: Áp dụng TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ cũng là nhu cầu cấp bách đối với các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình. Bởi vì, theo quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thì đến năm 2010, các cơ quan hành chính nhà nước phải hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Và do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn này vào trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ không chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo mà còn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, công chức, viên chức nói chung và của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng.

Thứ ba: Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học để nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ là hoàn toàn phù hợp với chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước trong việc phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động thực tiễn cũng như bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc của nhân dân ta.

2. Khó khăn, thách thức

Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ có thể vấp phải một số khó khăn, vướng mắc sau:



Một là việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Cho nên có thể hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ và có thể phải chịu áp lực về tâm lý vì phải làm việc theo quy trình và quyền lực của một số cá nhân có liên quan bị hạn chế. Vì vậy, cần phải có cam kết của lãnh đạo và quyết tâm cao của công chức, viên chức thừa hành thì việc áp dụng tiêu chuẩn này mới có thể thành công.

Hai là mặc dù trong những năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu biên soạn trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và tự mình ban hành nhiều văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các nghị định, quyết định, thông tư hướng dẫn thi hành nhưng hệ thống quản lý văn bản nhìn chung vẫn còn thiếu nhất là những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về văn thư lưu trữ. Chính cơ sở pháp lý chưa đầy đủ và thiếu đồng bộ là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ.

Ba là những khó khăn về kinh phí vì phải chi phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá và cấp chứng chỉ và cho mua sắm các máy móc, thiết bị cần thiết.

Bốn là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như ở các cơ quan, tổ chức chưa được chuẩn bị sẵn sàng cho việc này. Đội ngũ cán bộ còn thiếu và chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức về TCVN ISO 9001:2000 và tin học cũng là khó khăn và thách thức lớn cho việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ.

IV. Một số kiến nghị

Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ chúng tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:

1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào trong công tác này.

2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành để trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn. Ban hoặc Tổ này có thành phần là những chuyên gia về tiêu chuẩn và những nhà chuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một Chương trình tổng thể dài hạn và kế hoạch biên soạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng năm cụ thể. Chương trình và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai một cách có hiệu quả.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng hình thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng giải quyết công việc…;



5. Tăng cường kinh phí và cơ sở vật chất cho việc xây dựng và thực hiện quy trình xử lý công việc trong công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.

Tóm lại: việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 là một tất yếu nhất là trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay. Để việc áp dụng tiêu chuẩn này thành công trong công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức có liên quan mà trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo và sự nỗ lực cố gắng của mọi cán bộ, công chức, viên chức.










Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương