CÔng tác văn thư LƯu trữ VỚi việC Áp dụng hệ thống quản lý chất lưỢng tcvn iso 9001: 2000 ts. Nguyễn Lệ Nhung

Đối với công tác lưu trữ

- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;

- Quy trình phân loại tài liệu;

- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…);

- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Quy trình tu bổ tài liệu;

- Quy trình vệ sinh tài liệu;

- Quy trình khử trùng tài liệu;

- Quy trình khử a xít cho tài liệu;

- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp Micrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…).

II. 4. Trình tự tiến hành

a) Xác định tên gọi của quy trình;

b) Xác định mục đích xây dựng quy trình;

c) Xác định phạm vi áp dụng;

d) Xác định tài liệu có liên quan đến quy trình (Sổ tay chất lượng, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn…);

đ) Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc các cụm từ viết tắt cần diễn giải;

e) Xác định nội dung công việc và trình tự công việc (mô tả ở dạng lưu đồ hoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai) và trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân liên quan đến việc thực hiện quy trình;

g) Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện quy trình để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ;

h) Xác định phụ lục đính kèm (Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn bản hoặc sổ sách cần sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình)

III. Thuận lợi và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ

1. Thuận lợi:

Thứ nhất: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, nhất là tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên soạn và phổ biến trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet. Đồng thời, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn này đã được triển khai thực hiện không chỉ ở các doanh nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm mà bước đầu đã được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước để nâng cao chất lượng phục vụ. Kinh nghiệm trong việc áp dụng ISO 9000 của các doanh nghiệp như Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty Dệt May Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty Tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty In hàng không, Nhà máy Chế biến thực phẩm Đồng Văn (Hà Nam)…và nhất là của các cơ quan hành chính nhà nước như Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng; Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà; Văn phòng UBND Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh; Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn…là những bài học quý giúp chúng ta vượt qua trở ngại, khó khăn trong quá trình xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.

Thứ hai: Áp dụng TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ cũng là nhu cầu cấp bách đối với các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình. Bởi vì, theo quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thì đến năm 2010, các cơ quan hành chính nhà nước phải hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Và do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn này vào trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ không chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo mà còn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, công chức, viên chức nói chung và của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng.

Thứ ba: Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học để nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ là hoàn toàn phù hợp với chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước trong việc phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động thực tiễn cũng như bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc của nhân dân ta.

2. Khó khăn, thách thức

Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ có thể vấp phải một số khó khăn, vướng mắc sau:

Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ chúng tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:

1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào trong công tác này.

2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể là hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành để trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

3. Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn. Ban hoặc Tổ này có thành phần là những chuyên gia về tiêu chuẩn và những nhà chuyên môn giỏi về văn thư, lưu trữ để hoạch định ra một Chương trình tổng thể dài hạn và kế hoạch biên soạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ trong từng năm cụ thể. Chương trình và Kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai một cách có hiệu quả.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng hình thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng giải quyết công việc…;