C
DỰ THẢO ĐĂNG WEBSITE
HUẨN MỰC KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC SỐ 1230 (CMKTNN 1230)
TÀI LIỆU, HỒ SƠ KIỂM TOÁN CỦA CUỘC KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH
QUY ĐỊNH CHUNG
Cơ sở xây dựng
-
Chuẩn mực này được xây dựng và phát triển dựa trên cơ sở CMKTNN 100 - Các nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, CMKTNN 200 - Các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán tài chính và ISSAI 1230 của INTOSAI – Tài liệu, hồ sơ kiểm toán.
Mục đích và phạm vi áp dụng
-
Chuẩn mực này quy định trách nhiệm và hướng dẫn kiểm toán viên nhà nước, các đơn vị của Kiểm toán nhà nước có liên quan trong việc lập và lưu trữ tài liệu, hồ sơ kiểm toán cho một cuộc kiểm toán tài chính. Các quy định và hướng dẫn cụ thể trong các chuẩn mực kiểm toán nhà nước khác quy định về tài liệu kiểm toán nhằm làm rõ hơn việc áp dụng Chuẩn mực này trong các trường hợp cụ thể nhưng không giới hạn phạm vi áp dụng của Chuẩn mực này. Pháp luật và các quy định của Nhà nước có thể có các yêu cầu khác về tài liệu, hồ sơ liên quan đến công tác kiểm toán.
-
Về nguyên tắc, việc tuân thủ các yêu cầu của Chuẩn mực kiểm toán này sẽ đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và thích hợp của tài liệu kiểm toán trong mọi trường hợp.
-
Kiểm toán viên nhà nước và các đơn vị của Kiểm toán nhà nước có liên quan phải tuân thủ các quy định của Chuẩn mực này trong quá trình lập và lưu trữ tài liệu, hồ sơ kiểm toán.
-
Đơn vị được kiểm toán phải có những hiểu biết nhất định về Chuẩn mực này để phối hợp công việc và xử lý các mối quan hệ liên quan đến quá trình lập, sử dụng và lưu trữ tài liệu, hồ sơ kiểm toán.
Mục tiêu của tài liệu, hồ sơ kiểm toán
-
Tài liệu, hồ sơ kiểm toán đáp ứng được các quy định, hướng dẫn của Chuẩn mực này, các quy định, hướng dẫn về tài liệu, hồ sơ kiểm toán trong các chuẩn mực kiểm toán nhà nước và các quy định khác có liên quan là tài liệu có thể cung cấp:
-
Bằng chứng của cơ sở đưa ra kết luận của kiểm toán viên nhà nước về việc đạt được mục tiêu chung của cuộc kiểm toán;
-
Bằng chứng cho thấy cuộc kiểm toán đã được lập kế hoạch và thực hiện phù hợp với quy định của các chuẩn mực kiểm toán nhà nước, pháp luật và các quy định có liên quan.
-
Tài liệu, hồ sơ kiểm toán còn phục vụ một số mục đích khác như:
-
Trợ giúp việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán;
-
Làm cơ sở giúp kiểm toán viên nhà nước đưa ra ý kiến trong báo cáo kiểm toán;
-
Trợ giúp cho các cấp lãnh đạo quản lý, chỉ đạo, giám sát công việc kiểm toán theo quy định;
-
Trợ giúp cho kiểm toán viên nhà nước giải trình về kết quả kiểm toán;
-
Lưu trữ bằng chứng về các vấn đề quan trọng cho các cuộc kiểm toán sau;
-
Phục vụ công việc soát xét, kiểm soát chất lượng kiểm toán;
-
Phục vụ các cuộc kiểm tra, thanh tra từ bên ngoài theo yêu cầu của pháp luật và các quy định có liên quan.
Giải thích thuật ngữ
-
Các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
-
Tài liệu kiểm toán: Là các ghi chép được lưu trữ trên giấy, trên phim ảnh, trên các phương tiện tin học và các phương tiện khác theo quy định của pháp luật hiện hành về các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, các bằng chứng kiểm toán liên quan đã thu thập, kết luận của kiểm toán viên nhà nước và các cấp có thẩm quyền của Kiểm toán nhà nước;
-
Hồ sơ kiểm toán: Là tập hợp các tài liệu kiểm toán do kiểm toán viên nhà nước thu thập, phân loại, sử dụng hoặc các tài liệu làm việc do kiểm toán viên nhà nước lập trên cơ sở dữ liệu thu thập được và lưu trữ theo một trật tự nhất định làm bằng chứng cho một cuộc kiểm toán cụ thể.
-
Thuật ngữ khác sử dụng trong chuẩn mực này được định nghĩa như trong các chuẩn mực kiểm toán do Kiểm toán nhà nước ban hành.
NỘI DUNG CHUẨN MỰC
Lập tài liệu kiểm toán kịp thời
-
Kiểm toán viên nhà nước phải lập tài liệu kiểm toán một cách kịp thời, đầy đủ theo quy định ngay khi công việc được thực hiện. Việc lập các tài liệu kiểm toán kịp thời, đầy đủ, thích hợp giúp nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc soát xét một cách hiệu quả và việc đánh giá các bằng chứng kiểm toán đã thu thập để đưa ra kết luận trước khi hoàn thành công việc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán.
Ghi chép đầy đủ các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và các bằng chứng kiểm toán đã thu thập
Nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán
-
Kiểm toán viên nhà nước phải lập đầy đủ tài liệu kiểm toán để kiểm toán viên có kinh nghiệm không tham gia cuộc kiểm toán dựa vào hồ sơ kiểm toán có thể hiểu được:
-
Nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và đã tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán nhà nước, yêu cầu của pháp luật và các quy định có liên quan;
-
Kết quả của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và bằng chứng kiểm toán đã thu thập;
-
Các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, các xét đoán chuyên môn quan trọng được thực hiện, quá trình hình thành các ý kiến, kết luận và kiến nghị kiểm toán. (xem đoạn 17, đoạn 18)
-
Nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố như:
-
Quy mô và độ phức tạp của đơn vị được kiểm toán;
-
Nội dung của các thủ tục kiểm toán được thực hiện;
-
Các rủi ro có sai sót trọng yếu đã xác định;
-
Mức độ quan trọng của bằng chứng kiểm toán đã thu thập;
-
Bản chất và phạm vi của các vấn đề bất thường được xác định;
-
Sự cần thiết phải ghi lại kết luận kiểm toán hoặc cơ sở để đưa ra ý kiến rằng nếu chỉ dựa trên các ghi chép về công việc đã thực hiện hoặc bằng chứng kiểm toán đã thu thập thì chưa thể kết luận được;
-
Phương pháp tiếp cận kiểm toán và công cụ sử dụng để kiểm toán.
-
Tài liệu kiểm toán phải ghi lại nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, bao gồm:
-
Đặc điểm đã xác định của các khoản mục cụ thể hoặc các vấn đề được kiểm tra (xem đoạn 19) .
-
Người thực hiện công việc kiểm toán và ngày bắt đầu, ngày hoàn thành công việc đó;
-
Người soát xét công việc kiểm toán đã thực hiện, thời gian và phạm vi soát xét theo yêu cầu của CMKTNN 1220.
-
Tài liệu kiểm toán thường bao gồm:
-
Kế hoạch kiểm toán tổng quát của cuộc kiểm toán cùng các tài liệu khảo sát, lập, thẩm định, xét duyệt;
-
Kế hoạch kiểm toán chi tiết, Chương trình kiểm toán;
-
Nhật ký và các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nhà nước;
-
Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của kiểm toán viên nhà nước, Biên bản kiểm toán, Báo cáo kiểm toán, Biên bản đối chiếu, Bản xác nhận của bên thứ ba, phiếu phỏng vấn, Biên bản ghi nhớ về các vấn đề (nếu có);
-
Bản giải trình của đơn vị được kiểm toán;
-
Thư từ (bao gồm cả thư điện tử) liên quan đến các vấn đề quan trọng;
-
Báo cáo tài chính, các chứng từ, tài liệu thu thập được từ đơn vị được kiểm toán và các đơn vị có liên quan;
-
Các tài liệu khác.
-
Các giải thích bằng lời của kiểm toán viên nhà nước không được coi là bằng chứng đầy đủ cho công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện hoặc kết luận, nhưng có thể được sử dụng để giải thích hoặc làm rõ thông tin trong tài liệu kiểm toán.
-
Khi đánh giá tầm quan trọng của một vấn đề, kiểm toán viên nhà nước cần phân tích khách quan về hoàn cảnh cụ thể liên quan. Các vấn đề quan trọng cần đánh giá thường bao gồm:
-
Các vấn đề làm phát sinh các rủi ro đáng kể;
-
Kết quả của các thủ tục kiểm toán cho thấy: Báo cáo tài chính có sai sót trọng yếu; hoặc cần phải thay đổi đánh giá trước đó của kiểm toán viên nhà nước về các rủi ro có sai sót trọng yếu và cách giải quyết của kiểm toán viên nhà nước đối với các rủi ro đó;
-
Các trường hợp gây khó khăn cho kiểm toán viên nhà nước trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết;
-
Các phát hiện dẫn đến việc đưa ra ý kiến kiểm toán không phải ý kiến chấp nhận toàn phần hoặc bổ sung đoạn “Vấn đề cần nhấn mạnh” trong báo cáo kiểm toán.
-
Một yếu tố quan trọng trong việc xác định nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán đối với các vấn đề quan trọng là phạm vi và mức độ xét đoán chuyên môn được đưa ra khi thực hiện công việc kiểm toán và đánh giá kết quả. Các ghi chép về xét đoán chuyên môn quan trọng giúp giải thích cho kết luận của kiểm toán viên nhà nước và củng cố chất lượng của xét đoán đó. Những vấn đề đó là mối quan tâm lớn của những người chịu trách nhiệm soát xét tài liệu kiểm toán, kể cả những người sẽ thực hiện kiểm toán năm sau khi soát xét các vấn đề quan trọng.
-
Tài liệu kiểm toán liên quan đến việc sử dụng xét đoán chuyên môn cho các vấn đề trọng yếu cần được lập trong các trường hợp:
-
Khi chuẩn mực kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên nhà nước phải xem xét một số thông tin và yếu tố nhất định có ảnh hưởng quan trọng đối với cuộc kiểm toán, kiểm toán viên nhà nước phải đưa ra các cơ sở cho kết luận của mình;
-
Cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên nhà nước về tính hợp lý của các phần hành kiểm toán cần xét đoán chủ quan;
-
Cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên nhà nước về tính xác thực của một tài liệu khi thực hiện điều tra sâu hơn (như sử dụng chuyên gia hoặc thủ tục xác nhận) do các phát hiện trong quá trình kiểm toán làm kiểm toán viên nhà nước tin rằng tài liệu đó có thể không xác thực.
-
Việc ghi chép các đặc điểm đã xác định trong tài liệu kiểm toán giúp kiểm toán viên nhà nước giải trình về công việc đã thực hiện và hỗ trợ việc kiểm tra các vấn đề đặc biệt hoặc không nhất quán. Các đặc điểm đã xác định sẽ thay đổi tuỳ theo nội dung của thủ tục kiểm toán và khoản mục hoặc vấn đề được kiểm tra như:
-
Đối với việc kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên nhà nước có thể xác định các tài liệu được chọn để kiểm tra theo nội dung, thứ tự thời gian phát sinh, …;
-
Đối với thủ tục yêu cầu lựa chọn hoặc kiểm tra tất cả các khoản mục lớn hơn một mức giá trị cụ thể trong một tổng thể, kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại phạm vi của thủ tục và xác định tổng thể đã lựa chọn;
-
Đối với thủ tục yêu cầu lấy mẫu hệ thống từ một tổng thể chứng từ, kiểm toán viên nhà nước có thể xác định các chứng từ được chọn bằng cách ghi lại nguồn gốc của chứng từ, điểm xuất phát và khoảng cách mẫu;
-
Đối với thủ tục yêu cầu phỏng vấn một nhân viên cụ thể của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại thời gian phỏng vấn, tên và chức danh của người được phỏng vấn, nội dung phỏng vấn;
-
Đối với thủ tục quan sát, kiểm toán viên phải ghi lại quá trình hoặc vấn đề quan sát được, các cá nhân liên quan, trách nhiệm của từng cá nhân và thời gian, địa điểm thực hiện thủ tục quan sát, ...
-
Kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại nội dung của những cuộc thảo luận với Ban Giám đốc, Ban quản trị đơn vị được kiểm toán và những người khác, bao gồm nội dung các vấn đề quan trọng được thảo luận, thời gian và người tham gia thảo luận. Khi kiểm toán viên nhà nước thảo luận với người ngoài đơn vị được kiểm toán về các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán thì cũng cần ghi chép, lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán nội dung, thời gian, kết quả thảo luận. Các ghi chép không chỉ bao gồm tài liệu do kiểm toán viên lập mà còn bao gồm các tài liệu khác như biên bản họp do đơn vị được kiểm toán lập và được kiểm toán viên thu thập.
-
Nếu kiểm toán viên nhà nước phát hiện các thông tin không nhất quán với kết luận cuối cùng của kiểm toán viên về một vấn đề quan trọng, kiểm toán viên phải ghi lại cách giải quyết vấn đề không nhất quán này.
-
Trong trường hợp đặc biệt, nếu kiểm toán viên nhà nước xét thấy cần phải không tuân thủ một yêu cầu của một chuẩn mực kiểm toán nhà nước thì kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại cách thức thực hiện thủ tục kiểm toán thay thế nhằm đạt được mục tiêu của yêu cầu này và lý do của việc không tuân thủ.
Các vấn đề phát sinh sau ngày lập báo cáo kiểm toán
-
Trong trường hợp đặc biệt, nếu có những thay đổi hoặc vấn đề mới phát sinh mà Kiểm toán nhà nước quyết định thực hiện các thủ tục kiểm toán mới, bổ sung hoặc rút ra kết luận mới sau ngày lập báo cáo kiểm toán, thì kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại:
-
Nội dung thay đổi hoặc các vấn đề phát sinh mới, lý do của việc thay đổi;
-
Các thủ tục kiểm toán mới hoặc các thủ tục kiểm toán bổ sung đã thực hiện, bằng chứng kiểm toán đã thu thập thêm, các kết luận có thay đổi;
-
Người lập, người soát xét thay đổi tài liệu kiểm toán và thời điểm thực hiện.
Hoàn thiện, mã hóa và lưu trữ hồ sơ kiểm toán
-
Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán phải chỉ đạo đoàn kiểm toán kiểm tra, phân loại, sắp xếp, mã hóa, lưu trữ các tài liệu kiểm toán thành bộ hồ sơ kiểm toán của từng cuộc kiểm toán theo quy định của Kiểm toán nhà nước, đáp ứng yêu cầu kịp thời, thích hợp, đầy đủ.
-
Việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán sau ngày lập báo cáo kiểm toán chỉ bao gồm các thủ tục hành chính không liên quan đến việc thực hiện các thủ tục kiểm toán mới hoặc đưa ra kết luận mới. Tuy nhiên, tài liệu kiểm toán có thể bị thay đổi trong quá trình hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nếu thay đổi đó có tính chất hành chính như:
-
Xóa hoặc hủy bỏ các tài liệu đã bị thay thế;
-
Sắp xếp thứ tự, đánh dấu tham chiếu giữa các giấy tờ làm việc;
-
Ký xác nhận trên danh sách kiểm tra liên quan tới quá trình hoàn thiện hồ sơ;
-
Lưu trữ các bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên nhà nước đã thu thập, thảo luận và thống nhất với các thành viên trong đoàn kiểm toán trước ngày lập báo cáo kiểm toán.
-
Sau khi kết thúc việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên nhà nước không được xóa hay hủy bỏ bất cứ tài liệu kiểm toán nào trước khi hết thời hạn lưu trữ.
-
Khi xét thấy cần phải sửa đổi tài liệu kiểm toán đã lưu trữ hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán sau khi đã hoàn thiện hồ sơ kiểm toán do bất cứ nguyên nhân nào thì phải được chấp thuận của cấp có thẩm quyền và phải ghi chép và lưu lại trong hồ sơ kiểm toán, cụ thể:
-
Lý do của việc sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán;
-
Người lập, người soát xét và thời điểm thực hiện.
Bảo mật hồ sơ kiểm toán
-
Kiểm toán viên nhà nước phải luôn luôn tuân thủ tính bảo mật thông tin trong suốt quá trình lập, sử dụng và lưu trữ tài liệu, hồ sơ kiểm toán; có trách nhiệm thực hiện theo các quy định của pháp luật về giữ bí mật nhà nước, bí mật của đơn vị được kiểm toán về những thông tin mà Kiểm toán viên nhà nước đã thu thập được trong hoạt động kiểm toán; không được tiết lộ thông tin dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được phép của cấp quản lý có thẩm quyền, trừ khi có nghĩa vụ phải công khai theo quy định của pháp luật.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
