CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam sở XÂy dựng độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 66 /QĐ-SXD Vĩnh Long, ngày 31 tháng 3 năm 2016

Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

tại Sở Xây dựng tỉnh Vĩnh Long

GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG VĨNH LONG

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 25/2015/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2015 của UBND tỉnh Vĩnh Long về việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long;

Căn cứ Quyết định số 22/2009/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2009 của UBND tỉnh Vĩnh Long về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy Sở Xây dựng tỉnh Vĩnh Long;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Xây dựng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Sở Xây dựng Vĩnh Long.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 101/QĐ-SXD, ngày 29 tháng 11 năm 2006 của Sở Xây dựng ban hành Quy chế về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính cho tổ chức, cá nhân tại Sở Xây dựng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở, Trưởng các phòng chuyên môn, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Sở và cán bộ, công chức, viên chức Sở Xây dựng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC

- Như Điều 3;

- UBND tỉnh; ( Đã ký)

- Sở Tư pháp;

- Sở Nội vụ; ĐOÀN THANH BÌNH

- Website Sở XD;

- Lưu: VT, VP.


QUY CHẾ
Về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính cho tổ chức, cá nhân tại Sở Xây dựng 

(ban hành kèm theo Quyết định số 66 /QĐ-SXD, ngày 31 tháng 3 năm 2016 của Sở Xây dựng Vĩnh Long)

4. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một phòng chuyên môn (trừ trường hợp tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ chưa đảm bảo theo quy định).

1. Thành phần, số lượng hồ sơ, thời gian giải quyết và hẹn trả kết quả đối với thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông được thực hiện theo đúng quy định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành quyết định công bố Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết, tham mưu giải quyết của Sở Xây dựng.

2. Đối với hồ sơ thực hiện cơ chế một cửa liên thông: Thời gian hẹn trả kết quả là tổng thời gian để giải quyết thủ tục hành chính tại Sở Xây dựng và thời gian thực hiện chuyển giải quyết hồ sơ, trả kết quả giữa các cơ quan hành chính.

Điều 7. Thời gian làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Sở Xây dựng tổ chức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính trong tất cả các ngày làm việc từ Thứ hai đến Thứ sáu trong tuần và tổ chức tiếp nhận hồ sơ vào buổi sáng ngày thứ bảy (trừ ngày nghỉ lễ, ngày tết theo quy định).

Thời gian làm việc: 
- Buổi sáng: Từ 07 giờ đến 11 giờ; 
- Buổi chiều: Từ 13 giờ đến 17 giờ.

Điều 8. Tiếp nhận hồ sơ

1. Nơi tiếp nhận hồ sơ: Đối với thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thì đầu mối tiếp nhận hồ sơ là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Xây dựng.

2. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chính nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Xây dựng để tham mưu giải quyết.

3. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét kỹ hồ sơ của tổ chức, cá nhân:

a) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Xây dựng thì hướng dẫn đầy đủ để tổ chức, cá nhân đến cơ quan khác có thẩm quyền giải quyết theo quy định.  

b) Đối với trường hợp hồ sơ qua kiểm tra phát hiện thủ tục không đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu hướng dẫn (theo mẫu Phụ lục 01 kèm theo Quy chế này) ghi rõ nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung để tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Việc hướng dẫn được thực hiện đầy đủ một lần theo đúng thủ tục hành chính đã quy định. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với Phòng chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc để hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân thực hiện (trường hợp cần thiết phòng chuyên môn có trách nhiệm cử công chức đến bộ phận tiếp nhận và giao trả kết quả để hướng dẫn trực tiếp, việc hướng dẫn phải lập Phiếu hướng dẫn theo quy định).  

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì tiếp nhận và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ (theo mẫu Phụ lục 02 kèm theo Quy chế này) cho tổ chức, cá nhân. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin hồ sơ vào sổ theo dõi (theo mẫu Phụ lục 03 kèm theo Quy chế này) hoặc phần mềm điện tử để quản lý, theo dõi về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính.

4. Cán bộ, công chức không được tự ý yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp thêm thành phần, số lượng hồ sơ, yêu cầu thực hiện thêm các quy trình không đúng quy định. Việc phòng chuyên môn yêu cầu tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh, bổ sung hồ sơ phải thực hiện bằng văn bản và chuyển Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả không được từ chối tiếp nhận hồ sơ mà không có lý do chính đáng. Trường hợp công chức khi tiếp nhận hồ sơ có sai sót từ hai (02) lần trở lên đối với một hồ sơ mà không có lý do chính đáng thì phải có văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập Phiếu kiểm soát theo dõi xử lý hồ sơ công việc (theo mẫu Phụ lục 04 kèm theo Quy chế này) và chuyển hồ sơ cho các Phòng chuyên môn trong ngày, đối với các hồ sơ nhận sau 15 giờ chuyển chậm nhất vào buổi sáng ngày làm việc kế tiếp.

2. Phòng chuyên môn có thẩm quyền thụ lý giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:

a) Tiếp nhận hồ sơ do bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến để thụ lý;

- Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức được phân công hoàn chỉnh hồ sơ, dự thảo kết quả, trình lãnh đạo phòng xem xét, trình BGĐ Sở quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

- Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo lãnh đạo phòng phân công thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết;

+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định hoàn chỉnh hồ sơ, trình lãnh đạo phòng xem xét, trình BGĐ Sở quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Trong thời hạn theo quy định của pháp luật đối với từng loại hồ sơ hành chính, Phòng chuyên môn phải lập văn bản nêu rõ lý do hồ sơ chưa đủ điều kiện, nội dung cần điều chỉnh, bổ sung gửi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định. Thời gian mà phòng chuyên môn đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ. Công chức Phòng chuyên môn tham mưu trả lại hồ sơ từ hai (02) lần trở lên đối với một hồ sơ do nội dung hướng dẫn không đầy đủ, rõ ràng thì phải có văn bản xin lỗi gửi đến tổ chức, cá nhân theo quy định.

3. Đối với các thủ tục hành chính trình Ủy ban nhân dân tỉnh ký giải quyết:

Sau khi có kết quả thẩm định hồ sơ, Phòng chuyên môn chuyển hồ sơ đến bộ phận một cửa thuộc Văn phòng UBND tỉnh để trình giải quyết theo quy định; thời gian luân chuyển một (01) ngày làm việc, đồng thời gửi kết quả thẩm định và mức thu phí, lệ phí (nếu có) đến Văn phòng để ra thông báo. Sau khi có kết quả của UBND tỉnh bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Xây dựng nhận kết quả để phát hành và thu phí, lệ phí (nếu có).

1. Phòng chuyên môn tổ chức thẩm định, tham mưu xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo Sở ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ theo thời hạn quy định. Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân có liên quan đến trách nhiệm giải quyết của các bộ phận khác trong cơ quan thì Phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn có liên quan cùng xử lý hồ sơ; bộ phận chuyên môn được yêu cầu phối hợp phải cử công chức phối hợp thực hiện. Thời gian phối hợp xử lý đối với hồ sơ quy hoạch và hồ sơ góp ý thiết kế cơ sở là 5 ngày làm việc; hồ sơ cấp phép xây dựng là 3 ngày làm việc.

2. Đối với các hồ sơ theo quy định phải kiểm tra thực tế trước khi giải quyết, thì công chức Phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo Phòng. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra và biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.

3. Đối với hồ sơ thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông:

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, phòng chuyên môn tham mưu lập văn bản trình lãnh đạo Sở ký gửi lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan (trong văn bản phải ghi rõ thời gian phối hợp thực hiện thủ tục hành chính). Phòng chuyên môn chuyển văn bản kèm theo hồ sơ (nếu có quy định gửi kèm hồ sơ) đến cơ quan phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian quy định;

- Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, phòng chuyên môn thẩm định và hoàn thành hồ sơ, dự thảo kết quả trình lãnh đạo Sở ký và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp quá thời hạn nêu trong văn bản lấy ý kiến mà cơ quan phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông không có văn bản trả lời, phòng chuyên môn sẽ tiếp tục thực hiện quy trình thụ lý, tham mưu giải quyết hồ sơ theo quy định.

4. Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết Phòng chuyên môn tham mưu lập Thông báo bằng văn bản trình lãnh đạo Sở ký trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân, trong văn bản phải nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ, sau đó chuyển hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, để trả cho tổ chức, cá nhân (ngày thông báo trả hồ sơ được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ). Thời hạn thông báo trả hồ sơ phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

1. Sau khi nhận kết quả từ các Phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật ngày có kết quả giải quyết vào sổ theo dõi hoặc phần mềm. Trường hợp hồ sơ có kết quả giải quyết trước thời hạn trả kết quả thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kịp thời liên hệ với tổ chức, cá nhân để nhận kết quả.

2. Trường hợp hồ sơ đã đến ngày hẹn trả kết quả nhưng vẫn chưa có kết quả giải quyết thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả yêu cầu Phòng chuyên môn có liên quan giải trình nguyên nhân chậm trễ bằng văn bản (đồng thời phải xin lỗi tổ chức, cá nhân nếu việc chậm trễ thuộc trách nhiệm chủ quan của công chức thụ lý; trường hợp hồ sơ chậm trễ có lý do chính đáng thì phải nêu rõ lý do) gửi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thông báo lại cho tổ chức, cá nhân biết và hẹn lại thời gian trả kết quả. Thời gian hẹn lại ngày trả kết quả không quá một phần ba (1/3) thời gian quy định của thủ tục hành chính đó. Nếu hồ sơ đã hẹn lại thời gian trả kết quả nhưng công chức trực tiếp xử lý hồ sơ vẫn tiếp tục giải quyết trễ hẹn mà không có lý do chính đáng thì tuỳ theo mức độ vi phạm phải bị xem xét xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Trước khi trả kết quả, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân thực hiện các nghĩa vụ tài chính, đóng các khoản phí và lệ phí (nếu có); đồng thời, thu lại Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, các giấy tờ bản gốc chuyển cho các Phòng chuyên môn (đối với những thủ tục hành chính theo quy định phải thu lại các bản gốc trước khi trả kết quả).

1. Chánh Văn phòng, Trưởng các Phòng chuyên môn, Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức Sở Xây dựng có trách nhiệm thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc hoặc có sự thay đổi từ các quy định của Nhà nước thì Văn phòng Sở phối hợp với Phòng chuyên môn, các đơn vị có liên quan báo cáo Giám đốc để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật và thực tế của địa phương.

2. Căn cứ các thủ tục hành chính đã được Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quyết định công bố Bộ thủ tục hành chính (gồm các thủ tục hành chính đã công bố, công bố mới và sửa đổi, bổ sung) thuộc thẩm quyền giải quyết, tham mưu giải quyết và phối hợp giải quyết của Sở Xây dựng, Văn phòng Sở chủ trì phối hợp với các Phòng chuyên môn để rà soát đưa vào thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo đúng quy định. Niêm yết công khai danh mục các thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Xây dựng.

3. Thực hiện niêm yết công khai các quy định về quy trình, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, biểu mẫu, tờ khai, mức thu phí, lệ phí đối với từng loại hồ sơ công việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và trên Trang thông tin điện tử của Sở Xây dựng; mở sổ góp ý, hộp thư góp ý.