A.5 DANH MỤC TƯ LIỆU KTTV CẦN TIÊU HỦY

TH-1

HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

- Chủ tịch

- Thư ký

1. (Ký, ghi rõ, họ tên)

2. (Ký, ghi rõ, họ tên)

3. (Ký, ghi rõ, họ tên)

TH-9

DANH MỤC TƯ LIỆU BẢN ĐỒ THỜI TIẾT CẦN TIÊU HỦY

HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

- Chủ tịch

- Thư ký

1. (Ký, ghi rõ, họ tên)

2. (Ký, ghi rõ, họ tên)

3. (Ký, ghi rõ, họ tên)

TH-10

DANH MỤC TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO CẦN TIÊU HỦY

HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

- Chủ tịch

- Thư ký

1. (Ký, ghi rõ, họ tên)

2. (Ký, ghi rõ, họ tên)

3. (Ký, ghi rõ, họ tên)

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ TƯ VẤN XÉT DUYỆT TƯ LIỆU CẦN TIÊU HỦY

I. Thành phần Hội đồng:

1- Chủ tịch:

2- Thư ký:

3- Các ủy viên:

II. Ngày…… tháng…… năm……. Hội đồng họp và đã kiểm tra kỹ danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy. Hội đồng đề nghị……… quyết định cho tiêu hủy các tư liệu sau đây đã hết giá trị sử dụng:

TT	Tên tư liệu	Địa danh		Năm hoặc tháng	Số tờ (quyển)	Lý do cần tiêu hủy
		Trạm	Tỉnh
1	2	3	4	5	6	7

……….., ngày…… tháng…… năm……..

CÁC THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG

(Họ và tên, ký)

1. Chủ tịch

2. Thư ký

3. Ủy viên 1

4. Ủy viên 2

5. Ủy viên 3

7.1. Địa điểm nhà kho

a) Vị trí nhà kho ở nơi khô ráo, không bị ngập lụt, có môi trường không khí trong sạch.

b) Nơi giao thông dễ dàng, thuận lợi cho công tác phòng cháy, chữa cháy.

c) Nơi tổ chức cung cấp phục vụ khai thác tư liệu thuận tiện.

7.2. Quy mô nhà kho

a) Tổng diện tích kho

Tùy khối lượng tư liệu của cơ quan và mức độ gia tăng của tư liệu hàng năm, xác định tổng diện tích kho cần xây dựng phải bảo đảm nguồn tư liệu nộp lưu vào kho khoảng 15 – 20 năm sau. Một kho lưu trữ được chia làm hai khu vực:

- Khu vực kho tư liệu:

Diện tích sàn kho (S) tính theo công thức sau:

- Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật gồm:

+ Các phòng làm việc của cán bộ công chức lưu trữ;

+ Khu vực tiếp nhận tư liệu, bảo quản tạm;

+ Khu vực chỉnh lý tư liệu lưu trữ (thống kê, xác định giá trị tư liệu, phân loại tư liệu v.v.);

+ Khu vực khử trùng tư liệu;

+ Khu vực cung cấp phục vụ khai thác tư liệu và các nghiệp vụ khác.

Số diện tích khu vực hành chính chiếm khoảng 30% diện tích sàn kho.

b) Diện tích các phòng kho

- Phòng loại lớn diện tích tối đa 200m²;

- Phòng loại bé diện tích tối đa 100m².

7.3. Tải trọng sàn kho

a) Kho lưu trữ sử dụng giá cố định bảo quản tư liệu, tải trọng sàn kho 1200 kg/m².

b) Kho lưu trữ sử dụng giá di động bảo quản tư liệu, tải trọng sàn kho 1700 kg/m².

7.4. Các thông số kỹ thuật khác

a) Chiều cao tầng kho: thông thủy tối thiểu 2,4m.

b) Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m  2,4m.

c) Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho làm hai lớp, lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách nhiệt, tạo độ dốc, có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối thiểu 1m.

d) Tường kho: có 2 lớp, tường ngoài cách tường trong 1m – 2m tạo thành hành lang để chống nóng, ánh sáng, đi lại và lắp đặt các thiết bị kỹ thuật thuận tiện.

đ) Cửa kho ra vào: làm 2 lớp bằng vật liệu chống cháy, ẩm, mối, chuột và cách nhiệt.

e) Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có song sắt, lưới sắt; có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bụi, chuột.

g) Lối đi: hành lang xung quanh kho 1m  1,2m; lối đi chính trong kho là 1,2m  1,5m; giữa các hàng giá 0,7m – 0,8m; đầu giá là 0,4m  0,6m.

h) Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây bọc, ruột bằng đồng đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật điện. Nhà kho có hai hệ thống điện riêng biệt, hệ thống điện trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho.

i) Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt, cấp nước cứu hỏa riêng. Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệ thống thoát nước thải và nước mưa phải bảo đảm thoát nhanh và không rò rỉ.

7.5. Chống cháy và an ninh

a) Hệ thống báo, chữa cháy: Có hệ thống báo cháy tự động, chữa cháy bán tự động bằng khí, nước. Tường kho chịu lửa được 4 giờ; cửa kho mở ra ngoài, có cầu thang cứu hỏa, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhà có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa. Bản thiết kế của kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy thẩm định.

b) Cửa kho: thiết kế chắc chắn, có thiết bị bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báo động bằng camera.

Ghi chú:

7.6. Môi trường:

a) Chế độ nhiệt, ẩm đối với tư liệu giấy:

- Nhiệt độ 20^oC  2^oC;

- Độ ẩm 50%  5%.

b) Chế độ ánh sáng:

Hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tư liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng là 30 – 55 lux.

c) Chế độ thông gió:

Luôn duy trì lượng gió lưu thông 1  8 lần trong 1 giờ.

d) Chế độ vệ sinh môi trường:

Nồng độ khí độc hại trong kho phải hạ đến mức tiêu chuẩn

- Khí sunfuarơ (H₂S) < 0,15 mg/m³.

- Khi oxít nitơ (NO₂) < 0,1 mg/m³.

- Khí Dioxyt Cacbon (CO₂) < 0,15 mg/m³.

7.8. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang tin điện tử

7.8.1. Các thiết bị bảo quản tư liệu

- Một yếu tố rất quan trọng của lưu trữ dữ liệu là lưu trữ nhiều bản sao - bởi vì các phương tiện sao lưu có thể bị hỏng hóc và không được phép để mất những tư liệu quan trọng. Vì vậy, lưu trữ vài bản sao trong CD-ROM là sự lựa chọn thích hợp, cần thiết, an toàn và không lãng phí.

- Trường hợp dung lượng dữ liệu lớn, DVD là phương tiện sao lưu dữ liệu được chọn. Dung lượng của DVD có thể lưu trữ lớn hơn vài lần so với đĩa CD. Sử dụng DVD có thể loại bỏ sự phiền phức do phải đổi đĩa nhiều lần.

- Có thể sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu không cần yêu cầu tháo lắp đĩa, sử dụng các ổ cứng gắn ngoài (ví dụ như Media Center của Western Digital, dung lượng 250 GB, hoặc OneTouch của Maxtor dung lượng 300 GB).

- Phương pháp sao lưu tư liệu giá cao là sử dụng thẻ nhớ USB Flash. Sao lưu bằng thẻ nhớ kích thước nhỏ gọn dung lượng lưu trữ ít, chỉ khoảng 1 GB nhưng giá thành cao. Xem bảng so sánh các thiết bị lưu trữ điện tử ở Phụ lục B.3.

7.8.2. Các biện pháp bảo quản vật mang tin điện tử

a) Điều kiện kỹ thuật bảo quản: Để bảo quản các vật mang tin điện tử, các vật tư lưu trữ điện tử cần được lưu giữ trong phòng có điều hòa nhiệt độ, bảo đảm đầy đủ các điều kiện kỹ thuật đúng tiêu chuẩn quy định:

- Nhiệt độ: 0^oC – 25^oC (32^oF – 77^oF)

- Độ ẩm 40% - 60%

- Không để tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời.

b) Tủ chứa vật mang tin:

- Hộp hút ẩm bằng nhựa: thể tích khác nhau từ 18 lít, 27 lít và 38 lít phù hợp với nhu cầu sử dụng ít hoặc không chuyên nghiệp.

- Loại hộp hút ẩm có hạt hút ẩm và được sấy khô khi đã ngậm nước bằng điện 220 – 240v.

- Tủ chứa hút ẩm: loại tủ hút ẩm sử dụng bằng điện 220 – 240v, luôn giữ được độ ẩm ổn định trong tủ.

Một số loại tủ hút ẩm - Tủ đựng vật mang tin điện tử: Sử dụng tủ chuyên dùng để lưu giữ các vật mang tin điện tử (đĩa từ, băng từ v.v.) khác nhau có tác dụng chống cháy, chống va đập, hút, chống ẩm mốc v.v. Có một số tủ kích thước chuẩn như sau:

8.1. Những trang bị cần thiết

- Mũ, áo choàng, khẩu trang, găng tay, kính bảo hộ lao động;

- Chổi ni lông loại lớn cán dài và loại vừa;

- Chổi lông loại mềm;

- Vải sạch để lau giá, cặp hộp, quyển sổ, bó tư liệu v.v.

- Ghế chuyên dùng trong kho tư liệu;

- Bàn chuyên dùng vệ sinh tư liệu;

- Xe chở tư liệu trong kho;

- Ni lông (hoặc tấm dứa) lớn để phủ giá và sàn kho, xô, chậu, xà phòng, dây buộc.

8.2. Vệ sinh trần kho

8.2.1. Đối với trần kho trát bằng vữa hoặc cót ép

- Tắt quạt trần hoặc quạt tường;

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư liệu;

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà kho;

- Dùng chổi quét một lượt mạng nhện bán trên trần, lần lượt từ trong ra ngoài;

- Quét kỹ bằng chỗi ni lông, lần lượt theo bề ngang của trần kho từ ngoài vào trong, và sau đó từ trong ra ngoài.

8.2.2. Đối với trần kho bằng bọt thủy tinh

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư liệu;

- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà kho;

- Quét trần bằng chổi lông mềm, lần lượt trong ra ngoài theo bề ngang của trần kho, quét sạch từ đầu.

8.3. Vệ sinh tường kho, cửa kho, sàn kho

8.3.1. Tường kho

- Quét lần 1: Quét từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới;

- Quét lần 2: Quét lặp lại từ ngoài vào trong (từ vị trí ban đầu), từ trên xuống dưới.

8.3.2. Cửa kho

a) Đối với cánh cửa bằng gỗ

- Dùng chổi ni lông quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa;

- Dùng vải ẩm, lau sạch cửa lần cuối.

b) Đối với cánh cửa bằng kính.

- Dùng chổi lông mềm quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa. Mặt trong cánh cửa quét trước, mặt ngoài quét sau;

- Dùng giẻ tẩm hóa chất lau sạch kính.

8.3.3. Sàn kho

- Sau khi đã thực hiện vệ sinh trần kho, tường kho, cửa kho, cuộn và đưa tất cả các tấm ni lông (hoặc tấm dứa) đã phủ các giá và sàn kho ra ngoài kho.

- Dùng máy hút bụi, hút sạch bụi lần lượt từ trong ra ngoài theo chiều ngang của nhà kho.

- Dùng vải ẩm, lau sạch sàn lần cuối (trường hợp sàn kho phủ bằng thảm thì chỉ dùng máy hút bụi).

8.4. Vệ sinh giá, cặp hộp, sổ đựng tư liệu

8.4.1. Giá để tư liệu

- Quét sạch bụi nơi dùng để tạm thời tư liệu chuyển từ trên giá xuống;

- Chuyển tư liệu ở từng khoang giá đến nơi để tạm thời, theo thứ tự từ số bé đến số lớn đã ghi trên cặp hộp, sổ v.v.

- Dùng chổi quét từ mặt trên cùng của giá xuống, từ trong ra ngoài. Quét xong mặt giá, tiếp tục quét đầu hồi giá;

- Dùng vải ẩm vắt sạch nước, lau sạch giá;

- Dùng vải khô lau lại giá lấn cuối;

- Dùng máy, hút sạch bụi dưới gầm giá.

8.4.2. Cặp hộp, sổ đựng tư liệu

- Đặt cặp hộp hay sổ v.v. lên bàn, riêng cặp hộp đặt sao cho phía có nắp mở lên trên, phía đáy cặp hộp xuống dưới.

- Dùng chổi lông, quét mặt trên và xung quanh cặp hộp, sổ v.v. Quét kỹ 2 – 3 lần. Nhấc cặp hộp, sổ ra khỏi bàn và dùng chổi quét mặt bàn, sau đó đặt lên mặt bàn các cặp hộp, sổ vừa nhấc ra, nhưng mặt chưa quét của cặp hộp, sổ phải ở phía trên.

- Dùng chổi quét kỹ phần mặt còn lại của cặp hộp, sổ tư liệu.

- Chuyển cặp hộp, sổ v.v. về đúng vị trí cũ trên giá.

A.9 QUY TRÌNH VÁ DÁN TƯ LIỆU

9.1. Điều kiện áp dụng

Trang tư liệu sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, không bị nhoè mực, ẩm ướt. Giấy có trạng thái vật lý tốt, nhưng rách mép ngoài của trang tư liệu; có các lỗ thủng nhỏ trên bề mặt nhưng không phải chỗ chứa thông tin.

9.2. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ thực hiện vá – dán

- Bàn làm việc phục vụ vá – dán;

- Hộp đèn;

- Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, con lăn v.v.

- Giấy để vá tư liệu;

- Giấy gió các loại;

- Dao xén giấy;

- Hồ dán CMC hoặc hồ bột gạo nếp (phụ lục A.10).

9.3. Trình tự tiến hành

- Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tư liệu cần vá;

- Đặt tư liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tư liệu;

- Dùng kim châm theo đường bút chì, sao cho cách đường bút chì 1mm;

- Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm;

- Lấy phần vá ra tẩy sạch chì và quét hồ;

- Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng;

- Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá;

- Dùng dải giấy gió mỏng bản rộng 2 – 4mm, quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá;

- Tư liệu khô, lật mặt sau lên và viền tiếp mặt sau;

- Phơi khô và ép phẳng tư liệu;

- Xén mép tư liệu.