CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ NỘI VỤ	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 1478/QĐ-SNV	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 10 năm 2011

Về ban hành Quy chế khai thác và sử dụng hồ sơ,

tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Quyết định số 28/2009/QĐ-UBND ngày 03 tháng 4 năm 2009 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Nội vụ, Trưởng các phòng chuyên môn, Thủ trưởng cơ quan có liên quan và cán bộ, công chức thuộc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban Thi đua - Khen thưởng; - Ban Tôn giáo - Dân tộc; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ; - Lưu: VT, H.

GIÁM ĐỐC (Đã ký và đóng dấu) Đặng Công Luận

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

tại Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Quy chế này quy định việc khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với cán bộ, công chức và người lao động (sau đây gọi chung là cán bộ, công chức) thuộc Sở Nội vụ để phục vụ cho công tác chuyên môn của đơn vị.

1. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác. Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

2. Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ, có giá trị pháp lý về mặt quản lý nhà nước; được lựa chọn và quản lý tập trung thống nhất tại kho lưu trữ của Sở Nội vụ để phục vụ cho việc nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước và các hoạt động thực tiễn khác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ.
Chương II
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Lãnh đạo Sở Nội vụ hoặc Chánh Văn phòng cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường trong hạn định và sử dụng tài liệu lưu trữ trong tình trạng bảo mật theo từng lĩnh vực công tác.

1. Giúp Giám đốc Sở quản lý toàn diện công tác lưu trữ; quyết định lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và chỉnh lý loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở.

2. Tham mưu cho Giám đốc Sở phê duyệt Danh mục hồ sơ hàng năm.

3. Duyệt phiếu trình xin ý kiến lãnh đạo Sở về đề nghị mượn hồ sơ của cán bộ, công chức đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật và tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

4. Đề xuất với Giám đốc Sở xem xét khen thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật cá nhân có sai phạm trong việc khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ.

Điều 5. Trách nhiệm của công chức quản lý kho lưu trữ

1. Làm việc công tâm, không gây phiền hà cho cán bộ, công chức khi đến khai thác tài liệu tại kho lưu trữ của Sở.

2. Chịu trách nhiệm việc lưu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu của Sở theo chức năng nhiệm vụ.

3. Đối với các hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu mật chưa được phép công bố thì không được tự ý cung cấp hoặc cho mượn dưới mọi hình thức mà phải xin ý kiến của Lãnh đạo Sở Nội vụ hoặc Chánh Văn phòng.

4. Báo cáo việc thực hiện chế độ lưu trữ hiện hành theo quy định của Nhà nước.

5. Báo cáo định kỳ vào ngày 31/12 hàng năm bằng văn bản về việc khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cán bộ, công chức thuộc Sở cho Giám đốc Sở và Chánh Văn phòng.

6. Tham mưu việc đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ tại kho.

7. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở Nội vụ và Chánh Văn phòng phân công.

1. Khi đến nghiên cứu, tra tìm tài liệu tại kho lưu trữ của Sở; cán bộ, công chức không được hút thuốc lá; không mang các vật liệu dễ gây cháy nổ vào kho lưu trữ; không được gây ồn ào; không làm hư hỏng, thay đổi nội dung thành phần hồ sơ, gạch xóa, đánh dấu vào tài liệu. Khi muốn photo hồ sơ gốc phải làm phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ - tài liệu (theo mẫu đính kèm) có ý kiến đồng ý của Chánh Văn phòng và Trưởng phòng phụ trách, đồng thời ký nhận vào sổ cho mượn tài liệu để công chức quản lý kho photo phục vụ khai thác theo đúng quy định.

2. Trường hợp cán bộ, công chức mượn hồ sơ gốc ra khỏi kho lưu trữ Sở Nội vụ, công chức quản lý kho lưu trữ phải đánh số tờ đầy đủ và ghi vào sổ, phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ - tài liệu (hạn chế cho mượn bằng hình thức này), khi hồ sơ hoàn trả về kho lưu trữ thì công chức phụ trách kho lưu trữ phải kiểm tra lại xem có đầy đủ như khi mượn hay không, xóa trong sổ cho mượn tài liệu và cất vào kho trong ngày, công chức phụ trách kho lưu trữ có nhiệm vụ nhắc nhở cán bộ, công chức mượn hồ sơ gốc trả hồ sơ đúng thời hạn quy định được ghi trong phiếu yêu cầu (từ 03 - 07 ngày), cán bộ, công chức các đơn vị thuộc Sở chỉ được phép khai thác hồ sơ gốc thuộc lĩnh vực mình phụ trách, không được mượn hồ sơ không thuộc lĩnh vực phụ trách (trừ trường hợp hồ sơ có liên quan đến công việc đang thụ lý giải quyết). Các trường hợp cho mượn hồ sơ gốc ra khỏi Sở phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng.

3. Tất cả các hình thức khai thác tài liệu tại kho lưu trữ của Sở phải được đăng ký vào sổ cho mượn tài liệu.

1. Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng cho phép khai thác, sử dụng tài liệu nào thì cho phép sao y bản chính tài liệu đó.

2. Chỉ cho phép sao y bản chính tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ.
Chương III

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 8. Khen thưởng

Trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ, các cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước:

1. Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ bảo quản an toàn phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, đánh tráo tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ …

Cán bộ, công chức có hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, đánh tráo tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ … thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(Đính kèm theo Quyết định số 1478/QĐ-SNV ngày 07 tháng 10 năm 2011

của Giám đốc Sở Nội vụ về ban hành Quy chế khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

Họ và tên người mượn tài liệu:

Đơn vị công tác:

Ngày mượn: Ngày trả:

Hình thức mượn: Hồ sơ gốc ( ) Số tờ: Photo: ( )

Số - ký hiệu	Ngày ban hành	Trích yếu

Ý kiến của Trưởng phòng phụ trách

Ý kiến của Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng

Người mượn

Каталог: layouts -> lacvietbio -> fckUpload
fckUpload -> KẾ hoạch tổ chức hoạt động kỷ niệm các ngày Lễ lớn trong 6 tháng cuối năm 2012 tại thành phố Hồ Chí Minh
fckUpload -> CHỈ thị SỐ 51-ct/tw ngàY 04-01-2016 CỦa bộ chính trị Về lãnh đạo cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016-2021
fckUpload -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam
fckUpload -> QuyếT ĐỊnh về ban hành Quy chế đánh số và gắn biển số nhà trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
fckUpload -> Độc lập Tự do Hạnh phúc SỞ NỘi vụ
fckUpload -> ĐOÀn tncs hồ chí minh ban chấp hành trung ưƠNG
fckUpload -> HƯỚng dẫn về xử lý sai phạm trong việc thu phí, lệ phí
fckUpload -> Ban thưỜng trực số: 1209

tải về 42.03 Kb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: