Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

- Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán Nhà nước, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác có thể tham khảo và áp dụng trong cơ quan, tổ chức mình.

- Khuyến khích các tổ chức khác có liên quan đến hoạt động hành chính của cơ quan nhà nước xem xét, áp dụng.

III. TÀI LIỆU, VĂN BẢN THAM CHIẾU

- Công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23/10/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc bổ sung, điều chỉnh một số điểm tại Công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT, 1655/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/5/2008;

- Công văn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước.

IV. YÊU CẦU CHỨC NĂNG

IV.1. Mục đích

b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước tại Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ;

c) Chuẩn hóa tham số, kết nối theo kỹ thuật liên thông được hướng dẫn tại Công văn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 để tích hợp bên trong các thành phần của hệ thống VBĐH và tích hợp bên ngoài với các hệ thống VBĐH của các cơ quan nhà nước;

d) Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, tránh tình trạng cát cứ thông tin để cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu tra cứu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời; Kho văn bản điện từ phải quản lý toàn bộ các hồ sơ văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo; các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên môi trường mạng; và các tài liệu, văn bản khác có liên quan; Hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ văn bản;

đ) Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên môi trường mạng;

e) Chuẩn hóa thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng nghiệp vụ tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

IV.2. Yêu cầu chức năng

Yêu cầu chức năng của hệ thống VBĐH là danh sách các chức năng
tối thiểu mà hệ thống VBĐH cần có để thực hiện được các mục đích ở trên,
cụ thể bao gồm:

STT	Tên chức năng	Mô tả chi tiết
1	Quản trị danh mục	Tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ văn bản (VB), hồ sơ công việc (HSCV), danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác. Tham khảo hướng dẫn tại Phụ lục 1, Phụ lục 2 Công văn số 2803/BTTTT-THH (Phần SOAP-ENV:Header).
2	Quản lý VB đến
2.1	Nhập VB đến vào hệ thống	Định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính VB đến, nhập nội dung toàn văn của VB đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm. Trường hợp các VB đến từ các cơ quan nhà nước khác thực hiện qua bộ kết nối xử lý gói tin edXML.
2.2	Chuyển xử lý VB đến theo quy trình điện tử đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt	Tự động chuyển xử lý văn bản theo luồng xử lý đã được khai báo của hệ thống.
2.3	Lãnh đạo chỉ đạo phân công	Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
2.4	Theo dõi tình trạng xử lý VB đến	Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý VB đến (và cả VB đi) theo các trạng thái: VB trong hạn đã xử lý; VB trong hạn đang xử lý; VB trong hạn chưa xử lý; VB quá hạn đã xử lý; VB quá hạn đang xử lý; VB quá hạn chưa xử lý; VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại); VB đến hạn đang xử lý. Cho phép ghi vết xử lý VB.
2.5	Tìm kiếm, tra cứu VB đến	Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB, tìm kiếm toàn văn. Tra cứu VB theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý.
3	Quản lý VB đi
3.1	Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo VB đi	Tự động quá trình soạn thảo VB đi theo luồng xử lý đã được khai báo của hệ thống (luồng xử lý VB đi áp dụng theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP): Tạo lập dự thảo VB đi; Chỉnh sửa dự thảo VB đi; Thẩm tra VB đi; Tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB đi; Cho phép ghi vết xử lý VB; Quản lý in phiếu trình ký văn bản đi (Chức năng này cho phép tắt hoặc bật chức năng in phiếu trình ký văn bản đi theo một trong ba chế độ: tự động, thủ công hoặc không cần phiếu trình ký); Các chức năng khác có liên quan.
3.2	Quản lý quá trình phát hành VB đi	Phát hành VB đi áp dụng theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP: Tự động cập nhật các thông tin VB đi; Nhập các thông tin bổ sung cho VB đi; Nhập nội dung toàn văn VB đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét VB); Tra cứu, tìm kiếm VB đi; Có khả năng cho phép người sử dụng thu hồi được văn bản đã gửi đi. Trường hợp các VB đi tới các cơ quan nhà nước khác thực hiện qua bộ kết nối xử lý gói tin edXML.
4	Quản lý giao việc
4.1	Tạo công việc và giao việc	Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế.
4.2	Theo dõi tình trạng xử lý công việc	Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau: Công việc trong hạn đang xử lý; Công việc trong hạn chưa giao xử lý; Công việc quá hạn đã giao xử lý; Công việc quá hạn chưa giao xử lý Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý.
4.3	Lãnh đạo chỉ đạo giao việc	Nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
4.4	Xử lý công việc được giao	Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở Mục 4.2
5	Quản lý VB nội bộ	Quản lý VB nội bộ thực hiện các chức năng: Tạo lập VB nội bộ; Chỉnh sửa, xóa VB nội bộ; Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thống báo, cần xin ý kiến; Tra cứu, tìm kiếm VB nội bộ; Các chức năng khác. Tất cả các hoạt động trong quản lý VB nội bộ phải được thực hiện tự động theo luồng xử lý VB nội bộ đã được khai báo của hệ thống.
6	Quản lý HSCV
6.1	Quản lý thư mục lưu trữ HSCV	Quản lý thư mục lưu trữ HSCV bao gồm: Lập thư mục lưu hồ sơ công việc; Sửa/xóa thư mục lưu HSCV; Phân quyền thư mục HSCV.
6.2	Quản lý HSCV	Quản lý HSCV bao gồm: Tạo lập HSCV: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo VB, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo, … Sửa/xóa HSCV; Phân quyền HSCV; Gắn/bỏ các tài liệu trong HS; Cập nhật kết quả xử lý HSCV; Các chức năng khác.
7	Báo cáo thống kê
7.1	In sổ VB đến/đi	In sổ VB đến/đi theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
7.2	In báo cáo thống kê tình trạng xử lý VB	In báo cáo thống kê số lượng VB đến đã giải quyết, chưa giải quyết trong hạn và chưa giải quyết quá hạn Theo thời gian; Theo đơn vị/ theo cá nhân.
8	Quản trị người dùng	Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng, …
9	Quản trị hệ thống	Định nghĩa, khai báo và quản lý luồng xử lý văn bản theo bộ máy tổ chức áp dụng cho cả VB đến, VB đi và VB nội bộ. Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan, định nghĩa các luồng xử lý văn bản cần quan tâm đến các tiêu chí: Loại văn bản hành chính Độ mật của văn bản Độ khẩn của văn bản Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất… Quản trị thông tin về kết nối: thiết lập tham số kết nối để sử dụng bộ kết nối xử lý gói tin edXML hướng dẫn tại Phụ lục 2 Công văn số 2803/BTTTT-THH.

V. YÊU CẦU TÍNH NĂNG KỸ THUẬT

V.1. Nguyên tắc áp dụng

a) Đảm bảo khách quan, hướng tới một hệ thống mở;

b) Đảm bảo khả năng kế thừa, nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý

VBĐH trong quá trình sử dụng;

c) Phù hợp với văn bản pháp quy về quản lý văn thư, lưu trữ; định hướng quy trình quản lý chất lượng ISO;

d) Đảm bảo khả năng tích hợp, kết nối liên thông với hệ thống quản lý
VBĐH của các cơ quan nhà nước khác theo hướng dẫn tại Công văn số 2803/BTTTT-THH;

đ) Sử dụng khuôn dạng edXML vào quá trình trao đổi bản tin bên trong hệ thống VBĐH.

V.2. Yêu cầu tính năng kỹ thuật

Yêu cầu tính năng kỹ thuật đáp ứng là những yêu cầu và điều kiện cần thiết để hệ thống VBĐH có thể thực hiện được yêu cầu chức năng trong Mục IV. Yêu cầu kỹ thuật đáp ứng được chia thành 2 nhóm: yêu cầu về tính năng kỹ thuật cần có và yêu cầu tính năng kỹ thuật nên có.

a) Danh sách các tính năng kỹ thuật cần có

STT	Nội dung yêu cầu
Yêu cầu chung
1	Phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ; phù hợp các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ trên thực tế (áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO vào quy trình cải cách hành chính).
2	Cho phép tự định nghĩa các chu trình lưu chuyển VB đi, đến và nội bộ.
3	Phải có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về quy mô của tổ chức, công việc, dẫn tới mở rộng mức độ nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ dữ liệu.
4	Có quy chế quản lý, sử dụng, khai thác, vận hành hệ thống đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc bảo mật và an toàn dữ liệu, chống được sự thâm nhập trái phép vào hệ thống.
5	Hệ thống được thiết kế, xây dựng và triển khai phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối hệ thống, tích hợp dữ liệu, đặc tả dữ liệu và truy xuất thông tin quy định tại Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT, Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT.
6	Hệ thống phải sẵn sàng cung cấp Bộ kết nối xử lý gói tin edXML theo hướng dẫn tại Công văn số 2803/BTTTT-THH.
Yêu cầu kỹ thuật
7	Đáp ứng khả năng cài đặt trong những hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp, có khả năng tích hợp và xác thực thông qua các hệ thống danh bạ điện tử như AD, LDAP.
8	Có khả năng kết nối và gửi nhận dữ liệu qua mạng diện rộng, tối thiểu đáp ứng với các hạ tầng đường truyền khác nhau như ADSL, Dial-up, …
9	Hệ thống phải cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu.
10	Hệ thống phải cho phép khả năng triển khai mở rộng thêm các điểm kết nối vào hệ thống để gửi nhận văn bản dễ dàng và nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
11	Hệ thống phải cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ dự phòng để đảm bảo cơ chế cân bằng tải, tự phục hồi, sao lưu dữ liệu tức thời giữa máy chủ chính và máy chủ dự phòng.
12	Hệ thống phải cung cấp công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất.
13	Hệ thống phải có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
14	Hệ thống phải cung cấp cơ chế theo dõi, giám sát thông tin truy nhập của người sử dụng theo phiên làm việc để phục vụ truy vết khi hệ thống mất an toàn thông tin.
15	Hệ thống phải cung cấp cơ chế ghi nhật ký hoạt đông của từng thành phần cấu thành hệ thống để phục vụ công tác chẩn đoán và sửa chữa lỗi khi hệ thống gặp sự cố bất thường.
16	Hệ thống phải cung cấp các báo cáo vận hành hệ thống.
Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu
17	Cơ sở dữ liệu (CSDL) của hệ thống phải có khả năng lưu trữ dữ liệu với dung lượng lớn theo thực tế của cơ quan nhà nước, tính ổn định cao.
18	Hỗ trợ lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc.
19	Đáp ứng khả năng tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ các CSDL. Khuyến nghị cả trong các tệp đính kèm toàn bộ nội dung văn bản
20	Đáp ứng cơ chế lưu trữ, khai thác CSDL theo thời gian để giảm tải dung lượng, tuy nhiên vẫn đảm bảo cơ chế tìm kiếm, tra cứu dữ liệu thông suốt trên toàn bộ các CSDL
Yêu cầu về an toàn, bảo mật
21	Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người sử dụng và mức CSDL.
22	Đáp ứng khả năng bảo mật tại mức chứng thực của các máy chủ trong toàn hệ thống.
23	Toàn bộ các dữ liệu cần quản lý phải được lưu trong CSDL hoặc thư mục, được mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ.
24	Sử dụng chữ kỹ số để truy nhập, ký văn bản trong quá trình lưu chuyển văn bản trong hệ thống và trao đổi văn bản điện tử với các hệ thống VBĐH khác bên ngoài.
Yêu cầu về giao diện
25	Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng. Bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện (cung cấp tối đa các loại dữ liệu danh mục, hỗ trợ cho các thao tác nhập liệu và tìm kiếm dữ liệu nhanh, chính xác nhằm tăng tính hợp lệ của dữ liệu nhập – valid input data).
26	Các chức năng sử dụng phải được thiết kế phong phú, đầy đủ, và được bố trí hợp lý trên giao diện đáp ứng phục vụ tất cả các nhu cầu quản lý và xử lý văn bản của cơ quan.
27	Chỉ hiển thị các chức năng tương ứng vai trò, quyền hạn của người sử dụng, giúp người dùng sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Cung cấp chức năng nhắc việc tự động cho người sử dụng khi đăng nhập thành công vào hệ thống.
28	Hệ thống phải sử dụng Font tiếng Việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 thống nhất trong toàn bộ giao diện với người sử dụng và người quản trị hệ thống.
Yêu cầu về trao đổi và tích hợp
29	Đảm bảo tích hợp với các hệ thống VBĐH khác theo kỹ thuật được hướng dẫn tại Công văn số 2803/BTTTT-THH để kết nối liên thông phục vụ quá trình trao đổi thông tin giữa các hệ thống VBĐH của cơ quan nhà nước trong toàn quốc: - Sử dụng định dạng trao đổi văn bản thống nhất edXML; - Sử dụng Bộ kết nối xử lý gói tin edXML với khả năng quản lý thời gian gửi/nhận gói tin, mã lỗi phục vụ xác định nguyên nhân gây lỗi trong gói tin và sử dụng chữ ký số để xác thực thông tin.

b) Danh sách các tính năng kỹ thuật nên có

STT	Nội dung yêu cầu
Yêu cầu kỹ thuật
1	Có khả năng cài đặt và vận hành tốt trên nhiều môi trường hệ điều hành nền cơ bản như hệ điều hành MS Windows Server, Linux,…
2	Sử dụng công nghệ Web-based, hỗ trợ người dùng cuối sử dụng thiết bị cầm tay thông minh với màn hình khổ rộng ví dụ iPhone, iPad ... thông qua các trình duyệt web thông dụng
3	Đáp ứng yêu cầu tích hợp, kết nối trao đổi dữ liệu giữa các điểm trong hệ thống và giữa hệ thống với các hệ thống thông tin khác của cơ quan nhà nước trên mạng diện rộng theo hướng dẫn tại Công văn số 2803/BTTTT-THH (khuyến khích thiết kế hệ thống sử dụng kỹ thuật liên thông giữa các thành phần cấu thành hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan nhà nước)

Каталог: Uploaded -> file
file -> LỜi giới thiệU
file -> Chỉ thị 20-ct/tw ngày 05 tháng 11 năm 2012 của Bộ Chính trị về tăng cường sự lãnh đạo của Ðảng đối với công tác chăm sóc, giáo dục và bảo vệ trẻ em trong tình hình mới
file -> Năm thứ ba mươi sáu. Phát hành mỗi tháng một kỳ Số 107 (229) Xuân Quý Tỵ 2013 Trong số này
file -> Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp Tù do H¹nh phóc
file -> Tiêu chuẩn mpeg-1 – Định dạng âm thanh, phim ảnh của nhóm chuyên gia ảnh động Tổng quan về mpeg-1
file -> CƠ SỞ DỮ liệu văn bản pháp luật lớn nhất việt nam
file -> QUỐc hội luật số: 34/2009/QH12 CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam
file -> TỈnh quảng nam
file -> CHÍnh phủ Số: 158
file -> UỶ ban nhân dân cộng hoà XÃ HỘi chủ nghĩa việt nam tỉnh quảng nam độc lập Tự do Hạnh phúc

tải về 107.96 Kb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: