BÀI 1: soạn thảo văn bản với microsoft word



tải về 344.57 Kb.
trang1/5
Chuyển đổi dữ liệu13.08.2016
Kích344.57 Kb.
  1   2   3   4   5

Trung tâm Khảo thí và Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

BÀI 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD




I. Giới thiệu


Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp, trên rất nhiều lĩnh vực, và ngay cả các nhu cầu riêng của mỗi cá nhân.

Ra đời từ cuối những 1980, đến nay phần mềm Microsoft Word đã đạt tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung. Với những đặc điểm nổi bậc, phần mềm Microsoft Word đã đem lại sự hài lòng cho những ai đã và đang sử dụng chúng.


II. Khởi động và thoát khỏi Word

      • Khởi động Word


Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

- Click đúp trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền

- Click đúp trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.

- Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Word.


      • Thoát khỏi Word


Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên trước khi lưu, Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:

- Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.

- No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.

- Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng.

Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:

- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).

- Chọn lệnh File/ Exit.

- Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề.

- Click đúp vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.

III. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word





1. Thanh tiêu đề (Tilte bar)


T

hanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của Word, chứa 3 nút: phóng to, thu nhỏ, thoát

2. Thanh trình đơn (menu bar)


Thanh trình đơn chứa các lệnh của word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm có 9 nhóm lệnh như sau:

File: Nhóm lệnh xử lý tập tin.

Edit: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.

View: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.

Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.

Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.

Tool: Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.

Table: Nhóm lệnh xử lý trên bảng biểu.

Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của word.

Help: Nhóm lệnh trợ giúp.

3. Các thanh công cụ (Toolbars)


Trong Word còn nhiều thanh công cụ nhưng 3 thanh công cụ thường dùng nhất là:

Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar)



- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định dạng văn bản

- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toobar): dùng để vẽ các hình, tạo chữ nghệ thuật...


      • B

        ật tắt thanh công cụ:


Cách 1: Vào menu View > Toolbar, sau đó click vào thanh công cụ cần hiển thị.

Cách 2: Click phải vào vùng trống trên thanh menu, sau đó click chọn thanh công cụ cần hiển thị.

Khi di chuyển thanh công cụ nhìn vào góc trái của mỗi thanh công cụ đều có một vệch mờ, khi di chuyển con trỏ vào đó sẽ xuất hiện hình 4 mũi tên, kéo chuột di chuyển đến vị trí khác.

Để tắt thanh công cụ trên màn hình chọn menu View > Toolbar và bỏ chọn vào thanh công cụ đã chọn trước đó


4. Thanh công cụ tự tạo (Custom)


Ngoài các thanh công cụ có sẵn, Word cho phép tạo thêm các thanh công cụ riêng phù hợp nhu cầu người sử dụng.
      • C

        ác bước tạo thanh công cụ mới:


Chọn lệnh:View/ Toolbars/ Customize.

Chọn lớp Toolbars.

Chọn nút lệnh New, hội thoại New Toolbar xuất hiện.

Nhập tên thanh công cụ vào hộp Toolbar name. Nhắp OK để thực hiện.

.


      • Gắn nút lệnh trên thanh công cụ


Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện.

Chọn lớp Commands.

Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các nút lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện bên Commands.

Chọn nút lệnh và gắn lên thanh công cụ.

N

hắp Close kết thúc.


Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì kéo nút lệnh ra khỏi thanh.

Muốn biết chi tiết nút lệnh đại diện cho lệnh nào thì nhắp vào nó.

      • Các bước xóa bỏ thanh công cụ tự tạo


Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện.

Chọn lớp Toolbars.

Nhắp chọn thanh công cụ muốn xóa trong danh sách.

Nhắp nút lệnh Delete để xóa.

Word sẽ đưa ra thông báo và chờ xác nhận, nhắp OK để xóa.

5. Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler)


Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab,…Trong word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình.

- Thước dọc (Vertical Ruler) nằm dọc phía trên màn hình.

- Đơn vị đo trên thước là inch (“) hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị chia trên thước, chọn lệnh Tool / General / Measurement units

- Bật/tắt thước chọn menu Option / View / Ruler

6. Thanh trạnh thái (Status bar)


Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Pagle) hiện hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành.



Bật/tắt thanh trạng thái: menu Tools / Options / View và chọn mục


7. Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) và thanh cuộn đứng (vertical scroll bar)


Trong màn hình của Word có hai thanh cuộn: Thanh cuộn đứng đặt ở bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh cuộn ngang ở đáy cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều ngang.

Bật/ tắt các thanh cuộn: Lệnh Tools/Options/lớp View. Trong nhóm Window, chọn (Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh cuộn ngang, và (Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh cuộn đứng.


8. Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn

      • Vùng soạn thảo văn bản


Vùng soạn thảo văn bản dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng dưới. Muốn kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph) thì gõ phím Enter.

Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).


      • Điểm chèn


Dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) sẽ xuất hiện khi được nhập vào.

IV. Thao tác trên tập tin

1. Tạo một tập tin mới




Vào menu File / New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút . Đối với Office phiên bản 2000 trở đi sẽ hiện ra một hộp thoại trong đó thể hiện các dạng của một tập tin:

New Blank document: Tạo một văn bản mới.

Open a document: Mở một tập tin đã mở gần đây.

New From existing document: Tạo mới một tập tin word có sẵn trong máy.




2. Mở một tập tin


 Mở một tập tin đã có: Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn, xuất hiện hộp thoại:









3. Lưu tập tin


  • Lưu tập tin lần đầu tiên

Chọn File/save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp thoại.

Save in: Cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu

File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu.

Save as type: kiểu tập tin cần lưu.



  • Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi

Lưu vào cùng một tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save as)

Lưu thành tập tin mới: vào menu File  Save as xuất hiện hộp thoại Save as như trên, nhập tên tập tin.



  • Lưu tất cả các tập tin

Nhấn giữ Shift, chọn File  Save All. Dùng để lưu tất các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as để đặt tên và chọn vị trí lưu.

4. Đóng tập tin


Lệnh File/Close: Dùng để đóng tập tin hiện hành, phải lưu lại tập tin trước khi đóng. Nếu tập tin cập nhật mà chưa lưu thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở

Lệnh File/Close All: Nhấn giữ Shift, chọn File  Close All: dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì Word sẽ đóng lại, những tập tin nào chưa lưu Word sẽ xuất hiện thông báo và chờ xác nhận có lưu hay không.


V. Các thao tác soạn thảo cơ bản

1. Nhập và hiệu chỉnh văn bản


Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản trong một tài liệu là rất nhiều, càng tiếp cận được nhiều tính năng của Word thì thao tác càng nhanh hơn, đầy đủ và đẹp mắt hơn, bên cạnh đó nó cũng làm tăng tốc độ gõ.

Các chuẩn gõ tiếng việt thường dùng:



  • Chuẩn gõ Unicode

Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn chuẩn gõ là Unicode, chuẩn này đang được rất nhiều người sử dụng và rất phổ biến trên internet.

Đối với chuẩn gõ Unicode có các font tương ứng như Times New Roman, Arial,…



Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn chuẩn gõ là VNI Windows.

Đối với bảng mã VNI Windows có font tương ứng là: VNI – Times, VNI- Bengus, ….và tất cảc các loại Font có chữ VNI -… đứng đầu.



Lưu ý:

Các bước để gõ được tiếng việt trong Word:

- Mở chương trình soạn thảo Word

- Khởi động Vietkey hoặc Unikey

- Lựa chọn kiểu gõ (Telex hoặc Vni)

- Lựa chọn bảng mã (VNI Windows, Unicode...)

- Khi đã chọn bảng mã nào thì phải chọn Font tương ứng của bảng mã đó


2. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu


Cách 1: Dùng chuột để click đến vị trí cần di chuyển

Cách 2: Sử dụng bàn phím

Phím Ctrl + Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang

Phím Page Up, Page Down: lên , xuống một trang màn hình

Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản

Phím Ctrl + , ctrl + : qua phải qua trái một từ



Ghi chú:

Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách click vào vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản

Lệnh Edit > Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, hoặc nhấn phím F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím


3. Cách nhập văn bản


Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo, muốn kết thúc một đoạn thì dùng phím Enter.

Khi nhập văn bản đầy trang thì word tự động qua trang mới. Nếu muốn chủ động qua trang mới thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.

Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím: trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 2 có ký tự là @ và số 2, phím 3 có ký tự # và số 3) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn giữ thêm phím Shift rồi nhấn phím đó.

Ví dụ: nhấn Shift + 1 = ! ; shift + 2 = @,….


4. Các thành phần của văn bản


Trong một văn bản (document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character)

Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (Space)

Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!).

Một đoạn văn bản được kết thúc bởi phím enter.

Một trang được kết thúc dấu ngắt ngang (Page break).

5. Chèn các ký tự Symbol


Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như:        (….

Cách thực hiện:

Đặt con trỏ tại vị trí cần muốn chèn Symbol.

Vào menu Insert / Symbol, xuất hiện hộp thoại.

Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special characters để chèn các ký tự đặc biệt.

Chọn Font cho Symbol: Sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các Font Symbol như Windings 1,2,3; Symbol; Webdings,…

Chọn ký hiệu muốn chèn. Nhấn nút Insert để chèn.

Chọn nút Close để thoát ( sau khi chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút Close).

Symbol tương tự như một ký tự, do đó có thể thay đổi kích thước tùy ý.

6. Các phím thường dùng


Phím chữ a, b, c, …, z

Phím số từ 0 đến 9

Phím dấu: “, ‘, . ‘ <>, ? , /, {},…

Phím Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang

Phím Delete: dùng để xóa ký tự văn bản đứng kề sau con trỏ hoặc xóa đối tượng được chọn

Phím Backspace: dùng để xóa các ký tự đứng kề trước con trỏ

Phím Page Up, Page Down: lên, xuống một trang màn hình

Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản

Phím Enter: dùng để ngắt đoạn văn bản

Phím Tab: dùng để dịch chuyển điểm Tab

Phím Space Bar: dùng để chèn dấu cách (khoảng trắng)

Phím Caps Lock: dùng để thay đổi kiểu gõ chữ in và chữ thường

7. Chọn khối văn bản


Chọn một từ: Double click vào từ muốn chọn.

Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào vị trí bất kỳ nào trong câu.

Chọn một đọan: Double click vào vào khoảng trống bên trài của đoạn.

Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự muốn chọn hoặc dùng bàn phím bằng cách đặt con trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên theo hướng cần đánh dấu.

Chọn một dòng: Double click chuột vào lề trái của dòng muốn chọn.

Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A. hoặc chọn lệnh Edit / Select All.


8. Xóa khối văn bản


Chọn văn bản cần xóa.

Nhấn phím Delete hoặc nhấn BackSpace hoặc nhấn Edit / Clear.


9. Lệnh sao chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste)


Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh,..) muốn cắt, sao chép

Cắt (cut): vào menu Edit > Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ.

Sao chép (copy): vào menu Edit > Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ.

Đối tượng sau khi đã được cắt, sao chép sẽ được lưu vào trong Clipboard. Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/sao chép sau cùng.

Dán (Paste): chuyển dấu nháy đến nơi muốn di chuyển tới, chọn menu Edit > Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ.

10. Thao tác Undo, Redo, Repeat


­Undo: Cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện. Có thể thực hiện lệnh Undo nhiều lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự vừa được thực hiện.

Muốn thực hiện Undo, chọn một trong các thao tác: Chọn lệnh Edit / Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc click vào nút .

Redo: Cho phép hủy bỏ thoa tác Undo vừa thực hiện.

Muốn thực hiện Redo, chọn lệnh Edit > Redo hoặc nhấn tổ hộp phím Ctrl + Y hoặc click vào nút

Repeat: Cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện. Lệnh Undo và lệnh Repeat cùng chia sẽ một vị trí trên menu Edit.

Muốn thực hiện Repeat, chọn lệnh Edit > Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrt + Y.


11. Nhập văn bản tự động


Sử dụng tính năng AutoText

AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong trường hợp có khối văn bản hay đồ họa được lập lại thường xuyên. AutoText được thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên. Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay tại vị trí đó.

Tạo một AutoText

Chọn phần văn bản cần tạo thành một mục AutoText.

Vào menu Insert / AutoText hoặc Tool / AutoText, xuất hiện hộp thoại .

Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText entries here.

Click vào nút Add. Click vào nút Ok.

 Chèn một mục AutoText vào tài liệu: đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, gõ tên tắt, nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Atl + V.

Xóa một AutoText: vào lại cửa sổ AutoText, chọn mục cần xóa trong ô Enter AutoText entries here, sau đó nhấn Delete.

Sử dụng tính năng AutoCorrect

Chức năng AutoCorrect giúp tự động sữa những lỗi sai thường xuyên xảy ra trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng. AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà không cần phải nhấn Phím F3.

 Tạo một mục AutoCorrect

Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành một mục AutoCorrect.

Vào menu Tool / AutoCorrect, xuất hiện hộp thoại.

Gõ tên tắt vào ô Relpace.

Sao đó Click vào nút Add. Click vào OK.

 Chèn một mục AutoCorrect vào tài liệu: Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng, phím Tab hoặc enter.

 Xóa một mục Autocorrect: vào lại cửa sổ AutoCorrect, chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó Click nút Delete.

12. Tìm kiếm và thay thế văn bản


Tìm kiếm

Chức năng này cho phép tìm một từ hoặc một nhóm từ trong văn bản

Chọn menu Edit > Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.

Trong ngăn Find, nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What.

Nhấn nút Find Next để tìm. Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa tìm thấy trên màn hình.

Nhấn nút Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm.

Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm.

Tìm kiếm và thay thế

Chức năng này cho phép tìm một từ hoặc một nhóm từ để thay thế bằng một từ hoặc một nhóm từ khác.

Chọn menu Edit > Replace hoặc nhấn phím Ctrl + H.

Trong ngăn Replace, nhập nội dung văn bản cần tìm vào hộp Find What và nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace With.

Nhấn nút Replace All để thay thế tất cả các từ trong hộp Find What bởi các từ trong hộp Replace With.

Nhấp nút Find Next để tìm. Nếu thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa nhận thấy trên màn hình.

Nhấp nút Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm được. Nếu không thì tiếp tục nhấn nút Find Next để tìm từ khác.

Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm và thay thế.



: DesktopModules -> NEWS -> DinhKem
DinhKem -> Ban chấp hành trung ưƠng số 45-QĐ/tw đẢng cộng sản việt nam
DinhKem -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do Hạnh phúc BẢn kê khai
DinhKem -> Suy tim năM 2014: TÓm tắt các nc quan trọNG
DinhKem -> Hướng dẫn số 07-hd/btctw ngày 11/10/2011 của Ban Tổ chức Trung ương về đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở đảng và đảng viên
DinhKem -> Phụ lục 1 MẪU ĐƠN ĐĂng ký SÁng kiếN
DinhKem -> PhiếU ĐỀ xuấT ĐỀ TÀi nckh cấp cơ SỞ (CẤp trưỜNG) NĂm họC 2015 -2016
DinhKem -> Danh mụC ĐÍnh kèm quyếT ĐỊnh số : /QĐ-Đhydct ngày tháng 02 năm 2015
DinhKem -> Danh sách bàI ĐĂng tập san nckh số 9 (THÁng 11/2013)
DinhKem -> Sacubitril-valsartan trong đIỀu trị suy tim: hiệu quả VÀ giá trị
DinhKem -> Lactate trong nhiễm trùng huyết


  1   2   3   4   5


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương