Độc lập Tự do Hạnh phúc BƯU ĐIỆn tỉnh cà mau

BƯU ĐIỆN VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BƯU ĐIỆN TỈNH CÀ MAU

Số : /BĐCM-KTNV Cà Mau, ngày 20 tháng 9 năm 2014

Thực hiện Công văn 548/QĐ – BĐCM ngày 9/9/2014 về việc thành lập tổ kiểm tra công tác triển khai thực hiện phương án tổ chức rà soát sản xuất tại các đơn vị trực thuộc.

Bưu điện tỉnh Cà Mau đã tổ chức Đoàn công tác thực hiện nhiệm vụ kiểm tra chất lượng dịch vụ bưu chính kết hợp rà soát tổ chức sản xuất tại Bưu điện huyện Cái nước ngày 16/9 và Thới Bình ngày 18/9/2014. Bưu điện tỉnh thông báo kết quả kiểm tra và yêu cầu Giám đốc Bưu điện huyện Thới Bình, Cái Nước chỉ đạo chấn chỉnh ngay các sai sót nghiệp vụ và thực hiện nghiêm túc các yêu cầu của đoàn kiểm tra.

I. Các vấn đề tồn tại của Bưu điện huyện Thới Bình

1. Về công tác rà soát tổ chức sản xuất:

Việc tổ chức sản xuất của khai thác huyện vào giờ khai thác chuyến thư đến chỉ có 1 nhân viên vừa làm công việc nhận gửi BPBK, EMS với khách hàng vừa khai thác nên việc chia chọn phân huớng cho các tuyến phát còn chậm trễ (khoảng 1,5h), không kịp phát trong buổi chiều cùng ngày.

-Không niêm yết Bảng cước theo Quy định của Tổng công ty.

-Không niêm yết giờ mở cửa theo Quyết định hiện hành.

-Không niêm yết đường dây nóng để liên hệ.

-Không ghi ngày giờ phát, không đóng dấu nhật ấn bưu cục phát trên vận đơn.

-Chứng từ lưu giữ chưa khoa học, không đóng gốc báo theo ngày.

-Không đóng nhật ấn đến, không xử lý thông tin phát mặt sau bưu gửi.

-Nhập thông tin phát không đúng quy định (RC901226977VN).

-Sai cước vùng xa đến ngày 17/9/2014.

-Không phát bưu gửi đến người nhận kịp thời, còn tồn tại bưu cục: 13 BPĐB (02PPF, 01 KT1), từ ngày 3/9, 01 COD ngày 12/9 chưa mời khách hàng, 05 EMS (01 của ngày 12/9, 04 của ngày 17/9), báo chí ngày 17/9 chưa phát.

-Chuyển tiền offline có lập CFM, không có CT2.2 kèm theo.

-Không lũy kế cuối ngày cho dịch vụ chuyển tiền.

-Không mở sổ theo dõi xuất nhập BĐ 26, BĐ 27.

-Không ký nhận, đóng nhật ấn trên BĐ 9, E2.

-Không ghi giờ nhận chuyến thư trên BĐ 10.

-Còn 03 bưu gửi đang có trạng thái phát không thành công: MA970893432VN (PH 24/7), RA087698795VN (PH 20/7), RA087698835VN (PH 20/7).

-Chưa trang bị phụ lục II phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

2.Tại Bưu điện VHX Tân Phú:

-Không niêm yết Bảng cước theo Quy định của Tổng công ty.

-Không niêm yết giờ mở cửa mới.

-Không niêm yết đường dây nóng để liên hệ.

-Không ghi mối quan hệ khi nhận thay trên vận đơn.

-Không đóng nhật ấn đến, không xử lý thông tin phát mặt sau bưu gửi.

-Không ký nhận, đóng nhật ấn trên BĐ 9, E2.

-Không ghi giờ nhận chuyến thư trên BĐ 10.

-Điểm phục vụ chưa được vệ sinh sạch sẽ, còn bề bộn.

-Chứng từ lưu giữ chưa khoa học, không đóng gốc báo theo ngày.

-Chưa trang bị phụ lục II phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

3.Tại Bưu điện Trí Phải:

-Không đóng nhật ấn bưu cục phát, không ghi ngày giờ phát.

-Chứng từ lưu giữ chưa khoa học, không đóng gốc báo theo ngày.

-Bưu gửi có sử dụng dịch vụ Phát đồng kiểm không đưa người nhận ký biên bản đồng kiểm, không gửi biên bản đồng kiểm (CB727929875VN).

-Không thể hiện dấu dịch vụ cộng thêm trên phiếu gửi E1.

-Không in BĐ13, E2 giao bưu gửi cho bưu tá.

-Đóng nhật ấn đến không đúng quy định, không xử lý thông tin phát lên mặt sau bưu gửi.

-Bưu gửi phát hoàn cho người nhận ngày 4/4 đến nay vẫn chưa nhập thông tin phát thành công (CP970151421VN).

-Chưa trang bị phụ lục II phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

4.Tại Bưu điện huyện Thới Bình:

-Không ghi ngày giờ phát , mối quan hệ khi nhận thay trên vận đơn.

-Vận đơn đã phát không ghi họ tên người nhận, nhật ấn bưu cục phát, ngày giờ phát.

-CFM 04CĐ thiếu chứng từ, phiếu thu kèm theo.

-CT1bis của dịch vụ chuyển tiền không có chữ ký KSV.

-18 bưu gửi chưa nhập thông tin phát thành công từ 4/6 – 31/8.

-Tác nghiệp trên chương trình BCCP chưa đúng quy định, không đối kiểm từng bưu gửi.

-Chưa trang bị phụ lục II phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

. 1. Về công tác rà soát tổ chức sản xuất:

Việc tổ chức sản xuất của đơn vị tại tất cả các khâu công đoạn còn nhiều bất cập, chưa bố trí ca kíp hợp lý, tại Khai thác huyện vào giờ khai thác chuyến thư đến chỉ có 1 khai thác nên việc phân hướng chia chọn cho các tuyến phát chậm trễ, không kịp phát trong buổi chiều cùng ngày.

2. Về công tác kiểm tra theo Quy chế xử phạt vi phạm chất lượng dịch vụ:

2.1.Tại Bưu điện VHX Thạnh Phú:

-Niêm yết thời gian mở cửa và thu gom tại thùng thư đúng quy định..

-Bảng niêm yết thông tin đầy đủ nhưng sắp xếp chưa khoa học.

-Không đóng nhật ấn mặt sau bưu gửi, không ghi thông tin phát vào mặt sau bưu gửi.

-Sai cước vùng xa của dịch vụ EMS.

-Không mở sổ kế toán xuất nhập các dịch vụ.(cụ thể BĐ26,BĐ 27, Xuất nhập COD)

-Chuyển tiền không kế toán trên hóa đơn, không kế toán lũy kế, biên nhận gửi tiền không có chữ ký khách hàng.

-Chưa trang bị phụ lục II phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

-Điểm phục vụ chưa được vệ sinh sạch sẽ, còn bề bộn.

2.2.Tại Bưu điện xã Hưng Mỹ:

-Cần niêm yết lại giờ thu gom tại thùng thư.

-Bảng niêm yết đầy đủ nhưng sắp xếp chưa khoa học.

-Không đóng nhật ấn mặt sau bưu gửi, không ghi thông tin phát vào mặt sau bưu gửi.

-Sai cước vùng xa của dịch vụ EMS.

-Không mở sổ kế toán xuất nhập các dịch vụ.( cụ thể BĐ26,BĐ 27, Xuất nhập COD)

-CT1bis của Hưng Mỹ không ghi phần họ tên, địa chỉ người nhận, số tiền bằng chữ, thiếu nhật ấn, thiếu chữ ký Kiểm soát viên.

-Chuyển tiền không kế toán trên hóa đơn, không kế toán lũy kế, biên nhận gửi tiền không có chữ ký khách hàng.

-Chưa tích chọn đầy đủ các chú dẫn trên phiếu gửi.

-Còn 03 bưu gửi bưu phẩm đảm bảo xác nhận đến từ 10,11,12/9 đến nay chưa nhập thông tin phát.

-Chưa trang bị phục lục phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

-Cần dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ, khang trang điểm phục vụ.

2.3.Tại Bưu điện VHX Tân Hưng Đông:

-Không niêm yết giờ mở cửa mới.

-Không mở sổ kế toán xuất nhập các dịch vụ.( cụ thể BĐ26,BĐ 27, Xuất nhập COD)

-Chưa trang bị phụ lục phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

-Máy fax hư, không có bàn ghế, tủ hư.

-Không đóng nhật ấn mặt sau bưu gửi, không ghi thông tin phát vào mặt sau bưu gửi.

-Không mở sổ kế toán xuất nhập các dịch vụ. (cụ thể BĐ26,BĐ 27, Xuất nhập COD)

-Chưa trang bị phụ lục phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

-Sai cước vùng xa của dịch vụ EMS, sai cước chuyển tiền, nhật ấn sửa ngày bằng tay.

-Chưa tích chọn đầy đủ các chú dẫn trên phiếu gửi.

-Còn 03 bưu gửi bưu phẩm đảm bảo xác nhận đến từ ngày 3/9 đến nay vẫn chưa nhập thông tin phát.

-Không mở sổ kế toán xuất nhập các dịch vụ (cụ thể BĐ26,BĐ 27, Xuất nhập COD)

-Chưa trang bị phụ lục phát Khách hàng lớn theo văn bản 885/BĐCM-KTNV ngày 1/8/2014.

-Chưa tích chọn đầy đủ các chú dẫn trên phiếu gửi.

-Sai cước vùng xa của dịch vụ EMS.

-Bưu cục phát không lập CFM.

-Tác nghiệp trên chương trình BCCP chưa đúng quy định, không đối kiểm từng bưu gửi.

-Chuyển tiền không kế toán trên hóa đơn, không kế toán lũy kế, biên nhận gửi tiền không có chữ ký khách hàng.

- Khang trang điểm phục vụ, dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ theo tiêu chí 5S. Đặc biệt là tại các Bưu cục 3 và các điểm BĐVHX.

- Yêu cầu đơn vị thực hiện Quyết định 349/QĐ-BĐCM ngày 6/5/2014 về việc phê duyệt phương án tổ chức sản xuất tại các đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh Cà Mau. Theo đó tại thời điểm khai thác chuyến thư cấp 1 đến phải bố trí 2 nhân viên và Trưởng Bưu cục phát để đảm bảo lưu thoát bưu gửi kịp thời, đồng thời xử lý các trường hợp phát sinh.

- Sử dụng hóa đơn cho dịch vụ chuyển tiền, hóa đơn chuyển tiền phải in liên 2, không in biên nhận gửi tiền lên hóa đơn và lưu riêng không lưu kèm biên nhận gửi tiền.

- Đề nghị BC 3 Hưng Mỹ, BĐVHX online Trần Thới dừng việc theo dõi các bưu gửi đến bằng việc mở sổ sách thủ công bắc buộc phải sử dụng các ấn phẩm in từ chương trình bccp để theo dõi.

- Mở sổ sách kế toán xuất nhập tại tất cả các điểm phục vụ.

- Thực hiện tốt việc thu gom thư tại các thùng thư hàng ngày theo quy định.

- Lưu ý việc tính cước các dịch vụ.

- Bưu cục phát nhập CFM, theo dõi dòng tiền thu hộ COD hàng ngày.

- Đề nghị xác nhận chuyến thư ngay khi nhận được túi thư từ đường thư cấp 2.

- Đóng nhật ấn đến, ghi chú dẫn phát lên mặt sau bưu gửi đúng quy định.

- Xử lý lưu thoát tất cả các bưu gửi không để tồn đọng (BĐVHX Tân Lộc)

-Yêu cầu lưu chứng từ cho khoa học, đóng góc báo theo ngày.

-Yêu cầu giao bưu gửi cho bưu tá trên BĐ13, E2 (Bưu cục Trí Phải).

-Đóng nhật ấn đến, ghi chú dẫn phát lên mặt sau bưu gửi đúng quy định.

-Niêm yết lại giờ mở cửa mới, đường dây nóng, bảng cước mới theo quy định

- Lãnh đạo đơn vị thường xuyên kiểm tra tại Bưu cục 3 và Điểm BĐVHX để kịp thời chấn chỉnh các sai sót xảy ra.

- Yêu cầu Giám đốc các đơn vị triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cũng như các văn bản triển khai dịch vụ mới đến tất cả nhân viên của đơn vị và dảm bảo nhân viên tác nghiệp phải hiểu được nội dung văn bản và kiểm tra việc thực hiện văn bản.

- Giám đốc đơn vị hàng ngày vào trang web: bccp.vnpost.vn để quản lý công tác phát, nhập thông tin phát, phát COD, nộp tiền COD đảm bảo đúng quy định.

- GDV, KSV Thực hiện đúng quy định, quy trình dịch vụ, các chứng từ sổ sách được in, lưu và sắp xếp theo đúng trình tự và khoa học.

- Hàng ngày, nhân viên phụ trách khiếu nại vào chương trình QLKN để kịp thời giải quyết khiếu nại nâng cao chất lượng phát.

- Bưu gửi đã phát phải cập nhật thông tin phát ngay.

- Thực hiện mở sổ kế toán xuất nhập các dịch vụ. (cụ thể BĐ26,BĐ 27, Xuất nhập COD)

- Cuối ngày, tại Bưu cục phát phải nộp tiền đúng quy định, không được tồn quỹ.

- Phải liên hệ BC gốc (người gửi) đối với KHL để có hướng xử lý và chuyển hoàn đúng quy định.

Giám đốc Bưu điện tỉnh nghiêm khắc phê bình Giám đốc Bưu điện huyện Thới Bình, Cái Nước chưa thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Ban Giám đốc Bưu điện tỉnh trong việc kiểm tra, chấn chỉnh nâng cao chất lượng dịch vụ.

Nhận được văn bản này. Đề nghị Giám đốc Bưu điện huyện Cái Nước, Thới Bình nghiêm túc thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Bưu điện tỉnh và chấn chỉnh ngay các sai sót nêu trên. Trường hợp đơn vị vẫn tiếp tục để xảy ra sai sót. Giám đốc đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Bưu điện tỉnh.

Nơi nhận GIÁM ĐỐC

- Như trên (t/h);

- BGĐ (b/c;

- Lưu P.KTNV.