CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do- hạnh phúc

- Căn cứ Điều lệ Công đoàn Việt Nam;

- Căn cứ Nghị quyết số 05/NQ- ĐCT ngày 20 tháng 11 năm 2000, Chỉ thị số 02/CT - ĐCT ngày 02 tháng 8 năm 2010 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam khoá X về công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức công đoàn;

- Căn cứ các quy định của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Theo đề nghị của Văn phòng Tổng Liên đoàn.
QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức công đoàn áp dụng đối với các cấp công đoàn trong hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1406/QĐ-TLĐ ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức Công đoàn.

Điều 3. Văn phòng và các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố và các Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: - Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng - Các đ/c uỷ viên ĐCT TLĐ - Các LĐLĐ tỉnh, TP, CĐ ngành TW, CĐ tổng công ty trực thuộc TLĐ - Các ban, đơn vị trực thuộc TLĐ Lưu: - Văn thư, Tổng hợp

TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC ( đã ký) Nguyễn Hoà Bình

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM ––––––––

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1015/QĐ-TLĐ

ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn)
Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý về công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với các cấp công đoàn trong hệ thống tổ chức công đoàn Việt Nam (sau đây gọi chung là các cấp công đoàn).

2. Công tác văn thư, lưu trữ qui định về việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính; quản lý và giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của các cấp công đoàn.

2. "Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được các cấp công đoàn ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được các cấp công đoàn ban hành".

4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

7. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do các cấp công đoàn phát hành được gọi chung là văn bản đi.

8. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến các cấp công đoàn được gọi chung là văn bản đến.

9. “Đăng ký văn bản” là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

10. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cấp công đoàn ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cấp công đoàn hoặc của một cá nhân.

11. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

2. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện Quy định này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Chánh Văn phòng Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch thực hiện quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống tổ chức công đoàn. Phòng Hành chính- Quản trị có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lý về công tác văn thư, lưu trữ.

Chánh Văn phòng công đoàn các cấp chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ thực hiện quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống tổ chức công đoàn trực thuộc.

4. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cấp công đoàn có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Xây dựng quy định cụ thể thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình.

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cấp công đoàn thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.

đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi ngành, địa phương, cơ sở.
Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 4. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản qui phạm pháp luật liên tịch được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu liên quan.

1. Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản về các vấn đề quan trọng, phức tạp phải giải trình hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gửi ra các cơ quan khác ngoài hệ thống Công đoàn phải kèm theo tờ trình.

2. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp thấy cần bổ sung, sửa chữa bản thảo văn bản đã được duyệt, phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định.

Điều 6. Đánh máy, nhân bản

1. Văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Nhân bản đúng số lượng tại “Nơi nhận”.

3. Khi đánh máy, nhân bản phải giữ bí mật nội dung văn bản theo quy định của Tổng Liên đoàn và của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn các cấp hoặc các ban, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.).

2. Chánh Văn phòng Tổng Liên đoàn, các Chánh Văn phòng Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương và Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính- Quản trị cơ quan Tổng Liên đoàn; cá nhân được giao trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư ở các cấp công đoàn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản phải ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Điều 8. Ký văn bản

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của công đoàn cấp mình. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thể giao cho cấp phó của mình ký (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan công đoàn và trước pháp luật.

2. Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan công đoàn thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan công đoàn;

- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay người đứng đầu cơ quan công đoàn những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc trưởng ban ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong qui chế hoạt động và qui chế công tác văn thư của cơ quan công đoàn.

4. Người chịu trách nhiệm về nội dung có thể ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo.

5. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Các hình thức sao:

- Sao thông thường: là hình thức sao bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần sao;

- Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

3. Thể thức bản sao và cách trình bày:

a. Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường:

Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được trình bày phía dưới đường phân cách với nội dung được sao như sau:

- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dưới đường phân cách;

- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh chung một hệ thống số của từng cơ quan sao theo năm; ký hiệu các loại bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao;

- Chỉ dẫn loại bản sao: tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi: “Sao y bản chính”, hoặc “Trích sao từ bản chính số…. ngày…. của…” hoặc: “Sao lục”. Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày trên cùng góc phải, dưới đường phân cách;

- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao;

- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới địa điểm, ngày tháng năm sao;

- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến… Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao.

b. Văn bản sao nhiều lần:

Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.

c. Bản sao bằng hình thức photocopy:

- Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao;

- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính;

- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải qua văn thư cơ quan công đoàn làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, nhân viên thường trực - bảo vệ của cơ quan công đoàn có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn hoặc nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý kịp thời.

c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

a) Loại bì văn thư không được bóc, bao gồm:

- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”;

- Trong trường hợp người quản lý tài liệu mật, người nhận văn bản ghi trên bì công văn đi công tác. Để giải quyết công việc kịp thời, Chánh Văn phòng có trách nhiệm mở bì và xử lý theo yêu cầu của nơi gửi văn bản.

- Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan công đoàn, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký;

b) Loại bì văn thư được bóc gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi bóc bì cần chú ý:

- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật” nhưng gửi chung tên cơ quan, đơn vị;

- Các bì có đóng dấu các độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ phải báo lại hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo Chánh Văn phòng xử lý;

- Đối với văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi;

- Đối với văn bản có dấu hoả tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh, văn bản và thư từ nước ngoài gửi đến, văn bản có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến

a) Việc đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến được thực hiện theo phụ lục 1 của Quy định này.

b) Đối với các bản fax đến bằng giấy nhiệt phải phôtôcopy trước khi đóng dấu đến và khi nhận được bản chính phải lấy đúng số đến đã được ghi trên bản fax.

c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

d) Đối với các bì văn bản mật và các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đóng dấu “Đến” ngoài bì, ghi số và ngày đến, đăng ký theo các thông tin ghi ngoài bì và chuyển cho người có tên trên bì.

4. Những văn bản gửi đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

1. Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm xem xét, phân phối và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.

2. Chuyển giao văn bản đến

a) Căn cứ ý kiến của người có trách nhiệm, văn thư có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo thời gian quy định như sau:

- Hàng ngày, văn thư chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân hai lần: buổi sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; buổi chiều từ 15 giờ đến 16 giờ;

- Đối với các văn bản khẩn và văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của người có trách nhiệm, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý kịp thời.

b) Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), cần ghi rõ thời gian chuyển.

c) Trường hợp phát hiện văn bản đến được chuyển không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng, nhiệm vụ…), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.

Điều 12. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan công đoàn có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và phối hợp với các ban, đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan công đoàn được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách.

2. Đơn vị, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến xác định cần có ý kiến tham gia của đơn vị, cá nhân khác phải lập Phiếu trình để Thủ trưởng cơ quan cho ý kiến chỉ đạo, khi trình dự thảo văn bản giải quyết phải kèm theo Phiếu trình có ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

3. Đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc không quá 5 ngày làm việc (đối với văn bản hành chính thông thường) kể từ khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan. Đối với văn bản có ghi mốc thời gian giải quyết trong văn bản (ít hơn 5 ngày làm việc) thì thời gian hoàn thành theo mốc thời gian đã ghi trong văn bản. Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan để kịp thời xử lý. Đối với các đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.

4. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến tại các đơn vị, cá nhân.

5. Văn thư chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến, hàng tuần tổng hợp số liệu về văn bản đến (số lượng văn bản đến, tình hình giải quyết…).

Tất cả các văn bản do cơ quan công đoàn phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Trước khi thực hiện các thủ tục để phát hành, văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo Chánh Văn phòng để kịp thời xử lý.

2. Văn bản đi:

a) Văn bản đi của cơ quan công đoàn được đánh số theo tên loại văn bản của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý.

b) Số của văn bản đi được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

3. Ký hiệu văn bản của cơ quan công đoàn phát hành được quy định như sau:

- Ký hiệu của quyết định (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt một số ký hiệu văn bản và bản sao thực hiện theo Phụ lục I Quy định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Đoàn Chủ tịch về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn.

- Ký hiệu của văn bản khác bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản đó.

4. Ngày, tháng của văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm được viết bằng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

5. Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ 02 phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã trên trang đầu tiên của Phụ lục.

6. Văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.

7. Khi soạn thảo văn bản, tuỳ theo mức độ cần thiết của văn bản, đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, mật trình người ký văn bản quyết định.

8. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) được thực hiện theo quy định tại Điều 22 của Quy định này.

9. Chuyển phát và đính chính văn bản đi

a) Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; những văn bản khẩn phải chuyển phát ngay sau khi ký ban hành.

b) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

c) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan ban hành văn bản.

d) Văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và chuyển trực tiếp đến nơi (theo quyết định của người có thẩm quyền) phải có ký nhận của người nhận văn bản. Văn bản gửi qua bưu điện phải có ký nhận của nhân viên bưu điện.

10. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

a) Đối với những văn bản đi nhưng vì lý do nào đó (không có người nhận, thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng.

11. Lưu văn bản đi

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan công đoàn và bản chính lưu trong hồ sơ. Đồng thời phải lưu file văn bản đi vào thư mục “Lưu file văn bản đi” tại máy tính của Văn thư cơ quan.

b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan công đoàn phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

c. Bản lưu văn bản qui phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan công đoàn phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

d) Văn thư cơ quan có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng văn bản tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan về sử dụng tài liệu.

đ) Bản lưu văn bản mật được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

12. Đối với văn bản mật đi được đăng ký vào sổ riêng.

Điều 14. Quản lý, cấp Giấy đi đường, Giấy giới thiệu

1. Giấy đi đường, Giấy giới thiệu được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan, Giấy giới thiệu được đánh số và lưu riêng.

2. Văn thư chỉ cấp Giấy đi đường, Giấy giới thiệu khi có giấy đề nghị của lãnh đạo các Ban, đơn vị và được Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị phê duyệt.

3. Phải ghi rõ thời gian đi và về đối với Giấy đi đường và thời hạn hết giá trị đối với Giấy giới thiệu.

1. Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị, công chức (sau đây gọi là người lập hồ sơ) phải mở hồ sơ về những công việc được giao theo dõi, giải quyết.

2. Sau khi mở hồ sơ, người lập hồ sơ phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ, từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho đến các ý kiến góp ý của các đơn vị (nếu có), ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan…

3. Khi giải quyết xong công việc, người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc sau để hoàn chỉnh hồ sơ:

- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ;

- Kiểm tra để loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo và tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết;

- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp;

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ;

- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu để hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến ban đầu;

- Biên mục hồ sơ.

4. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan công đoàn.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

1. Các ban, đơn vị và cá nhân phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình vào lưu trữ cơ quan công đoàn theo thời hạn quy định tại khoản 4 Điều này.

2. Trường hợp ban, đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan công đoàn, nhưng thời hạn giữ lại thêm không được quá một năm.

3. Công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm; không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác. Cơ quan chỉ trao trả hồ sơ nhân sự khi đã có xác nhận của lưu trữ cơ quan đã thực hiện bàn giao tài liệu của công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác.

4. Thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

Điều 18. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm:

a) Giúp Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Ban hành Danh mục hồ sơ và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ.

2. Văn phòng có trách nhiệm cấp bìa hồ sơ, mục lục văn bản và hướng dẫn công chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3. Thủ trưởng cơ quan công đoàn các cấp chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cùng cấp về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan công đoàn vào lưu trữ hiện hành của cơ quan công đoàn.

4. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính- Quản trị chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ.

5. Công chức phải lập hồ sơ về công việc mà mình được giao theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật và quy định này.

6. Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ:

a) Công chức văn thư, lưu trữ của cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công chức trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành.

b) Hàng năm có kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị nộp vào lưu trữ cơ quan.

Điều 19. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và hướng dẫn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

Điều 20. Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cấp công đoàn đều phải nộp vào lưu trữ lịch sử, thời hạn nộp tại lưu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử như sau:

- Sau 10 năm tài liệu từ lưu trữ hiện hành của Tổng Liên đoàn nộp vào kho lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

- Sau 5 năm tài liệu lưu trữ hiện hành của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Liên đoàn Lao động quận, huyện nộp vào kho lưu trữ cấp uỷ Đảng tương đương.

- Sau 5 năm tài liệu lưu trữ hiện hành của Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn nộp vào kho lưu trữ Tổng Liên đoàn.
Mục 4

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 21. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, của Văn phòng theo quy định của pháp luật và quy định này.

2. Con dấu của cơ quan và các con dấu khác phải được bảo quản an toàn và sử dụng tại trụ sở của cơ quan; trường hợp đặc biệt cần mang dấu ra ngoài trụ sở cơ quan để giải quyết công việc do Thủ trưởng cơ quan quyết định.

3. Con dấu của cơ quan công đoàn được giao cho công chức văn thư giữ và đóng dấu. Văn thư có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định sau:

a) Không mang con dấu ra khỏi phòng làm việc, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan công đoàn.

c) Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ.

4. Trường hợp bị mất con dấu, Chánh Văn phòng phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi gần nhất và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

5. Khi con dấu bị mòn hoặc bị biến dạng hoặc có sự thay đổi về tổ chức hay tên gọi, Văn phòng làm thủ tục khắc con dấu mới và nộp lại con dấu cũ theo quy định của pháp luật.

6. Việc sử dụng con dấu của cơ quan công đoàn và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan công đoàn được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan công đoàn ban hành phải đóng dấu của cơ quan công đoàn.

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

1. Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan công đoàn hoặc tên của phụ lục.

4. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần mặt trước của tất cả các trang văn bản liền kề.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1:

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 23. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Hàng năm, lưu trữ Văn phòng và cán bộ phụ trách lưu trữ các ban, đơn vị có nhiệm vụ:

1. Lập kế hoạch thu thâp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

2. Hướng dẫn các ban, đơn vị và cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

3. Chuẩn bị kho tàng, và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các ban, đơn vị và cá nhân nộp vào lưu trữ.

4. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Biên bản giao nộp vào lưu trữ cơ quan” và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành hai bản theo Phụ lục II và III của Quy định này.

Điều 24. Chỉnh lý tài liệu

1. Văn phòng công đoàn các cấp có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị mình.

2. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính được ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 25. Xác định giá trị tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể;

b) Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu huỷ;

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan công đoàn, Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan về:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;

- Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Đối với cơ quan Tổng Liên đoàn, Chủ tịch Hội đồng là Chánh hoặc Phó Văn phòng, Phó Chủ tịch Hội đồng là Trưởng phòng Hành chính- Quản trị. Đối với cơ quan Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn, Chủ tịch Hội đồng là Phó Chủ tịch Thường trực, Phó Chủ tịch Hội đồng là Chánh Văn phòng;

- Cán bộ làm công tác lưu trữ (hoặc văn thư): Uỷ viên thư ký;

- Đại diện cơ quan lưu trữ cấp uỷ Đảng: Uỷ viên;

- Đại diện đơn vị hoặc cá nhân có tài liệu xét tiêu huỷ: Uỷ viên.

Đối với các cấp công đoàn không có văn phòng riêng thì Hội đồng đánh giá giá trị hồ sơ, tài liệu gồm Phó chủ tịch Công đoàn cấp đó làm Chủ tịch, một uỷ viên Thường vụ phụ trách văn phòng công đoàn làm Phó chủ tịch Hội đồng và đại diện cơ quan lưu trữ bộ, ngành làm Uỷ viên.

c) Phương thức làm việc của Hội đồng

- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ (nếu cần).

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

- Thông qua biên bản, đề nghị Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định.

1. Thủ trưởng cơ quan quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan.

2. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lữu trữ nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

a) Chỉ được phép tiêu huỷ tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan.

b) Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin của tài liệu.

c) Viêc tiêu huỷ tài liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu và của Văn phòng Tổng Liên đoàn…

d) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu huỷ trong thời giạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu huỷ tài liệu.

đ) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu gồm:

- Văn bản đề nghị huỷ tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Quyết định về việc lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Biên bản họp của Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của Thủ trưởng cơ quan….

- Biên bản tiêu huỷ tài liệu.

e) Nghiêm cấm các ban, đơn vị, cá nhân tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới bất kỳ hình thức nào.

Điều 27. Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể

Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể được quy định như sau:

1. Nếu một hoặc nhiều đơn vị sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ (công đoàn cấp trên hoặc gửi vào lưu trữ của cấp uỷ Đảng). Các tài liệu chưa giải quyết xong do đơn vị mới tiếp nhận quản lý.

2. Nếu một đơn vị sáp nhập vào một số đơn vị khác thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ (công đoàn cấp trên hoặc cấp uỷ Đảng) các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị nào sẽ do đơn vị đó tiếp nhận.

3. Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ (công đoàn cấp trên hoặc cấp uỷ Đảng), các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng đơn vị nào thì đơn vị đó sẽ tiếp nhận.

4. Khi một đơn vị giải thể thì hồ sơ, tài liệu được chuyển giao vào lưu trữ công đoàn cấp trên.

- Tài liệu mật trong kho lưu Tổng Liên đoàn được tiến hành giải mật mỗi năm một lần vào quý I.

- Thủ trưởng cơ quan Tổng Liên đoàn, Chủ tịch Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn thành lập Hội đồng giải mật tài liệu kho lưu trữ đảm bảo đúng pháp luật và quy định của Đảng về bảo vệ bí mật Nhà nước.

- Kết quả thẩm định của Hội đồng giải mật và quyết định của Thủ trưởng cơ quan, toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình giải mật phải được lập hồ sơ đầy đủ và quản lý theo chế độ lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Tài liệu được giải mật, giảm độ mật, gia hạn độ mật phải được đóng dấu xác nhận.
Mục 2

BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 29. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan công đoàn phải được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ; phải được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; tài liệu phải được làm vệ sinh thường xuyên, có đầy đủ các phương tiện và trang thiết bị bảo quản cần thiết như: giá, tủ, điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, cặp, hộp…, phương tiện phòng chống cháy nổ, chống mối mọt và các tác nhân phá hoại của côn trùng, môi trường, thời tiết và kẻ gian lấy cắp. Thường xuyên kiểm tra việc bảo quản hồ sơ, tài liệu; tiến hành tu bổ, phục chế các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

2. Văn phòng công đoàn các cấp chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Lập và quản lý các sổ sách để theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ.

c) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

d) Kịp thời báo cáo, đề xuất với Thủ trưởng cơ quan biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.

3. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cấp công đoàn theo phụ lục IV của Quy định này.

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cấp công đoàn chỉ sử dụng tại cơ quan phục vụ cho công tác chung của cơ quan và nhu cầu công tác của tổ chức công đoàn.

2. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

b) Cho mượn về nơi làm việc khi được sự đồng ý của Chánh Văn phòng. Thời hạn cho mượn không quá 10 ngày làm việc; trong trường hợp cần thiết, có thể được gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, phải được Thủ trưởng cơ quan duyệt.

c) Cung cấp bản sao tài liệu.

3. Cá nhân muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan công đoàn phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của Trưởng ban, Thủ trưởng đơn vị.

1. Trưởng phòng Hành chính - Quản trị của cơ quan Tổng Liên đoàn và Chánh Văn phòng của các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ (không có dấu độ mật hoăc giải mật).

2. Chánh Văn phòng của cơ quan Tổng Liên đoàn và Chủ tịch của các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan thuộc độ Mật theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Quản trị. Các tài liệu có độ Tối mật trở lên thực hiện theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ duyệt cho phép mượn, sao tài liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do lưu trữ cơ quan công đoàn thực hiện.

1. Văn phòng chịu trách nhiệm:

a) Ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng Liên đoàn.

b) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt.

c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan công đoàn; quy định của pháp luật và quy định này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với người sử dụng tài liệu.

d) Lập và quản lý các loại sổ sách để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Người sử dụng tài liệu của cơ quan Tổng Liên đoàn phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; quy định của pháp luật có liên quan và quy định này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài liệu; không được viết, tẩy xoá, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan công đoàn, cá nhân thực hiện tốt các quy định này được khen thưởng theo quy định của pháp luật và của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

2. Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định của Quy định này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy bị đề nghị áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật.

Điều 34. Tổ chức thực hiện

1. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Quy định này thay thế Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1406/QĐ- TLĐ ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

3. Văn phòng và các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, Ban Thường vụ các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn chịu trách nhiệm thi hành và hướng dẫn công đoàn các cấp trực thuộc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo Quy định này.

TÊN CƠ QUAN CÔNG ĐOÀN
ĐẾN	Số:
	Ngày:

a) Hình dạng và kích thước

Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 20mm x 50mm

b) Mẫu trình bày

Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên.

2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

a) Số đến

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b) Ngày đến

Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng bốn chữ số, ví dụ: 05/02/2009, 21/7/2010, 31/12/2011.

Phụ lục II
BIÊN BẢN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

(Kèm theo Quy định số 1015/QĐ-TLĐ ngày 19 tháng 8 năm 2011

của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn)

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
VĂN PHÒNG
	Hà Nội, ngày tháng năm

BIÊN BẢN

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Căn cứ Điều 5 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Căn cứ ……………………………………………………………………...

Hôm nay, ngày tháng năm , tại Phòng trụ sở Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, chúng tôi gồm:

Bên nhận: Văn phòng Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

1. Ông (Bà):

Chức vụ:

2. Ông (Bà):

Chức vụ:

Bên giao:

1. Ông (Bà):

Chức vụ:

2. Ông (Bà):

Chức vụ:

Thống nhất lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu với những nội dung như sau:

- Tên khối hồ sơ, tài liệu:

- Thời gian tài liệu từ năm ……………... đến năm ……………………….

- Tổng số hồ sơ, tài liệu: ………………..Quy ra mét: ………………...…..

- Tình trạng hồ sơ, tài liệu giao nộp:

- Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)