CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do Hạnh phúc

BÁO CÁO

Để chuẩn bị hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền theo quy định về thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Bộ Nội vụ đã có Công văn số 1324/BNV-PC ngày 07 tháng 5 năm 2009 gửi các Bộ, ngành, đoàn thể trung ương, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc xin ý kiến dự thảo Luật Lưu trữ.

Tính đến ngày 30 tháng 7 năm 2009, Bộ Nội vụ đã nhận được 103 văn bản góp ý, trong đó có 29 văn bản của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 50 văn bản của địa phương; 15 văn bản của các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và tổ chức hành chính sự nghiệp; 6 văn bản của các chuyên gia, nhà khoa học và 3 văn bản của đối tượng khác.

Trên cơ sở các ý kiến đóng góp (các bản chụp đính kèm văn bản này), Bộ Nội vụ tổng hợp các ý kiến đóng góp đối với Dự thảo Luật Lưu trữ.

Về cơ bản, các ý kiến đều thống nhất cao về sự cần thiết ban hành Luật Lưu trữ và nội dung Dự thảo, trong đó có 12 ý kiến hoàn toàn nhất trí.

Các ý kiến đóng góp tập trung vào những vấn đề sau:

Dự thảo đã tiếp thu bổ sung giải thích các khái niệm: “Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam”, “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”, “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”; “công tác lưu trữ”; “hồ sơ”; “lập hồ sơ”; “thu thập tài liệu lưu trữ”; “Danh mục nguồn nộp lưu”; “thời hạn nộp lưu tài liệu”; “chỉnh lý tài liệu”; “xác định giá trị tài liệu”; “bảo quản tài liệu lưu trữ”; “bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ”; “sử dụng tài liệu lưu trư”; đồng thời sửa đổi làm rõ hơn các khái niệm: “Lưu trữ cơ quan”; “Lưu trữ lịch sử”.

Đối với một số ý kiến đề nghị bổ sung giải thích các khái niệm: “tài liệu”; “tài liệu hành chính”; “tài liệu có giá trị”; “tài liệu hết giá trị”; “bản gốc”; “bản chính”; “đăng ký thống kê”; “tu bổ, phục chế tài liệu”, Ban soạn thảo thấy rằng các khái niệm trên không mấy khó hiểu nên không cần thiết phải giải thích.

Có ý kiến cho rằng “hoạt động lưu trữ” không phải đặc thù của từ ngữ chuyên ngành và nên sử dụng khái niệm “công tác lưu trữ” thay cho “hoạt động lưu trữ”. Ban soạn thảo thấy rằng trong các văn bản pháp luật trước đây về lưu trữ thường chỉ dùng “công tác lưu trữ” vì công tác này chỉ có trong hoạt động của bộ máy các cơ quan nhà nước, nay lưu trữ là hoạt động đang được xã hội hoá, được thực hiện không chỉ ở các cơ quan, tổ chức nhà nước, mà khá phổ biến ở các tổ chức tư nhân và cá nhân. Như vậy, khái niệm “hoạt động lưu trữ” được hiểu rộng hơn “công tác lưu trữ” nên cần giải thích để rõ phạm vi phù hợp với từng nội dung mà Dự thảo Luật điều chỉnh.

Về khái niệm “Lưu trữ hiện hành” được dùng trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, nay được gọi là “Lưu trữ cơ quan” để dễ hiểu hơn.

2. Nguyên tắc quản lý lưu trữ

Ban soạn thảo tiếp thu một số ý kiến, trong đó có Bộ Tư pháp, đã bỏ cụm từ “công tác lưu trữ đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng”.

Ban soạn thảo tiếp thu ý kiến của Nguyên Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh và Văn phòng Trung ương Đảng đã sửa đổi, quy định: “Nhà nước bảo đảm ngân sách, nguồn nhân lực và các điều kiện khác đáp ứng yêu cầu bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và hiện đại hoá công tác lưu trữ”.

Tiếp thu các ý kiến đóng góp của Văn phòng Chủ tịch nước và Bộ Tư pháp, Dự thảo Luật đã được chỉnh sửa theo hướng làm rõ hơn các quyền lợi của người hiến tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm là “được Nhà nước khen thưởng về vật chất và tinh thần theo quy định của pháp luật”.

Các khoản 3, 4, 6 đã được tiếp thu viết rõ các hành vi bị cấm là đối với tài liệu lưu trữ “công” hay “tư”.

Một số ý kiến đề nghị bổ sung thêm các hành vi bị cấm như: sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích hoạt động trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân; thiếu tinh thần trách nhiệm trong việc quản lý tài liệu lưu trữ. Ban soạn thảo thấy rằng các hành vi nêu trên rất chung, không cụ thể nên sẽ khó thực hiện nên giữ như Dự thảo là chỉ quy định một số hành vi cụ thể, điển hình trong hoạt động lưu trữ.

II. CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Lập và quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, tổ chức

- Dự thảo đã bổ sung quy định “Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan khi chuyển công tác sang cơ quan khác” theo đề nghị của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

- Tiếp thu ý kiến đề nghị của Bộ Tư pháp: giao Bộ Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, tổ chức.

2. Xác định giá trị tài liệu

Dự thảo đã tiếp thu ý kiến bổ sung các quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quy định thời hạn bảo quản và tổ chức xác định giá trị tài liệu; về Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu tại cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp và vai trò của Hội đồng trong việc thẩm định Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Một số ý kiến đề nghị bổ sung quy định về các tiêu chí chung để đánh giá tài liệu hết giá trị và thủ tục huỷ tài liệu hết giá trị; thẩm quyền quyết định và quy trình tiến hành xác định giá trị tài liệu, huỷ tài liệu hết giá trị. Ban soạn thảo thấy rằng vấn đề xác định giá trị tài liệu có nội dung rất chuyên sâu về nghiệp vụ, trong đó có các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học, do vậy Luật chỉ quy định về trách nhiệm, thẩm quyền, thủ tục cơ bản, cụ thể hơn giao Bộ Nội vụ quy định.

3. Thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử

- Một số ý kiến đề nghị làm rõ thẩm quyền thu tài liệu về hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các Lãnh đạo chủ chốt của Đảng đồng thời là người đứng đầu các cơ quan nhà nước; các nhân vật lịch sử tiêu biểu ở cấp tỉnh, huyện có ảnh hưởng lớn tầm Quốc gia.

Ý kiến Ban soạn thảo như sau: Đây là vấn đề thuộc về chuyên môn mang tính nguyên tắc trong tổ chức, phân loại tài liệu lưu trữ, với yêu cầu là tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nào thì không được phân tán, xé lẻ, làm què cụt, mất tính toàn vẹn, từ đó làm giảm giá trị vốn có của khối tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Chủ tịch Hồ Chí Minh, các Lãnh đạo chủ chốt của Đảng đồng thời là người đứng đầu các cơ quan nhà nước, các nhân vật lịch sử tiêu biểu ở cấp tỉnh, huyện…là những người hoạt động trên nhiều lĩnh vực, ở nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau; nhưng khi tài liệu về hoạt động của họ hình thành ở cơ quan, tổ chức nào thì phải được bảo quản trong khối tài liệu của cơ quan, tổ chức đó. Như vậy có nghĩa là, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử nào thì tài liệu về hoạt động của các cá nhân nói trên cũng được nộp lưu cùng với tài liệu của cơ quan, tổ chức đó. Còn việc sưu tầm tài liệu lưu trữ tư của cá nhân thì hoàn toàn theo nguyện vọng của chủ sở hữu muốn hiến tặng, ký gửi, bán cho Lưu trữ lịch sử bất kỳ. Do vấn đề mang tính chuyên môn sâu nên không thể quy định một cách cụ thể trong Luật.

- Có ý kiến đề nghị làm rõ tiêu chuẩn để xác định “nhân vật lịch sử, tiêu biểu” khi quy định thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử. Đây cũng là một tiêu chuẩn chỉ có thể được xác định trong thực tế với trường hợp cụ thể.

- Bộ Công an đề nghị bổ sung quy định Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức của ngành ở địa phương vì hai lực lượng này có tính đặc thù riêng và quản lý nhà nước theo ngành dọc. Ban soạn thảo cho rằng đề nghị trên là không hợp lý, vì như vậy Phông lưu trữ quốc gia sẽ bị phân tán, không được quản lý tập trung, thống nhất đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng của toàn xã hội; hơn nữa, tài liệu của các ngành này ở địa phương, phản ánh hoạt động của địa phương nên cần được bảo quản ở địa phương để phục vụ chủ yếu nhu cầu của địa phương.

- Có ý kiến đề nghị quy định các cơ quan trung ương có trụ sở làm việc tại địa phương phải nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử địa phương. Vấn đề này không mang tính khả thi vì các Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương cũng có đặt tại các khu vực để thu tài liệu của các cơ quan này.

- Một số ý kiến đề nghị xem xét lại quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ở địa phương. Vấn đề này đã được Ban soạn thảo nghiên cứu qua tổng kết thực tiễn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và thấy rằng: quy định các cơ quan, tổ chức ở địa phương nộp lưu tài liệu sau 5 năm là quá ngắn vì 5 năm là một nhiệm kỳ HĐND và UBND nên tài liệu của nhiệm kỳ trước còn phải được nhiệm kỳ sau sử dụng thường xuyên; hơn nữa sau 5 năm tài liệu hầu như chưa được sắp xếp chỉnh lý nên chưa đủ điều kiện để nộp lưu. Dự thảo Luật cũng quy định có hướng mở là “trong thời hạn 10 năm” để nếu cơ quan nào đã chuẩn bị tốt tài liệu và muốn nộp lưu thì vẫn đúng quy định.

- Có ý kiến cho rằng thời gian nộp tài liệu nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ chưa phù hợp với Luật Khoa học và Công nghệ; đối với tài liệu phim, ảnh, ghi âm không phù hợp với Luật Điện ảnh. Dự thảo đã quy định theo hướng mở là “trong thời hạn…năm kể từ khi kết thúc công việc” nên không có gì trái với các luật trên.

5. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp nhà nước phá sản hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu

Tiếp thu các ý kiến đóng góp, Dự thảo đã quy định cụ thể hơn những yêu cầu cơ bản về quản lý tài liệu lưu trữ trong các trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản.

Dự thảo đã được tiếp thu ý kiến quy định về thẩm quyền cho phép, thời gian được phép tiếp cận tài liệu hạn chế sử dụng; việc giải mật với tài liệu đóng dấu mật trước khi nộp lưu; định kỳ rà soát, giải mật, công bố tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục bí mật nhà nước được phép khai thác, sử dụng.

Về chứng thực lưu trữ: Sở Nội vụ TP Hà Nội cho rằng chỉ nên quy định bản sao được chứng thực lưu trữ không phải đối chiếu với bản chính. Về vấn đề này, luật pháp về lưu trữ của nước ngoài đều quy định bản chứng thực lưu trữ có giá trị pháp lý trước toà. Để bảo đảm tính chặt chẽ của quy định này, Dự thảo giao Bộ trưởng Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Tư pháp quy định việc chứng thực lưu trữ.

Văn phòng TW Đảng đề nghị bỏ cụm từ “bảo tàng, thư viện và các cơ quan khác” khi quy định trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, trách nhiệm này không chỉ đối với Lưu trữ lịch sử, mà đối với cả bảo tàng, thư viện và các cơ quan đang bảo quản tài liệu lưu trữ để bảo đảm quyền được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ.

Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp đề nghị bổ sung nhiệm vụ “Quản lý, cấp phép hoạt động lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân” để thống nhất với dự thảo về xã hội hoá hoạt động lưu trữ. Tuy nhiên, các hoạt động lưu trữ quy định tại Điều 32 của Dự thảo hiện nay đang được quản lý, cấp phép theo luật pháp hiện hành như Luật Doanh nghiệp, Luật Thương mại, Luật Khoa học công nghệ…nên không cần thiết thêm cơ quan quản lý, cấp phép các hoạt động lưu trữ. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ là thanh tra, kiểm tra các quy định pháp luật về lưu trữ để bảo đảm chất lượng dịch vụ theo yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ.

a) Tổ chức Lưu trữ lịch sử để quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Có 2 loại ý kiến như sau:

- Ý kiến thứ nhất: lập Lưu trữ lịch sử tại Văn phòng Trung ương Đảng;

- Ý kiến thứ hai: tài liệu lưu trữ lịch sử của Đảng giao nộp vào Lưu trữ lịch sử các cấp sau 30 năm kể từ khi công việc kết thúc để Nhà nước tập trung quản lý và thuận tiện cho việc khai thác sử dụng của toàn xã hội.

Ban soạn thảo đã tiếp thu chỉnh sửa Khoản 3 Điều 32 như sau: “Hệ thống tổ chức quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định”.

b) Tổ chức Lưu trữ lịch sử tại các Bộ Công an, Quốc phòng, Ngoại giao

Có 2 loại ý kiến như sau:

- Ý kiến thứ nhất: lập Lưu trữ lịch sử chuyên ngành tại các Bộ Công an, Quốc phòng, Ngoại giao vì tài liệu các ngành này có độ mật và giá trị hiện hành kéo dài.

- Ý kiến thứ hai: các ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp sau 30 năm kể từ khi công việc kết thúc, trừ tài liệu mật là hợp lý để tạo điều kiện cho công chúng tiếp cận thông tin đã hết hạn mật.

Ý kiến của Ban soạn thảo: Sau khi gửi Công văn xin ý kiến các cơ quan, tổ chức trung ương và địa phương, Ban soạn thảo đã nghiên cứu, xem xét thực tiễn và thấy rằng ý kiến thứ hai là hợp lý vì: thứ nhất, kế thừa quy định tại Khoản 3 Điều 14 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; thứ hai, thời hạn 30 năm nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là khoảng thời gian dài, đủ để đáp ứng nhu cầu khai thác cho hoạt động hiện hành và giải mật tài liệu, đến lúc đưa ra cho công chúng tiếp cận để phát huy giá trị tài liệu; thứ ba, Lưu trữ lịch sử chỉ thu rất ít những tài liệu có giá trị lịch sử mang tính tổng hợp, điển hình, không thu tài liệu chuyên môn như hồ sơ cảnh sát, hồ sơ an ninh… mang tính vụ việc cụ thể nên những tài liệu chuyên môn vẫn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan để phục vụ cho hoạt động hiện hành của các ngành này.

c) Tổ chức Lưu trữ lịch sử ở địa phương

Có 2 loại ý kiến như sau:

- Ý kiến thứ nhất: lập một Lưu trữ lịch sử ở địa phương tại cấp tỉnh để tập trung bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Đảng và Phông Lưu trữ Nhà nước của cấp tỉnh và cấp huyện;

- Ý kiến thứ hai: giữ như hiện nay là ở địa phương tại cấp tỉnh có Kho lưu trữ tỉnh uỷ và Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ; tại cấp huyện có Kho lưu trữ huyện uỷ và Lưu trữ lịch sử do Phòng Nội vụ quản lý.

Sau khi nghiên cứu thực tế và trao đổi thống nhất tại các buổi hội thảo, Ban soạn thảo tiếp thu chỉnh sửa Khoản 1 Điều 32 như sau: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức tại Trung ương và cấp tỉnh”. Như vậy, tại UBND cấp huyện và ở mỗi cơ quan, tổ chức ở cấp huyện vẫn có Lưu trữ cơ quan để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan; sau thời hạn 10 năm, những tài liệu có giá trị lịch sử của các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện sẽ nộp về Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh. Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp huyện chỉ thực hiện chức năng giúp UBND huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện.

d) Lưu trữ xã

Một số ý kiến đề nghị cụ thể hơn về lưu trữ cấp xã; làm rõ Lưu trữ xã quản lý tài liệu của “các cơ quan, tổ chức cấp xã” là cơ quan, tổ chức nào.

Ý kiến Ban soạn thảo như sau: cấp xã là cấp cơ sở nên tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã (về sinh, tử, gía thú, địa chính...) cần giữ tại chỗ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên ở cấp xã. Tài liệu lưu trữ của cấp xã không phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp trên vì hầu hết những tài liệu quan trọng của cấp xã đã có trong thành phần tài liệu lưu trữ của cấp tỉnh và cấp huyện. Do tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã không nhiều, tài liệu lưu trữ được lựa chọn giữ lại bảo quản chỉ là phần rất nhỏ trong số đó, nên bộ phận lưu trữ đặt tại Văn phòng UBND cấp xã có nhiệm vụ tập trung bảo quản toàn bộ tài liệu lưu trữ nộp lưu từ các cơ quan, đoàn thể ở cấp xã (Khoản 5 Điều 30).

3. Thanh tra chuyên ngành lưu trữ

Dự thảo đã được tiếp thu chỉnh sửa quy định Thanh tra Bộ Nội vụ thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành lưu trữ, trong đó có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kết luận thanh tra và thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo về lưu trữ.

Một số ý kiến đề nghị bổ sung thêm phần chế tài nếu vi phạm hành vi bị cấm, Ban soạn thảo đã tiếp thu và bổ sung thêm một điều ở Chương Quản lý nhà nước về lưu trữ để quy định xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. Tuy nhiên, việc quy định cụ thể các mức xử lý là rất khó vì các hành vi vi phạm về lưu trữ thường xảy ra trong hoạt động hành chính công và có nhiều mức độ, tình tiết khác nhau. Do vậy, sau khi tham khảo các luật khác về điểm này (Luật Di sản văn hoá…), Dự thảo quy định mang tính nguyên tắc về các hình thức xử lý vi phạm về lưu trữ, trong đó giao Chính phủ quy định về xử lý kỷ luật và xử phạt hành chính; việc truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự năm 2000.

Ban soạn thảo tiếp thu ý kiến của Bộ Tài chính đã bổ sung quy định “Các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật”.

Văn phòng Trung ương Đảng, Bộ Ngoại giao, HĐND Thành phố Hà Nội đề nghị: chỉ nên “xã hội hoá một số dịch vụ lưu trữ” mà chưa nên xã hội hoá hoạt động lưu trữ; quy định rõ đối với tài liệu nào được xã hội hoá và tài liệu nào chỉ Nhà nước được quyền; loại trừ hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu có bí mật quốc gia của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao. Song Ban soạn thảo thấy rằng quy định như Dự thảo là đã khoanh phạm vi những dịch vụ được xã hội hoá, vì còn nhiều các hoạt động liên quan đến sử dụng tài liệu lưu trữ đã không được đưa vào Điều này.

6. Kinh phí cho công tác lưu trữ

Dự thảo đã được tiếp thu chỉnh sửa theo góp ý của một số cơ quan về phạm vi kinh phí mà Nhà nước bảo đảm chỉ đối với công tác lưu trữ, tức là chỉ đối với tài liệu lưu trữ công.

Về ý kiến của Bộ Tài chính đề nghị nên quy định nguyên tắc chi và nguồn kinh phí: Dự thảo đã tiếp thu quy định về nguồn kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ; về nguyên tắc chi được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

IV. CÁC Ý KIẾN KHÁC

1. Đề nghị bổ sung một số nội dung vào Dự thảo Luật

- Có ý kiến đề nghị nên thêm các điều về quản lý tài liệu lưu trữ nhiều thành phần kinh tế trong cơ chế thị trường, hoặc cần thêm quy định cụ thể về lưu trữ tài liệu tại các Doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của các thành phần kinh tế, trong đó có doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ hình thành nên đều yêu cầu các nội dung nghiệp vụ lưu trữ như nhau và đã được điều chỉnh trong các Chương II, III, IV của Dự thảo. Đặc biệt, tại Điều 18 đã điều chỉnh việc quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp doanh nghiệp nhà nước phá sản hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu nhằm tránh thất lạc, thất thoát tài liệu lưu trữ như là tài sản của Nhà nước. Ngoài ra, để quản lý tài liệu lưu trữ trong nền kinh tế nhiều thành phần, Nhà nước khuyến khích các cá nhân, gia đình, dòng họ đăng ký thống kê, hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho Nhà nước (đã được quy định tại Điều 6 của Dự thảo), đồng thời có chính sách xã hội hoá các hoạt động dịch vụ lưu trữ (đã được quy định tại Điều 36). Do vậy, việc quy định thêm các điều về quản lý tài liệu lưu trữ nhiều thành phần kinh tế là không cần thiết.

- Có ý kiến đề nghị bổ sung quy định về các hình thức lưu trữ, kể cả hình thức lưu trữ điện tử dưới dạng số hoá các tài liệu lưu trữ. Ban soạn thảo đã nghiên cứu và thấy rằng các loại tài liệu lưu trữ phim, ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử cùng với các loại tài liệu khác có giá trị đối với quốc gia và xã hội thì đều thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, đều được điều chỉnh bởi các quy định của Luật Lưu trữ theo các yêu cầu nghiệp vụ và chính sách chung của Nhà nước. Do vậy, việc quy định riêng cho từng hình thức tài liệu lưu trữ là không cần thiết. Tuy nhiên, Ban soạn thảo tiếp thu ý kiến đóng góp, đã nghiên cứu bổ sung Điều 10 về quản lý tài liệu điện tử.

- Một số ý kiến đề nghị bổ sung thêm một Chương hoặc một Điều về khen thưởng và xử lý vi phạm. Dự thảo đã tiếp thu bổ sung thêm một điều về xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. Về vấn đề khen thưởng, theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 thì không cần thiết kế điều riêng nếu không có nội dung gì mới. Tại khoản 3 Điều 10 Dự thảo đã quy định “Người hiến tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm được Nhà nước khen thưởng về vật chất và tinh thần theo quy định pháp luật”. Còn việc khen thưởng đối với người làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức nhà nước đã có Luật Thi đua khen thưởng. Do vậy, không cần thiết phải thiết kế chương, điều riêng về khen thưởng và xử lý vi phạm.

- Văn phòng Trung ương Đảng đề nghị quy định một chương riêng về nhân lực làm công tác lưu trữ và một chương riêng về bảo đảm tài chính cho công tác lưu trữ. Ban soạn thảo đã tiếp thu bổ sung riêng Điều 34 quy định về người làm công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc thiết kế chương riêng về nhân lực làm công tác lưu trữ và một chương riêng về bảo đảm tài chính cho công tác lưu trữ là không cần thiết vì những vấn đề cần điều chỉnh đã có các luật khác như Luật Lao động, Luật Cán bộ Công chức, Luật Ngân sách…

2. Bố cục

- Ban soạn thảo đã tiếp thu ý kiến đóng góp để điều chỉnh, bổ sung quy định cụ thể hơn theo hướng xây dựng Luật chuyên ngành. Do vậy, Dự thảo đã có ba chương riêng về ba lĩnh vực nghiệp vụ cơ bản của lưu trữ là thu thập; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Dự thảo đã được tiếp thu điều chỉnh, sắp xếp lại một số điều như: chuyển các điều về Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, xã hội hoá hoạt động dịch vụ lưu trữ để đưa về Chương Quản lý nhà nước về lưu trữ.

- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao đề nghị đổi tên chương II thành “Quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ”, tuy nhiên tên như vậy không bao quát được các nội dung nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ. Do vậy, tên Chương là “Quản lý tài liệu lưu trữ” sẽ bao quát hơn.